浅谈企业项目建设档案的收集与整理

浅谈企业项目建设档案的收集与整理
发布时间：2022-05-09T02:03:42.598Z 来源：《新型城镇化》2022年9期作者：刘阳[导读] 档案和文件、基建工程竣工档案是特殊的信息资源，记录着建筑物的变化和发展。

新疆天雨煤化集团有限公司新疆吐鲁番 838100摘要：档案和文件、基建工程竣工档案是特殊的信息资源，记录着建筑物的变化和发展。

没有基建档案，就没有利用和改造的基础。

其重要性越来越受到社会和时代的重视，是现代城市基本建设的重要组成部分，是工程产品质量评定的依据，也是工程内部质量、管理、
维护和鉴定的依据。

如果在化工行业未来的技术改造和扩建中起着极其重要的作用，将为压力容器的报批和压力容器的年检提供全面、完善、详细的资料，对设备的备品备件和后期采购起到直接的指导作用，对生产运行过程中的故障和事故起到排除作用，对设备和管道存在的问题提供第一手资料。

通过使用技术信息的可追溯性，可以说使用了文件。

由于其鲜明的特点，在档案收集中经常出现各种问题。

本文根据多年的工作经验，论述了工程档案收集和整理的几个方面。

关键词：企业建设；档案；收集整理
1各类档案都有各自的特性
工程档案的特点在档案中具有其他档案无法比拟的独特重要性，这就要求对从事档案工作的专业人员的技术能力和素质有更高的要求，可以概括为以下几个方面：
1.1复杂性
一是管理人员的不确定性，建设、施工、监理等单位通常没有项目专职资料员，各种文件资料往往由项目经理或技术人员保管，其人员不专业，或多次更换或临时更换资料员，业务水平参差不齐，造成档案资料不全。

二是来源是多方面的。

档案和文件不仅来自建设、勘察、设计、施工、监理单位本身，还来自各工程建设行政主管部门、专业配套部门等诸多相关单位，渠道不同，形式多样。

三是梳理标准的多样性。

一个项目完成后，必须经过各个管理部门的验收或登记才能投入使用，而文件资料的检查是必不可少的内容。

然而，文件收集和整理的标准并不一致，土建工程按地方标准归档，各地要求不一样，省市层面也不一样，导致资料整理的差异。

1.2长期性
由于基础设施项目的竣工档案反映了建设的全过程，一个建设项目从立项、可行性研究、环境评价开始，往往需要几年，甚至十几年才能竣工投入使用。

因此，档案和文件的收集和管理也将从R&D和施工决定的第一份文件的产生(开始时间)开始，并遵循工程施工的全过程。

即使项目完成并投入使用，也不意味着这项工作的结束，直到所有验收合格才能结束，直到所有的文件材料整理归档，才能基本完成，这个过程往往贯穿于项目的始终。

保质期是永久的。

1.3保密性
设计方面，在化工领域，设计的保密很重要，人员的调动，保密等级的认定。

保留这部分数据有一定的方法。

1.4覆盖面
竣工文件资料主要由建设单位、设计单位、施工单位和监理单位组成，但仍有许多来自各个建设管理部门或机构，如可行性研究报告、规划、勘察、消防、环保、节能、质量监督、安全监督等。

1.5多载波
具有明显的个性特征，在档案载体方面也是如此。

每个工程竣工档案中不仅有各专业的图纸和文件，还往往包含声像档案，如工程照片、专题录像、光盘、缩微胶片等，体现与项目建设同步，数据信息化。

2对策
2.1法律法规要完善严谨
现有的关于竣工档案的法律法规虽然已经系统化，但是对于竣工档案的收集、归档和利用都有明确的规定。

但有些内容的提法不够严谨。

2.2要深入现场，面对面进行指导
要做好调查研究，了解工程规模、承包商的完工期限、施工进度等。

并对其施工的各个方面进行检查、监督和指导，包括原始记录、检查记录、竣工验收和验证、施工图纸的编制等。

同时，由于部分重点工程规模较大，涉及专业多，施工队伍多，应根据相关规定和规范进行认真检查。

2.3要严格管理，力求规范
要严把工程竣工资料初验关，对整改后仍不合格的，坚持不出具不合格竣工资料；此外，应根据竣工档案的具体归档要求，制定量化的档案保管标准，确保竣工档案的及时验收和移交。

实践证明项目档案有其具体的特点和实施过程中的问题，但总会找到具体的解决办法。

在项目竣工档案验收过程中坚持以上环节，加上工作经验和学习积累，有利于档案程序和规定要求的宣传贯彻，有利于促进项目档案的完整性，有利于提高项目档案的内在质量。

只要社会各界重视档案工作者和质监部门的宣传，提高人们的认识，势必会促进档案事业的规范、稳步发展。

2.4提高现代化管理水平
档案管理的规范化为现代化管理奠定了基础。

有关部门要加大档案现代化所需软硬件的投入，积极编制现代化预算，把信息化管理作为一项基础性工作，从经费保障、人力资源等方面给予优惠政策。

此外，要建立资料管理与各建设管理部门的互通，实现信息采集的自动化，以及资料在线传输、签章、归档、查询的自动化，通过提高档案管理的现代化水平，为现代化工程项目建设和后期大修、技改、扩建提供优质高效的服务。

结束语
化工装置工程档案收集整理的重要性不言而喻，是一项需要我们不断努力的工作，还是要看到相关的问题。

通过提高自身的专业能力，加强各方面的基础建设，认真排查安全隐患，才能保证建设项目档案的有序收集和整理。

参考文献
[1]论基建工程档案管理工作的特殊问题与对策[J].蔡敏.才智.2014(21)
[2]大型工程档案集成管理研究[D].陶莉莉.南京大学2014
[3]工程档案管理中的实践创新[J].石晓波.浙江档案.2006(09)。