应用文资料

应用文的概述和作用
1.应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和个人在处理公私事务、沟通相互关系的过程中所使用的有着直接价值和惯用格式的实用性文章。

2.应用文的作用主要有:(1)交流沟通信息;(2)宣传贯彻政策;(3)指导规范行为;(4)记录传承历史。

应用文写作的基本要素：主题，材料，结构，语言
特点：实用性，规范性，真实性，针对性，时效性
党政公文
（一）党政公文的具体种类
1. 根据行文关系和行文方向，分为上行文、平行文和下行文。

2.根据适用范围，分为通用公文和专用公文。

3.根据保密要求，分为秘密公文和普通公文;保密程度有绝密、机密和秘密三种。

4.根据时限要求，分为紧急公文和普通公文;紧急程度又有特急和加急两种。

5.根据性质与作用，分为指挥性公文(命令、决议、决定、批复)、知照性公文(公告、公报、通告、通知、通报)、报请性公文(请示、报告)、商洽性公文(函)、记录性公文(纪要)、提议性公文(议案、意见)。

1.决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撒销下级机关不适当的决定事项。

3.命令(令) 适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4.公报适用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7:意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10.报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

12.批复适用于答复下级机关请示事项。

13.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15. 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

（二）党政公文格式
一、公文用纸格式
刷纸或复印纸。

纸张白度85% ~90%，横向耐折度为≥15次，(一)公文用纸主要技术指标公文般使用纸张定量为 60g/m - 80e/的版不透明度≥85%, pH值
为7.5~9.5。

(二)公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmx297mm。

(三)公文页面与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为37mm土1mm,(左白边)为
28mm土1mm,版心尺寸为156mmx225mm。

公文用纸订口
二、公文排版规格与印装要求
(一)排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。

(二)排版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

(三)印刷要求双面印刷;页码套正，两面误差不超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。

印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

通知，通报，报告
一、通知
分类：指示性，发布性，转发性，批转性，事务性，任免性（先任后免）
正文：
（1）指示性通知：正文由缘由，事项，执行要求组成
①缘由。

这部分主要是阐还正文一般由缘由、事项和执行要求三部分组成下达该通知的背景、原因、意义等，要求概括准确，一般写完缘由后还要用：“特作如下通知”、“特通知如下”等承接语，加以过渡，引出通知事项，使行文流畅。

②事顶。

这部分要详细交代要受文对象办理的事务及具体的实施步骤，方法等。

③执行要求。

这是通知正文的结尾，要有很强的针对性，且要做到简洁有力。

般常用的结尼有:“以上事项，请认真贯彻执行”.“望结合当地实际情况抓紧贯彻落实”等:也有的进一步提出“执行中有什么问题和经验，请及时反锁或“请将贯彻执行情况于X月X日上报”等具体要求。

(2)发布性、转发性、批转性通知
这类通知般都有附件，即批转或转发、印发的文件或材料。

在此类通知中，附件与正文共同构成通知的整体，不可分割，当批转或转发公文的时候，实际已经表明了发文机关对所批转或转发公文的认同或推荐，因此二者是体的，都是发文机关意志的体现。

发布性、转发性、批转性通知的正文，一般包括发文的缘由、对附件的评价(即批语)、有关意见和要求等内容。

这三类通知标题当中一般有“印发”、“转发”、“批转”等字样
(3)事务性通知
事务性通日依据事务种类的不同而有不同的写法，正文要求文字简练、准确。

但总的说来，同样要遵循“三么”原则，写清楚行文的目的、理由、意义和具体事项。

有时因为事务简单，可省略发文的意义和理由等项目。

下面介绍常用的两种通知:
①会议通知。

会议通知在各级党政机关和企事业单位行政事务中运用非常广泛，一般紧急、临时、小型的会议可以口头或其他形式通知，但一些重大的、正式的等不宜用电话和其他形式通知的重要会议，事先要用正式文件通知。

会议通知要写得具体，很多要素不可或缺。

一般会议通知包含的要素有:召开会议的机关或单位(部门)，召开会议的原因、目的、会议名称、会议基本内容、会议的起止时间、会议地点、参加会议的人员、需要准备的相关材料以及交通食宿和报到时间、地点等。

②学习通知。

在日常工作中，本单位或上级部门经常下达一些学习任务。

(4)任免性通知
任免性通知写法较单一，此外，通知的结语没有固定的模式，需根据不同种美而定。

一般的通知以“特此通知”作为结尾，有的通知，则在文未提出希望和要求，作为结语。

(五)通知的写作要求
1.不可滥发通知。

通知作为一种下行文，从其发文的性质来看，多少带有指示性，所以使用时，要区分对象。

平行机关之间，或下级向上级行文时，就不能使用通知，而要选择其他如“函”、“请示”等其他种类的公文。

2.通知的种类很多，使用时应注意不同种类通知的规范。

如批转性的通知不能写成转发性的。

3.注意篇幅，该详则详，当简则简。

指示性的通知和会议通知内容要尽量详尽周到;印发通知、转发性通知、批转性通知及任免性的通知则要相对简约。

二、通报
（1）特点：1.真实性 2.典型性
（2）通报的种类
1.表彰性通报。

此类通报用于上级机关表彰下级机关或先进集体和个人，以树立典型，弘扬正气，倡导新风尚。

2批评性通报。

此类通报用于在一定范围内就基单位或个人犯下的错误进行批评，以引起有关方面的注意，达到惩前毖后的目的。

危害，教训。

3.情况性通报。

多用于传达重要情况，以供受文对象工作参考，如重要财政信息、财政收支形势、重大工作的进展情况等。

情况性通报和其他两种通报一一样，一般属于下行文，但有的时候，情况性通报也用在平行机关之间。

（3）通报的结构和写法
通报的结构由标题和正文构成。

1.标题。

通报的标题有完全式和省略式两种情况，可以参照通知标题的写作方法。

需要注意的是，当被通报的事情比较重要的时候，发文机关和事由这两个要素不能省略。

2.正文。

通报的正文按其种类不同而写法有异:
(1)表彰性通报。

此类通报的正文主体-般包括三个部分:第一是叙述表扬对象的先进事迹:第二是对先进事迹进行分析，指出其典型意义及经验。

第三是表达发文单位的态度和意见，一般是提出表彰和发出号召。

(2)批评性通报。

此类通报的正文主体也包含三个部分:第一是叙述事故或错误发生的情况，主要是时间、地点、事件、简要经过等第二是分析事故的原因及危害、影响等。

第三是提出应该吸取的教训，今后应当采取的措施等。

常用：XX目无组织纪律，错误实属严重，为了严肃纪律，维护XX良好形象，经XX研究决定：XX要求各单位组织部门同志从中吸取教训，避免类似事故再发生。

(3)情况性通报。

此类通报与通知写法相似，在全面掌握事实的情况下，不仅要传达情况，还要对情况本身进行简要分析，指出其意义，并有针对性地提出指导意见和注意事项。

三、报告
(一)报告的概念
报告是下级单位向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、答复上级机关询问、呈送文件或物件的陈述性公文，是上行文之一。

它是上级机关制定方针、政策、法规等的重要依据，也是下级机关及时向上级汇报工作，反映情况的重要途径。

(二)报告的特点
1.真实性。

2.概括性。

3.时效性。

（三）报告的种类
报告的种类很多，从内容大小的角度，可分为综合报告和专题报告。

综合报告内容具有综合性，是全面反映情况的报告;专题报告内容单一，只是就工作中某方面而写的报告。

按行文目的不同划分，可分为呈报性报告和呈转性报告。

直接报送上级机关而不要求批转的报告，如答复报告、报送文件物件的报告、检查报告和部分工作报告、情况报告都是呈报性报告。

呈送给上级机关并要求批转有关部门参考或知晓的报告，部分建议报告、工作报告、情况报告都是呈转性报告。

从具体功能的角度，报告大致可分为以下五种:
1.工作报告。

此类报告是向上级汇报本单位、本部门某-阶段的工作安排、进展及具体方法、成绩、经验、不足、今后打算等。

2.情况报告。

此类报告主要反映工作中的突发事件和重大事件，以及在一定范围内带倾向性的情况。

如严重自然灾害、重大安全事故、重大案情、敌情、重要的社情、民情、重大活动及会议等。

3.建议报告。

这类报告旨在向上级提意见或建议。

这类报告是争取上级部门支持，推动本部门工作进展的重要手段。

4.答复报告。

主要答复上级机关询问的有关事项，对上级机关调查或关切的有关问题作出解释。

5.呈送报告。

主要用于向上级机关呈送有关文件或物件。

常用结尾：特此报告，专此报告（答复），以上报告，请批阅，以上当否，请批示。

四、请示
（一）特点：请求性，求复性，单一性，时效性
（二）分类：1.请求指示 2.请求批准 3.请求批转
（三）请示的结构和写法
请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。

1.标题。

请示标题必须规范化。

标题首先要标明“请示”这个文种，同时要用请示的“事由”去限制，说明是关于什么问题的请示。

例如《中国烟草总公司关于设立卷烟销售公司的请示》，这个标题就目标集中，规范明确。

2.主送机关。

请示的主送机关要明确，只能写一个主送机关，且多根据机关的隶属关系和职权范围来确定。

受双重领导的要向直接领导机关请示，不要齐头报送，以免造成误会;或双方都不批，贻误工作;或双方都批而意见不一，难以执行。

有
些明知直接上级机关无权决定，而须由更高一层领导机关解决的问题，也应逐级上报，不能越级请示。

3.正文。

请示的正文包括事由、事项、结语三个部分。

(1)事由。

请示的事由需要写在正文的开头，主要内容是提出请示的原因、背景和依据。

这部分的写作内容需反映出请示事项的必要性，对背景的分析需透彻，理由需分，依据应科学、合理。

另外，用语也应以简洁明确为要。

(2)事项。

请示事项部分是全文的核心。

请示事项的写作需做到对情况的描述全面具体，对问题的表达切实客观，对问题的解决手段和方法应提供可行性较强的方案。

下级机关在考虑解决方案时，可在请示中提供多个方案供上级从大局出发择优而取。

如果请示的事项比较复杂，则需要分清主次来写，有必要的话可以分自然段写。

如果请示内容简单，则可以不分段。

(3)结语。

请示中常用的结语有:“以上请示，请批复”、“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请指示”、“特此请示，请批复(请审批、请核批)”。

不同类型的请示应恰当地选用不同的结语。

五、批复
（一）概念：上级机关回复下级机关请示事项的答复性公文
（二）特点：1.权威性 2.针对性 3.指示性
（三）批复的结构与写法：
批复的结构与请示类似，主要由标题、主送机关、正文、结语这几个部分组成。

1. 标题。

批复的标题由发文单位、事由、公文种类三部分组成。

事由要明确指出批复的针对性，以便收文机关(即原请示的发文机关)及时了解受文的对象。

标题中的事由大致有两种写法:-种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于2001- 2011年全国治沙工程规划要点的批复》;另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插人一个表态动词来表述，如《国务院关于同意开放X XX航空口岸的批复》。

2.主送机关。

批复的主送机关十分明确，即向上级机关呈送请示的机关或单位具有指向单一的特征。

3.正文。

批复的正文一般由三个部分组成:
(1）引语。

批复的开头通常要引述来文作为批复的依据。

引述的方法有四种:第一种是结合请示的日期引述，如“XXXX年X月X日来文收悉”:第二种是结合来文的日期和文号引述，如“XXXX年X月X日X号文收悉”:第三种是引来文日期和来文名称，如“XXXX年X月X日《关.....的请示》收悉”:第四种是引述来文日期和请示事项，如“XXXX年义月X日关....问题的请示收悉”
(2)批复意见。

批复意见是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否，有时还要阐述同意或不同意的理由。

答复请示事项针对性要强，要简明扼要，准确无误。

(3)结尾。

批复结尾的写法有三种:第种是提行写“此复”或“特此批复”;第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向;第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

六、函
（一）概念：适用于平行机关或不相隶属机关之间相互商谈工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项的公务文书。

（二）特点：1.多向行文 2.用途广泛 3.短小精悍 4.效用的商洽性
（三）分类：1.商洽函 2.通知函 3.询问回复函
（四）结构和写法
1.标题。

函的标题写法多样。

常见的有三种:
(1)发文机关+事由+回复雨对象+文种。

如:《国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。

(2)发文机关+事由+文种。

如:《XX部关于选择出国人员的函》。

(3)事由+文种。

如:《关于请求拨款举办“民间艺术节”的函》。

去函与复函在形式上区别不大，需要注意的是，如果是复函则须在文种中写明“复函”。

如第一个标题写法的例子就是一- 个完整的复函标题形式。

2. 主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位。

一般情况下，函只有一个主送机关，要求写明受文单位的全称或规范简称，但有时也出现多个主送单位的情况，这就要求一定要写得明确、具体，切忌使用概括性的名称。

如国家环保总局《关于开展中东部地区生态功能区划的函》，主送单位包括19个省、自治区、直辖市政府办公厅，需要一一点明，不可遗漏。

如果用笼统的概括性名称，比如写成“中东部各省市区人民政府办公厅”，则会使些相近的省市提出疑问。

所以“函”的主送单位如果交代不明，让人把握不准，就会给工作带来不便，甚至造成严重后果。

3.正文。

函的正文分为开头、主体、结尾三个部分。

由于去函和复函的正文写法有一定差别，我们将分别介绍其正文的写作方法。

(1)去函。

去函的正文开头应写明发函的原因，写明商洽、请求、询问或告知事项的依据、缘由等情况。

第二部分应写明函告的事项。

(2)复函。

复函的写作同批复基本一样，需要在开头引叙来文，之后给予答复意见。

引叙来文完成后，使用承上启下的过渡语(“函复如下”进人答复意见部分。

答复意见即针对来雨中的具体事项做出回答。

如果是询问态度，则需要表明同意或不同意，不同意是何原因;如果是询问意见，则应该表明应该怎么办，不应该怎么办;如果是询问事项或问题，则应对询问的事项或问题做出说明。

4.结语。

(1)去函的结语:“即请函复”、“请研究函复”、“特此函商，请予支持”、“特此函请查照，并希见复”、“同意与否，即请函复”、“敬请函复”、“请复”。

(2)复函的结语:“特此函复”、“此复”、“专此函达(函复)”、“特此函告，即希查照”等。

七、纪要
（一）概念：记载、传达会议情况和议定事项使用的一种党政公文。

（二）特点：1.纪实性 2.概括性 3.备考性 4.指导性
（三）种类：1.办公会议纪要 2.专题会议纪要
（四）结构和写法：纪要由标题和正文构成。

在格式上有儿点与其他公文不同:一是发文子号，纪要一般没有标准的发文字号，而是直接标明会议日期，有的例行办公会议，将年号和顺子号等写在标题下面;二是不用主送机关和落款;三是不用加盖公章。

1.标题。

纪要的标题通常由两部分组成，即会议名称和文种，没有发文机关，写法相对简单。

一般写法就是在“纪要”前加上会议名称;有的在前面再加上一
个关于，如“关于....的纪要”;有的把召开会议的单位写进标题;有的例行会议则把会议名称写在眉首上，正文就省略标题;少数的纪要也采用双层标题，即正副标题的形式，正标题反映会议主要议题，副标题写会议名称和文种，如“探讨红学研究的新方向一中国红学研究会第二次学术研讨会纪要”
2.正文。

正文由前言、主体、结尾三部分组成。

日常事务文书
一、计划
（一）特点：1.预期性 2.可行性 3.指导性
（二）结构与写法：标题、正文、落款
（1）标题：单位名称、适用期限、内容、计划种类四部分构成
（2）正文：1.前言 2.主体：目标和任务、措施和步骤 3.结尾
（3）落款
二、总结
（一）特点：1.理论性 2.真实性 3.指导性
其余与计划相似
三、调查报告
（一）特点：1.针对性 2.真实性 3.灵活性
（二）结构与写法：标题、署名、正文、成文日期四部分组成
四、求职信
（一）特点：1.针对性 2.自荐性 3.简要性
（二）结构与写法：称呼、正文、致敬语、署名、日期五部分组成
正文下一行空两个写“此致”，下一行顶格写“敬礼”
五、新闻稿
（一）特点：1.内容真实，事实准确 2.角度新颖，富有价值 3.迅速及时，讲求实效 4.简明扼要，短小精悍
（二）写作格式：标题，消息头（讯，电），导语，主体，结尾五部分组成
经济事务文书
一、合同
（一）特点：1.合法性 2.平等性 3.自愿性 4.约束性
（二）结构：1.首部 2.正文 3.尾部 4.附件
（三）。