文件资料管理制度A007

昆明百年家园家俱公司文件百年（BN）字[2010]第A007-A A/0号（普通）
昆明百年家园家俱有限公司
文件资料管理制度
1、总则
为进一步规范公司的文件制订、发布等管理，结合公司公文管理的实际需要及公文写作要求，特制定本制度。

2、适用范围
本制度中所规定之文件资料仅限于行政和日常办公管理文件资料。

3、文件资料的分类：
3.1 公司文件以内容分为“行政公文”和“事务公文”两大类；依载体分为书面文
件和电子文件两大类。

3.1.1 “行政公文”指制度(规定)、通知、通告三类。

3.1.2 “事务公文”指计划、总结、报告、批复、会议通知、会议记要、工作联络
函等七类。

3.2 公司资料包括各种表单和记录。

4、各种文件使用范围的界定
4.1 制度(规定)
4.1.1 定义：指公司或部门对特定范围内的工作或事务制订的管理措施，要求相关
部门和人员贯彻执行的法规性公文。

4.1.2 使用范围：公司或部门的一些政策性、管理性、事务性措施和要求。

4.2 通知
4.2.1 定义：公司或部门向相关部门传达指示、知会事务等所有晓喻性公文。

4.2.2 使用范围：人员任免、聘用通知，批转、转发、颁发性通知，指示性通知，
具体事务性通知（会议通知除外）等。

4.3通告
4.3.1 定义：指在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项时使用的一种知照性的
下行公文。

4.3.2 使用范围：人员奖励、处罚通告，突发事故情况通告，事件处理通告等。

4.4 计划
4.4.1 定义：对今后的管理和工作做提前安排的文书。

4.4.2 使用范围：年度/月度工作计划或其他阶段性计划、专项计划等。

4.5 总结
4.5.1 定义：对过去工作的回顾、分析、评价，判明得失利弊，提高理性认识，用
以指导今后工作和鉴定工作成效的文书。

4.5.2 使用范围：月总结、半年总结、年度总结及其他阶段性总结等。

4.6 报告
4.6.1 定义：向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见、建议、请示或申请，以
及答复上级部门询问的陈述性上行公文。

4.6.2 使用范围：向上级部门反映情况，汇报工作，提出意见、建议或申请等。

4.7 批复
4.7.1 定义：上级部门答复下级部门请示事项时使用的一种公文。

4.7.2 使用范围：下级的申请、建议、意见的回复。

4.8 会议纪要、会议通知不作概念释义。

4.9 工作联络函
4.9.1 定义：指公司内各部门间、公司外各单位间相互商洽工作、询问、沟通、回
复的平行公文。

4.9.2 使用范围：部门与部门日常事务沟通、公司与客户业务信息交流、与其他企、
事、政府机关之间的书面沟通等。

4.10 公司资料：如销售部的客户资料、采购部的供应商资料、人力资源的人事档案
资料、员工薪酬资料、经销商的返利返点资料、制造分厂的各项资料等等。

5、公司文件的基本要求
5.1 各类文件（对内或对外）代表公司的形象和管理水平，以条理清楚、行文简洁
为原则。

5.2 所有文件的格式、排版、字体、字号、页码等要求见附件的公文范本。

5.3 计划、总结的基本要求:
5.3.1 计划
1）年度计划按照当年度的通知要求编写。

2）季度和月度工作计划应按照总经办《关于“部门季度/月度计划书”的规范文件》的相关内容执行。

3）其他阶段性计划或专项计划要有明确的目的与实施方法、时间和责任人。

4）计划要目标明确、条理清楚、文字简洁、有措施、可操作、可执行。

5.3.2 总结
1）总结必须应包括上月工作重点、目标的完成情况；上月取得的成功经验或教训；上月存在问题分析及下一步的改进计划；下月工作重点计划等。

2）数字准确、行文简洁、分析到位，主要指标完成情况尽量采用表格直观反映。

5.3.3 计划、总结的格式：以WORD格式为准，大标题二号宋体字、小标题小四号黑
体字、正文小四号宋体字。

5.3.4 计划、总结制订后必须有编制、审核人员的签名。

5.4 公司资料的基本要求：所有的公司资料应由按照单个项目的格式进行统一。

5.5 所有的公司文件、资料都必须按照相关格式要求提交至总经办，当月须提交的
资料详见当月总经办下发的资料表单。

6、文件的起草/修订、审核、会签、签批
6.1 公司文件：
6.1.1 起草/修订：根据各部门的职能，各部门负责起草/修订职能范围内的文件。

6.1.2 审核：各部门负责人负责审核起草/修订的文件。

6.1.3 会签：如文件内容涉及其他部门时，需传送给相关部门负责人进行会签；会
签完毕后，负责起草/修订的部门应根据提出的建议进行整理与修订。

6.1.4 签批：公司文件依据公司的权责规定，由总经理或董事长签批。

签批后的文
件资料原件由总经办负责保管。

6.1.5 文件的起草/修订、审核、会签、签批过程填写《文件发行申请/分发/回收单》。

6.2 部门文件：
6.1.1 起草/修订：
为了加强部门内部管理，各部门可根据各部门的实际情况，起草/修订部门内部的管理文件，但在起草/修订部门内部管理文件时，不得与公司的相关制度相抵触。

6.1.2 审核/签批：各部门负责人负责审核/签批部门文件。

7、文件的分级、编号
7.1 文件的分级：
7.1.1 普通文件：指企业日常管理中的一些指导性文件、规范性文件、任命、免职、
处罚、奖励等通告、通知一类需普遍告知的文件。

此类文件打印后发布相关部门，各部门相关人员传阅、张贴公布并存档。

7.1.2 保密文件：指涉及公司生产、经营、销售、财务等方面的管理政策、措施并
需规定在一定范围内传阅的文件。

此类文件以原件发布至相关部门第一负责人（或指定委托人），若发布至驻外机构，则需接受人亲自接收传真或邮件(或指定委托人）。

保密文件不可张贴，由文件接受人根据具体情况以会议或口头等形式在一定范围内传达文件内容。

所有保密文件都盖有“受控”章，并统一受控编号管理。

7.1.3 绝密文件：指公司的战略、计划、财务数据、产品价格等公司核心管理、技
术、数字等文件。

此类文件以原件发布至直接接受人，若发布至驻外机构，需接受人亲自接收传真或邮件。

绝密文件不可张贴，不可代为接收；文件接受人根据具体情况以会议或口头等形式按文件要求传达文件内容。

所有绝密文件都盖有“受控”章，并统一受控编号管理。

7.2 文件的编号：
7.2.1 编号：公司名称+（部门代号）字+[年份]第+分类号+顺序号+版本号+（密级）。

7.2.2 部门代号：
7.2.3 分类号：
表示，A
代表制
度（规
定）；B
代表通
知、通
告；根据
部门需要可按顺序沿用字母代表分类号。

7.2.4 顺序号：三位流水号，如001、013、056。

7.2.5 版本号：A/0为第一版，第一次改版为A/1，第二次改版为A/2，……，依此
类推，到A/9时，再从B/1、B/2、……B/9、C/1、C/2……
7.2.6外部文件的编号管理：外部文件按照收到文件的日期先后，在年份后加顺序
号进行编号，如：2008-001。

8、文件的发布/传送、签阅/公告、归档/存放、回收/废弃
8.1 发布/传送：
8.1.1 公司的文件由总经办统一发布/传送；各部门的文件由各签批部门负责发布/
传送。

8.1.2 发布文件时必须填写《文件发行申请/分发/回收单》做好记录。

8.1.3 秘密文件禁止复印及外传、绝密文件禁止复印及超越范围发布。

8.2 签阅/公告：
8.2.1 各部门收到发布的文件，要在部门内部给相关人员进行传阅、签字。

8.2.2 公司文件需要在厂内公告时，由人力资源部门岗保安负责张贴；部门文件需
要公告时，由各部门负责。

8.3 归档/存放：
8.3.1 公司及各部门文件资料要填写《文件管理一览表》做好台帐，分类存放，妥
善保管。

8.3.2 公司及各部门文件资料的电子文本整理后根据制定的归档周期刻录成盘后，
由总经办进行归档管理。

8.4 回收/废弃：
8.4.1 当发布文件改版或废止时，需要回收旧版文件；旧版回收时需在《文件发行
申请/分发/回收单》中登记清楚。

8.4.2 文件的废弃由各文件发布部门负责，根据情况进行回收利用或销毁等处理。

9、资料：
9.1 编制：各相关部门根据文件要求及工作需要制定填写相应表单、记录。

9.2 表单编号：部门代码+-F+三位流水号+版本号[如：HRD-F-001（A/0）]；在表单
的右下角标注。

9.3 修订：表单进行修订后需更换、回收修订前的表单，且登记于《文件分发和回
收记录表》中。

9.4 表单记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。

9.5 各部门的各类记录由部门负责人根据需要制定相应的保存期限；已到保存期限
的记录，由相关部门负责人核准后，进行回收利用或销毁。

10、相关表格：
《文件发行申请/分发/回收单》
《文件管理一览表》
11、注意事项：
11.1 公司所有的行政公文都必须按照公文范本格式拟定并由总经办统一审核、存
档、下发，如有违反处于50元／次的罚款；对于A类文件，各部门须严格登记《文件分发和回收记录表》，总经办对已下发的文件有权进行回收查阅，如发现有遗失等情况，处于50元／次的罚款。

11.2 公司所有的事务公文都必须按照公文范本格式进行拟定提报，如有违反，处于
20元／次的罚款。

11.3 各部门须严格按照总经办当月下发的资料表单进行提交，如有违反，处于20
元／项的罚款。

12、附则：
12.1 本制度由总经办负责组织制订，经总经理批准后颁布实施，修改时亦同。

12.2 本制度由总经办负责监督执行，若发现有违反本制度现象，将依据公司奖惩制
度进行处理。

12.3 本规定自2010年5月15日起实施。

编制：审核：核准：
日期：日期：日期：
报：刘董
发：各相关部门、张贴
存：总经办。