浅谈如何加强人防工程档案管理及开发利用

浅谈如何加强人防工程档案管理及开发利用
【摘要】本文通过对人防工程档案的重要性进行阐述，分析了人防工程档案对于国家以及社会经济发展的作用，提出了一系列的加强人防工程档案管理的措施和策略。

【关键词】人防工程档案；管理；开发；利用
人防工程档案，不仅可以作为战时部署防空袭、组织人员掩蔽、物资储存的基本依据，同时也是人防工程信息管理系统建设、人防工程规划，建立高效统一的组织指挥系统的重要依据。

另一方面人防工程档案还是应付现代战争以及重大的自然灾害事故，对国家和人民生命财产安全进行有效保护的重要依据。

随着时代的发展，我国的城市建设也进入了快速发展时期，与此同时，全国各地人防工程数量也在相应增加，在这样的大背景下，探讨和分析如何加强人防工程档案管理的策略显得极为重要。

本文将从以下几个方面探讨如何加强人防工程档案的管理开发利用。

一、加强人防工程档案的管理必须要提高管理意识
人防工程档案对城市建设做了最真实而又详尽的记录。

从某种程度上来讲，人防工程档案也是一种潜在的社会生产力，在全社会经济建设、社会发展中的作用也是非常重要的。

有鉴于此，对于人防工程档案的管理就更应该进一步加强，而为了做到这点，首先要做到的就是提高人防档案管理人员的管理意识。

一方面提高人防工程档案管理人员的管理意识就必须进一步加强其责任感和使命感。

根据前文所述，人防工程档案无论是在战时还是和平时期都具有非常重要的作用和价值，作为人防工程档案的管理者就必须加强对该档案的责任心及使命感，使得人防工程档案能够在战时为领导的决策提供科学可靠的依据，在和平时期能够对社会发展起到良好的促进作用。

另一方面提高人防工程档案管理人员的管理意识就必须加强对档案的安全工作。

作为档案管理人员必须高度重视人防档案的管理，尤其是人防工程档案的安全性是其管理工作的重中之重，如果不能确保人防工程档案的安全性，则所有对该档案的管理都是一句空话。

各级政府的人防部门必须对人防工程档案的安全管理工作高度重视，建立起对档案管理的一把手负责制度。

通过对人防工程档案管理制度的完善，定期对文件材料进行归档、检查和整理等安全处理措施，以确保人防工程档案的安全性达到最佳。

二、利用网络平台，实现人防工程档案管理信息化
在计算机普及的今天，虽然日常工作离不开电脑，但纸质文件并没有减少，而且并不利于提高办公效率和减少能源消耗。

如果借助计算机网络技术，利用档案管理软件，引导和规范电子文件归档的组织管理。

将归档的电子文件与对应的
纸质文件一一核对后，导入档案管理系统。

在归档的模式上，纸质文件与电子文件区存，纸质文件与电子文件走，电子文件与纸质共用一个档号，建立健全各类文件数据和归档文件全文数据库。

通过计算机网络平台，可以联网共享，又能进行档案信息的查询和利用，使人防工程管理档案由静态变动态，实现档案全程服务模式，不仅大大提高人防工程档案管理质量，而且在档案资料利用方面，广泛地节约物资和人力资源。

三、利用数据库平台，实现人防工程档案管理全程化
根据自身单位管理模式，档案文件全程化管理，就是指在文件生命周期理论指导下及网络技术从系统理论的角度出发，对档案工作进行统筹规划科学管理，从而提高档案管理效能。

文件档案全程管理模式为：单位一切事务处理（包括；发文、收文、通知、公告、工作请示等）全部取消纸质文件，完全以电子文件的方式在单位办公系统中进行，一旦电子文件办理结束，就可以马上实时归档（或分时间段归档）并打印出纸质文件作为移交档案室归档和将来的凭证之用，使电子公文、纸质公文并存。

“发文”正式发布时即归档，“工作请示”收到批复后即归档，“通知、公告”发布时即归档，上级来文输结束时即归档（如需要永久保存的批复等重要文件，可扫描产生成全文电子文件，便于今后提供利用）。

文书及各部门兼职档案员点击归档，电子文件立即归档到档案室文件进行管理缓存库中。

档案人员即可进行在线管理，对缓存库中的电子文件进行鉴定核对，再将电子文件导入档案管理系统的临时库，档案管理工作人员将归档的电子文件与文件导入档案管理系统的临时库，档案管理工作人员将归档的电子文件与对应的纸质文件一一核对后，将电子文件导入档案管理系统库。

四、加强人防工程档案的管理可以进一步强化对其的开发利用
人防工程档案不仅仅是用来积累和记载齐全的人防工程各方面信息，最终还可以用于开发和利用，为我国社会主义建设和开发提供优质服务。

那么对于人防工程档案管理也就体现在更好的开发和利用人防工程档案的各类具有重要作用的信息上，同时对于人防工程档案的开发和利用应该注意以下两个方面的问题。

第一，开发和利用人防工程档案时，应着重注意便捷性问题。

要想尽可能的发挥人防工程档案综合作用，实现对人防工程档案的全面开发和利用，最重要的是编辑出科学有效的检索工具。

检索工具是实现对人防工程档案进行有效便捷利用的重要手段，特别是现在人防工程档案越来越多的情形下，档案检索工具也就显得尤为重要。

而为了能更好的实现人防档案检索，档案工作人员必须对人防工程档案进行分类整理、编辑目录，为人防工程的科学管理打下了坚实基础。

第二，开发和利用人防工程档案时，应注意对档案的保密。

人防工程档案管理保密性方面要求非常高，要建立起人防工程档案保密的安全责任制度，由专门人员负责此项保密工作。

鉴于人防工程档案特殊性，对于属于保密范围内档案管理时，要注意把握好保密的尺度，严格执行文件的借阅制度，做好借阅审批手续。

人防工程档案的合理开发利用要建立在对该档案的有效保护基础上，使得人防工程档案发挥其应有的作用。

五、创新工作理念，实现人防工程档案管理规范化
为适应发展进程，服务于人防工程档案管理要求。

目前单位根据自身的条件及实际需要，在人防工程档案管理上，正逐步地改变着传统的档案管理方法，创新工作理念，进一步实现人防工程档案规范化。

根据国家档案局《归档文件整理办法》和《电子公文归档暂行管理办法》的基本要求，结合自身实际，把新理念、新思维和新方法不断融合到适合自身条件的档案管理中，确保人防工程档案项目档案的完整、安全、科学，更好地为国家经济建设服务，这就要求档案在形成过程中，形成了一个集中统一的管理程序。

人防工程项目管理者、技术员和施工人员中产生大量的档案材料，同时这些人员对人防工程项目的情况比较了解，也是今后利用工程档案的主体，单位档案人员应经常深入现场进行及时的指导，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案材料的收集，避免收集材料不规范。

如铅笔签名、图纸修改超过图三分之二而未重新绘制出新图，确保归档后的人防工程档案齐全、完整、准确。

增强与工程技术人员联系，积极提供有效服务，通力合作，共同做好人防工程档案。

首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和人防档案管理的有关规定来提高人防工程项目建设工程档案的编制质量。

做好宣传贯彻加强对人防工程质量的管理，使各人防工程项目建设单位认识到人防工程档案是工程质量的重要环节，得到人防工程项目建设单位领导重视和支持档案工作，自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定要求，凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程，建设单位在领取建设工程规划许可证前，必须先到城建档案馆办理登记手续。

签订《建设工程档案报送责任书》填写“建设工程档案登记表”，登记主要内容为建设单位，施工单位、监理单位设计单位工程地点、工程量等，其次，在《建设工程档案报送责任书》中，进一步明确了建设单位应当在人防工程竣工验收后，向城建档案馆如期报送一套符合规定的建设人防工程档案，同时，明确了甲乙双方需承担的责任。

建立和完善档案工作领导责任制，切实解决建设项目档案工程中出现的问题，建立起适应新的基本建设管理体制运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系，使人防工程建设项目档案工作得以有序开展，现各项目建设单位大都能将项目档案的管理纳入项目建设管理的程序，作为工程质量的重要内容。

再次，与施工单位、设计单位、监理单位分别签订施工合同、图纸设计合同、监理合同时，把人防工程项目档案工作贯穿于项目的前期设计、施工、监理、竣工验收的全过程。

多数重点建设项目档案材料的形成、整理、归档与工程建设同步进行。

将档案工作与经济效益挂钩，确保工程竣工档案的形成质量，使工程技术管理人员重视档案工作，并落实责任，提高他们编制与人防工程建设项目实际相符的竣工图和竣工文件。

六、人防工程档案管理的加强必须朝着现代化管理的方向发展
时代的发展，人防工程档案管理也应该采用更加先进的现代化管理手段。

计算机信息技术为人防工程档案管理的现代化发展提供了很好的平台，将计算机技术与人防工程档案管理结合起来，一方面能够提高管理的工作效率，另一方面还可以有效的使得人防工程管理的成本降低。

现阶段我国人防工程档案管理，可以从以下两方面实现档案管理的现代化。

一方面，各级人防工程档案管理单位以及档案管理的工作人员一定要树立起档案管理的现代化思想及观念。

随着时代的发展，将现代计算机信息技术应用到人防工程档案的管理上来已经成了一种必然的趋势。

因此，作为人防工程档案管理的工作人员，就一定要提高自身的思想认识，从思想上重视，将计算机信息技术整合到档案管理工作中去。

另一方面，合理利用好计算系统实现对人防工程的档案管理。

将人防工程档案的数据录入到计算机，进而实现对人防工程档案的查询、统计等工作的信息化。

人防工程档案录入计算机，开始工作量比较大，所要遇到的困难也是有的，但是这一步的意义是很重大的。

利用计算机将人防工程档案的各项数据存储起来，可以使得人防工程档案内容极大的丰富，同时电子档也使得存储档案时间可以变得更长。

电子档进行查询时，可以实现方便快捷，只要通过鼠标和键盘的操作就可以实现对人防工程档案数据的查询。

不过在实现人防工程档案的信息化管理的同时，要非常注意电子数据及管理系统的安全，只有这样才能真正实现人防工程档案管理的现代化。