bnqp001文件管理程序b1

文件□制定 修改□废止联络单
表格编号/版本：WK-QR-024-A
一、目的
为使文件迅速、正确流通，以确保各相关单位能适时获得适当且有效的最新文件；使文件得到有效的管理及维护。

二、适用范围
适用于本公司质量/环境/职业健康安全/有害物质管理体系及其他体系和管理类文件的制定、审核、批准、发行、存档、修订、作废等作业均适用。

三、定义
文件：可以用以追查为造成产品质量及质量管理系统（或其它体系）是否有效运行的资料。

受控文件：需随时保持最新版本，持续有效并有分发及签收记录，文件失效时需要依据规定撤
销回收者，如手册、程序文件、作业指导书、技术图面等。

非受控文件：分发当时为最新资料，临时有效，更改及修订时无需按规定撤销收回者。

四、职责
文控员：负责提供各类文件格式及编号；对各类受控文件的正式发行、更改、及回收/销毁；负责各部门原版文件的管理等。

各部门：负责本部门二、三、四阶文件的修订和维护，及相关文件资料的保管。

品质部：参与其它部门各文件的评审和定稿；程序文件的修订，体系文件运行的稽核和改善跟进。

五、内容
文件的分类
管理手册(QM)：用以描述公司方针、组织机构、职责及管理体系运行规则的文件。

程序文件(QP)：公司各部门为达成管理目标，依据管理手册的系统运作原则，所延伸制定的工作程序及管理办法等文件资料。

作业指导书(WI):将管理手册或程序文件上所规定的规格、技术标准等，做详细描述的指导文件。

如规格书、检验标准、规章制度、操作指导书、技术工艺图面等。

表格记录(QR):用以显示各项管理活动实际运作的文件资料。

如检验报告、客户订单合同、供应商评估记录、教育训练记录等。

外部文件：客户和供应商所提供的样品、标准书、技术资料及相关引用的国际、国家、部门标准或行业标准等。

一阶管理手册、简写为“（Q/E/OHS/HSF）M”
二阶程序文件、简写为“QP”
三阶作业指导性文件/管理办法、简写为“WI”
四阶表单、简写为“QR”
文件编号原则
管理手册：BN -（Q/E/OHS/HSF）M - 001
固定号
管理手册
体系代码
深圳市博恩实业有限公司程序文件：BN - QP - □□□
流水号
程序文件
深圳市博恩实业有限公司
三阶文件：□□ - WI - □ - □□□
流水号
指三阶文件类别代号
指三阶文件
指部门代码
四阶文件：
由A-Z英文字母，表示表单之版本
流水号
指表单代号
编制部门之代号
外来文件：
a
流水号
文件代码（标准）
外来文件编码
深圳市博恩实业有限公司
b、法规类： BN – WL – F - □□□
流水号
文件代码（法规）
外来文件编码
深圳市博恩实业有限公司
c、客户资料类：
BN – WL – D - □□□
流水号
文件代码（客户图面/资料）
外来文件编码
深圳市博恩实业有限公司
d、其它类：BN – WL – Q - □□□
流水号
文件代码（其它文件/资料）
外来文件编码
深圳市博恩实业有限公司管理类文件
a.
由A-Z英文字母，表示表单之版本
流水号
指文件代号（安全）
b.
由A-Z 英文字母，表示表单之版本 流水号
编制部门之代号 指文件代号（管理） 部门 代号 部门 代号 部门 代号 部门 代号 总经办 GJ 人力资源部 HR 财务部 CW 研发部 RD 采购部 CG 文控中心 WK 绝缘工程部 JE 销售部 JY 绝缘PMC 部 JP 品质部 JQ 仓管部 TC 绝缘生产部 JS 机电设备部
JB
市场部 MK 信息部
IT
行政部 XZ 文件名称 代号 文件名称 代号 文件名称 代号 图纸 T 工艺操作指导书 Z 测试设备操作指导书
Y QC 工程图 C 抽样计划 J 制造基准书 S 检验规格书/指导书
Q
包装作业规范
K
其它指导文件
H
文件格式
体系文件中，一/二/三各阶文件格式统一为WORD 文档，四阶文件格式统一为EXCEL 文档，正文字体为宋体，字体大小为12号字（或小四号），文件名称字体大小为18号加粗宋体，字体均为黑色，字体行间距为最小值18磅。

为了方便传播和避免其它部门的修改，在给其它部门或外部发送文件时采用PDF 格式。

体系文件中，一/二/三阶文件格式（除作业指导书）统一按照《文件制定修改废止联络单》执行，深圳市博恩实业有限公司 文件编号
受 控 章 印
文件 名称
版 本
页 码 生效日期
文件的版本和版次
内部文件（一/二/三级文件）的首版，起始版本号应为A0。

对文件（指一/二/三级文件）进行非实质性更改，每更改一次（修改内容在1/3以内的），该文件版本号应顺次提升数字位，如由A0升为A1、由A1升为A2……依次增加，同一文件9次小变更后（修改内容在1/3以内的），版本号应升级为B0。

对文件（指一/二/三级文件）进行重大更改（修改内容在1/3以上的）, 整份重发应顺次提升版本号整数位，数字位归零,如A0升为B0。

表单：初版为“A ”，修订一次变为“B ”，如此递增……其标注在表单编号后面。

外来文件：以对外单位接收文件之日期为版本。

文件的编写、审核、批准、发行、修订、回收及管理
文件制定部门制定文件时，必须按照要求的文件格式制定文件。

如果不按照要求制定文件，文
控员有权拒绝发行。

文件制定部门在文件发行前，一二三级（除作业指导书外）文件，制定部门须按《文件制定修改
废止联络票》；作业指导书须按《作业指导书模板》进行制定。

文件制定后，在审核和分发前必须以邮件或当面询问的形式向文控员申请文件编号。

申请文件编号要说明文件的相关信息，便于文控员提供正确编号。

对于不申请文件编号的文件或没有提供编号的文件或文件和编号原则不符的文件，文控不予接收和发行。

文件编号参见文件编号原则。

文件制定部门制定好文件后，需经权限主管审核、各部门主管或经理会签，批准后方可送文控员发行。

会签流程参见文件权责分类表。

文控员接到待发行文件后，登录于《文件管理总览表》中。

按《文件制定修改废止联络票》中分发部门要求份数复印文件，作业指导书发放给实际操作部门即可。

在每页右上角盖受控章印后分发给相关部门，原档由文控员保存便于相关部门丢失补发及文件不用时备案。

部门接收文件后必须在《文件制定修改废止联络票》及《文件发放回收记录》上签名及注明接收份数。

文件使用部门必须指定文件管理人员，文控员分发文件至文件管理人员。

现场使用文件必须按规定放置/张贴/悬挂在现场，由部门文件管理人员分发给各班组使用和保管。

非现场使用文件由文件管理人员集中保管。

文控员在每次的内审前负责依据《文件管理总览表》检查各使用部门的文件的有效性，及时发现问题和解决问题。

各部门文件管理人员负责文件的管理，不得丢失和人为破损。

如有损坏和丢失，不得随意借用他人的文件复印，应填写《受控文件申请表》并做出说明，经部门主管及管代批准后，再到文控员处领取受控文件，同时，破损文件应回收并盖“作废”印章或销毁。

《受控文件申请单》由文控员保存。

公司内部不得使用无红色受控印章的文件，视为无效文件。

如有发现，立即回收并追究使用部门责任。

文件修订时，由文件制定部门进行修订，一二三级（除作业指导书外）按《文件制定修改废止联络票》格式进行修改，由制定部门给至部门主管或经理审核，制定部门审核完成后给至相关部门主管或经理进行会签，会签完由制定部门给至最高管理者批准；作业指导书按《作业指导书模板》格式进行修改。

会签流程具体参见文件权责分类表。

最终将文件交由文控员，文控员根据《文件制定修改废止联络票》中的分发部门进行复印；作业指导书发放给实际操作部门即可；加盖受控章印下发。

一二三级（除作业指导书外）文件要求签收部门在《文件制定修改废止联络票》上签名，同时，回收旧文件并在旧版签名处签名。

下发作业指导书时，文控员在原件背面盖上《文件发放回收记录》章，要求接收部门在签名处签收。

回收旧版在回收、备注栏签名。

最终将旧版文件统一由文控盖“作废”印章或销毁，原文件加盖“参考资料”印章保留在文控员处。

“参考资料”保存期为3年。

因需要发行临时文件，由文件制定部门制作文件并提交部门主管审核和批准，在文控员处加盖“暂行文件章”后，由文控员发行。

注意：必须注明暂行日期，暂行日期过后必须及时回收。

外来文件的收发与管理，由对外接口单位职责人员收到外来文件，根据业务需要，经接收人员部门主管审核后送文控员登录，文控员将收到的外来文件登记于《外来文件收发记录一览表》中，盖“外来文件”印章后统一发行并存档。

针对客户艾默生所发打样图纸，在样品生产完成后文控立即将下发的图纸盖作废章并收回，同时工程和业务存档的电子版图纸也需作废，下次艾默生下单时，业务员需登陆艾
默生系统下载最新图纸，并与客户确认后将图纸发至工程部受控发行。

注意事项
任何单位和个人均不得在正式文件上加注任何标记或文字。

使用单位因功能扩充而文件份数不够时，需向文控中心申请补发。

文件涉及多个部门的情况，应由编制/修订部门组织相关部门人员进行汇评。

评审小组指和文件相关各部门的负责人和体系负责人，文件制定和修订过程中需参与文件的讨论和评审。

文件管理各项记录，依“记录管理程序”执行。

文件的保存需做好防火、防潮、防虫、防盗等。

电子文件需做好备份，若刻盘存档需做好光盘保护。

重要文件需加密授权使用。

文件权责分类表：
文件类别制定（修改）会签回览审核批准废止分发、回收销毁、管制
一阶手册体系工程师相关部门管理者代表总经理权责同上文控中心
二阶程序文件体系工程师相关部门管理者代表管理者代表权责同上文控中心
三阶指导文件各职负责人相关部门部门主管/经理部门最高管理者权责同上文控中心
其他管理类文件各职负责人相关部门部门主管/经理部门最高管理者权责同上文控中心外来文件职责人员(收集) ———部门负责人——————权责同上文控中心表单等各职责人员———体系工程师/部门负责人部门最高管理者权责同上文控中心注：一/二/三级文件必要时需要相关部门会签，如技术标准等；管理类文件视使用范围确定会签范围。

六、参考文件
“记录管理程序”
七、相关记录
《文件管理总览表》
《文件制定修改废止联络单》
《受控文件申请表》
《作业指导书模板》
《外来文件收发记录一览表》
八、相关附件
《文件制定流程图》
《文件修订/废止管程流程图》
九、受控印章
文件制定流程图
《文件修订/废止管程流程图》。