基金管理公司档案管理制度

第一章总则
第一条为加强基金管理公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及基金管理业务、内部管理、客户服务等方面的档案资料。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：
（一）统一领导、分级管理；
（二）依法归档、规范管理；
（三）安全保管、有效利用；
（四）责任明确、奖惩分明。

第二章档案分类与归档范围
第四条公司档案分为以下几类：
（一）公司级档案：包括公司章程、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、机构信用代码证等；
（二）法人治理结构档案：包括股东会、董事会、监事会等决议及会议材料，高管人员资料档案，股东情况相关资料等；
（三）公司文书档案：包括外发文件、外收文件、内部文件等；
（四）基金管理业务档案：包括基金产品合同、基金份额持有人资料、投资决策文件、财务报告等；
（五）客户服务档案：包括客户开户资料、客户咨询记录、投诉处理记录等。

第五条归档范围：
（一）公司内部形成的具有参考价值、保存价值的文件材料；
（二）与公司业务活动有关的各类合同、协议、函件等；
（三）上级主管部门、股东单位、金融机构等下发的文件材料；
（四）与公司经营活动相关的各类报表、数据、图表等；
（五）其他需要归档的资料。

第三章档案管理职责
第六条公司设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。

第七条各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责本部门档案工作的组织实施和监督管理。

第八条档案管理员具体负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等工作。

第四章档案收集与整理
第九条档案收集应做到及时、完整、准确、系统。

第十条档案整理应遵循以下原则：
（一）按照档案分类、归档范围和保管期限进行整理；
（二）对档案进行编号、编目、分类、装订等工作；
（三）对电子档案进行备份、加密、备份等工作。

第五章档案保管与利用
第十一条档案保管应做到安全、整洁、有序。

第十二条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

第十三条档案利用应遵循以下原则：
（一）遵循国家档案法律法规和公司档案管理制度；
（二）确保档案真实、完整、准确；
（三）严格按照审批程序进行利用。

第六章奖励与处罚
第十四条对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

第十五条对违反档案管理制度的个人和部门，给予批评、通报、扣分等处罚。

第七章附则
第十六条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十七条本制度自发布之日起施行。