日本企业的极致节俭

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2019年第十期
● 曲军
就职于某世界知名
会计师事务所北京分所、东京分所，曾参与多家国内外
企业的审计工作
日本企业的极致节俭
日本的各行各业，不仅制定了关于节俭的规章制度，还定期组织内部培训，总结、指导员工的节俭行为。

从一些日本企业的员工手册上可以了解到，企业期望通过规范员工的节俭行为，培养其爱社精神，增加企业效益；有些日本员工会自觉减少打印资料，为减少使用电梯主动步行上下楼梯；一些日本企业家日常并不穿金戴银，出差不住豪华酒店，不炫富、不讲排场；企业的广告中除了介绍产品的功效外，还特别注重宣传产品节能节电的特点……
笔者从企业现场的工作气氛中体会到，日本企业的节俭精神已经反映在企业管理的方方面面。

一、关灯规定
日本很多制造业工厂的午休时间一般是12点至13点，企业规定午休时办公区域（车间等生产部门除外）一律关灯。

即便员工需要查找自己的物品，也要使用应急手电筒照明，原则上是禁止开灯的。

在每个办公桌附近或办公室的特定位置，一般都挂有防灾救急背包，包内装有应急手电筒。

不过，有些制造业企业的对外营业部门在午休时间会安排专人轮流值班，中午照常对外营业。

为减少员工的加班时间，一些企业规定在夜晚的某个时刻后禁止加班。

例如，一些企业规定，繁忙季节在晚上9点后，繁忙之外的季节在晚上8点后，办公区内统一关灯。

有些企业甚至在规定时间点强制统一关闭包括电脑在内的办公设备。

实际上，作为普通员工，当天该完成的工作还是要完成的，无
论是责任心的体现，还是在领导对自己工作能力评价的压力下，即使办公室关灯了，很多员工会回家或转移工作场所继续工作。

即便实行强制关灯制度，也存在员工不得不在家或咖啡店里继续加班工作的现象，这种被扭曲的企业文化，不值得提倡、仿效。

每个企业、每个部门的下班时间不同，下班后各办公室被利用的状况也不一样。

为了检查员工下班后是否实施关灯规定，也为了确认办公器具的电源关闭情况，很多企业实行关灯巡视制度。

企业的值班人员或物业公司的值班人员，会在员工下班后按时巡视办公区域，并详细记录每个办公室的灯光和
办公器具的电源关闭时间。

二、办公规定
一些日本企业内部规定，根据加班员工座位分布情况，值班人员有权指示所有加班员工聚集在同一办公区域内，实施加班时间的集中办公，并关闭其他办公区域的电器设备。

外部中介服务机构临时在企业办公室时，要在指定办公区域内工作，如果需要进出入办公区域，必须在值班室办理登记。

还有一些企业把办公大楼划分成不同的功能区域，例如有日常办公区、外来接待区、吸烟区、内部员工站聊区、静思区等。

下班后，大部分功能区域会关闭，这样便于值班管理和物业管理，有利于节省水电开支和企业警备开支。

一些日本企业仿效欧美企业，把整个办公大楼按部门使用情况划分区
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域，任何员工都没有固定座位，全面实行开放、流动的办公方式。

这样有利于员工的日常交流，提高办公器具的使用率。

三、打印规定
很多企业制定了复印机使用规则。

其中一个重要规定是，在复印企业内部使用的文件资料时，要双面复印，节约纸张。

但严格禁止使用已经记载了企业保密内容的单面复印纸张。

有些企业规定，复印彩色的文件资料时须经自己部门的领导批准，而且复印后要登记在工作报告上，详细写明复印目的和张数。

很多企业的打印机是联网的，使用打印机时员工需要输入自己的专用密码。

每位员工每天的打印（复印）信息、张数和文件名，都会被自动备份记录，便于企业日后查询或采取实时监控措施。

据笔者观察，为了防止不必要的打印行为，一些日本企业会定期内部公开各部门的打印数量，分析、比较其中是否存在浪费行为。

有些企业还会在复印机旁，张贴一张复印纸采购价格比较清单，详细列明彩色复印纸和黑白复印纸的单价。

这样的采购价格比较信息，可以提高企业员工的成本意识，控制打印纸张的消耗。

最近几年，很多日本企业制定了无纸化办公的规定，全面推行无纸化办公的工作方式。

对企业而言，这样做的好处很多。

例如，节省纸张，保护环境，节省纸质合同所需缴纳的印花税，加强信息保护，当然也可以顺便利用网络监督员工的工作。

其中有几条重要规定可以体现日本企业的管理细节：
1.内务禁止打印。

一些企业规定，在处理内部业务时，除了向外部单位提交的正式文件资料可以打
印外，原则上禁止书面打印，以便节约纸张。

2.推荐电邮传递文件。

一些企业大力推荐员工通过在电子邮件内添加附件的方式，向外部单位传递文件资料。

停止使用传真机，不仅节约纸张，也利于文件保密。

3.电子扫描存档。

一些企业把所有规章制度类文件及需要共享的合同类文件，全部电子扫描，整理编号并设置密码，分类存档在企业内部的区域网内。

4.文件原本统一存放。

把企业所有文件电子化存档后，文件原本由专人负责统一存放，不再进行书面打印。

5.积极推行文件电子化的办公方式。

根据业务需要，给使用电脑办公的员工配置与其电脑配套的电子显示屏，便于日常工作中阅读电子文档，积极推行电子化处理文件的工作方式。

6.全面实行电子审批流程。

一些企业规定各级领导对所有日常业务的审批，统一通过自动化办公系统完成。

7.全面推行电子订单及电子合同制度。

不仅节约纸张，还节省印花税（根据日本税法规定，使用非纸质版的电子订单及电子合同等，免交印花税）。

8.全面推行电子联网的办公方式。

对所有订单合同实行电子联网，
实行实时无纸化传递或更新交易数据。

争取与所有具备条件的供应商，通过网络自动化办公系统，无纸化签订订单或合同。

四、“二上三下”运动
很多企业内部在多年前就推行“二上三下”运动，即“2 Up 3 Down”的电梯使用规定。

员工行动规范手册里有明确规定，如果没有紧急事情，应自觉避免频繁使用电梯，严格遵守“2 Up 3 Down”运动。

即员工在所处楼层的上2层或下3层的楼层之间移动时尽量爬楼梯，不使用电梯。

特别是在楼层不高的办公楼内，除了迎送客人及搬运物品外，禁止员工使用电梯。

五、电车通勤
很多员工每天乘坐电车上下班，包括一些大中型企业的社长。

很多日本企业没有购置社长办公用车，也很少有聘请专职司机的日本企业。

员工外勤工作时，一般是开公司的营业用车或租车。

也有一些日本企业鼓励员工骑自行车上下班，每个月发放自行车补贴。

一些日本企业的社长外出办公时，若该地点电车无法到达，才会乘坐出租车或租车自驾前往。

日本的电车是非常准时的，有利于把握时间。

很多日本企业没有停车位，或停车位的数量有限。

因此，在日本的一些大城市，如果不提前打招呼就私自开车去拜访客户，可能会给对方带来麻烦。

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六、团购车票
在员工经常往来移动的交通区域，企业的经费管理制度中明确规定：除非因工作需要可陪同客户一同乘车，否则包括社长在内的任何员工，必须使用“回数券”乘车。

所谓“回数券”，就是对团购的一种优惠售票方式，即在团体买入某一往来交通区域的车票时，一般是买10张赠送1张。

所有“回数券”由总务管理部门统一购买，集中管理。

七、空调限温
一般情况下，很多日本企业在夏季会把办公室的空调温度设定在28度，冬季空调温度设定在23度。

为了防止空调温度显示出错，空调温度显示器旁边还会安置温度计和湿度计，每天安排专人轮值负责开关空调以及监控室内的温度、湿度。

在员工较多的办公区域内，空调下方安置了特制的电风扇，这样有助于保持室内恒温，节约空调用电。

企业把空调限温在28度，是依据日本劳动安全卫生法的相关规定制定的。

另外，日本环境省（环保部）从2005年开始积极推进夏季轻装运动，作为保护环境，改善地球变暖的一项措施，推荐日本企业把夏季办公室内的空调温度限定在28度。

日本劳动安全卫生法在企业场所卫生标准规则中规定，在办公场所安装了空调设备的情况下，室内温度应努力控制在17度以上28度以下，以及相对湿度在40%以上70%以下的范围内。

据新闻报道，2018年夏天，日
本一些地区连续高温，有市民与中小学生中暑死亡，一些企业员工也中暑病倒。

因此，上述空调限温在28度的规定，遭到了企业员工的消极执行，社会人士也开始指责空调限温之类的规定。

有些日本企业开始逐步允许各部门可以自己灵活控制空调温度。

曾实行空调限温的企业内部规定，在制度上仍然存在，但在实际执行层面，企业不再强制要求高温天气下必须遵守空调限温的规定。

通过以上事例可以看出，节俭是美德，但是过度节俭不应提倡。

为提高员工的工作效率，一些企业正在积极采取措施改变办公场所的环境。

目前，已有一些日本企业在研究防止员工打瞌睡的空调系统，利用办公环境的室内温度以及照明亮度、气味等因素综合分析工作中员工的瞌睡行为。

以此为基础，开发有“瞌睡退散功能”的空调系统。

据研究，在27度的室温下，当员工出现打瞌睡的迹象时，利用冷气将室温降至24度，最能有效赶走“瞌睡虫”。

八、空调位置
关于空调的购置安装，一些日本企业编制了专门的空调管理手册。

手册里除了记载一些技术性要求外，还总结了节省电力及维修保养费用的注意事项。

例如，经过实际调查比较，稍微变换一下空调位置，不仅省电，还减少故障的发生。

虽然安装一些工业使用的空调，一般会由专门的空调安装公司
完成。

但是，空调使用企业自己需不断总结注意事项，持续优化空调的使用效果，有助于外部专业公司参考借鉴。

企业自己不断总结记录类似空调位置优化的管理细节，是持续改善企业管理的一个非常有效的具体措施，也是非常值得推广的企业节俭事例。

九、便座节电
为节约用电，除了严寒季节，日本企业也采取一些季节性节电措施。

例如，在夏季统一停止马桶盖保温及自动开合功能。

也有一些日本企业对员工提出具体要求，例如，随时关上保温型便座的马桶盖。

这样，每一个保温型便座一年可以节省几百日元的用电。

十、轻装规定
在炎热的夏季，企业规定了轻装季节。

所谓轻装季节，就是员工在上班时间，不佩戴领带，不需要穿正装。

每当轻装季节，很多日本企业会在公司的网站或公司前台附近摆放一块宣传牌，对外公告轻装
季节的具体实施时间。

这是日本企业积极响应日本环境省（环保部）的号召，从2005年开始积极推进至今的一场夏季轻装运动。

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