浅析基层事业单位档案管理信息化实现探索

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WESTERN RESOURCES 2019年第五期
档案管理1.事业单位档案管理信息化的意义
在社会发展过程中，事业单位的管理工作不断在变化，对档案管理工作的创新内容及发展方向有很高的要求。

事业单位方面有很多战略调整制度规划离不开档案内容做翔实的参考依据，来保障事业单位在深化改革的浪潮中更加高效、稳定运行。

档案的管理工作对事业单位的发展而言，是一种无形的资产。

正确处理好事业单位档案管理工作，将会为事业单位的发展带来很大的效益。

信息化技术的发展为事业单位的档案管理工作带来了机遇。

将传统的档案管理方式转变为信息化的管理方式，才能满足当前事业单位的发展需求，使档案管理更规范、更安全。

对事业单位在新形势下有序发展有着重要的现实意义。

2.事业单位档案管理的主要问题2.1缺乏科学的管理制度
当前事业单位档案管理存在的主要问题是档案管理工作制度还不能够适应新时代新发展的需求，不仅影响档案使用效率，而且影响事业单位档案质量。

一是没能建立起符合信息化需要的档案管理模式，档案管理工作制作标准不规范、不统一。

二是档案管理制度执行的较为松散，制度执行普遍停留在表面，严重降低了档案管理工作的可靠性。

2.2档案利用率相对较低
事业单位档案利用率相对较低，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。

一是资料的借阅、审批流程以手工查找，人员跑腿为
主，程序烦琐、效率低下，资料档案在借阅者使用过程中涉密保障性不强。

二是事业单位档案没能在经济社会发展建
设中贡献力量，大量珍贵的资料信息被淹没在档案当中，没能有效地对档案信息进行开发利用。

3.事业单位档案优化管理办法
3.1建立一体化的事业单位档案管理标准
在事业单位档案管理中，要加快一体化档案管理标准的制定和推行。

这样，不仅有利于档案的梳理，也可以为事业单位档案管理信息化共享打下坚实的基础。

3.2优化档案管理模式
在事业单位的档案管理中，管理技术的高低往往决定着工作效率的高低。

因比，在现代化的档案信息管理中，可以加大对新技术的应用，除不断更新系统、引进新的档案管理软件之外，档案管理内部也可以根据事业单位的特点进行一定程度上的修改，通过内部的自主研发和修改，来制定最适合本单位的档案管理模式。

因此，自主研发对于提升档案管理技术而言，也是根本性和长久性发展的需要。

3.3事业单位档案管理转向信息化
档案管理信息化是充分利用现代计算机技术、网络技术、多媒体技术对档案信息进行收集、整理，并进一步处理、分析和开发，力图由简单管理模式向社会服务模式转变。

加强信息化建设顶层设计，自上而下形成统一标准的管理系统软件，建立信息共享平台，升级档案利用服务，提供更精准的服务。

应该具有四个条件：一是配备开放式电脑查
浅析基层事业单位档案管理信息化实现探索
陈冰源史俊利
内蒙古自治区地质环境监测院呼和浩特010020
摘
要：近年来，随着信息化的发展，档案管理基本实现了信息化、利用服务网络化，对事业单位档案管理
和档案管理人员素质提出了新的更高的要求。

但事业单位档案管理制度及档案管理工作人员的知识结构、专业技能和传统的服务模式还不能很好地适应现代信息服务手段变革的要求。

因此，事业单位要与时俱进，紧密结合单位实际，进一步修订完善档案管理制度，档案管理工作人员要及时提升综合自身素养，来适应时代发展的要求。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；探索
作者简介：陈冰源（1969~），男，汉族，本科学历，中共党员，研究方向：档案管理。

史俊利（1974~），男，汉族，本科学历，中共党员，研究方向：档案管理。

194DOI:10.16631/15-1331/p.2019.05.085
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2019年第五期档案管理询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务；二是建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整、系统的档案信息，提高档案利用率；三是紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动；四是加快局域网络建设，为利用者提供快捷方便的服务方式。

以信息化为基础，推进档案管理规范化建设。

3.4提高事业单位档案管理人员能力素养
以计算机、网络为代表的现代信息技术的引入，掀开了档案工作发展的新篇章。

档案工作人员素质的高低直接影响档案管理信息化的进程。

一名合格的档案管理工作者既应具有扎实的档案理论知识、精湛的业务技能，还应掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，根据档案的发展规律，开发出更新更有利用价值的档案信息资源，更好地为公益事业提供精准、高效的信息服务。

档案管理工作信息化在工作手段、流程、服务对象和服务内容等方面发生了很大变化，它对管理者提出了更新更高的角色要求。

档案管理工作者要实现好“三个”转换，即：
一是从档案看护者向信息开发者转换。

随着社会的进步，档案利用的总量和结构发生了很大的变化，呈现了多样化的趋势。

各类档案利用的需求逐步扩大，利用类型、利用用途的多样化，导致对档案内容、载体传递形式等方面的需求也多样化。

因此档案管理要在服务内容上从单一的“看管”向提供各种形式大量信息资源的转变；在服务方式上从“以自我为中心”向以“用户为中心”的服务方式的转变；在服务质量上从低水平、低层次“坐等”式服务向高质量、深层次主动式的信息服务的转变；在服务对象上要从单一封闭小范围向多元化多层次大范围转变。

二是从实践型人员向科学型人员的转换。

档案是一种原始信息资源，档案管理信息化是社会信息化的一个重要组成部分，以往档案信息的“应答”模式已经不适应需要了，它对档案利用提出新要求。

单一的实践型已经落伍，档案人员必须从专业单一型的人员向全方位学习型人才转换。

需要既懂专业知识，又懂信息技术的新型档案专业人才，具备信息认识能力、信息获取能力、信息处理能力、信息利用能力，进而实现从“技能单一”到“一专多能”的转变。

三是从被动服务人员向信息提供的引导者转换。

档案的价值在于利用。

过去档案利用工作，一般为“你查我找”的被动服务方式，要发挥档案的更大作用，必须改变传统被动型的服务方式，做到主动服务。

科学决策需要汇集各种真实的统计数字、文件汇编、资料等，在领导决策之前，档案部门就要根据领导意图，查找有关的历
史数据和文件材料，并加工处理、编辑，为领导决策提供依据，促进领导决策民主化和科学化。

档案工作人员既是文献资源的组织者、提供者、传递者，又是获取文献信息的指导者，文献资源利用的中介者，档案工作者应经常性的走出去，深入开展调查研究，随时收集信息，掌握第一手资料，积极主动地为利用者提供优质服务，就会使档案管理工作拥有广阔的前景和市场。

4.结论
综上所述，本文对事业单位档案管理创新思想进行了分析和研究。

加强新形势下事业单位档案管理工作应在新的历史条件和背景下，充分结合信息技术发展的特征和形式，创造性地开展档案管理信息化工作，更新观念、积极探索新形势下事业单位档案管理的新方法、新模式，为事业档案管理工作提供建设性的建议和支持。

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