DC2-01001管理体系文件控制程序

管理体系文件控制程序
1目的
确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。

2适用范围
适用丁公司与管理体系有关文件（含适当范围的外来文件）的控制。

3权责
3.1管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。

3.2生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。

3.3各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。

3.4外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。

技术性文件由总工程师负责管理。

3.5外来各种与环境及OHSB系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。

4工作程序
4.1工作流程图
4.2文件编制的申请与决定
4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；
4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：
1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；
2）向管理部提出申请，并得到同意。

4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。

4.3文件分类及编制、审核与批准（见表1）
A各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。

B作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。

C文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准
4.4文件编号
4.4.1管理文件编号方法
A管理手册编号：例：DC1-A/0编号第一节“ DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1” 表示一级文件，第二节“ A ”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。

0为版序号。

为修订序号。

B程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“ DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001” 为文件类别号与文件三位数序号。

C作业文件编号：由IMSft：系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001,第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从届程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。

三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。

D表单一文件号后缀两位数，01, 02 .......... 依次表小。

4.4.2技术文件编号方法按《技术文件管理规定〉〉执行。

4.5文件的受控及其标识
4.5.1在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。

4.5.2文件的受控与非受控
A受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件，复印的多本管理手册，是手
册的文本；
B文件文本，按其发放/使用对象分为受控”和非受控”，即：
1）受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本，受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；
2）为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本，如提供给顾客的管理手册。

C需受控的文件文本，一般简称为受控文件。

4.5.3 一般情况下，在受控文件应加盖受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。

4.5.4文件发放前，发放责任部门盖受控章。

4.5.5对有时效限制的临时性文件、一次性文件（如内审计划等），不盖“受控文件”印章，需要时，可以其它方式（如公司行政公章）明确其效力。

4.4.6用以记录的表格均不盖章。

4.6文件发放
4.6.1发放范围的确定：文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。

4.6.2文件分发号：各部门以下表固定代号加分发序号为分发号。

例：10-01
4.6.3发放部门：由管理部资料室负责。

4.6.4发放要求
A收、发双方应在《文件分发/回收表》中做好记录。

B《文件分发/回收表》留存：管理部资料室留存。

4.7受控文件、记录活单的控制
4.7.1受控文件活单的适用对象
A适用对象：纳入体系管理的通用文件；如程序文件、作业文件、法规、标准等;
B不适用对象
1）与体系无关的文件；如行政文件：人事任免、会议通知、计划生育等；
2）有时效的文件；如：生产计划、内审计划、销售通知、临时工艺变更单等；
3）所有的记录；如管理评审报告，进货检验记录等。

4.7.2受控文件活单主要用以明确公司文件的：
A类别、数量；
B最新、有效的版本及修订状态。

4.7.3本公司按下歹U要求建立《受控文件及记录活单》：
A管理部组织制订全公司管理性文件的受控活单，包括（但不限于）：
1）管理手册及程序文件；
2）各类作业管理文件；
3）各类表格；
4）适用的法规、管理标准等。

B生产部、质量部制订全公司技术性文件的《受控文件及记录活单》，包括（但不限于）；
1）工艺文件；
2）检验作业文件；
3）质量标准（包括产品标准、试验方法标准等）。

C公司不要求建立部门受控文件活单。

4.7.4受控文件活单的管理
A受控文件活单，应按受控文件进行管理，包括审批、标识、发放、修改等。

B每年12月，管理部资料室必须对受控文件活单进行调整、重新发布。

4.8文件的使用管理
4.8.1文件文本的控制
为便于查对或复制，公司制订的每份文件均应保存一份母本（包括存档文本及其电子文
档），保存部门：
A管理类法规、文件、标准一一管理部档案室
B技术类法规、文件、标准一一管理部档案室。

4.8.2文件的现场管理
A有关部门对接受的各类文件，一般应存放于工作现场（不宜贴在墙上），指定专人（如某一执行责任人）保管；
B文件持有部门/人员应保持文件活晰，以便于识读，应防止污损；
C除文件管理部门外，任何部门/人员不得复制受控文件，需要时，应报请增发；
D各部门文件领用人应保管好文件，且不得外借。

4.9外来文件的控制
4.9.1外来文件包括：国家、行业、地方发布的法规、标准等。

4.9.2对收到的外来文件，由归口管理部门评审其适用性、有效性后，报文件管理部门备案，评审适用性、有效性是指确定下列内容（但不限于）：
A文件要求是否为必须执行的；
B文件是否为有效的（最新的不一定就是有效的）；
如：合同中指定了产品验收抽样标准及其版本，即使有了新版本的标准，在供需双方未达成新的协议前，合同中规定的验收标准为有效版本，而不是新标准。

C文件是否为最新的；
D文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾；
E文件内容的规定对本公司是否完全适用；
F文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行；
G与有关方面进一步沟通的必要性等。

4.9.3外来文件在发放管理上按本公司文件发放规定办理。

4.9.4对不适宜直接使用的外来文件，归口管理部门应根据其原则要求转化为本公司的内部
文件，并按规定的程序审批。

4.9.5根据外来文件来源，归口部门应组织跟踪其最新版本（如组织对外部法规、标准查新），以便于及时更新，确保现行使用的文本均为有效版本。

4.10文件的定期评审
4.10.1应针对下歹0情况，对所发布文件进行评审、更新：
A管理体系的变更；
B管理体系的改进；
C市场及顾客要求的变化；
D法规、标准要求的变化等。

4.10.2文件评审的时机
公司各类文件自发布之日起管理部按下列时间要求评审、更新：
A年度审查：每12个月内至少评审一次，以确定有无更新的必要，审查认可或更新后的文件通过最新的《文件、记录受控活单》公布；
B三年换版：未作任何更新的文件，每三年内必须至少强制换版一次。

4.11文件的更改
4.11.1更改权
A任何部门/人员均有权对文件提出更改申请或要求，但未经授权不得改文件；
B管理性文件，由管理部受理/审查更改要求或申请后，作出更改决定；
C技术性文件，由生产部、质量部受理/审核更改要求或申请后，作出更改决定。

4.11.2更改控制
A管理部组织管理文件更改，指定的更改人拟定更改内容、填写《文件制、修订申请表》；
B按《技术文件管理规定》,生产部、质量部组织技术文件的更改；
C更改后的文件应按规定审批，如提交原审批人审批；
D更改后的文件应按规定发放，一般应按原发放范围发放；
E发放更改后文件的同时，应收回原文件；
F管理部在《文件及记录活单》上注明文件的最新修订状态。

4.12文件收回
4.12.1出现下列情况之一，管理部应收回相关文件：
A文件被废止或替代；
B文件被更改；
C缩小文件的发放/使用范围；
D破损的文件（在换发新文件之后）等。

4.12.2收回文件的处理
A除未破损的有效文件（如人员调离交还的文件），其他文件一律按下列要求作废:
1）可允许文件归口部门保存一份作资料留用，其余销毁；
2）留用的作废文件应由管理部档案室盖“作废”章；
3）归口部门应将作废文件放置在专门区域，确保防止误用。

B未破损的有效文件，一律由管理部档案室保管。

5 支持性文件
6.1技术文件管理规定
6 相关表格/记录
6.1受控文件及记录活单
6.2文件发放/收回记录表
6.3文件修订申请单
6.4文件会审单
6.5 文件复审记录
6.6文件销毁记录
文件制/修订履历表
文件分发
DC2-0100101 文件分发/回收表标题:
编号:
DC2-0100102 文件制、修订申请表
DC2-0100103
DC2-0100104 文件复审记录
复审结论：
□ 修订□ 确认匚废止
复审人（签名）：日期：
文件销毁记录
DC2-0100105
受控文件、记录清单
C2-0100106。