材料设备管理规定

材料设备管理规定 The pony was revised in January 2021
材料采购招议标管理办法
1 总则
为了建立规范、高效的材料采购运行体系，保证工程质量、达到降本增效的目的，现制定《材料采购招议标管理办法》。

2 范围与职责
2.1本办法适用于公司及所属各经理部材料采购工作；
2.2公司职责
2.2.1授权经理部自行组织材料采购招议标工作；依据市场信息价结合各经理部材料采购实际情况，每季度下发一次公司材料采购限价表；综合经理部合格供方资源每半年下发一次公司合格供方名册。

2.2.2公司成立材料采购招标领导小组和工作小组，负责对各经理部的材料采购招议标工作进行指导、帮助和审核。

2.2.3负责对接优质供方资源并签订战略合作协议。

2.2.4负责经理部上报的材料采购招标拟定意见的审核及合同评审工作
2.3经理部职责
2.3.1经理部成立材料采购招议标领导小组和工作小组报公司备案，在公司授权范围内自行组织材料采购招议标工作。

2.3.2按规定范围及时将材料采购招标拟定意见上报公司审核；拟定合同及时上报公司评审。

2.3.3代表公司与供方签订购销合同并履行合同约定的权利和义务。

2.3.4每季度对供方进行评价，每半年向公司上报经理部合格供方名册。

3一般规定
3.1经理部生产经理应牵头组织材料采购招议标工作，材料部门负责具体实施，招议标小组成员过程参与，每次开标后对报价最高的一家作废标处理，最终形成意见按规定报批。

3.1.1单项采购金额达10万以上的必须进行公开招标采购，单项采购金额在10万以下的可进行议标采购。

3.1.2经理部各种材料采购价格原则上不得高于公司发布的最高限价，如果高于限价的要书面报公司审批或由公司重新组织招议标后确定供方、采购价格、付款方式等，由经理部自行签订合同。

3.2单项采购金额在50万以内的，由经理部经理审批后材料部门组织合同评审及合同签订工作；
3.3单项采购金额超过50万的，经理部应提前15天将招标拟定意见报公司审核，审核通过的由公司工程部组织合同评审并在2天内向经理部反馈意见；若审核未通过，则由公司重新组织招标确定单价、付款方式及供方，公司工程部组织合同评审后向经理部反馈意见，由经理部自行与供方签订合同。

3.4远离公司总部的经理部经公司授权自行组织材料采购招议标工作，及时将拟定合同报公司评审。

3.5材料采购流程如下：
单项金额在10万以内单项金额超过10万
4 材料招标采购
4.1 招标前的准备：
4.1.1 项目必须提前至少30天组织人员准确提出材料需用计划，编制材料招标书，上报经理部，项目也可推荐供方；经理部在接到项目招标计划后24小时内，必须在公司平台上发布招标信息并立即组织招标工作，整个招标程序要求在7天内完成。

4.1.2 经理部向合格供方及未列入合格供方名册，但根据初步了解有能力供货且资质齐
全有效的单位发布招标信息。

4.1.3 确定投标单位。

对竞标单位根据供货能力、信誉状态等进行筛选，对新增的供方还要进行必要的考察，初步确定入围的名单（项目部至少推荐一至两家供货商），报招生产经理审批。

4.2 发招标文件，向批准入围的竞标单位正式发放招标文件，材料内业应在招标文件领取表（见附表）上认真登记，并收取招标文件工本费保证招标的严肃性；投标单位交纳投标保证金（500-1000元）由经理部财务部门负责收取，若发现其有围标或串标行为，可视其情节轻重可给予一定的处罚，从其投标保证金中扣除，投标方完全接受，没有任何异议。

招标工作结束后三个工作日内，投标人凭收款收据统一到财务部门办理退款手续。

4.3 投标文件签收：
各投标单位必须在规定的时间内将封存好并加盖印章的标书送达指定地点，由材料内业办理签收手续并妥善保管，对未在规定时间内送达的标书作废标处理。

4.4 开标、评标：
4.4.1 在约定开标日期的前一天，由材料部门通知招标领导小组、工作小组成员，确定开标的准确时间和地点。

4.4.2 到达约定的开标时间，由领导小组组长或组长委托人主持开标、评标。

4.4.3 由工作组长或组长委托人根据投标书送达先后顺序开启投标书，并唱标，由材料内业进行记录汇总，对报价最高的一家按废标处理，不与其再进行议标。

由与会人员分别传阅标书内容后在开标汇总表签字确认。

4.4.4 根据开标的综合情况与项目目标成本进行比较，初步拟定入围单位。

4.5 议标：
4.5.1 由与会人员一起分别和入围单位进行议标，议标的结果应以材料议标洽谈记录表（见附表）的形式形成书面记录，以综合条件最优者为中标单位报相关领导批准。

4.5.2 确定中标单位后，由材料部发出中标通知，草拟合同按规定进行合同评审（见附表），再根据合同评审意见对合同进行修改后签定购销合同。

5 材料采购议标
5.1议标前准备
5.1.1项目必须提前至少15天组织人员准确提出材料需用计划，编制材料议标申请表，上报经理部，项目可推荐供方并组织项目相关人员进行议标洽谈，汇总后附洽谈记录报经理部；经理部在接到项目议标计划后3天内必须确定供应商。

5.2 议标、评标：
5.2.1 议标前材料部门应向经理部生产经理汇报，确定议标的单位、准确时间和地点，参与人员由生产经理或生产经理委派的人员组织实施。

5.2.2经理部必须与项目推荐的单位、合格供方或新荐单位至少三家进行洽谈，由材料内业进行记录汇总，对报价最高的一家按废标处理.由与会人员分别传阅议标记录内容后在议标记录表及汇总表签字确认。

5.2.3 根据议标的综合情况与项目目标成本进行比较，初步拟定中标单位，起草议标报告请生产经理审核。

5.2.4 经理部经理批准后，由材料部门发出中标通知，草拟合同，进行合同评审（见附表），再根据合同评审意见对合同进行修订后签定供货合同。

5.3 资料整理
5.3.1 材料部对合同进行统一编号。

5.3.2 整理招标资料装订成册存档，备查。

5.4 当几个项目在同一时期（不超过三个月）同时需要同一类型的材料时，可选择同一供货商，或不在同一时间（三个月内），而市场价格未变化时，仍可与原供货商再次合作，但须分项目重新签订供货合同。

5.5 当需采购材料在某一段时间（不超过三个月）价格波动较大时，应及时收集材料信息价格，为了缩短招标时间供应商可通过传真等形式报价，及时确定中标单位，确保项目施工生产正常进行。

5.6当项目某种材料由甲方认质认价的，认价结果达到项目目标成本要求或超过目标成本的，可由项目部以书面报告（见附表）的形式说明情况后按议标情况处理；若没有达到项目目标成本要求的，要继续与甲方及甲方指定的供应商交涉尽量达到成本目标，若实在无法达到目标成本要求且影响工期的项目部要及时以书面报告形式向经理部领导汇报，征得同意后议标采购。

5.7项目部、经理部、公司间相互传递函件、报告等相关重要资料必须建立书面交接手续，若因某一方无故拖延导致工期延误的要追究相关人员责任。

6 本办法自行文之日起执行
7 本办法由公司工程部负责解释和修订。

8 附件
附表1、议标洽谈记录表
附表2、合同评审表
附表3、招议标文件领取登记表
附表4、投议标文件签收表
附件5、采购招议标标书
附件6、议标报告
附件7、中标通知书
附件8、材料采购招议标申请表
附件9、材料招标开标记录表
附件10、材料采购单价对比表
附件11、材料招标拟邀请招标单位的请示附件12、投标承诺书
附件13、材料招标结论评审表
附表1
议标洽谈记录表
洽谈地点：时间：
附表2 合同评审表
合同评审时间：
附表3 招标文件领取登记表
时间：年月日
附表4 投标文件签收表
时间：年月日
附件5
材
料
采
购
招
标
书
招标单位：中建三局建设工程股份有限公司西北公司
年月日
邀请函
_______________：
我司在建的__________项目，位于________________因施工需要欲订购（见采购计划清单），根据我司对贵司的了解，诚邀贵司参与投标，若贵司愿意接受招标文件所列全部内容，请贵单位接此函后根据招标文件的要求编制投标书，按规定的时间送达我司指定地点。

特此函告，若有疑问，及时与我司联系。

招标人：
年月日
联系电话：
招议标工作程序时间安排
时间：年月日
总则
1投标范围：
采购计划所列全部物资（采购计划见清单）。

2投标人的资格:
投标人必须具有独立的法人资格。

3投标费用:
购买每套招标文件成本费用共计100元（此费用不予退还）。

4招标文件的修正：
4.1在投标截止期之前，招标人可用补遗书的方式修改招标文件。

4.2发出的补遗书构成招标文件的一部份。

该补遗书以书面形式发给所有投标人，投标人应以书面方式通知招标人确认收到每一份补遗书。

5投标书的编制：
5.1投标人所递交的投标书应包含下述文件：
A、标函（规定格式）；
B、投标综合说明；
C、法定代表人授权委托书（规定格式）；
D、投标保证书（规定格式）；
E、近一年的销售业绩及合作单位反馈信息；
F、对所供物资质量，供应时间的承诺；
G、对项目部服务的承诺。

5.2投标书的格式：
A、投标书应全部采用A4纸，用不能擦去的墨料或墨水打印或书写。

B、凡有增加或修正之处均应由法定代表人或授权委托人签章证明。

6投标书的提交：
6.1投标人应将投标书全部密封在一个包封中，包封应注明投标人名称，并在封袋骑缝处以显着标志密封，并加盖投标人公章和法定代表人印签。

6.2投标人法定代表人或授权委托人携带有效证件（包括法人证或授权委托书及本人身份证）按招标人要求的时间将投标书送至标书要求指定地点由招标人签收。

6.3无效投标书：
A、未在投标截止期前递交的投标书；
B、投标书未按规定密封盖章；
C、投标书未盖投标人法人章，法定代表人或授权委托人印章或签字。

D、投标书字迹潦草、模糊、无法辩认；
E、投标人法定代表人或授权委托人未参加开标，或有效证明不齐全。

7开标和评标：
7.1开标按招标人规定时间、地点公开开标，当众启封标书，并宣布投标人所填价格、质量、供应时间、付款方式及各类承诺。

7.2评标、定标：
A、评标西北公司或经理部材料招标领导小组和招标工作小组人员组成评委组；
B、按“公平、公开、公正”原则择优选取中标人；
C、开标及评标过程不邀请投标人参加，投标人对投标、开标、评标过程中所提问题或疑议，招标人不做任何答复；
D、根据付款方式、报价、质量、服务、信誉和业绩等进行评价,确定入围单位；
7.3根据需要，评委组可以个别地要求投标人澄清其投标书，有关澄清的要求与答复均采用书面形式，但不应寻问，提出或更改投标价格或投标书的实质性内容。

如果投标人试图对投标过程中合同授予决定施加影响，则将导致该投标人的投标书被废标。

8授予合同：
8.1合同格式：合同由招标人撰稿
8.2主要合同条件：
A、数量：见清单（数量为暂定，以实际供应数量为合同总需用量）。

B、产地：（根据不同情况确定）；质量：必须符合国家或行业标准；
C、单价：为送到工地价；
D、付款方式：经议标双方友好协商。

招标清单、报价单
投标单位：
年月日
投标保证书
中建三局建设工程股份有限公司西北公司：
经我司认真研究招标文件，并对工程项目调查了解，决定参加贵方
_____________工程材料投标，并保证：
一、我公司承诺并认真遵守招标文件中对投标单位的各项约定条件。

二、我公司如获中标，保证按时签定并忠实地执行合同。

__________________公司（盖章）
____________法定代表人（盖章）
法定代表人联系地址：
邮编：
电话：
年月日
法定代表人授权委托书
兹委派____________代表我公司和我本人前往中建三局建设工程股份有限公司西北公司参加贵方材料招标事宜，除合同签约权以外，被委托人在投标期内就招标事宜所作的谈话、签字我方均予以承认。

特此委托
附：被委托人联系方式：
__________________公司（盖章）
____________法定代表人（盖章）
法定代表人联系地址：
邮编：
传真：
年月日
附表6
议标报告
公司或经理部领导：
项目因施工需要欲采购材料，按主合同约定甲方认质认价，我方自行采购，现甲方指定单位品牌材料，拟申请议标采购，附材料采购对比表
妥否，请领导批示。

材料采购对比表
项目部
年月日
附表7
中标通知书
：
贵单位参加我方年月日组织的材料招标，经过我方综合对比，现确定贵单位为中标单位，请收到中标通知书后24小时内与我方材料科联系，商洽合同签订及供货事宜。

中建三局西北公司经理部
年月日
附表8 材料招议标申请表
项目名称：填报时间：年月日
注：1、预算量、预算价为项目全额承包书中量价；2、备注栏中填写业主对本次招标材料的品牌要求附表9 材料采购招标开标记录
开标地点：使用项目：开标时间：
附表10 招标采购单价与预算单价、网上（或市场）报价对比分析
项目名称：合同编号：开标时间：
填报单位：填报人：
附表11
关于项目材料招标拟邀请竞标单位的请示
经理部材料招标小组：
项目材料进场在即，根据该项目招标申请要求，材料招标工作小组按相关规定，拟定了该项目相关材料竞标单位：
填报人：填报时间：附表12
投标承诺
中建三局建设工程股份有限公司：
我司对本次投标承诺如下：
A、对材料质量、供应时间承诺：
我司将严格按照招标文件的要求提供工程所需规格型号材料。

对供货过程中出现的材料质量问题我司将及时调换合格材料进场，如因材料质量问题而造成工期延误，我司承诺接受每延误一天处以人民币
元的罚款，该罚款直接从材料款中扣除。

在供货过程中保证供应材料为招标文件中要求的厂家生产的材料，各类质量资料随货同行，并保证各类质量资料真实有效。

在供应时间上将严格按项目要求的时间组织材料进场，我司的保证措施是根据进场时间和规格型号要求提前做好备料，确因某些型号材料短期缺货将积极配合项目与业主监理协商沟通进行替换。

如因材料进场时间问题造成工期延误，我司承诺接受每延误一天处以人民币的罚款，该罚款直接从材料款中扣除。

B服务承诺
我司将以良好的服务态度、饱满的工作热情和遵纪守法的工作作风做好对项目部的服务，让项目满意，让贵司满意，让工程业主和监理满意。

C、材料款支付方面的承诺
我司郑重承诺：我司对投标文件的合同协议条款完全接受和遵守.
D、对招标文件的合同协议条款的承诺：
我司郑重承诺：由于工程业主原因造成的天内的不能按合同规定付款表示理解并与贵司协商解决，不诉诸法律解决。

我司将严格信守上述各项承诺。

投标人（盖章）：公司
法定代表人或其他委托人代理人（签章）：
日期：年月日
附表13 材料招标结论评审表
单位名称：填报部门：
填报人：负责人：
材料验收管理办法
1 总则
为了规范现场材料验收的过程管理,规避材料验收工作中的风险,特制定本办法,具体如下:
2 一般规定及材料验收前的准备工作
2.1木枋规格尺寸一般固定为40*90*4000或40*90*3000（现场实测尺寸）；木模板1830*915*15、1220*2440*15（现场实测尺寸）厚度必须保持一致，特殊情况可采用钢模板或清水模板。

2.2 现场材料验收人员必须严格遵守企业规章制度，上班时间要坚守岗位，有事外出需向材料负责人请假（材料负责人外出需向项目生产经理或项目经理请假），在办公室或者库房门上挂牌指明去向或委托代理人及联系方式，保证送货或领料工作正常进行。

2.3 采购员应提前三个小时以上通知项目材料的进场时间。

2.4 项目收料员在接到材料进场通知后，提前做好准备工作，按照现场平面布置图堆放，遇到到特殊情况要及时和项目领导、劳务队人员沟通，方便项目生产，现场不允许随意堆放或造成材料进场困难。

3 材料现场验收工作
3.1项目开工后，经理部要与项目相关人员协商后确定项目材料进场验收签字管理办法并对相关人员进行交底，实行项目经理或书记、材料负责人、收料员、劳务队材料管理员、保卫五方验收签字制度。

项目部要与劳务队签订材料验收管理协议，明确劳务队指定的材料管理人员必须参与验收并签字，负责与项目部办理领（借）料手续。

项目部指定验收人员（采购合同中要明确）必须参与验收工作并签字，若指定人员有事外出须提前与其他人员沟通，回来后补签字。

所有物资
验收单和收料凭证须指定人员签字方有效，进场材料必须认真计量，验证，并按现场平面布置图或其调整图整齐堆放，挂牌标识，做好防护。

3.2 材料进场后，收料员根据收料计划对照送货清单认真核对材料的名称、规格、数量等，准确无误后再清点实物，并同时收集产品合格证、质保书或试验报告等技术资料，并对技术资料的内容进行验证，以确认其资料是否有效。

3.3 清点实物与送货清单的材料的名称、规格、数量等相符后，开始进行外观检查，需进行复试的材料要填写取样通知单通知试验取样，并积极与试验室联系，了解材料是否符合工程要求，对外观检查不合格的材料要当场提出处理意见，退还或折价处理等。

3.4 进场材料必须严格验收、计量，方式大致有以下几种：
3.4.1 商砼一般为收车方计量和按施工图纸结算。

3.4.1.1收车方计量：砼罐车进场后，用现场准备的砼料斗（一般容积为一立方米）随机抽查车方，每批不少于5车。

计量时要注意塌落度。

每次验收由项目经理或项目生产经理组织工长、劳务队、供方、材料人员一起抽查，当场填写抽查记录（见附表），参加人员全部签字确认，以抽查最少的车方作为该批商砼每车结算数量。

3.4.1.2按施工图纸结算：项目材料组每月及时将商砼结算资料转给项目商务部门，商务部门根据当月商砼浇捣部位按施工图纸计算商砼用量（扣除钢筋体积，损耗量双方各承担一半或不扣除钢筋体积也不计算损耗）；过程中要按3.4.1.1所述方法进行抽查车方，做好抽查记录，收集保存好供方供料单。

3.4.2对库房零星材料或工具性材料实行实物清点、过磅、检尺等精确计量。

3.4.3 周转料具进退场必须在工地现场进行。

钢管要用自备卷尺抽检其长度、用电子游标卡尺抽检其壁厚，钢管宜选用规格为Ф48*3.5。

按实在收料单上注明作为退场依据，与需用计划或合同约定不符的要当即退场；扣件要抽袋点数，不能
正常使用的要按比例在收料单上明确，不计租赁费，尽快退还。

要求供方提供钢管的质量合格证、检测报告、生产许可证等资料，若对其质量有质疑时，应抽样送检，费用由租赁单位承担。

3.4.3 钢材采购时合同中要明确厂家，进场后报技术组取样检测。

螺纹钢先确定其长度是否合格，特别注意抽检时同一捆螺纹钢要两头点数，点完数后要当场打开其中一捆螺纹钢复核数量，防止对方作弊，确认数量后按理论重量计算；线材进场后项目要用自购的电子磅或地磅过磅验收，将过磅数量与供方提供的出库磅单对比，重量的±3‰为合理磅差，超出合理范围时以甲方实际过磅较小的数量为准开据收料单给供方作为结算依据。

3.4.4 木枋进场要依据合同先测量其几何尺是否满足要求，点数一般要求先下车堆码再点数，如果项目条件所限或着急使用在车上点数时，材料员应先初步点数后给供方出具收条，待使用后发现无异常情况再出具正式的收料单，实际尺寸达不到要求的应拒收要求其更换。

同一批木枋带皮率不得大于总根数的3%，超过部分必须要求供方退换。

3.4.5木模板进场应参照样品进行验收，实际尺寸和外观质量与样品不符的应予以退场，另外要抽取该批模板10%左右从边角锯取10mm*10mm的小块模板水煮不少于3小时，若有开胶现象，应与供商协商折价或退场处理。

3.4.6 袋装水泥、粉煤灰等除点包数外，还须对单包进行随机抽检。

使量差控制在正常误差范围内；个别项目自拌砼用散装水泥必须在合同中注明计量方式，一般是依据厂家出具的磅单项目自行过磅验收。

3.4.6 地方性大宗材料中砌体材料必须先下车码堆后再点数，卸车过程中破损的不予计数；沙、石料则以检尺量方为主，辅以抽磅进行计量。

进场先检查质量是否合格，沙子中含泥量不能过大且无大块泥块，石料中大块石头应尽量避免且瓜米石比例要合适；检尺时应计算车厢内壁的长度和宽度，高出车厢部分应按实测高度的三分之一计算，卸完车后收料人员应确认车厢内材料已全部卸完且无车厢底部垫高等作弊行为。

3.5 所有材料验收过程中的所产生的数据必须在《物资验收单》中注明，不得有修改，若数量有争议时，立即通知采购人员及材料负责人进行协调处理，暂时协调不好的须在物资验收单中注明有争议的事项。

3.6 对内部调拨的物资进行验收时，除核实数量外，还须对单价、成色进行核实。

若对调入物资有争议时，应及时与对方取得联系求得协调，不得撕毁对方开出的调拨单或无理拒绝签
字。

3.7 材料检查合格后按国家规范和采购合同中明确的方式严格进行计量，并开具物资验收单。

3.8 经理部指定的人员（采购员或项目材料负责人、内业兼库管）根据物资验收单办理收料凭证（表格附后），月底时（每月20日前）协助采购员或项目材料负责人根据供方返回的验收单核对当月进场量，并做好进场材料原始记录，当月已结算清的验收单需装订成册并加盖结算专用章封存，交材料内业保管。

3.9当需要在货源处进行验证时,应在采购合同中明确规定验证的安排和物资放行的方法,材料部门及项目负责组织业主、监理等有关人员到货源处进行验证，并形成相关记录。

经在货源处验证发货进场的物资仍需进行验证，并且仍有可能被拒收，材料部门应事先对供应商做好交底。

4 材料验收资料的填写
4.1 物资验收单
4.1.1 物资验收单建议由公司统一格式，各经理部自行印刷，并统一编号，项目开工后由经理部统一调拨给项目，经理部材料部门要对物资验收单的发放情况进行登记。

4.1.2 验收单中的验收数量必须同时采用小写和大写两种形。