探讨电力企业文书档案的管理与合理利用

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探讨电力企业文书档案的管理与合理利用
■吴宝玲
江门电力设计院有限公司 广东江门 529000
摘 要：电力企业在发展过程中需要重视挖掘文书档案资源，从中取获取实现企业可持续发展的内在逻辑和实践依据。

电力企业文书档案在管理中应形成事前、事中、事后全过程管理模式，其中需重视事前管理的岗位设置和人员培训工作。

合理利用文书档案的策略包括：增强各层级会议纪要的完整性、建立电力企业档案管理标准化、事由驱动下开展档案定向开发、文书档案电子化实现信息共享。

关键词：电力企业；文书档案；管理；利用
引言
电力企业在发展过程中需要重视挖掘文书档案资源，从中取获取实现企业可持续发展的内在逻辑和实践依据。

本文聚焦电力企业会议纪要类、决策类的文书档案管理问题，这类文书档案的价值应引起企业管理层的重视。

之所以提出这一观点归因于，作为科层结构的电力企业，其会议纪要可以分为基层会议纪要、中层会议纪要、高层会议纪要，各层级的会议纪要记录了与之职能范围相关的工作意见和专项决定，在企业金字塔架构下这些会议纪要将发挥着导引各层级工作方向，并防止因人废言现象的发生。

特别对于决策类的文书档案信息，其在支撑电力企业战略管理活动时将产生权威性的解释作用，进而对防止高层行为失范将起到约束作用。

基于以上所述，笔者将就文章主题展开以下讨论。

1.强化电力企业文书档案的全过程管理模式
全过程管理由事前、事中、事后三个环节的管理活动构成，所以以下将从三个方面进行阐述：
1.1对文书档案的事前管理
在电力行业市场化改革的大背景下，传统电力企业需要强化客户关系管理，并通过加强各职能部门间的协同效率，以技术服务能力所形成比较优势去提高客户忠诚度。

因此，对文书档案开展事前管理的关键在于，需重视企业窗口部门的会议纪要和行动决策文本材料的归集工作。

通过增强对这些部门文书档案的归集，不仅能为企业管理层了解一线工作状况提供第一手资料，还可以为深化对客户的电力服务工作提供信息保障职能。

为此，包括客户服务部门、电力施工部门在内的窗口部门应配备会议记录和文书档案送档人员，只有将文书档案的事前管理职责落实到人头，才能确保基层文书档案信息的完整性和归集的高效性。

1.2对文书档案的事中管理
随着各层级将本单位的文书档案归集和呈送到企业档案管理部门，之后便处于了对文书档案的事中管理阶段。

电力企业拥有完善的文书档案管理制度，在制度中对文书档案的密级和查阅权限都有详细的规定，所以笔者在这里不做累述。

这里需要强调两点：对文书档案的归类和实现文书档案的电子化。

对文书档案实施有效归类，将能提高文书档案的利用效率；对文书档案实施电子化，将能提高文书档案在利用中的便利性。

目前需要解决这样几个问题：文书档案归档标准的不合理问题、文书档案电子化后的保密管理问题。

笔者建议，电力企业应根据企业需要制订出企业标准，提高文书档案归类的科学性和合理性。

针对电子化后的文书档案保密管理问题，则涉及到落实岗位职责和党风廉政建设议题，所以本文存而不论。

1.3对文书档案的事后管理
对文书档案的事后管理与合理利用文书档案相联系，在某些时候甚至处于重叠状态。

事后管理的重点为，增强档案管理人员合理利用文书档案资源的能力，并为企业发展所需定向开发文书档案资源。

这就意味着，不仅需要建设一支知识型文书档案管理人才队伍，还需要将档案管理部门与电力企业其它职能部门保持紧密联系，使档案管理部门主动完成文书档案资源开发任务。

2.电力企业文书档案合理利用的策略
根据以上所述，电力企业文书档案合理利用的策略如下所述：
2.1增强各层级会议纪要的完整性
合理利用文书档案的前提为文书档案信息需完备，所以首先应增强各层级会议纪要归集的完整性。

前面已经指出，应重视基层部门会议纪要的应用价值，其中含有企业在经营管理实践中方方面面的信息。

为此，电力企业应以各基层职能部门（科室）为文书档案归集的最小单位，在职能部门中设置会议记录员岗位，并将记录员岗位培训纳入到企业人力资源管理中去。

另外，增强会议纪要的完整性还在于拓展会议信息记录方式，笔者建议：各层级负责人在主持会议前应罗列会议大纲，这不仅能为帮助会议记录人员提高工作效率，也能防止会议在召开过程中偏离主题。

2.2建立电力企业档案管理标准化
这里的关键词为“企业标准化”，即应根据电力企业经营管理和未来发展的需要，制订企业内部的文书档案归档标准。

笔者认为，归档标准应按照文书档案所承载的主要信息内容为标准，而打破传统以文书档案形式为标准的归档方法。

随着电力市场向社会资本开放，未来电力企业将会面临来自民营售电企业的竞争压力。

为此，电力企业文书档案归档标准可按照：客户服务类、人事管理类、薪酬分配类、人事奖惩类等一级指标归集各层级的文书档案。

客户服务类涵盖了关于客户营销、电力施工档案信息，人事管理类涵盖了人事任命档案信息，薪酬分配类涵盖了企业工资和绩效发放等档案性，人事奖惩类涵盖了企业制度性奖励和惩戒的档案信息。

2.3事由驱动下开展档案定向开发
开发企业文书档案信息需以事由为驱动，进而在档案资源开发中实现精准发力。

为此，电力企业管理层需加强对档案管理人员的岗位培训，培训的重要方向为档案信息化管理，以及增进档案管理的主动性。

在完成了档案管理人员岗位培训之后，则需要在多部门的联动下组建文书档案资源开发小组。

小组成员主要来自：总经理办公室、党委办公室、档案管理部门、人力资源管理部门等。

目前，需围绕着推动业务流程再造和技术组织形态优化去开发文书档案资源。

这就要求，需对基层部门的客户服务类档案信息（电力档案信息）进行梳理，从会议纪要、部门工作总结中去挖掘业务流程再造的切入点（问题导向），并在梳理人事类档案信息的基础上，为管理层做出优化技术组织形态的决策提供历史视域。

2.4文书档案电子化实现信息共享
电力企业需加强业务部门分工协作的绩效，这就要求各业务部门的文书档案信息在一定程度上应实现共享。

笔者建议，电力企业应加强内部局域网建设，根据企业标准对基层部门的文书档案信息实行分级管理，并根据岗位职责和岗位层级实施权限管理。

如，电力物资仓储部门需要获得企业客户在电力服务需求中的历史信息，进而为调整库存物资结构提供大数据分析的依据。

那么在文书档案电子化管理的基础上，物资仓储部门的计划人员有权限查阅客户服务部门、电力施工部门的文书档案信息（主要为工作情况汇总信息）。

最后指出，电力企业档案管理部门应采取蹲点制，将有限的人力资源定向于各自负责的业务部门，通过深入业务部门的生产经营一线，以及在线与业务部门的档案人员进行信息沟通，来充分把握业务部门对档案信息的需求情况。

3.结束语
本文认为，电力企业文书档案在管理中应形成事前、事中、事后全过程管理模式。

在此基础上，合理利用文书档案的策略需围绕着：增强各层级会议纪要的完整性、建立电力企业档案管理标准化、事由驱动下开展档案定向开发、文书档案电子化实现信息共享等四个方面去构建。

参考文献
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52 ·2020年01期。