做好高校档案利用工作的策略刍议

做好高校档案利用工作的策略刍议
发布时间：2021-05-27T03:35:23.330Z 来源：《教育考试与评价》2020年第11期作者：韩晴[导读] 使用者等多个角度展开思考，在实践中不断创新，为档案利用提供良好的客观环境和空间。

武汉生物工程学院湖北武汉 430415
摘要：高校档案的类型多种多样，它承载着高校人事、教学、学生、科研、行政等多方面工作的记录功能，它的存在对高校和社会都具有不可替代的价值。

因此，档案的管理和利用是一项十分重要的工作，档案管理人员不仅要认识到档案的实际意义，还要从更高的维度利用档案以实现其应用的价值，满足高校需要、社会需要，从而更有利于高校的发展。

基于此，本文围绕高校档案的利用工作展开探究，以期为高校档案管理工作人员提供一定的帮助与参考。

关键词：高校档案；利用工作；策略；探究
高校档案记载着高校成长与发展的点滴历程，从多个角度动态地承载了高校的完整进程，使高校的各个工作部门和体系在开展实际工作中都能有章可循，让各项工作的落实都更具系统性。

做好高校档案利用工作的实际目的是通过信息资源的整合，最大限度满足使用者的使用需求，也让档案的整理和记录体现出其应有的价值。

因此，高校的档案管理人员应当从社会角度、学校发展角度、使用者等多个角度展开思考，在实践中不断创新，为档案利用提供良好的客观环境和空间。

一、找准档案利用者的实际需求是做好档案利用工作的基础
高校的档案利用者一般是指，在高校教学、管理等活动中利用档案中的信息资源开展工作计划的部门或个人。

高校档案利用者的需求是指档案对自身工作的帮助和辅助，以及利用者主体对档案的需求和意愿。

由于档案利用者自身身份和认知的不同，他们对档案的需求方向和需求深度也存在不同，千篇一律的管理方式可能不利于不同身份利用者的需求，因此，找准档案利用者的实际需求是做好档案利用工作的基础。

所以，高校档案部门在开展档案的利用工作前，应当对利用者的实际需求做大致探究，从用户的本身特征和使用规律入手，对档案信息进行多角度、多层次的划分，提升档案信息资源的主动性，以此满足不同使用者的不同使用要求，使档案信息资源的价值得到最大程度发挥。

档案的管理和档案的利用并不是一个完全被动的过程，虽然档案信息资料是客观存在的，但是应当如何整理和怎样分层，是存在很大主观性的，很大程度上取决于档案管理者的主观动作。

这就要求档案管理者要主动深入使用者的基层，通过实际的调查和探究，了解本校的党政们、教学部门、行政部门、后勤等多部门的实际工作内容和可能存在的档案使用需求，以此为基础做好档案的归纳与整理工作。

通过这样的形式让档案的利用具有主动性，为使用者提供良好的使用体验，这便是档案利用工作得到完善的理想预期。

二、在实践中不断对档案利用的内容和方法进行创新
随着我国信息技术的不断蓬勃发展，高校的档案管理工作者可以将先进的信息技术与档案管理、利用相结合，为档案利用者提供更高质量的使用体验，也使档案的整理更智能，提升管理者的工作效率。

现阶段，国家对于档案管理提出了几个不同的要求，尽量减少能源的使用量，提高信息的使用量。

对于高校档案管理工作而言，最主要的任务就是保存一些重要资料，及时为师生提供信息，具备一定的服务性质。

将大数据引入其中，则是完善高校的档案管理工作，不仅可以为师生提供一些个性化与有序化的服务，而且还能满足现阶段档案管理的基本需求，从而真正地体现出高校档案的存在价值。

而在大数据背景下，馆员充分利用计算机技术，则可以提高档案归类的速度，确保内容的精准度。

工作人员也可以选择利用网络技术对这些新增的图书进行相应的编号，让师生可以在最短的时间内找到自己所需要的文件内容，极大地提高了管理的效率。

三、做好档案编研工作，为利用者提供更高效的利用环境
高校档案的编研工作进展如何直接关系到档案利用者的体验。

在部分高校的档案管理环节中，存在档案更新不及时、编目混乱的现象，这就给使用者造成了一定的阻碍，自然无法达到档案的高效利用。

因此，想要做好档案的利用工作，相关工作人员必须做好档案的编研工作，将“死”档案变“活”，使其可以更好为高校的各类工作部门提供服务。

除了大数据的使用，管理者还可以建立完善电子档案编目系统，通过电子化的联网式管理，提升档案管理工作的效率，丰富档案的编目类型，使整个档案体系更加完善，从而为使用者提供更高效的利用体验。

因此，档案管理者必须不断提升自身的工作能力和探索精神，为档案的完善利用贡献力量。

结束语：结合上述分析不难看出，想要做好高校档案的利用工作，管理者必须认识到档案的实际意义，能够从更高维度提升管理效能和管理质量，结合本校的实际情况，从实践中不断完成创新，实现档案存在和记录的真正意义。

与此同时，管理者还要结合当前的时代背景，将现代化的科技手段与档案管理和利用相结合，使使用者在查找、整合档案的过程中能够提升效率，让档案更大程度发挥它的价值。

参考文献：
[1] 耿伟娜. 刍议新时期高校档案的服务利用工作[J]. 中文信息, 2018, 000(005):43,17.
[2] 王婷婷. 浅谈高校档案利用工作现状及对策分析[J]. 经营管理者, 2017(26):288.。