《成功的项目管理》

运作
运作
运作（日常工作）
项目的主要属性
• 一次性 一次性——项目有明确的开始时间和结束时间。当项目 目标已经实现，或因项目目标不能实现而项目被终止时， 就意味着项目的结束。 • 独特性——项目所创造的产品或服务与已有的相似产品 独特性 或服务相比较，在有些方面有明显的差别。项目要完成 的是以前未曾作过的工作，所以它是独特的。 • 时间限制性：有一定的开始时间和结束时间，项目的 时间限制性： 历时是有限的。 • 在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、 在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、 财力等），在规定的时间内完成任务； ），在规定的时间内完成任务 财力等），在规定的时间内完成任务；需要运用各种 资源，包括人力，设备，组织， 资源，包括人力，设备，组织，工具等 • 通过一系列相关任务来完成 • 任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求 任务要满足一定性能、质量、数量、 有一个特定的目标。 有一个特定的目标。
需求建议书 — 就是从客户的角度出发， 全面、详细地向承约商陈述、表达为了满 足其已识别的需求应作哪些准备工作。也 就是说，需求建议书是客户向承约商发出 的用来说明如何满足其已识别需求的建议 书。
需求建议书
• 明确的需求是项目的基础 • 识别需求是项目生命周期的最初阶段，开始与需求，问题 或机会的识别，结束于需求建议书的（request for proposal RFP） • 需求建议包括以下特性： • 项目目标特性(SMART原则) • Specific——明确的； • Measurable——可度量的； • Achievable——可完成的； • Relevant——恰当的； • Trackable——可跟踪的
项目启动
• 项目发起：让项目的当事人、关系人充分认识项目 建设的必要性，并承担起自己相应的义务。发起人 通常将项目委托给承约商实施。 • 项目的核准和立项：对于大型项目通常需要得到有 关部门的核准后承约商才可以启动。 • 项目启动：就是组建项目团队，并开始执行项目具 体工作。 项目启动的标志： – 任命项目经理，开始组建项目团队 – 项目许可证的颁发 – 项目启动会议
需求识别与项目识别案例
• 识别需求是： – 功能、安全、容量、预算等等 • 项目识别 – 承约商在接到需求建议书之后，可能的方案有三 个，集中供热、安装电热水器、安装太阳能热水 器 – 承约商所要作的工作就是根据具体情况确定满足 客户需求的项目方案
• 客户的成本预算能否足以完成满足需求的项目 • 应以客户为中心
时 间 和 成 本 估 算
网 络 图 进 度 计 划 资 源 负 荷 图
计 划
项 目 结 束
实 际 结 果 风 险 分 析 /防 范 计 划 详 细 数 据 报 告
Fra Baidu bibliotek
管 理 计 划
狂热启动，失败告终
某企业的王老板要去欧洲考察两个星期，他 有个副总姓张。张总送王总到机场，在等飞机的 时候，王总偶然看到杂志上介绍很多企业在推进 ERP。王总对张总说：“老张，我看这个ERP不 错，我们公司能不能也搞一搞？”张总回答： “只要是先进的，对企业有用的，我们就应该上， 王总，我回去就落实这个事情，您不是去欧洲两 星期吗？我看啊，等您回来我们差不多也搞完 了。”王总很兴奋的说：“那就看你的了。”
计划 处理 检查 实施
项 目 管 理 过 程
目 的 或 目 标 项 目 工 作 说 明 目 标 管 理 控 制 工 作 分 解 结 构 质 量 改 进 商 务 需 求 状 态 评 审 指 令 约 束 管 理 层 批 准 活 动 报 告 可 视 性
实际 与 计 划 控 制 图
问 题 或 变 化
任 务 描 述 责 任 矩 阵
东方公司办公楼建设项目需求建议书
10、申请书内容 、 承约商的申请书至少必须包括如下内容： （1）方法。承约商能清晰地理解需求建议书，理解什么是被期望达到的要 求。而且要详细描述承约商领导项目的方法，要求对每个任务的详细描 述，任务如何完成的详细描述。 （2）交付物。承约商要提供交付物的详细描述。 （3）进度计划。列出甘特图或网络图表，列出每月要执行的详细任务的时 间表，以便在要求的项目完成日期内能够完成项目。 （4）经验。叙述一下承约商最近已经执行的项目，包括客户姓名、地址和 电话在号码。 （5）人事安排。列出将被指定为项目主要负责人的姓名和详细简历，以及 他们在类似项目中的成绩。 （6）成本。必须说明总成本并提供一份项目的预算清单。
项目管理过程
一、项目与项目管理
项目：是一套独特而相互联系的任务为前提， 项目：是一套独特而相互联系的任务为前提， 有效地利用资源， 有效地利用资源，为实现一个特定的目标所作 的努力。 的努力。 项目是为完成某一独特的产品和服务所做的一 次性努力。 次性努力。 项目是一个特殊的将被完成的有限任务， 项目是一个特殊的将被完成的有限任务，它 是在一定时间内， 是在一定时间内，满足一系列特定目标的多 项相关工作的总称。 项相关工作的总称。 运作是为完成批量任务而进行的持续的重复 性劳动。
项目的选择
• 项目选择的步骤：
– 制定一套评估机会的标准，包括定性和定量的 因素 – 列出每个机会所基于的假设 – 收集每个机会的数据 – 对照评估标准评估每个机会（进行SWOT分析） – 一旦做出要利用某个或某些机会，就应当准备 需求建议书
需求建议书(request for proposal RFP)
二、项目启动
• • • • • 需求产生 需求建议书 项目识别 提交申请书（投标） 项目启动
识别需求
• 需求的产生
社会经济的发展 科学技术的进步、转化和应用 其他项目的带动
• 识别需求或需求识别
需求的清晰描述 清晰的需求是承约商规划与实施项目的基础
需求建议书的内容
• 1.项目的产品 产品包括无形产品和有形产品，在项目管理中，能 够看得见、摸得着的东西，都可以把它视为有形 产品，看不见、摸不着的都是无形产品。 另外，产品还包括最终产品和中间产品、过程产品， 它们都需要围绕客户的需求展开。 • 2.确定项目范围 为了达到目标，需要确定项目范围。明确了项目范 围，还必须关注项目风险、项目资源。 最终项目产品的描述及要求：
制约项目成功的因素
• • • • 范围 成本 进度 相关利益者满意
进度
费用
范围
项目生命周期
项目管理过程
启动过程 计划过程 执行过程 控制过程 结束过程
启动
计划
控制
执行
结束
项目管理与项目生命周期
项目管理本质
有秩序、动态的计划—控制管理过程，因 此项目管理过程本质就是一个不断循环往 复的PDCA循环 PDCA模式: PDCA模式: 模式 ---过程的策划 P---过程的策划 ---过程的实施 D---过程的实施 ---过程的检查 C---过程的检查 ---过程的处置 A---过程的处置
需求识别案例
假如您感到居住多年的房屋已显得陈旧，希望将房 屋重新装修一番，当装修公司询问您需要什么样的 布局、风格时，您如何描述需求呢？ 描述：“你看着办吧，只要好就行。”结果会 如何呢？ 结果：也许你会说：“你怎么装修的如此浮华 俗气，你知道我是一个知识分子，房间的布局、风 格应充满书香墨气” 责任：一方面是客户没有明确告诉委托人他所 希望的目标，另一方面是委托人也没有进行充分调 查与研究
东方公司办公楼建设项目需求建议书
6、合同类型 、 – 合同必须以一个商定的价格，给提供满足需求建议书要求工作的承 约商付款。 7、到期日 、 – 承约商必须最迟在2月28日以前向东方公司提交5份建议书备份。 8、时间表 、 – 东方公司希望在3月30日前选中一家承约商。这个项目需要完成的时 限是6个月，从5月1日到10月30日，所有的交付物必须不迟于10月 30日提供给东方公司。 9、付款方式 、 – 当项目完成了1/3时付总额的1/3 – 当项目完成了2/3时再付总额的1/3 – 当东方公司已经满意于项目100%的完成，并且承约商已经履行了全 部契约义务时再付出总额的最后1/3
可行的项目才值得启动
• 警惕项目经理的“三拍” • 立项可行
何目标、何途径可以达成目的、何组织和个人 可以承担？
• 实施可行
实施计划、保障措施、团队能力、约束和假设 条件？
提交申请书
• 投标决策 • 申请书的内容
– 技术 – 管理 – 成本
• 客户评估申请书
招投标
一.准备阶段
1．制定总体方案 ：包括确定招标项目的实施机构和项目 ．制定总体方案： 负责人及其相关责任人、 具体的时间安排、 负责人及其相关责任人 、 具体的时间安排 、 招标费用 测算、采购风险预测以及相应措施等。 测算、采购风险预测以及相应措施等。 2．项目综合分析 ：对要招标的项目 ，应从资金、 技术 、 ．项目综合分析：对要招标的项目，应从资金、技术、 生产、 市场等几个方面对项目进行全方位综合分析， 生产 、 市场等几个方面对项目进行全方位综合分析 ， 为确定最终的需求、采购方案及其清单提供依据。 为确定最终的需求、采购方案及其清单提供依据。 2．确定招标方案 ：包括项目所涉及产品和服务的技术规 ．确定招标方案： 标准以及主要商务条款， 以及项目的采购清单等， 格 、 标准以及主要商务条款 ， 以及项目的采购清单等 ， 对有些较大的项目在确定建设、 对有些较大的项目在确定建设 、 采购方案和清单时有 必要对项目进行分包。 必要对项目进行分包。
– 需求识别是客户的一种行为 – 项目识别是承约商的行为
客户想要的并不一定是真正需要的
• 项目识别要从管理客户期望开始
– 沟通 – 明确
• 需求镀金和需求过滤
需求识别与项目识别案例
• 某工厂有几栋青年职工集体宿舍楼，过去 职工一直在公共浴室洗澡，今年新厂长上 任后决定改善集体宿舍的住宿条件，给每 间宿舍安装热水淋浴设备。 • 本项目的需求识别和项目识别是什么呢？
需求建议书的内容(3)
• 对交付物的评价标准
– 项目实施的最终标准是客户满意，否则承约 商很难获得所期望的利润
• 有关承约商投标的事项
– 应规定建议书的格式及投标方案的内容
• 投标方案的评审标准
– 可能包括：承约商背景及经历、技术方案、 项目进度、项目成本
东方公司办公楼建设项目需求建议书
东方公司向具有建设部建筑一级认证企业的承约商征求办公大楼建设,项 东方公司向具有建设部建筑一级认证企业的承约商征求办公大楼建设 项 目目标是：建设1234平方米高 层框架结构的办公大楼。 平方米高3层框架结构的办公大楼 目目标是：建设 平方米高 层框架结构的办公大楼。 1、工作表述 、 承约商将执行下面任务：主体框架工程建设、建筑设备安装、装修工程。 2、要求 、要求: 承约商应根据国家标准建设，提供施工计划和施工方案。 3、交付物 、 – 符合国家建设标准的办公大楼。 4、东方公司提供的条款 、 – 东方公司将向承约商提供办公大楼施工图纸。 5、需求信息 、 – 承约商在执行工作之前，必须获得东方公司对施工方案的认可。
征集申请书
• 向所有感兴趣的项目团队提供需求建议书。 • 客户向承约商发送需求建议书的过程就是 项目的招标过程，根据客户的需求，承约 商进行项目构思，可行性研究，最后向客 户投送项目建议书的过程就是项目的投标。
项目识别
• 所谓项目识别就是面对客户已识别的需求， 承约商从备选的项目方案中选出一种可能 的项目方案来满足这种需求。 • 项目识别与需求识别的不同：
东方公司办公楼建设项目需求建议书
11、申请书评价标准 、 （1）方案（30%）。承约商提出建设方案。 （2）经验（30%）。被指定执行此项目的承约商和主要负责人的执行类似 项目的经验。 （3）成本（30%）。承约商申请书中所列的固定成本。 （4）进度计划（10%）。为了要在项目完成之日期内或在此日期之前完成 项目，承约商应提供详细的施工计划。
• 客户供应
– 项目实施上客户提供的保障，物品供应等
• 客户的付款方式
– 这是承约商最为关心的，如分期付款、一次性付款等 – 例某房地产开发商在项目启动时支付给建筑公司20%的 款项，项目完成50%再支付30%的款项，项目完成竣工 后支付剩余50%资金。
• 项目的进度计划
– 这是客户最为关心的，如装修房子的及时完成可以保证 你尽早的享受舒适的居住条件
需求建议书的内容(1)
• 项目工作陈述
– 例：房屋装修要说明是对就房子装修，风格 及样式，装修的范围
• 项目的目标
– 交付物、成本、进度
• 项目目标的规定
– 物理参数、操作参数，如盖房要求可能包括 总计5000平方米的面积，8间卧式，2间浴 室，一间双车道车库，中央空调和一个游泳 池
需求建议书的内容(2)