公司办公室办公流程培训课件

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办公室工作培训PPT课件

办公室工作综述 Office work
六、公文的基本格式
公文的格式是指公文文面外形的项目、标记及其在文面上的组成。
为保证公文版面的庄重大方，规定版心尺寸与页边：版心尺寸为 156mm×225mm，公文天头（上白边）为37㎜±1㎜（上行文、下行文相同），公文订脚（下白边，含页码）为35mm±1mm,公文订口（左白边）为28㎜±1㎜，公文裁口（右白边）为26mm±1mm。
4、格式要素公文格式各要素划分为三个部分
版头
主体
版记
如下图
办公室工作综述 Office work
版头
主体
版记
办公室工作综述 Office work
5、版头要素示意图份号
密级和保密期限
紧急程度
000001 机密
特急
发文机关标志 35mm
×××××文件
发文字号
×××〔2014〕7号
★
发人：×××
E
附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。”附件“二字及附件顺序号用３号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注”附件“二字及顺序号。

办公室培训课件

传统座机和移动电话的使用，以及如何正确设置和使用。
通讯设备
如对讲机、广播系统、会议系统等，提高办公室内的通讯效率。
文件管理与办公自动化软件
文件管理软件
如Office套件中的Word、Excel和PowerPoint，以及云存储服务如Google Drive和OneDrive等。
办公自动化软件
如Microsoft Office套件中的Outlook、Access和Publisher等，提高工作效率和组织能力。
言简意赅
通话时，应使用简洁明了的语言，避免使用专业术语或行业缩写。
保持礼貌
通话过程中，应保持礼貌态度，尊重对方感受。
确认信息
通话结束后，应确认对方所讲的信息是否准确无误。
会议礼仪
准时参加
按照会议通知的时间和地点参加会议。
注意言行
在会议期间，应保持安静，不随意打断他人发言。
做好准备
提前了解会议议程和相关资料，做好发言准备。
运动健身
适当参加体育锻炼，增强身体素质和免疫力。
保健知识
了解常见职业病和健康问题，掌握相应的保健知识，预防和减轻职业病的发生。
05
办公室安全与防范
防火安全
火灾的危害
火灾的起因
阐述火灾对人身安全、财产安全和环境安全的危害。
分析电气、明火、化学反应等火灾起因。

办公室培训课件实用课件

办公室培训课件实用课件xx年xx月xx日

CATALOGUE

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办公室基础礼仪

•

办公室行政事务

•

办公室常用软件操作•办公室沟通与协调•办公室安全与防范•办公室培训心得分享

办公室基础礼仪

1着装规范

着装应整洁、得体，以职业装为主，如西装、职业套裙等。

职业装

选择颜色时，应考虑搭配得当，以深色系为主，避免过于花哨或刺眼。

颜色搭配

适当的饰品可以提升职业形象，但应避免过于华丽或夸张，以简约为主。

饰品搭配

使用礼貌用语，如“请”、“谢谢”、“对不起”等，以表达尊重和感激。

礼貌用语

避免使用粗俗或冒犯他人的言辞，尽量使用专业和得体的语言。

言辞得体

在办公室内应控制音量，避免大声喧哗或干扰他人工作。

音量控制

言谈举止

对待同事和来访者应热情友善，

给予必要的帮助和支持。

待人接物

热情友善

尊重他人的意见、观点和感受，避免对他人的言行进行无谓的评价或指责。

尊重他人

遵守时间安排，按时完成工作任务，不拖延或违约。

守时守约

办公室行政事务

文件备份

定期对重要文件进行备份，防

止文件丢失。

文件归档

将文件按照一定的规则分类归

档，方便查找。

文件销毁

对过期或不再需要的文件进行

销毁，确保信息安全。

文件资料管理

礼貌用语电话记录电话转接

对重要电话进行记录，方便后续跟进。对于打错的电话进行耐心转接，帮助找到正确的人。03

电话接听与转接

02 01

接听电话时使用礼貌用语，

展现公司形象。

对来访者热情接待，询问

来访目的，给予帮助。

热情接待

对于需要见领导的来访者，及时引导至领导办公室。

引见领导

在来访者离开时，礼貌送客出门，表达感谢。

送客出门

接待来访者

办公室日常工作培训教材(21张)PPT

日程安排与管理
公司事务的联络、转达、外出管理（车务、旅票、住宿）等
文书工作会务安排
通用公文、事务文书、经济文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档等
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后工作等
（二）办公人员日常工作的三大特征
办公室日常工作培训教材(21张)PPT完美版
The end,thank you!
办公室日常工作培训教材(21张)PPT完美版
办公室日常工作培训教材(21张)PPT完美版
1.于普通民众的文化知识和精神素养，有着为官的阅历和广阔的视野，对下层民众生活有深刻的了解。他们既可以将下情上迭，也可以将官方的意旨贯彻于民间。
办公室日常工作培训教材(21张)PPT完美版
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务技术职称行业称呼时尚称呼
无称呼替代性称呼不适当地方性称呼
称兄道弟不适当的简称
办公室日常工作培训教材(21张)PPT完美版
办公室日常工作培训教材(21张)PPT完美版
时间约会事由所带资料参加人员地点
（3）及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目。
（4）特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。

办公室ppt课件

办公环境布置
整洁有序
隔音与降噪
保持办公环境整洁，物品摆放有序，提高工作效率。
采取隔音措施，降低噪音干扰，保证工作专注度。
采光与通风
合理利用自然光，保持室内空气流通，创造舒适的工作环境。
办公设备使用
熟悉操作
掌握常用办公设备的使用方法，如电脑、打印机、复印机等。
高效利用
合理安排设备使用时间，避免设备闲置和过度使用。
03
Байду номын сангаас
自我管理
加强自我管理，合理安排工作时间和任务，提高工作效率和质量。
THANKS 感谢观看
时间效率提升的方法
采用科学的时间管理方法，如番茄工作法、时间矩阵等，以提高工作效率。
时间效率提升的工具
使用时间管理工具，如日程表、提醒工具等，以更好地管理时间。
时间效率提升的心态
保持积极的心态，避免拖延和过度压力，合理安排休息时间，保持工作与生活的平衡。
05 办公室人际关系处理
与上级关系处理
3
尊重个人空间
尊重同事的个人隐私和空间，不干涉他人的工作和生活。
与下属关系处理
指导与培养
指导下属的工作，关注其成长和发展，提供必要的培训和支持。
激励与鼓励
通过表扬、奖励等方式激励下属的工作热情和积极性。
公平与公正
在处理下属之间的关系时，保持公平和公正，避免偏袒和歧视。

办公室工作实务培训课件

Company Logo
办公室秘书的能力素质
秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，这种综合性的能力要求是由秘书的职业特征所决定的。当今单位组织由于领导职能的进一步加强，办公室秘书所担负的工作日趋繁重，秘书的能力内涵较之以前有显著的扩展与强化。从适应单位实际工作的需求出发，办公室秘书几种能力是必须要具备的。
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Company Logo
办公室秘书的心理素质
办公室秘书处于单位组织管理系统的中枢，地位的特殊、事务的繁重，角色的复杂，经常使他们的心理处于高度紧张状态，加之个人对职业、岗位、角色的认知偏差和社会世俗观点及群体舆论压力等原因，极易产生一些心理障碍，如果不能及时加以调整，久而久之就会造成心理失调，如缺乏自信心、失败感、忧虑不安或者自视甚高的优越感、好出风头、不肯吃苦等等，这些心理障碍不仅会给秘书的工作和人际交往造成困难，甚至会影响到秘书自身的身心健康。
⑺ 掌握一些心理保健知识。
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小技法
秘书的八种不良心理
办公室秘书应该经常进行自我心理调节，以便更好地适应环境和工作的需要。秘书必须注意克服八种不良心理：

办公室日常工作培训课件

高效沟通技巧
明确表达
反馈与确认
清晰地传达信息，避免模棱两可和误解。
及时给予反馈，并确认对方理解自己的意思。
倾听与理解
积极倾听他人的意见和建议，理解其观点和需求。
02
办公软件操作技能
常用办公软件介绍
01 办公软件
02 图像处理软件
03 视频处理软件
04 音频处理软件
如Microsoft Office（ Word、Excel、 PowerPoint等）、WPS Office（WPS文字、WPS 表格、WPS演示等）。
数据恢复机构进行恢复。
格式不兼容
转换文件格式，或使用格式转换工具进行转换。
软件崩溃或卡顿
重启软件或电脑，或更新软件版本。
网络连接问题
检查网络连接是否正常，或尝试使用离线功能进行操作。
03
办公室安全与健康
办公室安全知识
火灾安全
了解火灾的预防措施，如定期检查电器设备、不私拉乱接电线、不存放易燃易爆物品等，以及火灾发生时的应急处理和逃生方法
率。
自定义设置
根据自己的使用习惯，自定义软件界面、工具栏和菜单，提高工作效
率。
多任务同时处理
学会同时打开多个文档或软件，进行多任务处
理，提高工作效率。
模板使用
学会利用软件提供的模板，快速创建符合要求

办公室培训课件

01
部分学员反映课程内容难度较高，建议在讲解过程中增加一些基础知识的介绍。
02
部分学员希望增加一些实际操作的时间，以便更好地掌握所学
技能。
建议提供一些课后的练习和复习资料，帮助学员更好地巩固所
03
学知识。
THANKS
谢谢您的观看
合理分配时间
避免将时间浪费在琐碎的事务上，合理规划时间，提高工作效率。
工作计划制定
制定详细计划
制定具体、可行的计划，包括任务、时间、责任人等，确保工作有序进行。
考虑可能的风险
预测潜在的问题和风险，制定应对措施，避免因意外情况而影响工作效率。
及时调整计划
根据实际情况，灵活调整计划，确保工作顺利进行。
商务礼仪与职业形象（1天）
第四阶段
高效时间管理（1天）
02
办公室基础知识
办公室概述
办公室的定义
办公室是指企业、机构或学校等组织内专门用于处理行政和业务事项的场所，是组织内工作活动的重要环节。
办公室的起源与发展
从古代的官府办公厅到现代的企业办公室，办公室经历了不同阶段的发展，逐渐形成了现代办公室的雏形。
掌握打印机的连接、设置和打印方法，并理解打印队列和打印选项的
概念。
02
复印机使用
掌握复印机的操作方法，包括原稿放置、设置、复印等，并理解复印

办公室工作流程图ppt课件

经理办公会研究确定工程项目
物业科根据项目情况做出大体预算形成申请文件报集团审批，审批通过后组织实施
组织落实考察材料、工程队等相关事宜，并全程跟踪工程进度。
大额需招投标
对预算预审
审核
批准
组织招投标确定施工队伍
审核
批准
组织财务审计等工程相关部门验收
履行完验收手续
根据租金收款时间表确定收租人和交租日期，制作交租通知单
审核
确认内容、准备租金
按时缴费
发催款通知并电话催收
断水断电，一周不交走司法程序。
收到通知 10日内未付款收到催款通知5天内未付款
拿到付款凭证。流程结束
付款
核对、确认收款金额、开具发票或收据
付款
记录存档
11、车辆管理工作流程
批准
安排物资采购
按计划领用
验收入库登记造册
6、合同签订、管理流程
需签订合同的部门拟出合同并填写合同审批单部门负责人分管领导办公室主任（法务联络员）
交律师审核合同，并对合同进行编号，登记。
将合同、审批单、会议纪要等相关材料汇总报集团法务走程序
总经理
审核
审核
审核通过
1、收发文流程
1

办公室工作流程图ppt课件

程序
存档
在合同审批单上签字
7、参加、组织会议流程
1 参加外部会议流程
参加、组织会议流程
2 组织会议流程
7.1参加外部会议流程
办公室文员
接到会议通知
通知参会人员
办公室主任
总经理
审重要会议批准、安
批
排参会人员
一般会议
落实参会人员
相关部门
参加会议
7.2组织内部会议流程
办公室主任通知开会
付款
收到催款通知5天内
未付款
付款付款
核对、确认收款金额、开具发票或收
据
拿到付款凭证。流程结束
11、车辆管理工作流程
1 出车工作流程
车辆管理工作流程
2 车辆保养维修工作
流程
3
购买车辆保险、ETC等工作流程
11.1出车流程
用车人员
用车单位负责人
办公室主任
司机
填写派车单
审批
同意签字
签字安排
围
内
根据情况办理
重要事项
批示
与领导干部有关问题，及其他重大问题
办理
10.房租收缴工作流程
办公室物业
办公室主任
根据租金收款时间表确定收租人和交租日期，制作交租
通知单
审核

办公室日常工作培训ppt课件

办公室日常工作培训
办公室日常工作技巧
办公人员的日常工作（以行政人员为例）办公人员日常工作的三大特征办公室的布置原则邮件收发与传阅注意事项强化档案管理妥善安排上司的约会
拉进关系的谈话技巧
工作语言“规范”沟通工作语言“文明”沟通
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（一）办公人员的日常工作
（以行政人员为例）
办公室管理
照明、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密等
❖ 多样性与系统性的统一 ❖ 辅助性与主动性的统一 ❖ 原则性与灵活性的统一
（三）办公室的布置原则
❖ 整齐清洁、采光良好； ❖ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ❖ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； ❖ 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区
域内，便于电源接线、管理和保养； ❖ 办公室的桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内
（五）强化档案管理
❖ 强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交
融在一起。 ❖ 强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”，参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。 ❖ 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。

办公室日常工作培训ppt课件

表达技巧
清晰、准确地传达自己的想法和观点，避免使用模糊或含糊不清的语言。
反馈技巧
及时给予他人积极、建设性的反馈，促进沟通和合作。
领导力素质模型解读
领导力概念
阐述领导力的含义和重要性，以及领导力与管理的区别。
领导力素质模型
介绍领导力素质模型的构成，包括自我认知、人际关系、团队协作、创新思维等方面。
根据公司文化和行业特点选择合适的服装，保持整洁、得体的形象。
职场形象塑造
通过言谈举止、仪态等方面展现自信、专业和敬业的形象。
接待礼仪及电话礼仪
接待礼仪
热情周到地接待来访者，注意礼貌用语和微笑服务。
电话礼仪
接听电话时自报家门，语气亲切、耐心倾听，注意通话质量和效率。
同事间沟通与协作技巧
01
先级排序等。
分解任务
将大任务分解成小任务，逐一完成，避免拖延和压力积累。
及时调整
根据工作实际情况及时调整计划，保持灵活性，确保工作顺
利进行。
提高工作效率的小贴士
合理安排时间
根据工作的重要性和紧急性合理安排时间，确保工作按时完成。
学会拒绝
避免接受过多不必要的任务或请求，学会拒绝并明确自己的工作范围。
记录参加会议的人员名单，包括姓名、职务等信息，以便后续跟进和联系。
会议照片或视频
如有条件，可以拍摄会议照片或视频，作为会议记录的补充。

《办公室工作培训》课件

数据分析和报告撰写
1 数据分析的基本方法和技巧
学习数据分析的基本方法和技巧，以帮助做出准确的决策。
2 报告撰写的基本要素和结构
了解报告撰写的基本要素和结构，以清晰地传达分析结果。
3 报告撰写的注意事项和技巧
掌握报告撰写的一些技巧，包括使用图表和提供具Hale Waihona Puke Baidu建议。
总结与展望
1 培训收获和反思
总结培训的收获和个人反思，以反馈和改进自身能力。
办公室基本礼仪
1 核心价值观
2 仪容、仪表、仪态
了解办公室基本礼仪的核心价值观，包括尊重、专业、合作和互助。
学习如何保持良好的形象和仪态，以展示自信和专业素质。
3 礼仪的意义和作用
探索礼仪在办公室中的重要性，如建立良好的工作关系和提升职业形象。
工作沟通与协作
1
沟通的重要性
了解有效沟通对工作团队和组织的重要性。
《办公室工作培训》PPT 课件
让我们一起探索办公室工作培训的重要性以及如何提高工作效率和沟通协作能力。
课程介绍
培训背景
探索为什么办公室工作培训对个人和组织都至关重要。
培训目的
了解培训的目标和预期成果，以提高员工的能力和表现。
培训内容
介绍培训的关键内容，包括办公室基本礼仪、工作沟通与协作、时间管理、商务写作和演讲等。