信息沟通与交流控制程序

信息沟通与交流控制程序
程序文件
GX-45R01-007
起草：
审核：
批准：
20 年月日发布 20 年月日实施
信息沟通与交流控制程序
1目的
规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。

2适用范围
适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。

3权责
3.1 管理部为本程序的归口管理部门；
3.2 各部门及时传递并沟通各信息。

4工作程序
4.1 工作流程图
4.2 信息的内容
4.2.1 外部信息
A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息；
B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；
C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息；
D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等；
E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。

4.2.2 内部信息
A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、
内审和管理评审等信息；
B 试验信息：包括试验计划、试验方案、检验报告等；
C 重大环境因素、重大危险因素信息；
D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息；
E 相关法律、法规及其他要求信息；
F 紧急信息：包括事件、事故等信息；
G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息；
H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息；
I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论；
J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。

4.3 信息的传递与沟通
4.3.1 信息的传递方式
A 口头；
B 电话；
C 会议；
D 书面形式：文件、报表、信息交流单；
E 板报；
F 网络等。

4.3.2 外部信息的传递与沟通
A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。

B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。

C 质量部负责外部体系认证审核，生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门；
D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。

4.3.3 内部信息的传递与沟通
A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。

B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息；
C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息；信息沟通与交流控制程序受控状态：
D 质量部按《内部审核控制程序》向公司领导、相关部门传递沟通内审有关信息；
E 生产部按《与顾客有关过程控制程序》要求向公司领导、相关部门传递沟通销售合同签订信息；
F 管理部按《与顾客有关过程控制程序》要求向公司领导、相关部门传递沟通合同签订信息及采购信息的有关信息；
G 生产部通过生产例会，及时掌握产品质量、工作环境、危险因素的变化，设施、设备的运行信息，及时向公司领导、相关部门传递沟通；紧急状态的沟通执行《应急准备和响应控制程序》。

H 管理部通过职代会、不定期的职工座谈会或其他形式组织职工参与职业健康安全方面的协商与交流，就作业环境、职工健康安全状况的改善、危险因素的控制进行协商和沟通，对提出来的意见进行登记，并责成有关部门处理；
I 管理部及时向总经理相关部门提供、传递人力资源状况和动态信息；
J 质量部及时提供产品质量合格率信息。

4.3.4 信息沟通的记录
——信息的沟通和反馈可采用《信息联络处理单》的形式；
5 支持性文件
5.1 管理手册
5.2 法律、法规与其他要求收集与评价控制程序
5.3 方针目标制定与管理程序
5.4 内部审核控制程序
5.5 与顾客有关过程控制程序
5.6 应急准备和响应控制程序
6 相关表格/记录
6.1 信息联络处理单
信息沟通与交流控制程序受控状态：
文件制/修订履历表
文件分发
DC2-0400101信息联络处理单
产生原因：
签名：日期：处理方案：
签名：日期：管理者代表审核：
签名：日期：。