监理文件档案资料整编及管理细则

监理文件档案资料整编及管理
细则
陕西鼎科建设监理咨询
二○一四年三月
关于进一步加强工程建设档案资料规范化的通知
公司各项目监理部：
编制《监理文件档案资料整编、治理细则》是为了进一步提高公司建设工程监理文件治理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，现制定《监理文件档案资料整编、治理细则》，要求各项目部按照“细则”认真执行。

1、项目部监理文件治理，实行总监理工程师负责制，项目总
监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作，对本项目的工程档案资料全面全责。

专业监理工程师及监理员负责编制、收集、整理本专业相应资料。

资料员负责资料归档、保管工作。

公司定期对监理部资料进行检查，并纳入监理部监理人员的工作考核。

2、监理资料要分类组卷、存档。

资料填写要规范性、严密性、
全面性、一致性、闭合性、可追溯性。

严禁显现资料有通知、无回复、时刻矛盾、无负责人签字、有因无果、内容有误，不分类组卷，无法查找，资料纷乱现象。

3、所监理工程项目竣工资料归档要求：
向业主及建设项目所在地档案馆归档文件，请按建设工程文件归档整理规范（GB／T50328-2001）的要求向各级部门归档。

在工程开工以后，监理部要同业主、当地质安站、档案馆进行联系、沟通对工程项目竣工资料归档要求（包括份数、施工及监理竣工资料名目及内容），从而为工程竣工资料向业主、档案馆的移交制造条件，对竣工资料有专门要求的上报公司工程部备批。

向监理公司归档的资料，请按照公司监理文件档案资料整编细则要求，整编归档。

①、归档文件容、组卷方式见《监理文件档案资料整编细则》附录一；
②、归档卷案样式见《监理文件档案资料整编细则》附录二、
三、四。

③、移交时刻及份数：在工程竣工验收后一月内向业主及档案馆移交资料各一份，同时向公司档案部门移交一份竣工资料。

④、向建设单位及档案馆移交资料后，监理部必须办理竣工资
料书面移交手续。

４、监理月报、监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结，请按《监理文件档案资料整编细则》附录六要求的内容和样式编写、上报审批。

资料收集、编写、整理、归档工作是监理部监理人员岗位职责，也是监理部监理人员考核的一项重要指标，请监理部监理人员专门是总监重视此项工作，按“细则”要求整编现有的和以后发生的工程监理资料，以完整、规范的工程监理档案资料上报公司。

陕西鼎科建设监理咨询
2020年11月1日
目录
1、总则 (1)
2、监理文件档案资料的质量要求 (2)
3、监理文件档案资料的立卷、组卷原则和方法 (3)
4、监理文件档案资料的移交 (3)
5、监理文件档案资料收集、整理内容 (4)
6、监理文件档案资料的归档范畴及归档样式 (11)
7、监理文件档案资料工作检查考核 (12)
8、附则 (13)
9、附录 (14)
附录一施工时期归档的监理文件 (14)
附录二工程监理卷案封面式样 (17)
附录三监理档案审核备考表 (18)
附录四卷内名目式样 (19)
附录五工程监理文件档案移交会签单 (20)
附录六经公司审批的项目监理文件要求 (21)
1、总则
1.1 为提高公司建设工程监理文件治理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，制定本细则。

1.2本细则自公布之日起，适用于公司所承揽及合作的新建、扩建、改建建设项目施工的监理文件。

1.3 本公司建设工程监理文件的审批、收集、整编、移交、归档除执行本细则外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2020）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《陕西省建筑工程施工质量验收技术资料治理整编规定》、《行业建设工程技术资料治理标准》及地点城建档案部门要求及合同要求。

1.4公司监理文件资料治理实行总工程师负责制，总工程师为公司监理文件治理总负责人。

工程部应对项目监理部文件的整理、编写、归档工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工验收前，工程部应对工程监理文件进行预验收。

工程部负责监理文件的归档工作。

1.5项目部监理文件治理实行总监理工程师负责制，由总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作。

各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理文件。

资料员负责资料归档、保管工作。

在工程竣工验收后，
由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档。

1.6 项目监理部在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求，同意陕西鼎科工程监理的领导和检查。

1.７经本公司审批的项目监理（监理规划、质量评估报告、监理工作总结）文件，采纳统一格式，按附录六报送审批。

2、监理文件档案资料的质量要求
2.1监理文件档案资料的内容及深度必须符合国家有关工程的施工、监理等方面技术规范、标准和规程。

2.2归档的监理文件为原件（原件确有困难的为复印件）。

监理文件内容必须真实准确、字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，与实际工程相符合。

2.3监理文件的收集应满足“与建设工程同步，整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

2.4监理文件应采纳耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，复写时须用单面黑色复写纸。

工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。

图纸应采纳国家标准图幅。

3、监理文件档案资料的立卷、组卷原则和方法
3.1监理文件立卷应符合建设工程文件归档整理规范，遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

3.2监理文件的组卷应执行地点都市建设档案馆的统一规定。

一样情形，一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，关于监理的治理文件可按建设工程项目进行组卷。

3.3立卷可采纳如下方法：
单位工程：可按照工程治理过程、施工过程操纵组卷；
建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目治理过程组卷。

4、监理文件档案资料的移交
4.1监理文件档案资料整理合格后，报送公司档案部门办理移交、归档手续。

4.2项目部移交的监理资料，必须由总监理工程师审核并签字。

4.3移交监理文件档案，应符合下列规定
4.3.1向建设单位移交监理文件档案应符合下列规定：工程
竣工验收合格后一个月内，项目监理部应办理“工程监理档案移交单”（见附录五），方可向建设单位移交资料，并办理“工程监理档案移交清单”，移交清单应交公司档案室一份备案。

若因各种客观缘故(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交回公司工程部/档案室，并办理“工程监理档案移交清单”。

由公司工程部在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。

4.3.2向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：项目监理部应在工程竣工验收合格，向建设单位移交资料后一个月内向公司档案室移交档案，并办理移交手续。

5、监理文件档案资料收集、整理内容
监理文件档案资料是在工程监理过程中逐步形成，项目监理部在日常监理工作中收集、整理的监理文件。

日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，第一应审核该表格的使用是否符合要求，填写是否规范，然后再审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认无误签字后保留一份，其余返还施工单位。

在监理工作中应收集的资料，应包括以下内容（以下列的各项内容不是每个项目必须有的资料，要结合本项目的实际情
形和建设、质检等单位的要求，收集所需的相应资料）。

A类：合同文件
1.托付监理合同及监理招投标文件
2.建设工程施工合同及施工招投标文件
3.工程分包合同
4.各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同
5.各类合同变更的协议文件
6.合同争议调解的文件、违约报告及处理意见
7.违约处理文件
B类：工程前期文件
1. 建设项目立项批文
2. 建设工程规划许可证
3. 建设用地规划许可证
4. 建设用地红线图
5. 单位工程平面坐标图
6. 施工许可证
7. 建设工程质量监督申报表
8. 建设项目开工备案表
9. 建设工程质量检测工作协议及见证检测实施打算书
10.质量监督站提供的《建筑与安装工程质量监督打算》
11.设计施工图审查批复文件
12.消防审查意见书
13.抗震审核意见书
14.人防审核意见书
15.环境评判意见书
C类：勘察设计文件
1.工程地质、水文地质勘察报告
2.施工图纸
3.图纸审查记录
4.设计交底及图纸会审会议纪要
5.工程变更文件(含监理指令)
6.工程设计、技术变更台帐
D类：监理工作指导文件
1. 监理规划
2. 监理实施细则
3. 监理部总操纵打算等
E类：施工工作指导文件
1. 施工组织设计(含施工组织设计报审表)
2. 分部工程施工方案(含施工方案报审表)
3. 季节性施工方案(含施工方案报审表)
4. 其他专项(分项工程)施工方案(含施工方案报审表) F类：资质资料
1. 项目监理人员登记表、上岗证及总监理工程师任命书
2. 项目治理机构（项目经理部）及负责人登记表及上岗证
3. 特种作业人员、要紧技术工种人员登记表及上岗证
4. 分包单位资格报审表(含资质资料及人员上岗证)
5. 成品、半成品供应单位资质报审表(含资质资料)
6. 工程试验室、桩碁检测单位、拉拔试验(包括见证取样送检试验室)资质资料
G类：工程进度文件
1. 工程开工／复工报审表
2. 工程暂停令
3. 工程施工进度打算报审表(含进度打算)
4. 工程延期报审表
5. 其他有关工程进度操纵的文件
H类：工程质量文件
1. 建筑材料报审表（含见证取样复试）
2. 施工记录及施工试验记录
4. 施工测量放线报审文件
5. 砼浇筑令(含砼开盘鉴定)
6. 拆模报审表
7. 安全及功能试验文件
8. 工程质量问题处理记录及质量事故处理报告
9. 质量操纵台帐
10. 材料进场验收台帐
11. 取样见证台帐
12. 设备选型报审表
13.其他有关工程质量操纵的文件
14.不合格项目的通知
I类：工程验收文件
1. 检验批质量验收记录(含工程报验单)
2. 隐藏工程质量验收记录(含工程报验单)
3. 分项工程质量验收记录(含工程报验单)
4. 分部工程质量验收记录(含工程报验单)
5. 单位工程质量竣工验收记录(含工程竣工报验单)
6. 竣工验收报告
7. 工程竣工验收备案表
8. 其他有关专业工程的验收记录
J类：工程造价审批文件
1. 工程量申报及审批文件
2. 工程预付款报批文件
3. 月工程款支付申报表
4. 工程变更费用报审表
5. 费用索赔报告及审批
6. 造价操纵台帐
7. 其他有关工程造价操纵的文件
K类：会议纪要
1. 第一次工地会议纪要
2. 监理例会会议纪要
3. 专题工作会议纪要
4. 其他会议纪要文件
L类：监理报告
1. 监理月报
2. 地基基础、主体结构等分部工程质量评估报告
3. 单位工程质量评估报告
4、单位工程竣工工作总结
Ｍ类：监理工作函件
1. 监理通知单、监理通知回复单(包括质量、进度、投资)
2. 监理工作联系单
3. 监理备忘录
4. 专题报告
5. 工程竣工质量问题初验审查表
N类：监理工作记录文件
1. 监理日记
2. 旁站监理记录
3. 监理巡视记录
4. 监理抽检记录
5. 监理测量资料
6. 工程照片及声像资料
O类：监理工作总结
1. 时期工作小结
2. 监理工作总结
3.监理业绩证明（建设部有统一表式）
P类:工程治理往来文件
1. 建设单位函件
2. 施工单位函件
3. 设计单位函件
4. 政府部门函件
5. 其他部门函件
Q类：监理内部文件
1. 技术性文件
2. 法规性文件
3. 治理性文件
Ｓ类：安全治理资料
1.监理部安全治理机构、分工及岗位职责
2.安全监理实施细则
3.安全专项施工方案
4.项目经理部安全治理机构及人员资格
5.安全巡视检查记录
6.安全所用材料及安全专项工程验收记录
7.定期由建设单位组织现场安全大检查（含安全内业
资料）记录及整改报告
8.安全隐患通知单及回复单
9.安全专题会议
Ｔ监理部治理资料：
1、考勤表及人员考核表
2、监理部治理制度
3、已完工程审核造价、工程竣工结算工程造价及监理费统计台帐
4、办公用品及检测工具使用台帐
6、监理文件档案资料的归档范畴及归档样式
6.1对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理要紧过程和现状、具有储存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

6.2向监理公司移交归档的文件，归档范畴：见附录一，组卷：采纳附录一的相应内容组卷。

6.3向监理公司移交归档的文件采纳统一的式样，见附录
二、三、四。

6.4监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结、监理月报采取统一的式样，见附录六。

7、监理文件档案资料工作检查考核
7.1公司监理文件档案资料的检查考核由总工负责,工程部负责项目监理部文件档案资料检查考核具体工作，并对监理部文件资料整编情形打分，考核结果与项目总监工资酬劳挂钩。

7.2项目部监理文件档案资料由总监负责进行检查考核，考核工作每月一次，要紧检查监理人员所负责的监理文件填写规范性、资料收集、整编情形，并与监理人职员资酬劳挂钩。

7.3考核方法采纳月度由监理部自检，每季度由工程部协同安全检查结合检查，考核评分，年终公司总结，工程完工后进行一次总体评判的形式，考核结果与年终奖励挂钩。

7.4考核内容
资料填写的内容是否真实、规范、科学、一致、完整、齐全。

资料整理是否及时，是否与建设工程同步。

资料分类、组卷有序、归档及时。

8、附则
8.1 本细则（修定）从2013年 7月1日起执行。

9、附录
附录一施工时期归档的监理文件
附录二工程监理卷案封面式样
附录三监理档案审核备考表
附录四卷内名目式样
附录五工程监理文件档案移交单
附录六经公司审批的项目监理文件要
求
一、监理规划
１、监理规划监理规划内容：按照《建设工程监理规范》GB50319-2020的要求内容及建设项目的实际情形编制。

3、审批单
监理规划审批单工程名称：
监理规划编写的内容
一、工程概况：
对本工程情形进行介绍：要紧编写内容有工程名称、建设地点、建筑面积、工程打算投资、工程打算工期、工程建设相关责任主体单位、工程建筑、结构设计情形。

二、监理工作目标
质量、进度、投资三操纵目标、安全、文明施工、环境爱护、信息治理、合同治理目标及和谐治理目标。

三、监理工作范畴及工作内容，
监理工作范畴：一是工程实体工作范畴，二是从工程时期工作范畴，当前要紧是施工时期及保修时期。

监理内容：质量、进度、投资、安全四操纵、合同、信息二治理及现场组织和谐工作内容。

每项都得有具体工作内容。

四、监理工作依据
要紧从法律、法规、监理规范、施工及监理合同文件、设计、施工验收规范、规程等方面进行阐述。

五、监理部组织机构、监理人员的配备打算、监理人员的岗位职责。

五、监理工作程序
质量、安全、投资、合同、信息、组织和谐的工作程序。

六、质量、安全、投资、合同、信息、组织和谐、文明施工治理方法和措施
七、监理工作制度
八、监理配备办公设施及检测工具。

2、封皮样式
二、工程质量评估报告１、工程质量评估报告编制差不多要求
一、工程概况：工程名称、工程地点、工程开工时刻、工程基础（主体、竣工）时刻、参建单位及质量安全监督单位、工程建筑结构简单说明。

二、监理工作范畴及监理工作内容
三、质量评估依据。

四、项目监理人员组成
五、工程质量过程监督及操纵方法措施及成效
六、分部分项工程质量、单位工程质量说明（包括质量事故、质量缺陷、质量、缘故及分析、处理过程、及质量验收情形）
七、质量操纵资料核验
八、安全及功能项目检测情形
九、安全治理情形（可有可无，依照项目具体情形）
十、质量评估意见：要紧从分部分项工程实体质量、工程治理资料、安全及功能检测项目、感观质量等方面进行质量评估。

三、监理工作总结
１、监理工作总结编制差不多要求
项目施工时期监理工作完成后，应在总监理工程师的主持下编写监理工作总结。

编写完成经总监理工程师审批后，提交建设单位。

监理工作总结编制内容应包括：
工程概况；
监理组织机构、监理人员和投入的监理设施；
监理合同履行情形；
监理工作成效；
施工过程显现的问题及处理情形；
说明和建议；
工程照片（有必要时）等内容
2、监理工作总结封皮式样
四、监理月报
１、监理月报内容：按照《建设工程监理规范》GB50319-2020的要求内容、建设项目的实际情形编制以及陕西省建设厅和陕西省监理协会的样表编制。

2、监理月报的填写要求具体、详细、完整、真实，能对每月的监理工作进行总结，同时能反映本月监理工作情形。

五、监理日志的编写要求
监理日志是项目部监理人员每对工程质量、进度、安全等方面的治理详细记录，它是项目部监理人员具体治理工作内容的具体反映，表达着监理人员治理水平，因此监理日志编写要求具体、详细、真实、规范、全面，具有一致性、闭合性和可追溯性。

具体要求如下：
监理人员：填写当日工作监理人员。

承包人员动态：填写施工单位治理人员动态、要紧工种人员动态（这是分析工程进度的考虑因素之一）。

机械使用情形：反映当日机械运转情形及数量。

材料进场情形：反映当日材料的进场的品种、规格、数量、厂家、拟使用部位等情形。

材料使用情形：在工程巡视中检查材料使用合格情形及不合格材料退场情形。

质量检查、试验情形：填写当日要紧质量检查及试验项目。

对承包单位问题答复或指令：指令要紧是监理通知单、安全隐患通知单、暂停令、工作联系单等。

来往函件要紧是建设单位、施工单位、公司机关、质量安全监督站等其它单位给监理部传送文件，监理部给上述相关的传送监理文件。

要紧会议、会谈、洽谈，填写监理例会、专题会议、洽谈记录等内容。

见证取样记录：当日对材料、试块、试件、试验的见证取样进行记录，填写厂家、品种（标号）、规格、试验项目、组数、部位。

在试验报告回来后，在记事栏中记录试验结果。

巡视、旁站、平行检验记录：平行检验是项目监理机构在施工单位自检的同时，按有关规定、建设工程监理合同的约定对同一检验项目进行的检测试验活动；在栏中要求填写监理人员对现场巡视的情形。

存在的问题及处理措施：要求存在的问题不但要求有处理措施，还要有处理结果，因此要求存在的问题必须解决并从监理日志上反映存在的问题已得到解决，这也是资料上必须表达闭合性。

总监理工程师巡视纪要：总监理工程师每周必须有定期到现场巡视，并在监理日记反映。

总监理工程师每周必须查看专业监理工程师监理日志，同时总监或总监代表签字栏均要签字。

签于有些地区，监理日志要进入档案，要求监理日志按单位工程填写。

6、旁站监理记录填写说明
（1）旁站监理记录是指监理人员在房屋建筑工程施工时期监理对关键部位、关键工序的施工质量，实施全过程现场跟
班的监督活动所见证的有关情形的记录。

（2）房屋建筑工程的关键部位、关键工序及要求：
1、在基础工程方面包括：土方回填、混凝土灌注桩浇筑、地下室连续墙，土钉墙、后续带及其它混凝土、防水混凝土浇筑，卷材防水层细部构造处理，钢结构安装。

2、主体结构工程方面：梁柱节点钢筋隐藏过程，混凝土浇筑，预应力张拉，装配式结构安装，钢结构安装，网架结构安装，索膜安装。

3、起重机、施工升降机、外脚手架的搭设等安全项目要求填写安全旁站。

4、承包单位依照项目机构制定的旁站监理方案，在需要实施的关键部位，关键工序进行施工前24小时，书面通知项目监理机构。

5、凡旁站监理人员和承包单位现场质检人员未在旁站监理记录上签字的，不得进行下一道工序的施工。

（新规定取消此条规定）
6、凡上述第（2）条规定的关键部位，关键工序未实施旁站监理或没有旁站监理记录的，专业监理工程师或总监理工程师不得在相应的文字上签字。

7、旁站监理记录在工程竣工验收后，由监理单位归档备查。

8、施工情形，指所旁站部位的施工作业内容、要紧施工机构、材料、人员和完成的工程数量等。

9、监理情形：指旁站人员对施工作业情形的监督检查，其要紧内容包括：
（1）承包单位现场质检人员到岗情形、专门工种人员持证上岗以及施工机械、建筑材料预备情形。

（2）在现场跟班监督关键部位、关键工序的施工执行施工方案以及工程建设强制性标准情形。

（3）核查进场建筑材料、建筑构配件、设备和商品混凝土的质量检验报告。

（4）对旁站时发觉的问题可先口头通知承包单位改正，然后应及时签发《监理工程师通知单》。