档案数字化业务外包存在的问题及解决对策

档案数字化业务外包存在的问题及解决对策
摘要：作为档案信息化建设的关键环节，档案数字化加工尤为重要而迫切，受
到人力物力的限制，外包服务越来越普遍。

但由于种种原因，档案数字化业务外
包存在一些不容忽视的问题，导致对外包服务过程缺乏有效的监督与管理。

本文
建议从保密、培训等方面加强对档案数字化业务外包工作的监管，确保档案数字
化工作安全有序高质量开展。

关键词：档案数字化业务外包监管
随着社会经济的发展和分工细化，业务外包开始渗入到各行各业，档案数字
化业务也不例外。

所谓档案数字化业务外包，是指由于档案数字化过程中缺乏相
关技术、专业人员等，企事业单位通过招标等方式将系统开发、档案著录及数据
挂接等业务委托给有资质的公司或者社会机构来完成的一种经营管理方式。

一、档案数字化业务外包的必要性
每个单位都有自己的核心业务和核心竞争力，这是国家机关和企事业单位服
务社会的拳头产品。

出于人力、物力、精力的限制，一家单位不可能把所有的资
源“撒胡椒面式”地平均用力，而是要把主要资源放在核心业务能力的提升上。

对
于非核心竞争力的业务，国家机关和企事业单位可以采取服务外包的方式来完成。

对于非档案部门来说，档案数字化工作并非核心业务，也没有核心竞争力，应该
采取业务外包的方式来完成。

同时从劳动分工理论角度来看，精细化的劳动分工，更能提高劳动效率，并且可以使劳动业务向专业化方向发展，提高企业的竞争力。

对于国家机关和企事业单位而言，档案数字化加工并非业务主攻方向和擅长领域，也缺乏专业设备和专业工作人员。

因此，对于一般的国家机关和企事业单位来说，业务外包是完成档案数字化业务的首选。

具体来说，一方面，档案数字化业务外包是国家机关和企事业单位降低成本、解决数字化难题的需要。

档案数字化业务是否外包，通常会从两个方面来考虑，
一是成本问题，二是能力问题。

档案数字化加工过程中所需仪器设备比较专业，
也比较昂贵，对于国家机关和企事业单位来说，使用频率并不高。

一旦购买，大
部分时间可能出于闲置状态，不利于资源的合理配置和利用。

而外包服务公司由
于业务量较大，一次购买，重复使用，提高了资源利用效率。

另一方面，档案数
字化业务外包也是提高竞争力，做好档案服务工作的需要。

根据上述核心竞争力
理论，国家机关和企事业单位将档案数字化工作外包，可以腾出更多的精力从事
本职工作，符合“让专业的人做专业的事”的社会分工趋势。

二、档案数字化业务外包中的风险环节
1、档案载体自身存在的风险。

一方面，在档案数字化加工过程中，由于档案场所温湿度控制不当、空气污染、霉菌害虫等原因，档案本身容易出现损坏风险。

当前，我国国家机关和企事业单位的档案载体仍以纸质材料为主，较为脆弱。

在
档案数字化业务外包过程中，为了加快档案扫描速度，需进行拆卷处理，如果工
作人员缺乏耐心，就有可能造成档案的破损，导致不可预计的损失。

此外，在档
案载体中，还有相当一部分是胶片、磁性档案等，这些载体对环境的要求更高，
在档案数字化加工过程中容易导致信息损坏。

另一方面，档案数字化外包过程中
会出现整份丢失和部分丢失的情况，一旦丢失造成的损失无法弥补。

2、档案信息风险。

相比较于档案载体自身存在的风险而言，信息风险更具有隐蔽性，主要表现为泄密风险、修改风险与知识产权风险。

例如，对于企业而言，在档案扫描过程中，一旦发生泄密，将会导致企业发展战略、发展方针、企业产
品方案等流向社会，对企业发展将造成较为严重的影响。

另外，在档案数字化外
包加工过程中，还出现过修改档案信息的情况。

档案是反映国家机关、企事业单
位以及个人活动的最为原始的信息材料，一旦经过修改，相关档案信息无法提供
有力的法律效力，对于需要查阅以及借调档案的人员来说同样无法识别档案的真
实性。

3、其他风险。

除了档案载体和信息风险之外，档案数字化业务外包过程中的风险还有数字化场所风险、成本估算风险、内部管理风险、外包方选择风险、后
续服务风险等等。

以数字化场所风险为例，根据《档案数字化外包安全管理规范》，档案数字化场所设置包含以下四个要点：档案数字化处理场所应设置在档
案发包方部门内部，且能够独立、封闭开展工作；符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求；无
监控死角；工作人员挂牌上岗，不得携带无关物品进入工作场所。

但在实际操作中，并不能严格按照管理规范要求进行操作，工作人员进出工作场所较为随便，
而且经常用来数字化加工的普通会议室根本无法满足防盗、防火、防尘、防水、
防潮、防高温、防日光及紫外照射要求，增加了档案数字化外包各项风险发生概率。

三、化解档案数字化业务外包风险的建议和对策
1、提升挡案数字化业务外包工作的风险意识。

档案工作无小事。

做好档案数字化扫描业务外包工作的关键，还是要通过长期多方面的努力，有效提高档案数
字化外包风险意识，自觉防范风险，并能作出及时有效的反应。

作为档案行政管
理机构，对档案工作负有监督、指导与检查的责任，要提高档案行政管理部门对
档案数字化外包风险问题的重视，及时制定与之相适应的规范性文件，从而指导
档案数字化外包工作。

另外，为了避免在档案数字化业务外包工作中的风险，外
包方应对本单位员工定期进行学习培训，通过档案数字化业务外包工作中的正反
面事例以及相关的公司内部激励与惩处措施对员工进行教育，使他们对档案数字
化工作存有敬畏心理，提高公司员工对档案工作的慎重度，降低档案数字化外包
工作风险。

2、提升档案数字化外包从业人员专业能力和水平。

无论是档案数字化外包发包方还是外包方均应重视档案数字化外包工作人员的岗前培训工作与继续教育工作。

一方面，培训内容应尽可能全面，使得档案工作人员对于档案以及档案工作
形成较为全面的认识。

同时培训内容应注重实用性，不可仅仅停留在纸上谈兵或
是说一些空洞的理论，应增加实例数量，具体问题具体分析，既要遵循档案整理
相关规范又不可过于拘泥于规范。

另一方面，随着科学技术的不断进步和政策变
化发展，要高度重视外包工作人员的继续教育工作，对专业问题应尽可能详细深
入地进行讲解，一定要防止由于对政策方法不够熟悉而造成后期返工的现象。

3、加强对档案数字化业务外包工作的监管。

一方面，作为发包方的国家机关和企事业单位，要做好数字化成果验收工作。

在档案数字化外包工作前期，对档
案外包方进行筛选能在一定程度上规避风险，而档案验收工作相当于发包方在外
包工期内确保档案数字化工作质量的最后一道防线，将影响档案后续服务与提供
利用。

档案发包方应按照本单位与外包方所签订的合同，对档案数字化成果进行
验收，确保所有工序都已完成，并且达到了预期效果。

对于数字化验收工作需要
特别注意，在验收过程中若是发现了问题，需与档案数字化外包方核实该问题的
产生原因，深思该原因是否会导致其他问题的发生，有些问题较为隐蔽，不能直
接识别，只能通过表现出的问题进一步发现。

参考文献：
1、刘启亮：不完全契约与盈余管理，东北财经大学出版社2010年版。

2、黄霄宇主编：外国档案事业史，中国人民大学出版社2011年版.
3、汪贤裕、肖玉明：博弈论及其应用，科学出版社2016年版。

4、周玮、杨崇：高校档案数字化外包过程管理探析，载2012年第6期《兰台世界》。

5、李梅、张小锋：企业档案外包服务风险分析，载2014年第11期《中国档案》。

作者及单位：
张静静，江苏省徐州市泉山区人民检察院办公室档案员；
王成艳，江苏省徐州市泉山区人民检察院办公室副主任。