采购管理规范文件

采购管理规范文件
一、目的
为了规范公司的采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采
购成本，保障公司的生产经营活动顺利进行，特制定本规范文件。

二、适用范围
本规范文件适用于公司所有物资、设备、服务等的采购活动。

三、采购原则
1、公平、公正、公开原则
采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，对所有供应商一视同仁，提供平等的竞争机会。

2、质量优先原则
采购的物资、设备和服务应符合公司的质量要求，确保公司的生产
经营活动正常进行。

3、性价比最优原则
在保证质量的前提下，选择性价比最优的供应商和产品，降低采购
成本。

4、诚信原则
与供应商建立诚信合作关系，遵守合同约定，按时支付货款。

四、采购流程
1、需求提出
使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息，经部门负责人审核签字后提交给采购部门。

2、采购计划制定
采购部门根据各部门提交的《采购申请表》，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。

采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量、预算、采购时间等内容。

3、供应商选择
（1）采购部门通过市场调研、网络搜索、供应商推荐等方式收集供应商信息，并建立供应商档案。

（2）对供应商进行初步筛选，选择符合公司要求的供应商，向其发送《询价函》，要求其提供报价、产品质量、交货期、售后服务等信息。

（3）对供应商的报价和其他信息进行综合评估，选择性价比最优的供应商，并与其进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。

4、合同签订
（1）采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同应包括采购物品
的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责
任等条款。

（2）采购合同经公司法务部门审核后，由公司领导审批签字。

（3）采购部门与供应商签订正式采购合同，并将合同副本存档。

5、采购执行
（1）采购部门按照采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明
确采购物品的名称、规格、数量、交货期等信息。

（2）供应商按照采购订单的要求，按时交付货物或提供服务。

（3）采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时解决采购过程
中出现的问题。

6、验收
（1）货物到达公司后，由仓库部门负责验收，检查货物的数量、
规格、质量等是否符合采购合同的要求。

（2）对于需要安装调试的设备，由使用部门和技术部门共同验收，确保设备能够正常运行。

（3）验收合格后，仓库部门填写《验收单》，经相关人员签字后
存档。

7、付款
（1）采购部门根据采购合同和验收单，填写《付款申请表》，经
部门负责人审核签字后提交给财务部门。

（2）财务部门审核《付款申请表》和相关凭证后，按照合同约定
的付款方式支付货款。

五、供应商管理
1、供应商评估
采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。

评估结果作为选择供应商和调整采
购策略的依据。

2、供应商激励与惩罚
对表现优秀的供应商，公司给予一定的奖励，如增加采购份额、优
先付款等。

对表现不佳的供应商，公司采取减少采购份额、暂停合作
等惩罚措施。

3、供应商关系维护
采购部门应与供应商保持良好的沟通和合作关系，及时解决合作过
程中出现的问题，共同促进双方的发展。

六、采购监督与审计
1、监督机制
公司成立采购监督小组，对采购活动进行全程监督，确保采购活动
符合公司的规定和要求。

2、审计
定期对采购活动进行审计，审查采购流程是否规范、采购价格是否
合理、采购合同是否合法等内容。

对审计中发现的问题，及时进行整
改和处理。

七、违规处理
1、对于违反本规范文件的采购人员，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分。

2、对于给公司造成经济损失的采购人员，依法追究其法律责任。

3、对于供应商的违规行为，公司有权解除采购合同，并要求其赔
偿相应的损失。

八、附则
1、本规范文件自发布之日起生效，如有修订，另行通知。

2、本规范文件由采购部门负责解释。