订单评审管理规程-02

订单评审管理规程-02
1.0 目的
确保在满足订单的前提下接受客户订单,规范订单实现标准，订单处理时效，提升客户满意度。

2.0 范围
本程序适用于订单的接收，订单的评审以及更改与记录等订单实现活动。

3.0 职责
3.1 市场部负责客户信息资料的收集整理、客户要求的识别、评审和处置；
3.2 生产部、研发与工程部负责参与特殊合同/订单的评审，总经理负责相关合同/订单的审批；
3.3 对应业务人员确认订单的接收、分类、整理，与客户沟通确认订单事项，负责洽谈并提交书面合同或协议，对订单完成的处理和跟踪，并及时完成《订货合同单》转换。

3.4 业务人员会同财务部门核算和冲帐，并确认货款及入账。

3.5 生产计划部门提供准确的产品交期，生产部门组织生产。

3.6 成品仓负责核对送货单的数量、型号、规格并安排及时出库。

3.7 总经办负责记录和资料归档。

4.0 定义
4.1 合同：公司与客户之间就产品买卖关系的设立、变更、终止等权利义务关系的协议。

4.2 订单：是指以任何方式，传达客户与公司之间双方同意的各项要求（生产指令）。

4.3 评审：是指公司对客户订单/合同的核实及更改过程。

4.4 客户：与本公司有业务来往意向、潜在意想和已经发生业务往来的单位或个人。

5.0流程图
6.1 接收订单
6.1.1 当客户以传真、电话（含口头）、电邮等方式将订单下达后，业务人员需就相关内容进行整理及
核对，是否有不清楚或错误的型号或配套不全的情况，如有，则需进行电话沟通确认至清楚明白为止，并认真填写《订单接收记录表》；
6.1.2 对订单不明之处，应向客户了解清楚并予以记录；必要时，需要求客户书面具体阐明各项要求；
6.1.3 对于客户对产品的预期要求、相关法律法规的要求以及公司对产品的任何附加要求，总经办联络工程部后进行确认。

必要时，将此要求登记在《订单评审记录》上，以便于相关部门进行评审；
6.1.4 总经办将所接收到的客户订单登记在《订单接收记录表》上后应及时组织订单评审；
6.1.5 订单评审时，总经办应根据工程部提供的专业技术建议，生产计划部门提供的《库存物料分类汇总报表》及《生产计划排期》等相应数据对客户订单进行评审，以验证产品在工程技术、生产能力等方面是否能满足客户订单要求，并将评审结果记录在《订单接收记录表》的“评审结果”栏；
6.1.6 若客户订单或订单之要求较特殊，总经办不能单方根据相关资料作出评估时，应由总经办联络相关部门沟通，集体评审；应将评审结果填入《订单评审记录》中，同时需在《订单接收记录表》的“评审结果”栏填入评审结果；
6.1.7 若评审结果为接受，经总经理批准后下发生产计划部门。

若评审结果为不接受，则由总经办及市场对接的业务人员与客户沟通，双方达成一致意见。

6.2 订单更改
6.2.1 确认后的客户订单，若本公司因交货期、数量、型号、质量、付款及交货方式等因素不能满足订单时，由总经办联络客户要求其更改订单，若客户同意，经总经理批准后，更改生产指令并及时下发给生产计划部门。

若客户不同意，则同客户商议直至达成一致意见,或由
总经理决定。

6.2.2 若客户要求更改订单，总经办则应对其要求进行重新评审;
6.2.3 若同意接受客户更改之要求，总经办也应更新原《生产指令》，经总经理确认后，及时下发给生产计划部门，以便相关部门采取相应行动。

6.3 订单确认
6.3.1 初步确认后，需在接到客户订单后的1个工作日内完成公司正规的《订货合同单》的转换。

6.3.2 《订货合同单》上需明确：
A、可以按客户交期交货的产品型号及数量；
B、不能按客户交期交货的产品型号及数量；
C、不能按客户交期交货的产品最终公司能交货的日期及数量。

6.3.3 回传《订货合同单》给客户后，要在1个小时内致电话给客户确认是否收到和是否进行确认，并要求一个工作日内回传。

6.3.4 客户对之前所下订单如有修改或增删，一律需要客户出具书面资料。

6.4 订单的实现：
6.4.1 当客户对《订货合同单》回传确认后，业务人员需与客户进一步确认送货期、型号、数量、质量及付款方式与日期。

6.4.2 物控部门负责相关物料的准备；生产部门根据《生产指令》组织生产（见《生产管理规程》）。

6.4.3 客户汇款到帐经财务确认后，将汇款单交财务专门人员进行出货审查，完成后制《成品出库单》交仓库备发货，《成品出库单》上需注明送货地址、货运公司及车牌号等信息。

6.4.4 仓库装车需仔细核对产品及数量等信息，如有偏差等特殊情况需及时解决和上报总经办。

6.4.5 货物发出5个工作日后至客户收到货物期间，业务人员需与客户就货物运输、到位情况、数量清点进行一次核对，特殊情况需立时核查及处理/上报，确认无误后才算此次订单交易完成。

6.5 客户沟通
6.5.1 总经办应适时将包含产品信息的有关资料，派发给客户（包括潜在的客户），了解客户对产品的要求，并反馈给公司相关部门；
6.5.2 总经办接收、评审以及更改订单时，应通过电话、传真、电邮、访谈等合适的方式与客户保持
密切联系，并采取相应措施，以确保客户满意；
6.5.3 产品交付客户之后，市场部业务人员应适时派发《客户意见调查表》以调查客户对公司产品及相关服务是否满意；
6.5.4 对客户的日常反馈应在《客户信息反馈表》上记录，并按《客户满意度调查管理规程》进行处理。

6.6 订单资料归档
6.6.1 各合同/订单（包括合同/订单的变更）提交人（或业务人员），经过各程序评审、审核、审批确认后，最终应提交总经理签字或盖章后才能生效。

6.6.2总经办负责人对客户确认过的合同/订单签字或盖章后，进行登记并保存原件，同时将相关原件复印分发至各业务人员。

6.7 核算、审核与冲账
6.7.1 业务人员根据合同/订单项目内容核算，制作相应的冲账单，实施冲账及跟踪管理。

6.7.2财务部门根据合同/订单条款内容及总经理的签字，进行审核并冲账。

7.0表格/记录
7.1 《订货合同单》或《合同书》
7.2 《订单接收记录》
7.3 《订单评审记录》
7.4 《生产计划排期》
7.5 《生产指令》
7.6 《客户意见调查表》
7.7 《客户信息反馈表》
7.8 《库存物料分类汇总报表》
7.9 《成品出库单》。