财务共享相关业务操作指南

财务共享相关业务操作指南＊＊公司财务共享项目组202*年12月1
日
报账流程及各审批节点注意事项 实物单据流转流程 02 纸质单据粘贴规范 012 03
04 报账单填报注意事项 05 其他注意事项 06
系统架构
01
第一部分报账流程及各审批节点注意事项
报账人操作流程
登录系统我的报销账
户维护默认核算人
员设置单据填报
上传影像提交审批
单据状态
查询操作指引
单据审批操作流程
操作指引
登录系统我的工作中
心我的待办审批单据注：财务共享中的审批流程可在手机APP云+实现。

财务共享网上报账流程
制单人填报
单据业务财务审
核
经办部门负
责人审批
会签部门负
责人审批
分管领导
审批
财务总监审
批
财务部负责
人审批
总经理
审批
董事长
审批财务稽核结算付款生成凭证线上流程
注：各审批节点针对单位情况设置，如果没有对应审批岗位，则直接到下一节点审批
各审批节点注意事项
1.经办人：对报销事项的真实性、合规性，原始凭证（发票或收据、相关合同等）合法性，报销金额的正确性，
报销单据填列的完整性、规范性，承担全部责任。

2.财务部审核人（业务财务）：对费用报销事项的原始凭证及其形式要件的合规性、完整性，支持依据的准确
性、完整性，原始凭证与支持依据的相符性，原始凭证与支持依据粘贴的规范性、完整性，以及报账单类型准确性，填报内容完整性，报销金额正确性承担审签责任。

3.经办部门负责人：对费用报销事项的真实性、合规性，原始凭证的规范性、完整性及其形式要件的合规性、
合法性，支持依据的准确性、完整性，以及与原始凭证与支持依据的相符性，承担签审责任。

4.相关会签部门负责人：对涉及到相关部门专业领域的报销事项的合理性以及原始凭证与支持依据的相符性，
承担签审责任。

5.分管领导（集团公司副职）：对费用报销事项的合理性、原始凭证与支持依据的相符性，以及是否符合集团
利益承担审签责任。

6.财务部负责人：对费用报销事项是否符合财经法规、财务制度及企业会计准则承担审签责任。

7.财务总监：对费用报销事项是否符合财经法规、财务制度、企业会计准则及公司利益承担审签责任。

8.总经理：对费用报销事项是否符合公司利益及公司发展战略承担审签责任。

9.董事长：对费用报销单笔超过总经理签批限额的事项是否符合公司利益及公司发展战略，承担审签责任。

02
实物单据流转流程第二部分
稽核通过后，单据状态变为待结算时，打印报账单并黏贴原始票据送初审岗（签发岗）进行单据签发，或自主进行原始单据签发并投递
制单人 签发岗（存在邮寄的情况需设该岗）收到单据后，扫描或输入单据号进行签发操作，并将签发后的单据交到签收岗
（签发岗） 操作人 对应操作
签收岗（财务）进行单据签收，检查是否合规，然后进行原始单据归档
签收岗
实物单据流转
路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-单据签发
说明：统一邮寄的，设立单据签发岗位。

由签发岗位负责签发并邮寄。

签发岗不固定，可由报账人自己签发也可由各公司指定人员统一签发。

实物单据流转流程（3）
路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-单据签收
说明：报账人到签收岗位的流程。

本功能由各公司指定财务归档人员，即签收岗操作。

03 第三部分纸质单据粘贴规范
1.常规发票粘贴规范
2.各类发票粘贴规范
3.影像拍摄规范
4.电子影像OCR规范
2cm
平铺粘贴、
互不遮挡1.采用A4纸作为粘贴单，原始凭证需粘贴在空
白粘贴单上（粘贴的一面必须空白，请勿双面粘贴）；
2.原始凭证采用横向粘贴，保证字体正向；
3.标准粘贴法：左侧预留2cm装订线，从左向
右、从上向下平铺粘牢，票据不得覆盖，不得超过A4纸边缘（不允许用装订机）；4.按费用类别分类整理粘贴，互不遮挡，不能
折叠；
5.大小等同于A4纸的票据不需要粘贴单。

空白粘贴纸
横向粘贴，请勿重叠，
不得超过A4纸边缘
1.报销单封皮需在制证后打印，粘贴在原始凭证上方。

确保凭证日期及凭证编号
完整，审批人、稽核人签名完整； 2.增值税专用发票在第二联抵扣联右上方（发票号上方）标注凭证编号、报销单号及报销人姓名。

抵扣联不需粘贴，用别针固定在报销单上方。

标注凭证编号、报销单号、报销人姓名
审批人、稽核人签名完整
制证后打印。

上线公司必须打印粘贴。

机打发票金额字迹不清晰需在发票空白处手写金额
平铺粘贴，露出金额及发票监制章
差旅票据按照时间顺序从左向右依次粘贴
火车票、汽车票等
出租车票
定额发票
定额发票（限额类）平铺或鱼鳞状粘贴鱼鳞状粘贴需露出发票金额和
发票专用章
增值税发票
1.A4纸大小票据与其他票据一起时，A4纸票据放上
层粘贴；
2.若增值税纸质发票较多，可在拍摄影像后，采用
“鱼鳞状”贴票法粘贴；
3.每张粘贴纸上发票数量不得超过6张。

如在发票、粘贴单上书写费用说明，请勿体现敏感字眼
纸质单据粘贴规范-影像拍摄规范
对粘贴单进行
编号
保证影像清晰，请勿在光线较暗处或
光源直射下拍摄
不得出现与报销单据无关物品，
例如桌面，电脑等
纸质单据粘贴规范-电子影像OCR规范
电子影像过密。

04 第四部分报账单审核要点⏹备用金业务
备用金借款单
●普通备用金借款单
●专项备用金借款单
备用金还款单
⏹个人报销类
差旅费报销单
招待费报销单
其他费用报销单
对公费用报销单
路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-备用金业务-普通/专项备用金借款
说明：普通备用金遵循前款不清，后款不借。

支付方式，开通银企直连的选择银企直连。

未开通的选择转账，即为线下支付。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-备用金业务-普通备用金借款
说明：
1.此类借款为因公零星支出借支的备用金。

2.普通备用金实行前款不清、后款不借的原则，单笔借款最高限额5000元。

3.附件张数是否与上传影像相同。

影像金额与借款金额是否一致。

附件上传是否完整，附件完整性从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑。

4.借款人应为实际借款人。

5.借款说明是否简明扼要，是否有敏感字词。

6.支付方式与付款账号的选择是否正确。

7.其他根据本单位要求应关注的重点。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-备用金业务-专项备用金借款
说明：
1.此类借款为用于缴纳税金或者应对突发事件等情况借支的备用金。

2.专项备用金实行按期还款的原则，单笔借款无限额，各单位务必酌情管控此类借款。

3.附件张数是否与上传影像相同。

影像金额与借款金额是否一致。

附件上传是否完整，附件完整性从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑。

4.借款人应为实际借款人。

5.借款说明是否简明扼要，是否有敏感字词。

6.支付方式与付款账号的选择是否正确。

7.其他根据本单位要求应关注的重点。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-备用金业务-备用金还款单
说明：制单时填写对应借款单编号。

制单保存后，需上传转账还款回单等凭证作为电子影像。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-备用金业务-备用金还款单
说明：
1.备用金还款有两种形式：备用金还款和借款核销。

2.附件张数是否与上传影像相同。

影像金额与还款金额是否一致。

附件上传是否完整，附件完整性从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑。

3.还款人应为实际借款人，与付款方相关信息是否一致。

4.收款方信息选择是否正确。

5.还款核销子表中关联相关借款单，核对本次还款前欠款金额与账面借款余额是否一致，本期还款金额与上传影像金额是否一致。

6.借款核销业务在差旅费报销单、招待费报销单、其他费用报销单、对公费用报销单中进行核销。

7.其他根据本单位要求应关注的重点。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-差旅费报销单
说明：制单时出差类型必选。

出发时间及到达时间无法确定或无法形成闭环的真实业务，以逻辑符合常规且制单能保存、通过即可。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-差旅费报销单
说明：
1.费用是否合理、附件完整性等从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑。

2.报销说明是否简明扼要，是否有敏感字词。

3.出差行程填列是否与发票信息一致，各项费用金额是否准确填列。

4.出差类型选择是否准确。

5.出差行程是否闭环，未闭环的是否写无报销的说明。

6.纳税人类别是否与本单位纳税人类别相同。

7.报账人有借款的，借款核销子表是否核销借款。

8.费用分摊子表中，费用类型是否与报销人部门或者本公司类型相符，费用项目是否选择准确（关乎所计入科目），辅助专项是否选择，选择是否准确。

9.发票信息是否完整。

税率税额等是否准确。

10.付款方式选择是否准确。

11.附件上传是否完整，影像金额与报账金额是否一致，附件张数是否与上传影像相同。

12.其他根据本单位要求应关注的重点。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-招待费报销单
说明：制单时费用类型必选。

分摊金额及专项不确定的，可查阅业务指导手册或请业务财务进行指导。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-招待费报销单
说明：
1.费用是否合理、附件完整性等从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑
2.报销说明是否简明扼要，是否有敏感字词。

3.费用分摊子表中，费用类型是否与报销人部门或者本公司类型相符，费用项目是否选择准确（关乎所计入科目），辅助专项是否选择，选择是否准确。

4.报账人有借款的，借款核销子表是否核销借款。

5.发票信息是否完整。

税率税额等是否准确。

6.付款方式选择是否准确。

7.附件上传是否完整，影像金额与报账金额是否一致，附件张数是否与上传影像相同。

8.其他根据本单位要求应关注的重点。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-其他费用报销单
说明：除差旅、招待之外，向员工支付的费用均填报其他费用报销单。

制单时费用类型必选，分摊金额及专项不确定的，可查阅业务指导手册或请业务财务进行指导。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-其他费用报销单
说明：
1.除差旅、招待之外，向员工支付的费用均填报其他费用报销单。

比如购买日常办公用品及耗材、打印复印费、报纸杂志费、图书资料费、邮寄快递费、饮用水等发生的相关费用支出应计入办公费；比如车辆发生的各项相关支出，包括油料费、修理费、装具费、保险费、过路过桥费、年审费用、机动车临时号牌费、洗车费、停车费等应计入车辆费；比如通讯、网络费是指管理部门发生和承担的的固话费、通信服务费、增值电信服务费、基础通信费、网络费等应计入通讯费。

2.费用是否合理、附件完整性等从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑。

3.报销说明是否简明扼要，是否有敏感字词。

4.费用分摊子表中，费用类型是否与报销人部门或者本公司类型相符，费用项目是否选择准确（关乎所计入科目），辅助专项是否选择，选择是否准确。

5.报账人有借款的，借款核销子表是否核销借款。

6.发票信息是否完整。

税率税额等是否准确。

7.付款方式选择是否准确。

8.附件上传是否完整，影像金额与报账金额是否一致，附件张数是否与上传影像相同。

9.其他根据本单位要求应关注的重点。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-对公费用报销单
说明：公对公支付的费用均填报对公费用报销单。

制单时费用类型必选，支付信息选择银企直连或转账。

分摊金额及专项不确定的，可查阅业务指导手册或请业务财务进行指导。

路径：所有功能-财务共享-网上报账平台-我要报账-个人报销类-对公费用报销单
说明：
1.费用是否合理、附件完整性等从本单位内控角度、审计角度、税务角度等方面考虑。

2.报销说明是否简明扼要，是否有敏感字词。

3.费用分摊子表中，费用类型是否与报销人部门或者本公司类型相符，费用项目是否选择准确（关乎所计入科目），辅助专项是否选择，选择是否准确。

4.有预付款的，预付核销金额是否核销预付款。

5.发票信息是否完整。

税率税额等是否准确。

6.付款方式选择是否准确。

7.往来单位银行账号信息是否维护、是否准确。

8.附件上传是否完整，影像金额与报账金额是否一致，附件张数是否与上传影像相同。

9.其他根据本单位要求应关注的重点。

05 第五部分
其他注意事项
1.应缴税费-待认证进项税额的账务处理
2.试点上线期间收回费用类科目清单
3.机制生成凭证制单人
4.付款账户填写规范
5.共享每月结账日
6.联行号的规范
报账单填报规范-其他注意事项（1）-待认证进项税额科目的使用规范
报账单填报规范-其他注意事项（2）-试点上线期间收回费用类科目清单
报账单填报规范-其他注意事项（3）-机制生成凭证制单人
说明：共享中心稽核岗生成凭证，因此制单人、审核人均为共享中心人员。

这两点要区别GS现状。

报账单填报规范-其他注意事项（4）-付款账户填写规范
说明：付款账户后期将改为必填项。

如无法下拉选择或下拉选择为空，请业务财务联系资金负责人处理。

报账单填报规范-其他注意事项（5）-共享每月结账日
说明：财务共享系统暂定每月27日为系统结账日，未生成凭证的业务转次月处理。

27日前月结的，请提前向共享中心报备。

报账单填报规范-其他注意事项（6）-关注联行号是否规范
说明：报账单—支付信息填报中，无论银企直连还是转账方式，都需要自动匹配出联行号，否则在结算环节会退单！我的报销账户-检索开户行自动匹配，如无法匹配请联系资金魏振欣经理。

06 第六部分
系统架构
1.共享与各业务系统的架构
2.信息系统的协同
3.运作场景
系统架构-共享与各业务系统的架构
核算系统 （GS7.0）
财务共享系统
电子影像与档案系统
资金管理系统
人力资源系统
全面预算系统
凭证信息
凭证信息
影像信息
付款信息
合同信息
预算控制
客商信息
供应链系统 项目管理系统
合同管理系统 人员信息
系统架构-信息系统的协同
信息采集
商旅申请
报账申请
凭证采集
帐务处理
账务处理
账务报告
银行
银企平台
信息归档
资金管理
凭证归档
电子档案管理
财务预算
资源规划
以信息系统为基础和支撑手段。

信息化应用跟管理创新结合，有效支撑公司制度的标准化，流程的科学化和精简化，实现降低成本、提高效率、强化公司内部风险控制的目标。

系统架构-运作场景
报账填单
影像调阅 影像扫描上传
实物单据接收匹配
业务审批
会计做账
凭证复核
GS 入账
实物单据归档
凭证匹配 电子归档
经办人 成员单位归档岗
FSSC 核算岗 业务领导 FSSC 核算岗 成员单位档案管理岗
业务流
影像流
实物流
财务审批
财务领导 FSSC 资金结算岗 扫描岗
提交实物单据
经办人
实物流 影像流 电子流
影像调阅路径
资金收付
接口
记账凭证
财务共享系统
账务核算系统
资金结算系统
财务共享中心
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