文书档案整理

文书档案整理
一、做好档案工作应第一掌握的几个观点
面对一堆凌乱无章的文件资料，在归档前，我们需要掌握几个基
本观点
（一）、档案的种类。

就当前现代档案可分为：文书档案、科技档案、特地档案（会计、照片、声像、光盘等）
1、文书档案---文书档案是反应党务、行政管理等活动的档案。

它记录了一个社会组织所从事的各种管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案往常是由办理完成的有保存价值的
文书转变而成，文件是法定机关、集体、公司事业单位和个人在各样
活动中，为相互联系和办理事务等实质需要，用文字、图表等方式直
接记录下来的拥有完好体式和办理程序的信息资料。

如请示、批复、
决定、决策，法例、法律等等
2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性
的科技文件资料转变而成的档案。

如图纸、设计任务书、科研报告等
等；
3、特地档案是指除文书和科技档案以外的所在特地活动中形
成的档案。

如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚
姻登记和工商注册登记档案等等。

新式载体档案如照片、电影、录像、
光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要
在计算机中使用的档案。

今日我们商讨的档案种类主假如文书档案。

（二）文书档案的归档制度
就是文书部门办理完成的文件，经过整理归档，按期移交给机关
档案室集中保存，作为机关的一项制度履行。

它主要包含：归档范围、归档时间及归档的质量要求
1、归档范围：就是归档文件整理的范围。

确立归档范围是整理工作
第一要解决的实质问题。

采集中的文件资料，有本机关的，也有
上司、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长
期功效的，也有短期功效的。

在整理时，不是所有的文件资料都
需要归档，而是要正确剖析，差别对待。

在确立归档范围时，既
要保证该归档的文件资料采集齐备，完好归档，防备“有档不归”，又要注意不该归档的文件资料不可以归档，防备“有文必档”。

这里的齐备---主要指归档率：实质归档文件／应归档文件。

如 100 个文
件号，只归档了 80 个；或许有 10 个机构只归档了 8 个。

完好包
含（1）、对损坏文件进行修裱；（ 2）不要缺张少页；（ 3）笔迹
模糊的要进行急救；（ 4）、一套会议文件、一套资料要求完好、
齐备。

如申请项目时有请示，还有可行性研究报告等附件，如无
附件，文件归档就不齐备。

详细的归档范围参照国家档案局 8 号
令第三条。

（解读）
2、归档时间：一般在第二年 6 月尾从前。

3、归档的质量要求： a、归档文件要齐备完好，公函一定是正式的
奏效的公函；b、切合档案保护要求（笔迹资料切合持久性要求等）；
c、对大纸张进行折叠；
d、卷内文件摆列有序
e、有编制目录、交
接手续。

二、归档文件的整理程序
将归档文件以件为单位进行整理、装订、分类、摆列、编号、录
入、编目、装盒，使之有序化的过程。

（一）文件的整理
《归档文件整理实行细则》最根本的特色是以“件”为整理单位，进行
文件级管理。

1.界定"件"的范围
（1）正本与定稿为一件 ;
（2）正文与附件为一件 ;
（3）原件与复制件为一件 ;
（4）转发文与被转发文为一件 ;
（5）来文与复文可为一件；
（6）文件签批单与正文为一件；
（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；
（8）一个事由密切联系的有关文件可为一件；
（9）汉文本与少量民族文本为一件；
（10）中文本与外文本为一件。

需要注意的是：定稿过厚不易装订的，也可独自为一件；重要文件（如法律、法例等）须保存历次改正稿的，其正本与历次改正稿（包含定
稿）各为一件；附件许多或太厚不易装订时，可形成多件。

编目时，
每一件表现为一条条目。

每一条目信息著录该件的第一份文件的信
息。

（二）文件的装订
1、确立装订次序
（1）正本在前 ,定稿在后;
（2）正文在前 , 附件在后;
（3）原件在前 ,复制件在后 ;
（4）转发文在前 ,被转发文在后 ;
（5）复文在前 ,来文在后；
（6）文件签批单在前，正文在后；
（7）结论性资料在前，依照性资料在后；
（8）文本在前，图表在后；
（9）汉文本在前，少量民族文本在后；
（10）中文本在前，外文本在后。

本级机关的文件装订：红头文件在前，文头纸后来，文稿在最后；
上司机关的文件装订：文件办理单在前，红头文件在后。

2、装订方式和要求
（1）去金属物。

永远、30 年的档案装订前要求去掉金属物（短期
保存的档案、精装或平装等书籍式的档案资料除外）， 10 年的档案
不要求。

（2）装订地点。

永远、30 年档案要在左边装订 ,10 年档案不作要求，但要保证档案安全。

应该注意：如左边装订线内有图文 , 无需贴边 , 可在左上角装订 ,若左上角仍有图文 ,也可在其余方便地点装订。

（3）对齐方式。

左边装订的文件一般应付齐左、下侧；左上角装订
的文件应付齐左、上侧。

（4）装订资料。

文件装订资料应切合档案保护要求，一般使用白线
装订或无酸浆糊粘贴。

（5）装订要求：装订要结实雅观 ,无掉页压字等现象。

（三）分类
分类就是指全宗内归档文件的实体分类。

我们所说的实体，就是指文件。

将归档文件按其根源、时间、内容和形式的异同，分红若干层次
和类型组成有机系统的过程就叫做分类。

1、确立分类方法
（1）基安分类法：分类方法往常有年度 -机构(问题) -保存限期分类法。

（2）复试分类法：在实质工作中，纯真采纳一种分类方法的状况
是比较少见的 , 可将上述 3 种分类方法联合使用 , 推行三级或二级
分类，即“复试分类法”。

a 三级分类法：即“年度--机构（问题） --保存限期”分类法。

机构(问题)能够任选其一，我们建议选择“问题”，即便用“年度--问题--
保存限期”分类法。

这类分类法合用于“工作职能复杂、机构规模较大、
文件数目许多”的单位。

b 二级分类法：即“年度--保存限期”分类法。

这类分类法合用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数目较少”的单位。

2、拟订分类方案
要在分类方法确立的基础上拟订相应的分类方案，并且在必定阶段保
持稳固不变。

（1）三级分类方案：
XXXX 年—党群工作—永远、 30 年、10 年
行政综合—永远、 30 年、10 年
业务管理—永远、 30 年、10 年
（2）二级分类方案：
XXXX 年—永远
30 年
10 年
3、文件实体分类：应依照拟订的分类方案和选定的分类方法，
对已经装订的文件资料进行分类。

（1）分年度
依照文件形成的时间，将不一样时间形成的文件依照年度分开。

严
禁将不一样年度的文件混在一同。

分年度应注意以下状况：
第一,依照文件签发日期纳入文件形成的年度，而不是纳入文件
内容针对的年度；
第二,跨年度召开的会议文件，纳入休会年度；
第三,跨年度办理的案件文件，纳入了案年度；
第四,跨年度的工作项目文件，可纳入项目结束年度，也可分年
度归档；
第五,跨年度形成的会议记录本，纳入结束年度；
第六,两份文件装订在一同作为一件时，应以装订在前面的文件
日期为准，纳入前面文件所属的年度。

（2）分问题
在三级分类方法中，依照分类方案二级类目所设置的问题，依据
文件所波及的内容按问题分开。

二级分类方法不波及分问题。

第一、正常状况下，文件资料应纳入其内容所波及的问题类目中；
第二、同一文件波及两个以上问题时，应纳入主要问题类目中；
第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应纳入行政类或行
政综合类；
第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应纳入相应的问题
类目中；
第五、外来文件，应依据其内容所针对的问题，纳入相应的问题
类目中。

（3）分限期
依照本单位《文书档案保存限期表》的规定，依据文件的利用价
值，正确判断每份文件的保存限期，将同一年度不一样保存限期的文件
分开，禁止将不一样保存限期的归档文件混在一同。

文书档案保存限期分为“永远、30 年、10 年”三种。

10 年：1--10 年
30 年：11—30 年
永远：30 年以上
（四）文件的摆列
归档文件应在分类方案的最低一级类（保存限期）内 ,按事由结
合重要程度、内容、属性、时间等进行摆列。

（1）摆列的原则
党务前，行政后；
综合前，专题后；
重要前，次要后；
文字前，图表后。

（2）摆列的方法
ａ按“保存限期“摆列。

将同一保存限期内的归档文件排在一同。

ｂ按“事由”摆列。

将同一事由的有关文件集中摆列。

ｃ按“时间”摆列。

同一事由内或不一样事由间的归档文件 ,应准时间先后摆列。

ｄ按“重要程度”摆列。

同一事由内或不一样事由间的归档文件 ,应按重要程度摆列。

ｅ按“内容”摆列。

将同样内容的文件集中，综合性的文件排在前，专题性的文件排在后。

ｆ按“同样属性”摆列。

将机组成立、人事任免、职称评聘、干部
调换、薪资调整、会议文件、工程项目、内部刊物、统计报表、简报
信息等集中摆列。

（五）编号：对每一份归档文件进行盖章和编号
1、盖章归档章
（1）归档章地点：归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中
的空白地点。

如没有空白处或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页
前附带空白纸盖章。

（2）归档章式样：长 X 宽=60mmX8mm
ａ全宗(号:填写县档案馆给立档单位的代号 ,没有的可不填。

ｂ年度:要求以 4 位阿拉伯数字标明公元纪年 , 填写文件分类所
属年度（跨年度形成的文件应纳入办结年 , 标年度时也应标办结年
度 , 如 1999 年下发的会议通知放在 2000 年会议召开年度一并整
理时 , 在年度一栏中必定要填 "2000", 而不可以按文件形成年度 "填
写 "1999" 。

ｃ保存限期:填写归档文件详细的保存限期 ,即“永远”、3 0“年”、“10 年”。

ｄ机构（问题） :此项为可选项 ,三级分类必填 ,二级分类不填。

ｅ页数:填写该份文件总页数 ,有图文的页面为一页。

如二份文件 ( 正
文与附件、正件与定稿等 ) 不只一个流水号时 , 可将文件各部分的
页数相加；如文件页码不全或无页码时 , 应在有文字内容正面的右
上角、反面的左上角从头标编页。

ｆ室编件号:在同一限期内按文件摆列次序从‘1’开始流水标明室
编件号。

ｇ馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。

ｈ盒号:室藏档案数目很大的单位为了方便存取、倒架、统计等
工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。

一般单位可不
填写。

（六）编目：即编制《文书档案归档文件目录》，包含：件号、
责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

1、填写方法
(1)件号：填写室编件号。

(2)责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或
签字者。

填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别（如“国
家档案局”、“县档案局”，不可以使用“国家局”、“本局”等简称）；联合发文一般应将所有责任者如实抄写，责任者过多时可适合省略，但立
档单位是责任者的一定抄写。

(3)文号：填写文件制发机关的发文字号（如“国档发 [2008]18 号”）。

(4)题名：一般填写原文件标题。

文件没题名或题名不完好的，
除原题名照抄外，还应依据文件内容从头拟写或增补题名，并加“ [ ]”号。

(5)日期：填写文件的形成时间，用 8 位阿拉伯数字标明公元纪年（如 2008 年 4 月 16 日，应填写 20030416 ）。

(6)页数：填写每一件归档文件的实质有效页数。

(7)备注：填写归档文件需增补和说明的状况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等）。

2、装订目录
归档文件目录应独自装订成册并编制封面。

（1）装订目录：目录成册的方式视文件多少和利用需要而定 ,可与分类方案一致，一个流水号一本；也可一种限期一年一本或数年一本；或三种限期一年合订一本等等 , 不一样流水号间以口取纸或在表
格右上方加注的方式来区分或设总目录。

（2）填写封面：内容包含：全宗名称、年度、保存限期、机构 (问题)等项目,此中全宗名称填写立档单位全称或规范化简称 , 其余项
目视目录成册方式选择填写。

文书档案归档文件目录
××县档案局
全宗名称：
全宗号：13
年度：2001--2010
保存限期：永远
机构问题：
(七)装盒：包含文件装盒和填写备考表、盖章盒脊及封面等内
容
１、装盒
(1)将最低一级类目（保存限期）中的所有归档文件按件号顺
序挨次装盒；
(2)第一盒装满后按序装入下一盒；
(3)同一事由的文件不用特地装入同一盒内 ;
(4)不一样类型的文件应装入不一样盒中。

即不一样年度、不一样限期的文件不该装入同一盒中；按机构 ( 问题 ) 分类时 , 不一样机构
( 问题 ) 的文件不该装入同一盒中。

２、填写备考表
档案盒内应附备考表,置于所有归档文件以后 ,用以对盒内文件进行必
要的说明说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。

（1）备考表：填写盒内文件缺损、改正、增补、移出、销毁等
状况；
（2）整理人：填写整理归档文件的人员姓名；
（3）检查人：填写检查归档文件整理质量的人员姓名；
（4）整理时间：填写归档文件整理完成的日期。

３、盖章封面及盒脊
(1)盖章封面：应使用全称或规范化简称注明全宗名称（如“中国共产党汤阴县委员会办公室”盖章“中共汤阴县委办公室”）。

(2)盖章档号：盒脊各检索项包含全宗号、年度、保存限期、机
构 ( 问题 ) 、起止件号和盒号等，各项目的填写要求与归档章同样。

（八）装柜
1、文书档案上架装柜方式一（限期—年度法）
２、文书档案上架装柜方式二（年度－限期法）
三、归档文件整理详细操作步骤
1、剔出不归档的文件资料；
2、对归档文件以件的形式装订；
3、区分保存限期：永远、 30 年、10 年；
4、摆列：重点、总结、大事记、支部工作日记、上司文件、本级文件、会议整套资料等；
5、编号：加盖归档章并填写；
6、录入档案管理软件（成立电子档案目录）；
7、编制归档文件目录，打印并编制检索目录（一式三份）；
8、置放备考表：一盒一张；
9、装盒并填写盒脊的各项内容；
10、排盒入柜。