工程建设收发文管理制度

工程建设收发文管理制度
第一章总则
第一条为规范工程建设项目中收发文管理，提高工程建设项目文件的管理效率和质量，保障工程项目的顺利进行，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内各级工程部门、项目部门及相关单位收发文管理工作。

第三条工程部门、项目部门及相关单位应当建立健全文件管理制度，明确工程建设项目中各类文件的收发、审核、传阅、归档等具体流程和责任人。

第四条工程部门、项目部门及相关单位应当严格按照文件管理制度要求执行工程建设项目文件的收发管理，不得私自更改、销毁文件，确保文件的真实、完整、安全。

第二章文件的分类和编号
第五条工程建设项目文件主要包括招投标文件、工程设计文件、施工图纸、合同文件、变更通知、验收报告、竣工资料等多种文书。

第六条工程部门、项目部门及相关单位应当按照文件的性质、用途、流转等情况将文件分类，例如合同文件、技术文件、管理文件等，以利于文件的归档和检索。

第七条工程建设项目文件应当统一编号，编号要求须标明文件所属部门、项目名称、文件性质及流水号等信息，以便于对文件进行管理和追踪。

第三章文件的收发管理
第八条工程建设项目文件的收发应当采取书面形式，邮寄、传真或电子邮件等方式发送的文件应当同时备案。

第九条文件发出前，应当经过制定收发文流程的审核批准，审稿人员负责审核文件的真实性、完整性、合规性，并签字确认。

第十条收到文件后，接收人员应当及时查收，并在文件上签字确认收到，并按照文件流转规定及时传阅或处理。

第四章文件的传阅和归档
第十一条工程建设项目文件的传阅应当按照规定的传阅范围、流程进行，传阅人员应当及时将文件传阅给下一级相关人员，并在文件上记录传阅的日期和传阅人员名字。

第十二条文件的归档应当按照文件的分类和编号进行，将文件存放在专门的文件柜或文件室中，并严格按照归档规定进行整理和管理。

第五章监督检查和责任追究
第十三条公司领导和相关部门对工程建设项目文件的收发管理情况进行定期检查，发现问题及时进行整改。

第十四条对于私自更改、销毁文件或者有故意疏忽、迟误传阅文件，严重损害工程建设项目利益的行为，将追究相关人员的责任，包括通报批评、纪律处分等。

第六章附则
第十五条本制度自发布之日起生效，如有任何变动，须经公司领导批准后进行修订，并重新对员工进行宣传。

第十六条对于工程建设项目中未尽事宜，由公司领导院根据规定进行解释。

第十七条本制度解释权属于公司领导院。

本制度由公司领导院负责解释。