基于SWOT分析的企业知识管理系统构建

企业经营与管理QIYEJINGYINGYUGUA NL I574作者简介：史扬（1982-）男，安徽合肥人，硕士，助理工程师；主要研究向：企业信息化。

引言知识管理系统（Kn owled ge managemen t system ）,是收集、分析和处理一个组织的全部知识的信息系统。

它的发展可以分为大致三个阶段：第一阶段是文档型系统，它是以文档为核心的知识管理，重点在于对文档的管理，方便知识的存储和共享。

第二阶段是动态型系统，主要解决知识的动态管理，强调知识管理和业务流程管理的结合。

第三阶段是综合型系统，相对于前两个阶段，设计时强调显性知识和隐性知识相结合，强调以人为本的知识管理，增加了知识地图，这在很多知识管理系统软件中均有体现。

[1]知识管理系统在整个管理过程中最大限度地实现知识共享，以便将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，帮助他们做出最恰当的决策。

一、现状目前很多企业都建立了比较完善的知识管理系统，在企业发展过程中起到积极的促进作用。

但是我们清醒的认识到，大多数企业的知识管理系统水平停留在第一阶段，或者说即将步入第二阶段，这和企业整体信息化水平偏低有很大关系。

在本世纪之初，《IT 经理世界》和微软（中国）有限公司联合进行了“中国企业知识管理现状调查”。

从调查的情况看，中国企业越来越重视知识管理。

只有23%的企业表示尚未开始关注知识管理，有40%和35%的企业分别处于知识管理项目的调研准备和正在实施的阶段，而已经真正部署知识管理系统的企业只占到被调查企业的2%不到。

从中我们可以看出，企业都会对组织内部的知识进行管理，只是管理水平不同。

绝大多数企业都会对重要的资料进行存档，但多数停留在纸质形式，常常会设立档案室或者资料室来管理这些纸质资料。

有一部分企业已经实现了数据库应用，组织内部的相关知识通过电子化的方式储存在数据库中，员工通过检索引擎查询感兴趣的信息。

同时，少部分企业有了比较高端的数据仓库应用，这充分说明广大企业正积极构建知识管理系统，建设知识型企业，提高企业的核心竞争力。

二、企业知识管理系统构建SW O T 分析为了综合分析企业外部环境和企业内部条件对企业知识管理系统构建所产生的综合影响，我们通常采用优势、劣势、机会和威胁分析，即SWOT 分析。

企业通过对这四点的分析，了解企业在构建知识管理系统时，拥有哪些优势和机会，面临哪些劣势和威胁，继而通过科学的策略实施，继续发挥自身优势，不断扩大机会，减少劣势对本体的影响，规避外部的威胁。

[2]（一）优势分析1、传统知识管理基础良好。

传统知识管理主要是以文档形式存在，一般企业内部都会设立档案室或者资料室来存储各种技术档案资料，这已经是一种常态化的知识管理形式。

人们对于这种方式可能更加熟悉，极大地方便了组织内部显性知识的组织和再利用。

2、传统知识管理人才储备良好。

由于传统知识管理形式的长期存在，相关知识管理人员，尤其是企业档案室或资料室管理人员从事这项工作已经很长时间，他们具有丰富的管理知识，熟悉日常管理流程，能够将组织内部知识按重要性层级分门别类，方便日常检索查询。

3、企业日趋重视知识管理。

知识管理是企业日常管理中的重要分支，随着企业信息化建设的不断开展，知识管理日趋收到企业的重视，通过管理组织内部的显性知识和隐性知识，组织和再利用这些知识，有效地提高企业的核心竞争力。

基于SWOT 分析的企业知识管理系统构建史扬/合肥通用机械研究院科研与信息化管理部，安徽合肥230031【摘要】本文运用SWOT 分析方法，分析企业知识管理系统构建过程中存在的优势、劣势、机会和威胁，最后提出解决的对策。

【关键词】SW OT 分析；知识管理；信息化；知识资产（二）劣势分析1、企业总体信息化程度不高。

随着企业规模的不断扩大，传统的管理模式已经很难适应新形势，只要通过信息化管理，才能提高企业日常管理效率，也使得管理更加科学化和规范化。

但是，企业信息化的整体水平还是不高，通常只是简单的信息系统的应用，比如在企业网站发布简单的资讯，OA 系统流转简单的工作流程等。

较复杂的信息系统，如E R P 系统，PD M 系统，CRM 系统，应用程度普遍较低。

2、组织内部传统知识管理形式深入人心。

由于企业信息化程度不高，人们更习惯传统的纸质工作模式，长期形成的知识管理理念想很快得到改变绝非易事。

传统知识管理一般以纸质形式为主，纸张成为管理的载体。

组织内部人员如果查阅信息，通常需要去资料室或者档案室调阅纸质存档资料，查阅结束及时归还。

企业员工可能宁愿采用这种耗时的知识管理方式，也不愿意轻易改变。

3、具有现代知识管理理念的人才缺乏。

现代知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。

我们清楚地认识到，具有现代知识管理理念的人才属于稀缺资源，这个主要和外在的环境有关系，企业的整体信息化水平不高，直接导致相关人才的需求不旺。

还有一个原因就是，信息化专业人才的培养模式有弊病，过分重视课堂教育，书本教育和理论教育，与实际联系不够紧密导致培养出来的人员缺乏实际操作经验。

（三）机会分析1、全球信息化的浪潮已经到来。

全球信息化的浪潮正席卷全球，信息化所产生的积极影响无处不在。

从工业社会演进到信息社会，信息化成为推动世界经济和社会全面发展的关键因素，成为人类进步的新标志。

企业的发展，离不开信息化的支持，信息化建设的不断发展也为现代知识管理系统提供了强有力的技术支撑，企业利用先进的信息技术，可以更好的进行知识管理。

2、知识管理软件为企业知识管理添砖加瓦。

企业知识管理需要通过知识管理软件来实现，好的知识管理软件会为企业的知识资产管理起到事半功倍的作用。

比如IBM/LOTUS 紧紧围绕知识管理包含的“人、事件和场所”三要素，建立的专家网络和知识地图，方便用户和员工获得所需的知识，设立企业社区供员工共享知识和相互协作，帮助员工自主学习，以提高企业的整体素质。

国内也涌现出一批优秀的知识管理软件，提出了较为成熟的知识管理方面的解决方案，如泛微、蓝凌、用友等。

3、组织内部知识资产的不断积累为知识管理提供机会。

企业内部知识的不断积累，尤其是显性知识的与日俱增，这些知识资产种类繁多，时间跨度大，涉及到的部门广，尤其是关于企业历史性的知识资产占有较大比重，如何科学有效地管理这些资产成为一个重要问题。

正是由于这些问题的存在，为企业部署具有现代特色的知识管理系统提供了机会。

（四）威胁分析1、信息安全问题凸显。

互相网时代，如何保障信息安全显得尤为重要。

在企业的知识管理系统中，存储大量的技术数据、技术资料以及内部颁布的重要文件。

由于这些信息涉及到企业的经济利益，所以安全有效的存储是日常维护工作中的重中之重。

如果缺乏有效的安全管理机制，很容易造成数据的丢失。

所以要建立行之有效的安全机制，提高对信息安全的重视程度。

2、知识管理模式发展滞后。

知识管理的模式正发生翻天覆地的变化，但是大多企业的知识管理模式发展依然滞后，还是停留管理学家2014.02575在通过档案室或者资料室来存储纸质资料的阶段，效率低下，知识多为隐性知识，共享性差。

并且，很多企业没有认识到存在的这些不足，依然长时间采用这些落后的知识管理模式，缺乏先进知识管理意识。

3、软件提供商自身水平参差不齐。

企业知识管理的实现，除了一些硬件的支持外，软件将起到巨大的作用。

企业管理自身的知识资产，需要一个技术成熟的，符合企业自身特点，易于使用的知识管理软件。

但是，现在知识管理软件市场软件提供商众多，良莠不齐，有的软件就是简单的模仿，根本不能真正起到知识管理的作用。

企业在选择知识管理软件的时候，要深入调查软件提供商的综合水平，选择适合本企业的知识管理软件。

三、SW O T 对策分析表1企业知识管理系统构建SWOT 对策分析（一）S O 策略1、转变传统知识管理模式，适应时代发展需要。

信息化的浪潮已经席卷全球的每一个角落，信息化改变了我们的传统生活和工作方式，也缩短了人与人之间的距离。

企业要以信息化浪潮为契机，将组织内部知识管理的过程数字化，将正确的知识传递到正确的位置，使企业知识资源合理配置，改变传统那种低效率、纸质化、知识共享率低的知识管理模式，适应时代发展需要。

2、现代知识管理软件，为企业知识管理提供技术支撑。

现代企业知识管理不是凭空管理，更不是传统意义上的纸质管理，取而代之的是全新的数字化管理。

它需要一定的软硬件作为技术支撑，尤其是知识管理软件。

一套好的知识管理软件，会拥有强大的管理应用模块，从多个层面有效的管理企业内部的文件资料、技术数据、技术文档等一系列知识。

通过知识管理软件，企业内部的员工可以通过权限在任何时候，任何地点查询到自己需要的资料和数据，组织内部的隐形知识可以通过知识管理软件的组织再造变位显性知识，知识的重复利用率和共享率有了很大的提高。

3、依托人才优势，科学管理企业内部知识资产。

企业传统的知识管理模式造就了一批管理人才，虽然管理模式滞后，但是他们对知识管理的实质十分了解，熟悉管理流程，是企业建立现代知识管理模式的重要人才支撑。

加强对这些人才的职业再教育，使他们掌握先进的知识管理软件操作方法，了解管理流程精髓，具备先进管理理念。

科学的管理办法，先进的知识管理软件，专业的管理人才，三方共同做好知识资产的管理工作。

[3]（二）WO 策略1、做好软硬件的更新工作，提高企业信息化水平。

切实把握全球信息化的脚步，了解当今世界信息化技术水平，结合企业自身的实际情况，有的放矢的做好软硬件的升级改造工作，尤其是硬件的升级，它是信息化建设的基础性工作。

同时，要引进和部署技术成熟的应用和管理软件，让企业知识管理相关人员，尤其是广大员工要熟练掌握部署的软件，提高企业信息化应用水平。

2、加强现有知识管理人才的职业教育工作。

传统知识管理人员主要是先进管理理念的缺失，对于知识资产缺乏科学的管理，多数是停留在传统的模式之上，知识的共享率和利用率低。

要彻底改变这样状况，首先要加强传统知识管理人才的职业教育，使他们具备现代知识管理理念，熟练掌握知识管理软件，成为企业知识管理的中坚力量。

（三）S T 策略1、重视信息安全问题，防患于未然。

信息安全问题一直是企业异常关注的问题，信息安全直接关系到企业的经济利益。

企业的知识资产一般包括企业发布的各项公文、管理规定、各种经营数据、技术数据和技术文档。

这些知识资产只适合在企业内网传递，不适宜公开在外网上。

企业要建立完善的信息安全保护机制，指定专人担当信息安全专员，协调处理有关信息安全的工作。

努力引导企业员工切实树立信息安全意识，正确使用企业内网资源。

2、加强知识管理人才培养，扭转知识管理模式落后的局面。

企业知识资产的管理终究需要人来管理，加强知识管理人才的培养是一项重要的工作。