机动车出厂合格证管理办法

受控状态：文件编号：Q/XPJXC03-2016
机动车出厂合格证管理办法
编制：
审核：
批准：
2016-06-15发布 2016-07-01 实施龙岩市新罗区西陂机械厂发布
一、总则及适用范围
机动车产品合格证不仅是客户购置机动车的身份和质量证明，也是公司重要的无形资产。

为适应国家政策要求，加强机动车生产企业及其产品管理，规范机动车生产企业合格证的制作、使用和信息传递，特制定本管理办法。

本管理办法对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理等做出了具体规定。

本管理办法适用于龙岩市新罗区西陂机械厂所有整车及底盘合格证的管理。

二、人员组织管理
2.1、公司总经办负责对公司合格证管理的内部审核活动。

2.2、质量管理部
1）合格证的归口管理部门，负责合格证式样的设计、备案。

2）负责合格证备案，负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。

3）负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的合格证移交品信息管理部。

4）负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，无法回收旧合格证作废信息的上传。

5）负责旧、作废、损坏、污染、打印错误等无用合格证的接受、管理、销毁等。

6）负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证打印、发放等工作。

7）负责产品合格信息、合格证打印信息。

8）负责打印后的合格证的接收、发放、回收、补发、换发、登记。

2.3、采购部
负责组织空白合格证的印刷与采购。

2.3、行政办档案室
负责对空白合格证的保管及入档登记管理，每月按生产数量向质量管理部进行发放。

“一对一”对需换证补正的合格证管理，合格证钢印的保管使用。

2.5、市场营销部
1）负责市场合格证的变更、补发、换发的审批等管理，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收。

2）负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。

3）负责市场反馈合格证问题的处理。

三、合格证正面样式备案及管理
合格证版面按照GB/T21085-2007《机动车出厂合格证》(以下简称GB/T21085)的规定印制机动车出厂合格证正面样式，合格证版面若有变更需向中机中心进行备案，备案通过后方可使用，备案要求详见《〈合格证〉正面样式备案要求》。

同时应向公司质量管理部负责并向分管副总、采购部及市场营销部进行报备。

四、合格证发放管理
4.1、合格证的印刷按照龙岩市新罗区西陂机械厂《机动车出厂合格证管理办法》的规定，由采购部负责统一对进行纸张编并印刷，由质量管理部负责报请采购部印制。

4.2、合格证正面应粘贴有防伪标识。

如发现机动车出厂合格证信息的比对过程中发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，应当协助公安机关交通管理部门甄别真伪。

4.3、空白合格证的印制由质量管理部根据公司的生产量负责向采购部报告，经公司总经理或分管副总签字后报请采购部印制，采购部印制好后，通知质量管理部验收后交行政办档案室保管，按照档案室归档要求，办理归档相关手续，档案室作好合格证入档登记管理。

4.4、质量管理部根据月生产数量领取空白合格证。

领证需填写《合格证领用申请单》，经部门领导或分管副总签字后，到行政办档案室领取空白合格证。

然后按照打印合格证要求根据产品检验入库情况由专人负责合格证的打印，待相对应的产品检验合格后，将打印好的合格证分批次到行政办档案室加盖钢印签章，然后随车入库。

4.5、质量管理部必须指定专人负责合格证的领用、打印、签章和随车发放工作，并做好合格证的领用、发放、存档记录，每月21日前将上月21日至本月20日的用量填报《合格证用量月报表》报送采购部。

4.6、合格证配发管理：
只有本公司生产的车辆制造完成并下线检验合格后，市场营销部方可向质管部申请打印纸质合格证。

4.7、废证的界定及废证销毁、换证、补证事项
1）机动车合格证在公司因错打、误打或因外界原因导致合格证残缺、污损、丢失的可界定为废证，废证经部门领导或分管副总签字确认后，应由质量管理部直接到行政办行政档案室“一对一”的更换空白合格证。

2）合格证换发管理事项
当合格证打印完成之后，发现合格证信息因操作人员操作失误或产品技术升级等原因需要对已经配发的合格证进行信息更改，此时需有关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证换发，合格证换发须严格遵守一车一证原则。

先前配发的合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予先关人员。

3）合格证重发管理事项
当配发的合格证因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号情况下，由相关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证重发，合格证重发须严格遵守一车一证原则。

先前配发的旧合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予相关人员。

机动车作废合格证的销毁按照龙岩市新罗区西陂机械厂《机动车出厂合格证管理办法》的规定，由相关责任部门负责处理，并做好销毁台账。

4）合格证补发管理事项
产品交付后，因产品无合格证或者因运输储存、用户保管、不可抗力等原因造成合格证损坏、遗失、污染，或其它无法作为车辆注册依据的，允许补发合格证。

①需要补办合格证的，应明确列出(或说明)产品型号、VIN、发动机号、底盘型号、车辆颜色、配置等，加盖证明单位公章，由所属业务经理(或所在地办事处主管)签字确认，同时提供车辆VIN和发动机号拓印件，以及购车发票复印件，交销售部。

由销售部提出补办申请，经行政副总审核，报公司总经理批准后，方可打印补发。

②客户合格证遗失需要补发的，由经销商(或当地派出所)开具证明，加盖经销商(或当地派出所公章，或进行登报申明)后给予补发。

③经销商或用户接受产品时发现合格证漏装的，经销商应及时告知所属业务经理(或所在地办事处主管)确认并出具证明，加盖经销商公章，由销售部对照交付时的记录照片如确认属于漏装(或者无法确认没有漏装)的，由市场营销部提
出补办申请。

如市场营销部确认没有漏装的，由业务经理(或所在地办事处)查明原因，提出书面报告，再行办理补发手续。

④合格证破损、污染需要补办的，由市场营销部出具证明。

属于合格证破损、污染需要补办的，由市场营销部负责回收旧合格证。

⑤合格证打印错误无法进行车辆注册需要补办的应由相关人员提出书面申请经相关领导批准后方可进行补办。

⑥经确认合格证可以补发的，合格证打印人员应在原数据库中做相应标志(或注明补发合格证编号、日期、申请审批的扫描文件等)，在《合格证使用台账》做相应的登记。

⑦补发的合格证由质量管理部直接发放至市场营销部的售后服务人员，由售后服务人员在《合格证使用台账》中签收。

5）合格证发放
①打印的合格证因产品销售需要发放时，由销售部主管从打印人员处接受。

销售部主管接受打印的合格证时，应在《合格证使用台账》上签收。

②合格证由质量管理部经理(或其授权人)负责签发，其他人员无权签发合格证。

质量管理部经理 (或其授权人)应保管好签字章，防止被非法使用。

③一辆合格产品只允许出具一套合格证等资料。

6）合格证的发放应符合下列要求。

①经签发后的合格证，连同对应的底盘合格证、VIN拓片、发动机号拓片等合格证明资料一并装入指定的防水袋中。

一辆合格产品的合格证明资料装入同一个防水袋中，装袋时要求在不取出合格证的情况下即可读取其信息。

②产品经出厂检验合格后、产品交付前，由质量管理部授权人员将封装好的合格证交出厂检验人员，核对产品名称、型号、VIN、底盘、配置、技术参数无误后，将合格证明资料袋放置产品指定(或规定)的位置，同时告知用户。

③质量管理部人员发放合格证时，应逐台对照配发的合格证与实际车辆的产品型号、发动机型号、发动机号码、车辆VIN码、底盘合格证及VIN、颜色、配置等进行核查，确认无误后方可发放。

④产品交付(包括送、发货)时，销售部业务人员应当对合格证明资料放置情况以照片方式进行记录保存，记录照片归入用户档案。

⑤合格证是产品质量证明，车辆检验合格才允许合格证的发放，只有附上
合格证的产品才能出厂。

出厂检验人员应对发放的合格证情况进行登记，并编制《合格证总台账》，台账中至少应包括车辆型号、VIN、合格证编号、车辆制造日期、合格证发放日期等。

⑥发(送)货人员接收产品时，必须验证配发的整车、底盘合格证是否正确、一致。

发(送)货时，从接收产品至送达经销商(或用户)之前的各环节均需对合格证妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保能够正常读取。

五、合格证电子信息及系统管理
5.1、合格证系统的操作电脑、企业代码、用户名、密码以及U盾由专人保管，其他人严禁使用。

打印、上传合格证的操作电脑、U盾及相应软件程序的操作应进行相关培训，操作人员经培训合格经部门经理批准后方可进行独立操作。

当合格证系统操作人员离职时，因将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。

交接完成之后部门经理方可在离职单签字允许离职。

5.2、合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序
1) 合格证打印人员在确认打印无误后，经部门领导审批之后负责将合格证信息上传至国家机动
车合格证数据中心。

合格证打印后48小时内，必须将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。

上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。

2) 超过期限上传的合格证信息，可以通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关原因后提交补传申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为补传成功。

3) 合格证打印人员负责合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。

①对属信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。

②对因公司原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，如产品已经销售，由销售部通知用户、经销商收回产品，并承担相应的法律和经济责任。

③对发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真
伪。

5.3、质量管理部合格证打印人员每月底对上传合格证信息和合格证核对符合率进行统计，对合格证的技术参数与公告产品不一致、不按规定传送合格证信息或传送虚假合格证信息、合格证核对符合率低、核对后续处理不及时的情况进行分析，查找原因，写出说明提出整改，报主管领导审批处置。

5.4、公司应建立企业内部合格证信息数据库，由质量管理部保管制定系统安全管理规定和保管合格证内部数据，以保证本公司生产的车辆在设计使用年限内可查询相关车辆信息。

六、一致性管理
质量管理部在机动车的生产过程与纸质合格证的打印过程必须确保合格证电子信息与实车参数、纸质参数、《车辆生产企业及产品公告》参数等信息一致。

七、合格证服务管理
7.1、相关人员在产品交付前持《合格证领取表》到技术科领取底盘车和产品合格证，无《合格证领取表》或其内容填写不符合规定要求时，质量管理部有权拒绝发放。

7.2、《合格证领取表》应注明产品回款情况，当回款达到80%以上，必须写明剩余金额回款时间，此时经财务部核实签字后可向《合格证领取表》持有人发放合格证。

7.3、当回款少于80%时，必须要写明剩余汇款时间，并且必须由部门经理签署意见，由财务部签字核实后方可向《合格证领取表》持有人发放合格证。

7.4、当客户没有付款且急需合格证上牌时，应出具书面证明且由总经理签字同意领取后，方可向《合格证领取表》持有人发放合格证。

7.5、销售人员从接收合格证至送达客户之前的各环节均需妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保车管所能够读取二维条码。

7.6、销售人员接受机动车合格证时，必须验证配发的合格证是否正确，是否与机动车车辆识别代号、发动机号一致；是否与原底盘合格证信息相符合。

7.7、销售人员将合格证交付客户时应让顾客签字确认“合格证已收到”，并将该回执交于质量管理部合格证相关人员确认，否则出现任何移交问题，由相关销售人员自行负责。

7.8、质量管理部应编写合格证咨询服务规范，合格证相关管理人员应不定期对销售人员和经销商进行合格证相关事宜培训，当消费者因上牌相关事宜咨询或投诉相关人员时，应按咨询规范和培训内容对咨询人员进行详细解答并向领导汇报。

八、罚则及保障措施
8.1、为确保本企业管理办法得到有效落实的承诺和具体保障措施要求，对于失误或者违反相关规定造成合格证管理混乱、严重影响车辆销售的，必要时对个人或部门提出处罚考核。

8.2、公司内部在合格证的传递过程中因个人原因导致丢失或损坏，公司将根据有关规定对责任人进行相关处罚，按比例(操作人缴纳罚款额度的20%，直接领导缴纳罚款额度的30%，质量负责人缴纳罚款额度的50%)对相关人员进行处罚。

并由责任人出具书面补发申请，经部门经理签署意见之后方可补发。

8.3、客户因不慎丢失或被盗等原因需要补发合格证，需补发合格证的单位或当事人应凭相关挂失正面(如登报申明、公安机关证明等)，书面提出补发申请，经部门经理签署意见，总裁部门审批，按公司收费标准向公司财务缴纳费用后方可补发。

8.4、公司将本管理制度纳入公司质量管理体系，并不定期组织会审，以保障本管理办法和具体保障措施得到有效的实施。

当会审结果不满足本规定的要求，应对相关负责人进行处罚并责令整改，整改完成之后进行审查直到满足本规定的要求。

九、其他规定
9.1、合格证打印人员每半年一次，对作废、回收、损坏等无法使用的合格证(统称作废合格证)进行统计，记录作废原因、数量、编号、责任人(或责任部门)，上报销毁。

作废合格证销毁批准权限为事业部总经理。

销毁时至少有质量管理部经理或其指定人员现场监督。

9.2、公司的合格证U盾和登录密码、上传密码由专人保管，未经书面授权其他人员严禁使用；对违反规定(如私自开具合格证，私自将合格证U盾和登录密码授予不相关的人员、上传信息人员违规操作等)一经发现将追究责任，构成犯罪的移送司法机关追究法律责任。

十、相关文件和记录
10.1相关文件
本制度无相关文件
10.2相关记录
企质表-001合格证发放记录表
企质表-011合格证使用月报表
附加说明：
本办法自发布之日起施行。

本制度由质量管理部负责制修订并解释，原《机动车合格证管理制度》同时废止。