周年庆典及客户答谢会方案

深度合作，发展共赢
“XXXX产业集团成立15周年庆典暨2012年客户答谢会”策划案（初稿）
2012年7月8日
目录
一、活动概述 (3)
1、活动介绍 (3)
2、活动时间 (3)
3、活动地点 (3)
4、参会对象及人数 (3)
5、活动目的 (4)
二、活动策略 (4)
1、活动主题 (4)
2、活动思路 (4)
3、活动板块 (4)
4、活动创意设计 (4)
三、部门及人员分工 (5)
1、人员及工作安排 (5)
2、重要工作及时间节点 (6)
3、具体工作时间表 (6)
四、活动内容及流程 (8)
五、费用预算 (9)
六、活动控制 (10)
1、费用控制与流程 (10)
2、会议控制 (11)
3、参观与旅游控制 (11)
4、晚会控制 (11)
5、客户便利与安全 (11)
6、客户对接 (12)
七、预案 (12)
八、宣传与效果 (12)
一个成功的会议，可以迅速提高品牌知名度、建立良好的客情关系、签订订单和建立营销体系，还可通过会议集中向客户展现公司发展成就、未来前景；将企业文化和品牌价值传递给客户，同时为来年销售奠定基础。

“凡事预则立，不预则废”，一个成功的会议，要做到会前有计划、会中有秩序、会后有跟进，方才有可能达到预期目的。

成立活动组委会、明确分工、负责到人、对于会议中的每一个环节、每一个细节都要有充分的安排与准备，灵活处理、并做好危机处理应对方法等，各部门、各人员相互协调合作，方能保证活动的顺利举办和圆满成功。

一、活动概述
1、活动介绍
2012年客户答谢会，通过会议、庆典、晚会、参观、旅游等形式与内容，将XXX企业文化及发展远景与客户进行充分的沟通，以使客户真正理解到XXX品牌的价值，实现合作共赢。

在活动方案活动公司审批后，向客户发送邀请信（请柬），通过销售人员的沟通，确认到会人员，公司根据到会人员详细信息安排住宿、交通、餐饮，并按照预先的活动流程进行。

2、活动时间
待定（初步按照2012年12月15日-16日的时间进行安排）
3、活动地点
待定（4-5星级宾馆，要求有能够容纳240人左右的大型会议室、100间标准间、专业演出台、可同时容纳参会人员就餐的餐厅等）
4、参会对象及人数
渠道商、终端用户、战略合作伙伴、媒体，预计200人，公司职能部门人员30人，总计共230人。

5、活动目的
（1）借助15周年庆典，向客户展现公司实力和行业地位；
（2）增强公司与客户的交流，传递企业信息和文化，增强认同感；
（3）提升客户品牌忠诚度、美誉度；
（4）签订2013年合作协议，为2013年销售奠定基础；
二、活动策略
1、活动主题
深度合作，发展共赢-XXX测量产业集团成立15周年庆典暨2012年客户答谢会。

2、活动思路
以15周年庆典和答谢客户作为整个活动各板块、环节的创意基础。

3、活动板块
整个活动分为以下几个板块：15周年庆典、公司参观、客户答谢晚宴、旅游（会议前组织和会后送客户不作为活动整体板块内容）。

4、活动创意设计
各版块创意紧扣主题，深化记忆
（1）各种外在宣传物料，均以公司LOGO和活动主题相互衔接，对外形象统一，传递理念清晰；
（2）小礼品的使用：鉴于会议时间为12月，天气寒冷，可设计制作一条具有“XXX色彩”的围巾赠送客户，这样在晚会、旅游时能够形成一道独特的景色，一种晚会元素；
（3）客户签到墙：在晚会入场时，在门口设置签到墙，与会人员入场发一张彩色纸，根据签到墙的颜色提示将彩色纸贴到背景上，签到后，背景上将呈现出一幅紧扣活动主题的像素画；
（4）为了营造效果，拉近客户与公司之间的距离，晚会开始时，可由公司管理人员与部分客户代表，合唱歌曲，如“在路上”“我相信”等；
（5）参观时，在公司大厅内，制作“15周年历程展示墙”，向客户展示公司发展轨迹；
（6）晚会游戏环节，入场嘉宾，每人发一张卡片，在游戏环节，抽取卡片号码参加游戏，游戏获胜者获得礼品，并可抽取会议奖品。

三、部门及人员分工
1、人员及工作安排
名称负责事务负责人组委会主任全面负责活动行政副总
行政部负责人、市副主任具体管理工作、监督、推进
场部负责人酒店主管负责酒店预定、房间安排、餐饮、庆典会场布置、市场部门
2、重要工作及时间节点
3、具体工作时间表
四、活动内容及流程
五、费用预算
六、活动控制
在整个活动准备与执行过程中，各部门人员人尽其责，对在过程中发现的问题进行与组委会沟通，鼓励“补位”精神。

1、费用控制与流程
（1）活动单独设计“费用审批单”，在活动方案中提及的费用均以审批单的形式，报组委会主任审批后，方可支出。

（2）宣传物料：各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后，提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。

（3）活动截止时间为2012年12月17日中午，退房后，公司将不承担客户在XXX的其他费用，届时将为暂时不离开XXX的客户介绍旅行社和其他商务酒店；
2、会议控制
（1）发言文字：董事长、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。

（2）在活动时间确认后，应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议。

3、参观与旅游控制
（1）参观由后勤主管进行监督与管理，并用气拱门、气球等对公司进行装饰；彰显喜庆色彩；
（2）旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；
4、晚会控制
（1）晚会在不影响正常工作情况下，有员工自编自演，可邀请专业人士进行指导，各节目积极向上，与“15周年庆典、客户答谢”密切联系，晚会之中穿插优秀客户表彰，游戏抽奖等环节，时间控制在90分钟内；
（2）晚会节目安排、抽奖、游戏环节，将在11月30日以前开专题会议予以确定；
5、客户便利与安全
（1）参会的公司人员均佩戴工牌，便于与会嘉宾了解其职位与工作你，便于沟通；
（2）对与会嘉宾每人发送活动流程表和24小时联系卡，以便与会人员在任何时间联系
到相关工作人员；
（2）组委会准备常用药品，以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时，能够在第一时间处理。

6、客户对接
在14日、15日晚，可由公司高管携业务人员对20%的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美誉度。

七、预案
1、与会嘉宾人数：与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时，与会人员未到，应尽快通知组委会，及时对相关安排进行调整，以降低损失；对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系，确保到会；
2、为了确保活动正常进行，在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰；
3、活动中得客户代表发言环节，应安排1-2名忠诚客户，以防无人发言的情况发生；
八、宣传与效果
1、活动全程，邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加，全程感受活动的组织与进行，让其切实的感受到公司的文化与氛围，同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件，宣传公司活动与品牌；
2、借助“15周年庆典、客户答谢”的契机，在专业杂志刊登“促销”广告，配合媒体宣传扩大影响力，促进2013年销量；
3、第一时间图文并茂形成新闻稿，发布在公司网站，并通过官方“微博”“论坛”等形式进行转载或转发；
4、对会议视频、照片进行存档，在公司宣传视频制作时将作为重要元素，同时在各种展会、宣传活动时播放，以彰显公司实力，树立品牌；
5、通过充分的沟通与交流，与20%的重点客户形成2013年的合作协议，提升公司在中小客户中得美誉度和信任度，让潜在客户了解公司、产品及文化，为2013年销售做好铺垫。