office2007 的Excel

OFFICE2007之Excel
1设置只读，防止误操作
文档经过多个版本的修订终于要生成最终版本了，但是很有可能在审阅的时候一个误操作就为文档带来一些难以察觉的错误。

您可以在文档修订完成以后，选择【Office 按钮】－【准备】中的【标记为最终状态】即可让一切修改按钮变成灰色，键盘输入也不起作用，能够有效避免误操作。

如果希望重新对文档进行操作，只需要按照同样操作再点一遍【标记为最终状态】即可！Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。

2快速切换引用状态，F4的妙用
在Excel进行单元格的引用时，经常会频繁的切换相对引用和绝对引用，【F4】键可以帮助您快速的切换相对引用和绝对引用等四种状态。

3原汁原味的图表
利用Excel可以制作精美的表格和图表，我们可能经常需要把这些表格和图表放到PowerPoint中进行呈现，然而在有些情况下，复制并粘贴到PowerPoint中的表格或图表的外观会发生变化。

如何保证Excel中的表格和图表复制到其他应用程序时外观不发生变化？您可以选中要复制的对象，之后选择【开始】选项卡中的【粘贴】，在【粘贴】的下拉菜单中选择【以图片格式】－【复制为图片】，这样就可以将Excel中的表格或图片复制为图片的格式，粘贴到哪也不会发生外观的变化，保证了原汁原味。

当然，这样粘贴到其他应用程序中的图片形式的对象将不能够再编辑。

4隐藏和显示行或列的技巧
为了工作需要，我们经常会把Excel表格中的某一行或列隐藏起来，然而当需要取消隐藏的时候却往往不得技巧，藏起来的行或者列找不到了。

其实行或列的隐藏本质上是把行高或者列宽设置为零，所以当您实在无法恢复显示那些被隐藏的行或列时，可以把整张工作表选中，然后设置一个大于0的列宽或者行高。

如果您觉得这个技巧还是麻烦的话，也可以用鼠标指向隐藏的行或列，当鼠标指针形状变成一个“←||→”的时候，直接把隐藏的行或列“拽”出来！
5找出重复的数据
在收集到的大量信息中，往往会有一部分重复数据，使用Excel 2007可以很轻松的找到这些重复的数据。

选中需要整理的数据区域，选择【开始】选项卡中的【条件格式】，在【突出显示单元格规则】中选择【重复值】，这样就能够快速把重复值进行高亮显示。

如果希望删掉这些重复值，只需要选中【数据】选项卡中的【删除重复项】按钮，在弹出的对话框中设定判断重复的列，确定即可。

6添加时间和日期
在Excel中如果希望签署日期和时间，不用一个数字一个数字的进行输入，只需要按下【Ctrl】＋【；】（分号）键即可快速插入当前日期，按下【Ctrl】＋【Shift】＋【；】（分号）可以快速输入当前的时间。

7按笔划或音序排序
众所周知，Excel可以按照数字以及字母的顺序进行排序，点击【数据】选项卡中的【排序】按钮，在弹出对话框的【选项】按钮中还可以设置让Excel按照音序或者笔划顺序排序。

8按照“头衔”排序
除了音序和笔划以外，Excel还可以按照“头衔”进行排序：
1. 点击【Office 按钮】－【Excel选项】中的【常规】，点击【编辑自定义列表】；
2. 按照头衔的先后顺序，在输入序列中依次输入如“董事长”、“总经理”、“副总经理”、“部门经理”之类的序列，每个项目用回车分隔，输入完成后点击【添加】按钮将其加入到自定义列表，点击确定关闭Excel选项窗口；
3. 在【数据】－【排序】中，在次序的下拉菜单中选择【自定义序列】选项，在弹出的自定义序列窗口中选择刚才自定义的序列，确定。

此时我们的Excel就能够按照自己定义的官职大小进行排序了，当然，“头衔”只是个例子，您可以举一反三！
9谁动了我的单元格
像Word一样，Excel也可以利用修订功能追踪用户对单元格的更改，只需要选择【审阅】选项卡中的【修订】，选择【突出显示修订】即可打开此功能。

此后，任何人对单元格中内容的更改将被记录下来。

如果需要关闭此功能，只需在同样位置清除弹出对话框中的【编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿】的对钩即可。

10追踪数据的来龙去脉
当Excel中的数据模型和运算过程十分复杂时，往往会导致运算结果不正确，但在如此庞大的工作表中查找错误的根源显然是件很复杂的事情。

对于运算出错的单元格，我们可以选择【公式】选项卡中的【追踪引用单元格】和【追踪从属单元格】来很好的追踪运算过程。

Excel 会以箭头的形式显示数据的来龙去脉，帮助您理清数据之间的关联。

如果希望取消屏幕上面的箭头显示，只需要选择【公式】选项卡中的【移去箭头】即可。

11在单元格中输入文本型数值
有时候当我们需要在Excel中输入手机号码或者身份证号码，或者是0开头的电话号码时，Excel总会自动把它识别成数值类型的数据，并且会自动去掉开头的“0”，或者用科学计数法来表示。

为了避免这种情况，可以在输入很长的全数字文本前输入一个“'”英文半角的单引号)，之后跟着输入文本，Excel将会将其识别为“以文本形式存储的数字”，输入的数字再长也不会使用科学计数法了。

而且这样格式的单元格里面存储的值依然是数字，依然可以做运算！
12编辑过长文本
在Excel的单元格中编辑超长文本或者很长的公式的时候，编辑界面只能显示在一行会让使用者很不舒服。

其实在Excel 2007中有个很体贴的细节变化，编辑框由原来的单行显示变成了多行显示，只需要点击编辑栏右侧的【展开编辑栏】按钮，即可把编辑栏变成多行显示，编辑长文本或者长公式就变得容易得多了。

13仅复制可见单元格中的内容
当Excel表格中隐藏了部分行或列，如果选中跨隐藏行或列的数据进行复制，粘贴后会发现，原本隐藏的数据也被复制出来了。

这是因为我们连续选择的时候同样会选中隐藏的行或列。

如果我们只希望复制可见的部分，隐藏部分数据被忽略掉，可以在选中这些数据以后，复制之前先按下【Alt】＋【；】（分号）键，用来选中所有可见区域，之后在通过【Ctrl】＋【C】（或复制命令按钮）进行复制。

这样就可以仅复制出屏幕上显示的数据，而那些隐藏的数据则不会被复制出来。

此方法在隐藏行或列以及分类汇总后用途非常广泛。

14页眉页脚
如同Word一样，Excel也可以设置页眉页脚，使得打印输出时每一页都可以显示定义的页眉页脚内容。

只需选择【视图】选项卡中的【页面布局】视图，即可按照分页形式显示Excel 中的数据，这就是打印输出后分页显示的效果。

同时，在【页面布局】视图中，可对页面进行页眉页脚的设置。

15对比两列数据
在Excel中经常会遇到对比两列数据异同的问题，即两列数据，有的相同，有的不同。

如何
快速定位那些不同的项目呢？在Excel表格中，选中需要对比的两列，然后选择【开始】选项卡中的【查找和选择】下拉菜单中【定位】，在弹出的窗口选择【定位条件】，在接下来的窗口中选择【行内容差异单元格】，这样，所有同行存在差异的单元格都被选中，用户可以将其快速定位。

16对比不同区域中的数据
利用条件格式，可以灵活对比不同区域中数据的异同。

17用好“序列”
Excel中有个很实用的功能，当在某一单元格填充“星期一”的时候，向下拖拽填充柄，就会自动填充“星期二”、“星期三”…当填充“一月”，拖动填充柄就会填充“二月”、“三月”…如果用户希望能够自行设置这样的自动填充功能，可以选择【Office 按钮】中的【Excel选项】，在弹出的窗口中选择【编辑自定义列表】。

将您需要能够自动填充的序列填写在“输入序列”区域，每个项目之间用回车分隔。

输入完成后点击【添加】按钮并确定。

此后，当再需要输入这个序列的时候，随意输入一个序列中的项目，拖动填充柄向下填充即可。

18去掉数据背后的有效性约束
为了进行数据的约束，往往会在Excel中通过数据有效性的设置来进行数据的约束，但是当在许多单元格中都设置了数据有效性后，如何知道在哪些单元格进行了限制？
可以按下【Ctrl】＋【G】组合键，打开“定位”对话框，点击【定位条件】按钮，在接下来的对话框中选择【数据有效性】并确定，这样，所有包含有数据有效性约束的单元格就会被选中，我们就可以一目了然了。