采购管理职位工作手册(配套光盘)

采购治理职位工作手册
名目
第一章采购部职能描述
第一节采购部职能、工作目标与职责
一、采购部的职能
采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。

采购部在企业中行使以下职能。

1.建立采购部组织
结合企业实际情况和开展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。

2.建立健全采购治理制度体系
依据企业治理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，标准采购作业。

3.采购方案治理
在调查和分析采购需求的根底上进行采购决策，编制采购方案与采购预算，指导采购活动。

4.提供商治理
依据采购方案进行市场调研，对提供商进行选择、评审和考核，建立并完善提供商档案。

5.采购价格治理
建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。

6.采购合同治理
组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类治理，监督合同的执行。

7.采购进度操纵
监督采购合同的签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期治理，严格操纵采购进度，确保提供及时。

8.采购质量操纵
建立采购认证体系，对提供商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符合企业质量要求。

9.采购本钞票操纵
严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展本钞票分析，有效操纵采购本钞票。

10.采购绩效治理
定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并依据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与咨询题，制订先进方案，提高采购绩效。

三、采购部的工作职责
采购部的具体工作职责如表1-1所示。

第二节采购部要紧岗位工作职责一、采购总监的岗位职责
二、采购部经理的岗位职责
第二章采购部组织治理
第二节采购部组织治理细化执行
二、采购部组织治理工作模版
〔二〕不同规模企业采购部组织结构设计模板1．中小型企业采购部组织结构
中小型企业采购部组织结构如图2-3所示。

图2-3中小型企业采购部组织结构例如2．大型企业采购部组织结构
大型企业采购部组织结构如图2-4所示。

图2-4大型企业采购部组织结构例如〔三〕不同行业企业采购部组织结构设计模板
1．超市采购部组织结构
超市采购部的组织结构如图2-5所示。

图2-5超市采购部组织结构例如
2．酒店、宾馆采购部组织结构
酒店、宾馆采购部的组织结构如图2-6所示。

图2-6酒店、宾馆采购部组织结构例如
3．工程工程采购部组织结构
房地产、建筑施工企业的工程工程采购包括工程承包、分包招标采购和工程材料采购。

同时，工程工程采购可分为企业统一采购、工程采购、统一采购与工程采购相结合三种采购方式。

工程工程采购部的组织结构如图2-7所示。

图2-7工程工程采购部组织结构例如
三、采购部组织治理工具表单
〔一〕采购治理职务权限表
填写讲明：“√〞审核；“○〞核定。

〔二〕采购部工作分析表
〔三〕采购部工作岗位列表
第三章采购方案与预算治理
第二节采购方案治理工作细化执行
一、采购方案治理工作知识预备
〔一〕采购方案的全然要求
1．采购方案应符合企业客瞧需要
企业应严格按照企业的实际情况制订采购方案，尽量防止采购方案过于保守或理想化。

2．企业方案的可行性和预见性
在采购方案编制过程中应考虑企业年度目标达成的可能性，并对企业年度销售和生产方案进行可行性猜测分析。

3．核对物资库存
企业在制订采购方案时，应严格审核物资清单和库存状况是否与实际相符，并判定物资需求是否合理。

4．维持消耗与库存的平衡
企业在制订采购方案时，应考虑保障生产与落低库存之间的平衡。

5．采购方案要具有灵活性
采购部应时刻注重物资采购价格和市场供需的可能变化，并依据市场变动及时对采购方案进行调整。

〔三〕采购方案的编制预备
企业进行采购方案编制要紧包括预备认证方案、评估认证需求、计算认证容量、制订认证方案、预备订单方案、评估订单需求、计算订单容量以及制订订单方案八个环节。

1.预备认证方案
预备认证方案是采购方案的第一步，要紧分为以下三个步骤。

〔1〕确定能够保证企业生产经营活动正常进行的最低库存水平，并据此得出采购需求。

〔2〕通过开发新提供商或扩大与提供商的合作，解决企业物资需求与当前采购提供间的差距。

〔3〕制定认证方案讲明书，讲明采购方案中的物资工程名称、需求数量、认证周期等信息，并附上各部门需求汇总和认证环境资料等。

2.评估认证需求
评估认证需求是通过分析采购需求和因市场或采购环境变化而产生的余量需求，来评估采购需求的合理性，并确定认证需求。

3.计算认证容量
采购部应通过分析提供商认证资料计算总体认证容量和承接认证量，最终确定剩余认证容量。

物资认证容量计算公式如下:
物资认证容量=物资提供商群体总体认证容量-承接认证容量认证容量不仅是采购方案中的重要指标，同时也是企业维持持续开展的要害。

4.制订认证方案
制订认证方案，首先需要进行认证总需求与提供商对应的认证容量的比照，当需求小于容量时，直截了当按照认证需求制订认证方案;当需求远超出容量时，那么需要从全局动身，综合考虑生产、认证容量、物资生命周期等要素，判定认证需求的可行性，对采购需求或方案进行调整。

采购方案人员关于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，共同商讨确认采购环境之外的提供商认证方案。

5.预备订单方案
预备订单方案首先需要确定企业年度销售和生产方案以及订物资资的提供商的信息，明确订单比例和订单周期等信息后，制定订单方案讲明书，其中包括物资名称、需求数量、订货和到货日期等信息。

6.评估订单需求
评估订单需求是通过评估市场需求和生产需求两个重要方面，以及市场要货方案的可信度来确定的。

采购部需要研究市场订单的变化趋势，并与历史要货数据进行比照，保证市场要货方案的严谨性;同时，依据市场要货方案分析生产需求，最终，依据二者的分析结果确定订单需求。

7.计算订单容量
订单容量计算包括三项内容，具体内容如下所示。

〔1〕总体订单容量一般包括可提供的物料数量和可提供物料的交货时刻两个方面的内容。

〔2〕承接订单量是指某提供商在限定时刻内已签订的订单量。

〔3〕剩余订单容量是指某物资所有提供商群体的剩余订单容量的总和，公式如下:
物资剩余订单容量=物资提供商群体总体订单容量-已承接订单量
8.制订订单方案
采购部通过比照总需求与订单容量，确定是否产生剩余物资需求，关于产生剩余物资需求的采购方案，应依据市场情况、生产情况以及订单容量等要素，进行订单方案调整，使订单容量尽可能满足剩余订单需求，并最终制订订单方案。

订单方案包括下单时刻和下单数量两项重要内容，其计算公式如下:
下单数量=生产需求量-方案进库量-现有库存量+平安库存量
下单时刻=要求到货时刻-认证周期-订单周期-缓冲时刻〔四〕采购方案的编制步骤
1.把握企业经营情况
〔1〕采购人员需明确把握企业于每年年底制定的下一年度的经营目标。

〔2〕采购人员应依据企业经营目标、客户意向和市场猜测等资料制作采购需求猜测。

〔3〕采购部需明确把握企业各部门上年度的采购方案及其执行情况。

〔4〕各部门依据年度目标、经营方案和生产方案等预估各种消耗物资的需求量。

2.汇总采购需求
采购方案专员需汇总各部门物资的需求和请购单据，并据此编制采购需求汇总表。

3.编制采购方案
采购部依据需求汇总表、上年度采购情况以及企业年度经营方案，判定物资需求是否合理并编制采购方案，提交采购总监和总经理进行审核和审批。

4.采购方案执行与调整
采购部按月度和部门对采购方案进行细化分解，形成月度采购作业方案，明确采购人员配置、物资工程、数量等信息。

当企业经营或市场情况发生变动而造成企业采购需求变化时，那么要由相关部门及人员按照采购方案变更申请审批流程申请采购方案的调整。

二、采购方案治理工作模板
〔四〕年度采购工作方案书模板
年度采购工作方案书
一、指导思想
1.采购部应树立“为公司节约每一分钞票〞的瞧念，积极落实采购工作要点。

2.采购部应坚持“同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度地为公司节约本钞票〞的工作原那么。

二、上年采购工作回忆
〔一〕组织实施“阳光采购策略〞
1.采购部公开、透明地按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中，主动同意审计部及其他部门的监督。

2.不管是大宗材料、设备依然小型材料的零星采购，采购部都应尽量多地邀请相关职能部门参与。

即使在时刻紧、任务重的时候，也始终坚持那个原那么。

3.采购部热情邀请审计部的相关人员一起询价、比价，在采购各个环节中主动同意审计
三、采购方案治理工具表单
〔一〕请购申请审批表
〔二〕年度采购方案表编号：年度：年
〔三〕月度采购方案表编号：年月
〔四〕工程采购方案表编号：年月
〔五〕设备采购方案表
规格编号价格货时刻
申请部门经办人
备注负责人
审批意见设备部经理采购部经理采购总监
总经理
第三节采购预算治理工作细化执行
一、采购预算治理工作知识预备
〔一〕采购预算的全然要求
〔1〕企业应依据自身实际收支情况和资金状况安排预算，做到量力而行、收支平衡。

〔2〕企业内部应切实做到采购预算方案符合企业实际，果断杜尽瞒报、虚报的现象。

〔3〕企业应对预算实施时涉及的企业内外部资金供求情况进行统筹安排。

〔4〕企业应确保采购预算能够满足企业各部门、下属单位及工程的采购需求。

〔5〕企业和各部门的支出预算确定以后，除突发性事件和政策因素增加的必不可少的开支外，其他支出工程当年预算不予追加，一律在编制下年度预算时考虑。

二、采购预算治理工作模板
〔三〕采购预算变更治理方法模板
第一条目的
为使公司物资材料到达合理的提供量，而不妨碍公司正常的生产工作，结合本公司的实际情况，特制定本方法。

第二条适用范围
本方法适用于本公司采购预算的变更工作，具体包括预算变更申请、审批、执行等事项。

第三条职责分工
采购预算变更治理方法
1．采购部采购预算主管负责编制采购预算变更方案表，报采购部经理审批。

2．采购部预算专员负责依据采购预算变更申请表分析采购预算变更缘故，并严格执行。

3．财务部负责协助采购部核准采购预算变更方案的可执行性，并审批预算变更申请。

第四条采购预算变更条件
当满足以下五种条件之一时，相关部门人员可提出变更预算的要求。

1．物资使用部门出现临时订单。

2．因为不可猜测事件导致设备损坏。

3．生产、经营临时需求。

4．月度需求预算已执行完毕又接到库存预警单。

5．出现其他妨碍采购的突发情况。

第五条“采购预算变更申请表〞填写本卷须知
请购人提交“采购预算变更申请表〞时，应注重填写以下事项，具体内容如以以下图所示。

“预算变更申请表〞填写本卷须知
第六条采购预算变更审批原那么
采购部采购预算专员对“采购预算变更申请表〞进行采购变更缘故分析，只有满足以下四项原那么的预算变更才能得到批准。

1．预算变更有利于保障公司采购战略方案和采购作业方案的执行，确保公司组织目标的一致性。

2．该项预算变更有利于协调公司各部门之间的合作经营。

3．该项预算变更能在公司各部门之间合理安排有限的资源，保证资源分配的效率性。

4．能够有效地对公司物流本钞票进行操纵、监督。

物资变更缘故、部门
联系人
部门经理签字、盖章
请购物资名称、规格和变
更数量
请购部门名称、请购日期及原请购单编号
第七条采购预算变更审批
采购预算变更审的批流程如下所示。

1．需求部门相关人员依据需要编制“采购预算变更申请表〞。

2．需求部门经理依据实际需要审批本部门“采购预算变更申请表〞。

3．部门经理审批通过后，申请部门应预备必要的讲明和支持文件。

4．将“采购预算变更申请表〞及必要的讲明和支持文件提交给采购部预算人员，由采购方案人员制定调整预算方案，并提交采购总监进行审核。

5．审核确认后，交总经理、财务部经理进行审批，经批准后，采购变更预算生效。

第八条变更后变采购预算的执行
采购预算变更审批通过后，采购人员应及时登记在案，并严格按照更改后的预算执行。

第九条本方法由采购部负责制定、修改和解释，经总经理审批后公布执行。

〔四〕采购预算变更申请书模板
采购预算变更申请书
××材料采购预算申请书
总经办、财务部：
依据我公司年生产任务需要，特殊是由于发生了××产品业务订单大量增加的特殊情况，目前我部门采购××材料的经费严峻缺乏，无法满足正常生产工作需要，特向公司总经办申请增加我部门××材料采购预算万元整。

盼瞧总经办相关领导能尽快予以答复，以免延误正常生产活动，特此申请。

预算增加明细见附表。

申请部门：采购部
申请人：
日期：年月日
三、采购预算治理工具表单
〔一〕年度采购预算表
编号：填写日期：年月日
年度预算总额
填表人：采购部经理：〔二〕采购现金预算表
审批：填表：
〔三〕采购用款明细表
编制部门：日期：年月
〔四〕采购预算操纵表
编制部门：编制日期：年月日单位：万元
编写人：审批人：
〔五〕采购预算审核表
编写人〔承办人〕：审核日期：年月日
〔六〕采购预算变更申请表
编制部门：编制日期：年月日单位：万元
〔七〕采购预算增加明细表
编制部门：编制日期：年月日单位：万元
第四章提供商治理
第二节提供商选择工作细化执行
一、提供商选择工作知识预备
〔二〕选择提供商的步骤
提供商选择分为前市场调研、询价、评估以及选择建立合作关系等步骤。

1.分析市场竞争环境
采购部应针对企业所处市场环境和采购环境进行调研，分析市场竞争和提供商市场情况，为企业选择提供商做好数据预备。

2.建立提供商评选标准
采购部应依据企业长期经营开展目标，以及实际生产经营需要，设定提供商评选标准，为企业选择提供商提供评价和选择决策的依据。

3.采购物资询价
采购人员应依据提供商市场调研结果，对能够满足企业采购需求的提供商发出询价单，广泛收集提供商的报价。

4.成立提供商评选小组
依据评选标准，企业应成立由采购部、技术部、生产部以及质量治理部等相关部门成员组成的提供商评选小组，负责具体的提供商评选工作。

5.提供商初步评选
依据前期提供商市场调研、采购询价回馈以及提供商评选标准，企业对提供商进行初步评选，制定候选提供商名单，为企业提供提供商选择范围。

6.提供商选择评估
采购部应及时向候选提供商提出现场评审要求并索取样品，由评选小组对提供商的生产、技术、设备、人员等方面进行现场评估，并由质量治理部成员对样品进行质量检验，最终综合评估结果，编制提供商评估报告和“合格提供商名单〞。

7.选择提供商，确定提供合作关系
关于通过评选小组确认、列进企业“合格提供商名单〞的提供商，企业应建立相应的提供商档案并开展采购合作业务。

〔三〕提供商评选的方法
1.经验评价法
经验评价法是依据征询和调查的资料并结合采购人员的经验对提供商进行分析、评价，最终通过采纳有经验的采购人员的意见或直截了当由采购人员凭经验作出判定的方法。

经验评价法具有运作简单、快速、方便等优点，然而缺乏科学依据，受提供商资料信息正确性和决策者的判定能力的妨碍。

此方法不适用于企业要害物资的提供商的选取。

2.考核选择法
考核选择法是通过对目标采购资源和提供商资质设置评价指标及其权重，由评选小组对所有备选提供商进行各项指标的评分，并按照权重进行综合评分的计算，最终将分数由高到低排列，对提供商进行择优选择的方法。

此方法同样带有主瞧性，无法表达不同指标的重要性。

3.招商选择法
招商选择法是企业通过招标的形式，寻寻最优提供商的采购方法。

招商选择法手续繁复、运作周期较长同时缺乏灵活性，非常难为应急性采购提供效劳。

4.协商选择法
协商选择法是由企业进行市场调研后，筛选出条件较好的几个提供商〔一般很多于三家〕，分不进行谈判和协商，最终确定适宜的提供商的方法。

然而，协商选择法提供商的选择范围对照有限，不一定能得到对企业条件最优的提供商。

5.采购本钞票法
采购本钞票法是针对满足企业设定物资提供条件的提供商，分析与各提供商进行采购合作所需要的采购本钞票，比照选择本钞票较低的提供商的方法。

采购本钞票通常包括物资价
格、运输费用等。

ABC本钞票法又称作业本钞票法，它是通过将具体作业的本钞票量化，依据实际发生作业的情况来确定采购总本钞票，并据此选择总本钞票最低的提供商的方法。

7.层次分析法
层次分析法是通过将提供商评选的决策者经验和判定等进行定性和定量，在将提供商评选的相关因素分解成目标、原那么和方案等不同的层次的根底上进行分析选择的方法。

本方法适用于决策目标、准那么以及方案结构复杂且缺乏必要数据的情况。

8.平衡计分法
平衡计分法是通过分析评价提供商财务指标和非财务性指标、通过分析提供商企业的整体组织绩效，选择适宜的提供商的方法。

平衡计分法一般从四个方面进手分析提供商的整体绩效，具体内容如表4-1所示。

表4-1平衡计分法的具体指标和内容
名称具体内容
财务类指标包括净资产收益率、总资产周转率、资本增值率等
非财务类指标效劳类指标包括客户满足率、合同准时率、投诉率等治理类指标包括技术革新率、生产效率、设备利用率等成长指标包括产品创新率、创新数目
二、提供商选择治理工作模板
〔三〕提供商调查开发方案模板
一、目的
为标准提供商开发流程，指导提供商开发工作，特制定本方案。

二、适用范围
本方案适用于本公司各类新提供商的开发工作。

三、职责分工
1．采购部负责提供商开发主导工作。

2．技术部、质量治理部负责提供商确实认工作。

提供商调查开发方案
八、其他后续工作
完成信息调查后，应由调查小组依据“提供商调查规定〞对提供商作实际调查评估，以确定是否将其列进“合格提供商名单〞。

〔四〕提供商评估治理方法模板
提供商评估治理方法
第一章总那么
第一条目的
为标准本公司对提供商的评估作业，确保提供商按时、按需地为本公司提供所需产品，保证本公司生产运营的正常进行，特制定本方法。

第二条适用范围
本方法适用于本公司所有提供商的评估治理工作。

第三条职责分工
1.采购部、生产部、技术部以及质量治理部成员成立评估小组，并负责对提供商的具体评估工作。

2.总经理负责对提供商评估工作进行监督。

第二章提供商选择评估
第四条现场评审
关于提供要害与重要材料的提供商，提供商主管与提供商协商沟通后，提供商评审小组到提供商生产工厂进行实地考察，判定是否符合工厂的采购需求，并由提供商主管填写提供商现场评审表，由质量治理部、工艺技术部、生产部等相关部门人员签署意见。

第五条发出样品需求
采购部应向提供商提出样品需求，通知提供商提供两件以上正常情况下生产出的代表性产品。

第六条样品检验
质量治理部人员对样品的材质、性能、尺寸、外瞧质量等方面进行检验，关于检验完毕的样件，检验人员需在样件上贴样件标签，并注明合格或不合格，同时标识检验状态。

第七条合格样品处理
关于检验合格的两件样品，采购部应将其中一件返还提供商，作为提供商进行生产的依
三、提供商选择治理工具表单
〔一〕提供商调查表
〔二〕提供商现场评审表编号：日期：年月日
〔三〕合格提供商名录表编号：日期：年月日
审批：
〔四〕特殊承诺提供商列表编号：日期：年月日
第三节提供商考核工作细化执行
一、提供商考核工作知识预备
〔一〕提供商考核要害指标
1．质量指标
物资质量是企业选择提供商的最重要指标之一，提供商质量指标分为物资抽检缺陷率和物资在线报废率。

其计算公式如下：
物资抽检缺陷率=〔不合格物资批次/抽检样品总数〕×100%
物资在线报废率=〔物资总报废数/单次物资总数〕×100% 2．提供指标
〔1〕准时交货率
准时交货率是指交货期间内实际交货量与要求交货量的比率。

其计算公式如下：准时交货率=〔按时按量交货的实际批次/订单确认的交货总批次〕×100% 〔2〕交货期
交货期是指自订单生效日起到收货时上的总天数，该指标衡量提供商的准时交货率。

〔3〕订单变化同意率
订单变化同意率是指在供需双方确认的交货期间内可同意的订单增加或减少的比率。

其计算公式如下：
订单变化同意率=〔订单增加或减少的交货数量/订单原定交货数量〕×100% 3．经济指标
经济指标要紧与采购价格有关，其具体指标和内容如表4-2所示。

表4-2经济指标的具体工程和内容。