归档文件整理方法

归档文件整理方法
2000年国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，根据《规则》的要求，威海市档案局结合我市档案工作的实际，于2001年在市直范围内对传统的文书档案立卷整理办法进行了改革，通过不断地实践和探索，已经逐步形成了一套行之有效、适合我市档案工作实际需要的归档文件整理新方法。

为进一步规范档案整理工作的标准和要求，方便文书人员尽快掌握归档文件的整理方法，按照归档文件整理工作流程，现将归档文件整理的基本操作方法和步骤介绍如下：
一、分类
1、选择分类方法
根据我市实际情况，选择三种常用的分类方法
（一）保管期限——年度——机构分类法
这种分类方法适用于内部机构虽有变化并不复杂的立档单位。

如：
长久：2001年办公室、业务一处、业务二处……
2002年办公室、业务一处、业务二处……
定期：2001年办公室、业务一处、业务二处……
2002年办公室、业务一处、业务二处……
（2）保管期限——年度——问题分类法
这种分类法适用于不能技机构分类的立档单位，主要指比较大的综合部门，如市委、政府办公室。

如：
长久：2001年党群类、业务类、行政奖……
2002年党群类、业务类、行政类……
定期：2001年党群类、业务类、行政类……
2002年党群类、业务类、行政类……
（3）保管期限——年度分类法
这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。

主要是设置简单的基层单位或小机关。

或每年形成的文件数量少的机关。

如：
长久：2001年、2002军、2003年……
定期：2001年、2002年、2003年……
以上三种方法，各年．位可根据本单位实际进行选择，以方便整理、保管、利用为原则。

2．编制分类方案
每一个独立的立档单位都应编制符合本单位实际需要的分类方案。

分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。

（1）引言，揭示分类方法。

如按保管期限——年度，还是按其他分类方法。

（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号
（3）类目名称，技机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类目名称，如，办公室、业务处：按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。

采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。

3．文件归类
文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有归档文件构成一个有机整体。

二、归档文件排列
1、归档文件排列：是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件前后次序的过程。

注：其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。

2、排列原则，是在最低一级类目内文件的排列。

所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如投保管期限——年度一一机构分类时。

那么机构为最低一级类目。

归档文件排列原则即事由原则，所谓事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起原则。

同时结合时间、重要程度进行排列。

3、排列方法
操作步骤可分为两步：
第一步，先按照事由原则将同一事由内的文件按一定顺序排列起来。

其方法是技文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面：或者按文件重要程度排列，重要性、结论性文件排在前面，其它的文件排在后面。

第二步，再将不同事由的归档文件排列起来，其方法：一是按不同事由形成时间的先后顺序排列；二是按事由重要程度排列；三是按责任者或承办部门分别集中排列；四是按不同问题分别集中排列；五是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。

三、装订
l、件的区分和确定
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；一次会议或活动的成套文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托被各满20张为一件。

“为一件”是指归档文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

2．装订方法
不只是单份文件可作为一件的，排列顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；成套文件按时间顺序排列。

装订工具主要有包角、固体胶、棉线绳、锥子或电钻等。

每件的装订我们主要采用的左上角装订方法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在右上角按包角纸大小四面涂上固体胶，在用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上的在左上角用锥子或电钻穿一个孔，用线绳装订，线绳要松一点，不要太紧。

四、编号
1、编号项目
编号项目分为必备项和选择项。

必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。

选择项主
要指机构（问题）项。

（1）全家号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。

（2）年度；指归档文件的形成年度。

应用四位阿拉伯数字表示，不能简化为“01”。

2、加盖归档章
归档章应盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如首页确无盖章的位置或重要文件保持原面貌，也可在文件首页另附纸页加盖归档章。

一律使用蓝色印油盖章。

归档章填写：应使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等。

归档章格式：
3、保管期限，指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限表。

我市确定期限划为长久（26年以上），定期（25年以下），填写时必须写全称，不能简化为一个字。

如：长、定。

4、件号，指归档文件的排列顺序号，分为室编件号、馆件编号。

室编件号应在分类方案的最低一级类目内，件号排列顺序每年从“l”开始编排，如同一期限一个流水号，长久从“ 1”开始编，定期从“ 1”开始编。

馆件编号，移交进馆时，按上级有关规定确定。

5．机构（问题），只填机构（问题）名称，名称太长可写简称，如机构名称可写简称，问题可写“党群”“行政”“业务”等。

五、编目
l、目录格式及封面格式
目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位置等。

总名称为“归档文件目录”，项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、各注等。

归档文件目录
年度：2003 保管期限：长久
封面格式：设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等。

2、目录表的填写方法与要求
（1）件号，控室件编号填写
（2）责任者，一般应使用全称或通用的简称，联合发文的一般填写主办单位（使用主办单位字号）的名称。

（3）文号，应照实抄录。

代字、年度、顺序号都不能省略。

（4）题名。

应照实填写。

如有副题名时，正题名能够反映文件内容，副题名一般无须抄录；有的题名不清时，应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“［］”号填写在目录中。

会议记录须重拟题名时应写明会议的时间和主要内容；正文不能反映副文的内容时；也可在正文题名后抄录附件题名，外加“（）”号。

（5）日期，应以8位阿拉伯数字，填写可分为上下两行。

（6）再数；计算页数以文件中有图文的页面为一页，空页不计，折叠的仍按一页计算；来文与复文、正文与底稿作为一件计算，应将构成该件的各文件页数相加为该件的页数。

（7）各注，主要对密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等情况需要说明的填写在备注上，如内容较多备注难以填写时，可在各注栏中加“＊“号，将具体内容填入备考表中。

在填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

使用计算机管理的单位，可在使用档案管理软件生成并打印出目录。

一般情况下，印三套，其中两套装订成册，一套档案室留有，一套准备移交，另一套作备份或放入全宗卷内。

3、目录封面的填写与装订
归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

其中全宗名称应使用全称或规范化简称填写，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。

装订。

装订顺序：外用硬封面，内有封页，再装订装订归档文件目录。

同一个期限的目录装订在一起，目录号统一编一个流水号；每年沿续下去。

4、其它编制目录种类。

如《与题目录》、《文号索引》等检索工具，不作详细介绍。

六、装盒
1、归档文件装盒
归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒，应与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，不同类别的档案不能装入一个盒内。

盒脊背项目的标准，应与盒内原件相一致，保证检索到文件条目后能对应查到文件实体。

具体要求：一是不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；二是不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；三是分机构（问题）时。

不同机构（问题）形成的归档文件不应放同一档案盒。

即是同一类档案装不满时，也不要混装，而应采用不同厚度的档案盒来解决。

2、档案盒封面、脊背的填写
档案盒的封面应填写全称或规范化简称。

填写时由市档案局统一制作规范的印章。

档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号，各项填写要求如下：
全宗号，可用档案馆给定的全宗号，没有可暂时空着。

年度，填写盒内文件形成的年度，如“ 2001”。

保管期限，填写盒内文件所属保管期限，填写长久、定期。

机构（问题），填写分类方案中相应机构（问题）的类目名，不按机构（问题）分类的要不填写，按文件字号分类的可填写有关字号，其中“宇”不用填。

起止件号，填写盒内归档文件排列最前和最后的件号，件号之间用“一”连接。

如
“001--010’。

盒号，档案盒顺序号。

为跨年度的流水号。

从2001年开始编，长久从“ 0001”开始，定期从“0001”开始，编到4位数后为一个断号，再另起号。

填写时使用碳素、蓝黑墨水，也可用油墨印制。

3、备考表的填写
备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的注释说明。

填写要求如下：
盒内文件情况说明，对归档文件收集齐全程度、文件本身状况（如字迹模糊、缺损），整理情况（如修改、补充、移出、销毁等），均应加以说明。

整理人：一般由归档文件整理人员填写。

检查人：一般由负责检查人员填写。

日期：按归档文件整理完毕的日期填写。