设计院科技档案的管理与利用

设计院经营计划部门在下达任务时即要明确各专 业 的 立 档 计 划 要 求 （含归档数量）和归档时间，并下 达 到 档 案 馆 。项 目 清 算 时 ， 同步将档案馆提供的项目 归 档 情 况 作 为 项 目 清 算 指 标 之 一 。技 术 管 理部门需负 责 督 促 科 研 项 目 的 归 档 工 作 ，在 项 目 结 题 时 ，需将档 案馆提供的项目归档情况作为经费拨付的参考依据。
档 案 馆 在 其 中 要 起 到 核 心 作 用 ，全面负责科技档 案 管 理 工 作 。档 案 馆 要 制 定 相 关 规 章 制 度 并 监 督 、指 导、检查执行情况，做 好 各 部 门 专 （兼 ）职科技档案 工 作 人 员 的 业 务 培 训 ；严 格实 行立卷归 档制度，指 导、 检查各部门做好立卷和归档工作，确保档案完整、准确、 系 统 ；严格执行安全保密制度，加强科技档案库房管 理 和 保 护 ，确 保 档 案 的 完 整 与 安 全 ；加 强档案管 理现 代 化 建 设 ，积 极 开 发 科 技 档 案 信 息 资 源 ，开展多种形 式的档案信息咨询、利用工作。
( 二 ）科技档案归档范围及时间 设计工作归档范围应包括所有过程中形成的有查 考 价 值 的 科 技 文 件 材 料 ，如 外 业 原 始 测 绘 资 料 、勘探 资料、收集调查资料、签订的各类协议和整理的成果 资 料 、设 计 原 则 细 则 、 设 计 过 程 计 算 资 料 、复查审查 记 录 、专 业 间 互 提 资 料 、工 程 设 计 联 系 单 ， 以及设计 成 果 文 件 、技 术 总 结 、 审 查 鉴 定 意 见 和 勘 察 设 计 更 改 文 件 等 。一 个 阶 段 的 工 作 完 成 后 ，应由 项目设计负责 人或指定的参加该项工作的技术人员将所形成的具有 查考利用价值的科技文件材料核对鉴定、系统整理并 组 成 案 卷 ，一 个 月 内 向 档 案 馆 归 档 。科研工作归档范 围应包括科研形成的研究成果、报告、计划、任务书、 技 术 专 利 、记 录 、总 结 以 及 审 批 、鉴 定 、评 议、推广 等 作 为 依 据 的 文 件 材 料 ，课 题 研 究 过程 中 的 各 种 原 始 记录、 图表、照片、样品试验分析报告等文字材料。 设计院编制的规范、标 准 、标准设计、电算软件、重 要 业 务 建 设 项 目 各 阶 段 形 成 的 文 件 也 应 该 归 档 。项目 结 题 后 ，应 由 项 目 负 责 人 在 一 个 月 内 归 档 。设计院因
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Archives Management 的规格，A4 图纸直接装 在盒内，A3 图纸对折装在盒内。卷内文件材料排列， 一 般 文 字 材 料 在 前 ， 图 纸 在 后 。排 列 好 的 文 字 材 料 一 律在右上角按照排列顺序编张号，从文字材料的内容 开始，统一用阿拉伯数字从1 起编，卷内目录、备考表、 扉 页 、封 面 均 不 编 张 号 。不 是 一 个 保 管 单 位 的 ，不能 连 续 编 张 号 。要 填 写 卷 内 目 录 。每 一 个 保 管 单位 均应 填写卷内目录， 以便揭示每一案卷的具体内容。每个 档 案 盒 内 均 应 填 写 一 份 备 考 表 ，在 备 考表上写明盒内 文字材料和图纸的数量。说明处填写文件材料的完整、 准 确 程 度 及 损 坏 、缺 少 情 况 ，最 后 由 组 卷 人 签 名 ，组 卷 单 位 负 责 人 审 签 。备 考 表 放 在 文 件 材 料 、 图纸的最 后 面 。勘 测 设 计 材 料 、说 明 书 底 稿 后 均 装 备 考 表 ，说 明卷内情况。
生 产 建 设 、研 究 试 验 、测 量 等 需 要 而 购 置 、进口或自 制安装使用和储备的机械动力设备、仪器仪表设备和 非 标 准 设 备 的 图 纸 、说 明 书 、规 范 、记 录等 科 学 技 术 文件材料也要纳入归档范围。
(三）科技档案归档要求 归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹 清 晰 ，反差良好，严禁使用圆珠笔、铅 笔 、红墨水、 纯 蓝 墨 水 、复 写 纸 和 热 敏 纸 书 写 。科 技 文 件 材 料 用 纸 必 须 纸 质 优 良 。归 档 文 件 材 料 必 须 做 到 手 续 完 备 ，按 规 定 签 字 盖 章 。归 档 的 成 果 性 文 件 （包 括 设 计 说 明 书 、 技术总结、后评价、咨询成果等）须 有 文 件 里 封 （加 盖 公 章 ）、文 件 分 发 凭单 和 成 果 文件 审 查 单 。设计说明 书有附图的，说明书内须附相应的附图目录。所有的 归档文件材料原则上都须为原件。如果在形成过程中， 实在不能取得原件归档的，须 在 复 印 件 上 注 明 “复印 件 与 原 件 一 致 ”，复 印 者 签 名并 写 明 日 期， 同时须加盖 签名者所在单位公章。如果为多页，则需注意加盖骑 缝 章 。必 须 做 好 科 技 档 案 与 文 书 档 案 的 区 分 工 作 ，有 关 科 学 技 术 工 作 的 指 示 、决 定 和 审 批 文 件 ， 以及作为 科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料 中 不 可 分 割 的 组 成 部 分 ，则 应 归 入 科 技 档 案 。科技档 案 修 改 时 ，如 果 是 修 改 文 字 材 料 的 底 稿 ，必须同时 修 改 正 本 和 电 子 文 档 。 出 修 改 图 时 ，修 改 人 必须 在新 出 底图上注明修改依据、日期，同时标明原图如何处置。 修 改 图 应 及 时 归 档 ，蓝 图 归 档 份 数 同 前 。档 案 工 作 人 员在验收修改图纸时，必 须 查 清 图 纸 如 何 处 置 ，验收 后在档案目录及备考表上注明原图和修改图的具体处 置情况 (四）科技档案的案卷整理 科 技 文 件 材 料 归 档 采 用 文 件 级 方 式 管 理 。科技文 件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按 照 便 于 安 全 保 管 、保 密 和 查 考 利 用 的 基 本 原 则 进 行 系 统 整 理 。一 个 独 立 项 目 的 科 技 档 案 ，可 以 组 成 一 个 保 管 单 位 ，也 可 组 成 若 干 个 保 管 单 位 。卷 内 文 字 材 料 装 订 前 先 去 掉 金 属 物 ，检 查 文 件 材 料 是 否 齐 全 ，空白页 是 否 去 掉 ，有 无 颠 倒 、错 页 、重 份 ，表 格文 头 是 否 一 律向上或向左，小 于 A4 纸规格的要粘贴在A4 纸上。 用棉线在左侧三眼装订。装订要求结实牢固，整齐美观。
Archives Management 柄案管理
设计院科技档案的管理与利用
■林未名 中铁上海设计院集团有限公司
摘 要 ：科 技 档 案 管 理 在 设 计 院 尤 为 重 要 ，设 计 院 的 科 技 档
案 管 理 要 有 完 善 的 组 织 体 系 。从 科 技 档 案 的 形 成 、 归档范 围与时间、归档要求、案卷整理、库房管理、 鉴定与销毁 以 及 科 技 档 案 的 安 全 保 密 等 几 个 方 面 ，较为系统地介绍了 设 计 院 科 技 档 案 的 管 理 。结 合 实 际 案 例 ，说明 了科技档案 利用良性循环在服务业务工作中发挥的重要作用。
关键词：设计 院 ；科 技 档 案 ；管 理 ；利用
设计院科技档案是在设计与科研等活动中直接形
成 、具有查考利用价值、集中保管的科学技术文件材
料 ，包括图纸、图表、文字材料、计算材料、声像材
料 、机读材料等不同的载体形式。科技档案不仅是设
计院日常工作的重要资料和宝贵财富，也是设计企业
文化软实力的重要组成部分有效保护科技档案
建立完善、高效的科技档案管理体系，不断加强科技
档案管理制度建设。
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― 、科技档案管理的组织体系
做 好 科 技 档 案 管 理 是 一 项 系 统 性 工 程 ，要以档 案馆为核心，从档案产生的源头抓起，建立完善的
档案管理组织体系， 明确档案馆、设计生产部门、 文 印 中 心 、经 营 计 划 与 技 术 管 理 等 各 部 门 在 档 案 管 理组织中的职责。
( 五 ）科技档案的库房管理 档案库房是档案保护和贮存的重要基地，是提供 利 用 档 案 的 中 心 ，非 档 案 管 理 人 员 不 得 入 内 ；如工作 需要进入库房，必须由档案管理人员陪同。收进的档 案 应 及 时 整 理 上 架 ，做 到 存 放 有 序 、排 列 系 统 、便于 查 找 和 利 用 。库 房 内 应 备 消 防 器 材 ，放 在 指 定 位 置 。 进 入 库 房 作 业 ，做 到 进 库 房 开 闸 亮 灯 ，离库房关闸灭 灯 ，库房内严禁吸烟，禁止使用燃气、燃油、明火炉具、 大 功 率 电 器 等 设 备 。档 案 库 房 内 柜 架 摆 放 与 墙 壁 应 保 持 在 1 0 厘 米 以 上 的 距 离 ；每行柜架之间要留有通道， 其间 距 应 不 小 于 6 0 厘 米 （密集架除外）。库房应设温 湿度仪，每天观测并记录，温度应控制在14°C 〜 24°C 之间，相对湿度控制在4 5 % 〜 6 0 % 之间。档案柜架应 放 置 防 霉 驱 虫 药 ，并 按 药 品 说 明 定 期 更 换 ，发现发霉 或虫害及时采取措施消除。 ( 六 ） 科技档案的鉴定与销毁 科技档案应定期进行鉴定。鉴定工作由鉴定领导 小 组 组 长 牵 头 ，科 技 档 案 管 理 人 员 和 有 关 业 务 部 门 技 术负责人参加。鉴定小组进行鉴定时，要逐卷逐页进 行 审 查 ，既 要考 虑当前的利用价值，又 要 考虑 长 远需 要 ， 对 确 实 失 去 保 存 价 值 的 科 技 档 案 ，应 剔 除 销 毁 。鉴定 工作结束后，由鉴定小组提出科技档案的存毁鉴定报 告 ，并附销毁清册和销毁目录，经审核批准后，指定 专 人 到 指 定 地 点 监 销 ， 以 防 泄 密 。对 归 档 的 电 子 科 技
二 、科技档案的管理
(一 ）科技档案的形成 设计工作的特点决定了设计院要切实实行谁勘察 设 计 谁 组 卷 归 档 的 原 则 。要 明 确 科 技 档 案 的 形 成 、积
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档案管理 Archives Management
累 与 组 卷 是 生 产 部 门 和 技 术 人 员 的 职 责 ，组卷归档工 作 作 为 生 产 的 最 后 一 道 工 序 应 纳 入 生 产 计 划 。在一个 项 目 完 成 阶 段 工 作 或 全 部 工 作 后 ，必须按计划要求按 时 完 成 资 料 归 档 ，提 交 给 档 案 管 理 部 门 集 中 管 理 。任 何个人不得将有归档价值的文件材料据为己有或拒绝 归档。项目的设计负责人应根据该项目的具体情况编 写 出 立 档 工 作 要 求 ，并 组 织 各 专 业 专 册 组 卷 归 档 ，保 证各阶段归档文件的完整、准确、系统、及 时 ；并在 组 卷 过 程 中 ，负 责 编 写 该 工 程 勘 察 、设 计 、施工简历 及说明。组卷 时 ，要求科学技术文件材料收集齐全。 对 科 学技 术文 件材 料 的 价值 要 划分 准确 ，分 类 、编 号 、 组卷系统合理，标 题 确 切 、简 练 ，目录清晰，书 写 工整 ， 图 纸 折 叠 整齐 ，文 字 材 料 装 订 牢 固 ，整 齐 美 观 。基础 材 料 、原 始 材 料 按勘 察 设 计规 定的 表 格、 图幅填写与 绘 制 ，应 做 到 字 面 清 晰 、反 差 良 好 ，应形成正式文件 的 均 不 得 以 草 图 或 通 知 单 形 式 代 替 施 工 文 件 。和项目 有关的声像材料、 电子文件材料应同纸质材料一起归 档 。归 档 的 电 子 文 件 必 须 是 只 读 文 件 形 式 ，且与相对 应 的 纸 质 材 料 内 容 一 致 ，材 质 必 须 附合 永 久 或 长 期 保 管要求。
各种说明书原稿、外业资料、互 提资料、计算资料、
会 议 记 录 等 都 可 能 长 期 散 落 在 设 计 者 个 人 手 中 ，影响
档案归档的及时性、准确性、完 整 性 [21; 此外，设计
院 科 技 档 案 还 具 有 档 案 载 体 形 式 多 样 、 内 容 繁 多 、数
量 大 以 及 使 用 率 高 的 特 点 [31。 因 此 ，设 计院尤其 需要
和 充 分 发 挥 档 案 的 作 用 ，能 更 好 地 为 企 业 的 生 产 、经
营、科 研 服 务 ；在国家严格落实工程质量责任终身制、
推 行 竣 工 后 永 久 性 标 牌 制 度 的 背 景 下 ，加强科技档案
工作对还原历史真实面貌、防范设计院经营风险也具
有重要价值。
大型设计项目投资大、工期长，设计人员形成的
设 计 生 产 部 门 要 负 责 组 织 勘 察 设 计 、科技开发等 活动中形成的有关科技文件材料的收集、登记、保管、 整理、立 卷 及 归 档 工 作 ；负贵督促员工根据科技档案 归 档 要 求 按 时 归 档 ；负责督促复制的设计文件、图纸 的 利 用 和 销 毁 工 作 。设 计 生 产 院 要 设 立 资 料 室 ，负责 科技资料管理工作。文印中心要协助设计文件的归档 工作，按 科 技 档 案 组 卷 要 求 ，分 类 整 理 ，组 成 案 卷 ， 移交档案馆。