关于加强视频会议管理的通知

关于增强视频会议治理的通知
团体各部分.各公司：
为进一步管好.用好视频会议体系,充分施展其功效和感化,进步会议效力,增强视频会场秩序治理,现就视频会议体系运行和会议治理等有关事项通知如下：
一.明白单位治理人员.各子公司要明白2名治理人员负责视频会议治理工作,治理人员要闇练控制视频会议装备举措措施开启.调试.保护和治理等有关技巧.各子公司5月20日前将肯定的操纵和装备治理人员名单报团体办公室.
二.规范会场安插.各子公司应高度看重视频会议室情形安插和装潢,配备响应装备举措措施,精心安插,合理摆放,力图分会场整洁美不雅,光线适度,公司座牌正直,摄像头地位适当,画面后果优越.
三.精心预备会议.各子公司接到视频会议通知后,应实时通知视频会议体系操纵人员,作好会议体系调试.会议PPT材料的预演.
四.介入会前联调.视频会议联调是为精确控制各子公司会议室装备运行状况,懂得图像.声音传输质量,落实运行保护措施,安插.调剂会议相干事项而进行的调试工作,分离在会前一天和会前1小时进行.各子公司应提前作好视频会议终端装备.摄像头.电视机.音响装备.话筒等调试工作,调剂灯光.公司座牌和会议室桌椅,以相符会议请求,并自动呼入会议,合营团体办公室同一联调.
五.确保运行正常.各子公司应按期对视频会议体系进行保护,确保举措措施装备随时可以或许正常运行.视频会议时代,各子公司必须安插治理人员全程办事,消失问题时应自动与团体办公室接
洽,积极调试解决,力图尽快恢复,包管正常应用.
六.严正会议规律.视频会议虽是异地远距离会议,但仍然必须按拍照干会议轨制的划定,按时介入会议,保持会场安静.会议时代制止往返走动.鼓噪.抽烟或处理与会议无关的事务,同时应将手机等通信装备调为静音状况.特别情形确需接打德律风的,应安静地分开会场于会场外进行.会议时代参会人员应卖力做好会议记载.会议室与员工办公区相连的公司,要关休会议室门窗,为会议召首创造安静的情形.
七.增强装备治理.各子公司应妥当保管视频会议体系装备举措措施,不得挪作他用,不得私自装配.改换,确保不遗掉破坏.
团体办公室
二〇一一年蒲月十日。