数字化档案管理面临的制约因素及改进措施

数字化档案管理面临的制约因素及改进措施作者：潘媛
来源：《兰台内外》2021年第27期
摘要：数字化档案管理有利于提高档案管理的质量、效率和安全性，解决纸质档案管理存在的占用空间大、环境要求高、人员工作量大等弊端，是档案管理工作发展的必然趋势。

当前，数字化档案管理还面临一定的制约因素，需要研究解决。

本文分析了数字化档案管理面临的制约因素，提出了改进对策，供参考。

關键词：数字化档案;制约因素;措施
数字化档案有力地提高了档案归档、存储、管理、利用效率，节省了人力和空间，方便了档案利用，是档案管理工作发展的必然趋势。

当前，数字化档案管理在推进过程中还面临着一些制约因素，需要认真加以解决，不断提高数字化档案管理水平。

1 数字化档案管理面临的制约因素
1.1 软硬件配置上存在薄弱环节
数字化档案管理对硬件设施、软件配置均要求较高。

但是，目前，很多企事业单位对数字化档案管理的重要性认识不足、重视不够，在数字化档案系统的硬件配备和软件配置上投入不足，使硬件设备滞后、软件功能不全的问题还大量存在，无法满足数字化档案管理需要。

1.2 人力资源配置上存在不适应现象
一些企事业单位档案工作人员配置存在不足。

档案管理人员多数为非专业人员，理论水平和实务技能不足。

同时，很多人员年龄偏大，信息化技能不足，工作热情偏低，缺乏数字化档案管理经验。

与此同时，企事业单位缺乏高水平培训的问题亟待解决。

档案管理人员获得的正规培训机会较少，不能有效把握数字化档案管理的最新动态、技能，影响了数字化档案所需要的精细化管理、纸质档案录入、系统对接等实际工作的开展。

1.3 具体管理推进中存在不规范、无标准问题
当前，数字化档案管理工作虽说得到了一定程度的开展，但是，也存在形式大于实质的问题，还没有完善的数字化档案管理工作流程。

特别是在立档、入档、管理、使用、服务等各个环节缺乏明确的工作标准和严格的程序要求，影响了数字化档案管理工作的实际成效。

2 数字化档案管理制约因素的应对措施
数字化档案管理实施过程中应综合考虑软硬件、管理体系、人才等方面因素，不断提高数字化档案管理水平，更好地发挥数字化档案的作用。

2.1 重视软硬件投入，提高系统稳定性
数字化档案管理系统的稳定性和安全性源自硬件及软件投入水平。

推进数字化档案管理，必须加大对硬件设施的配置力度和对软件系统的更新力度。

因此，企事业单位应充分认识数字化档案对促进经济社会发展和本单位工作的重要促进作用，在软硬件建设上加大投入，保证数字化档案管理所需。

硬件建设上，应根据数字化档案管理需要，配置足够空间的档案用房，并定期更新系统硬件。

在硬件更新过程中，应提前保存档案数据，以“云”端存储、移动硬盘存储等形式，保证所存储数字化档案的完整性，避免重要的、有价值的档案资料丢失。

硬件设备更新后应进行调试、测试，保证所有设备正常运行。

软件建设上，应保障数字管理系统运行的流畅性、安全性，保证数字档案上传、存储、下载、授权、查阅自动备份等功能顺利实现。

同时，应将系统安全作为重要工作，加装防黑客、杀“病毒”等正版软件，保障整个系统运行的安全性，防止数字档案受到非法查阅、篡改、丢失等不安全问题的影响。

2.2 完善精细化管理，力求管理标准化
数字化档案管理是一项涉及计算机系统、信息化技术、数字化管理、档案服务在内的系统性工作，环节多，哪个环节出现问题都会对数字化档案管理造成不利影响。

因此，应研究制定并实施一套标准化的数字化档案管理流程和体系，明确各个环节要求，实现数字化档案管理标准化、流程化、规范化。

2.2.1 流程规范化
应对档案著录、资料扫描、录入审核、验收存档、借阅下载等数字化档案管理建立完善的流程，为数字化档案管理工作的开展提供支持。

档案著录应保证目录分类的规范性，与档案反映的内容一致，根据档案内容的性质确定目录分类，做到完整、准确、真实，形成档案目录数据库，保证档案检索和利用所需。

资料扫描应根据不同类别、不同材质、不同保存现状的档案，制定数字化存储规范，有效地保持扫描件质量、保证数字化档案清晰度。

录入审核应明确录入、审核主体，规范录入位置、时限、内容，确保审核严谨细致。

验收存档应注重存放位置、标记等内容的规范。

借阅下载应注重审批、提供、监督等各项行为的规范性，避免数字化档案的不当遗失、泄密、篡改、损毁等现象发生。

2.2.2 工作标准化
当前，数字化档案管理亟需解决的问题是需要统一的、明确的工作标准，解决数字化档案资料不能充分共享、不方便借阅、不利于高效管理等问题。

应尽快在图像存储类型、音视频格式、著录细则分类等方面建立数字化档案管理标准化体系，使所有企事业单位进行数字化档案
管理时，都能遵循统一的标准，对档案资料进行数字化处理，方便数字化档案的保存、使用、共享，不断提高档案利用效率。

2.2.3 管理安全化
数字化档案在提高档案存储、使用等效率的同时，也带来了泄密、篡改、失窃等较大的安全风险。

管控这些风险，必须注重安全性，结合单位的实际情况，运用密码、指纹、面部识别等技术，保证数字化档案录入、审核、存储、调阅、修改等各项权限授予的合理性、严谨性，提高数字化档案管理的有效性，防止档案资料信息不当流失、篡改、泄露。

2.3 培育复合型人才，推进管理职业化
档案管理复合型人才是数字化档案管理亟需的人才，是推进数字化档案管理工作的业务骨干。

应采取有效措施，加大复合型档案人才培育力度。

2.3.1 搞好档案实务培训
档案管理部门、企事业单位应重视对复合型档案人才的培养。

以提高档案从业人员政治定力为引领，每年组织企事业单位档案管理从业人员开展培训，及时学习党中央、国务院和档案部门关于档案管理的最新要求、精神和政策，树牢档案工作为党服务、为人民服务、为中国特色社会主义事业服务的政治取向，找准档案工作的方向。

以档案实务为基础，组织档案人员全面学习收文管理、整理归档、电子档案、声像资料、人事档案管理等档案实务知识，提高档案从业人员的业务水平。

以组织档案管理检查评比等活动为促进手段，根据行业分类，组织企事业单位档案从业人员取人之长，补己之短，充分掌握档案管理的专业知识、管理知识、业务技能，不断提高他们的整体素养。

2.3.2 搞好信息化培训
数字化档案管理是档案事业发展的趋势，开展电子档案管理、服务等技能培训，是推进数字化档案管理的前提。

应根据数字化档案管理需求，对企事业单位档案管理领导和从业人员进行培养，开展研讨活动，使相关档案管理人员全面认知电子档案的作用、种类及管理特点。

应使管理人员充分认识电子档案的用途和经济社会效益，提高数字化档案管理的支持力度。

应有针对性地加强档案从业人员电子档案培训，从电子文本转换为电子档案，电子档案的保存、使用与服务，数字化档案的风险管理等方面，提高他们的数字化、信息化技术水平，有效掌握系统调试、授权、档案录入、网上借阅等计算机和信息化操作技术，更加有力地满足数字化档案管理和服务的要求，促进数字化档案管理工作深入开展。

2.3.3 进行职业道德培训
数字化档案在保密和安全性方面存在很大的管理风险。

因此，加强对档案管理从业人员的職业道德培训十分重要。

应组织档案管理从业人员全面学习档案法、保密法、网络安全法等方面的法律法规，增强法律意识。

组织开展职业道德培训活动，使其在数字化档案管理中自觉遵守保密、安全、服务等各种责任，在日常工作中严格落实数字化档案的保密、风控等要求，规范档案整理、入档、管理、借阅、服务等工作行为，严防档案信息流入未经允许的范围，造成失密、泄密、篡改等不良现象。

2.3.4 开展制度规范培训
逐步实现档案管理人员岗位专职化，明确数字化档案管理的制度规范体系，加大制度培训力度，使数字化档案管理人员了解自身职责，明确工作要求。

同时，建立责任追究制度，从结果和情形两方面明确失责行为和追责措施，避免无人负责、不能充分尽责的现象发生，增强档案管理人员的工作主动性和积极性。

数字化档案管理有利于提高档案工作效率，节约人力、物力，使档案资料发挥更大使用价值。

当前，数字化档案管理工作正呈现出加快推进、高质量发展的良好势头。

搞好今后的数字化档案管理工作，需要综合考虑软硬件配置、管理标准化、人力资源培育等因素，统筹推进，科学施策，使数字化档案管理工作在经济社会发展中起到更大的作用。

参考文献：
[1]茆玲玲.企业档案管理信息化建设思考——以江南电子通信研究所为例[J].机电兵船档案，2015（2）.
[2]杨静.数字化档案管理与档案服务工作分析[J].兰台内外，2017（1）.
[3]李玉梅.探究文书档案管理的特点及创新途径[J].理论观察，2018（6）.
（作者单位：西安长庆工程设计有限公司）。