进一步加强企业会计档案管理的探讨

进一步加强企业会计档案管理的探讨
企业会计档案是记录和反映企业经济活动的重要史料，是企业档案全宗中的重要组成部分。

本文对企业会计档案管理的探讨，意在促使企业会计档案更好地为企业的改革发展提供服务。

标签：企业会计档案管理
企业会计档案是企业档案全宗中的重要组成部分，是记录和反映企业全部经济业务和资金活动情况的重要史料。

因而按照《会计法》和《档案法》的有关规定，科学管理和有效利用会计档案，对于企业正确地总结过去，指导现在，规划未来，加强监督管理，发挥经济效益，优化资产配置，提高企业综合效益具有非常重要的意义。

一、企业会计档案的特点
1.整體性。

企业一个会计年度产生的会计凭证、会计账册、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账册；有了账册，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

过去往往把决算报表归到文书档案管理，分割了会计档案的内在联系和它的整体性，是不正确的。

2.稳定性。

企业会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面:会计凭证、会计账簿和会计报表。

这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。

3.规律性。

一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时,从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。

4.特殊性。

企业会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。

会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。

二、企业会计档案的管理
1.收集要完整。

档案的收集工作是档案工作的起点和基础，只有收集及时、完整、系统，才能为档案科学管理和提供利用奠定良好的基础。

财政部、国家档案局1998年颁布的《会计档案管理办法》明确规定了会计档案收集、归档的范围。

指出“会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。

根据这一规定，对本单位产生的会计档案范围加以具体化，列出应当归档的会计文件名
称，加以规范，使之无一遗漏，保证归档的完整性。

其内容和范围包括：
(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表、及其他会计凭证。

(2)会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账及其他会计账簿。

(3)财务报告类:月报、季报、年度决算报表，会计报表的编制说明和附录的补充材料等。

(4)其他类:银行对账单、各类收据存根、工资变动通知、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等等。

(5)电算化会计档案:存储会计凭证、会计账簿和会计报告等的介质,包括磁盘、磁带、光盘、微缩胶片等。

2.立卷要准确。

根据《会计档案管理办法》规定:各单位每年形成的会计档案应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

这是因为，会计机构熟悉本部门、本单位的业务，熟悉档案形成的全过程及会计档案的形成规律，坚持实行业务部门立卷的原则，由会计部门进行归档前的立卷和整理工作，能更好地保证会计档案的收集完整和保持档案之间的联系，做到准确立卷。

3.分类要科学。

会计档案是一门专业档案，涉及会计、档案管理等多方面的专业知识，而在实际工作中因缺少会计档案管理的专门人才，加之对会计档案管理的不重视等原因，会计档案保管在会计部门，他们往往只是把账簿、凭证等简单的写上年代、名称，这样做极不规范。

如何对会计档案实体进行系统管理，科学分类，是档案工作的保管、鉴定和利用的基础。

分类的目的在于科学管理和方便利用。

在分类中要符合会计档案形成的客观规律和固有的特点，保持它们的密切联系，使会计档案成为一个严密的科学体系。

根据高校会计档案形成的独特特点分类一般应按照“年度－类别”法，编号则以形成时间为序。

4.检索工具要简便。

一个会计年度产生的凭证、账册、报表等,他们之间相互联系,环环相扣,有了凭证,才有账册;有了账册,才有报表,因此会计档案利用的检索工具,应当简便明了,根据实际工作需要编写。

一般来讲应当尽可能与分类一致,计有:流水登记目录、案卷目录、专题目录。

目录的内容包括时间、顺序号、柜(箱)号、卷号等。

流水账目录,是按不同会计文件名称编制，不分年度,在收进时登记的目录;案卷目录是按照会计档案分类编制建立的目录;专题目录,是根据日常的工作需要编制的目录。

5.管理工作要强化。

档案管理人员要尽职尽责、遵守制度、依法办事、规范管理。

一是要求单位的档案不得外借，遇有特殊情况，经负责人批准可以提供查阅或者复制原件。

二是要求档案室、柜内不允许存放其他物品，档案室内要放置吸潮物，档案柜内要放置防虫药品，有条件的还应安装报警器，并坚持经常查看、
打扫，发现隐患及时清除，做到防火、防尘、防盗、防潮、防霉、防虫蛀鼠咬，使成教档案管理达到安全化、制度化、科学化、标准化和经常化。

三是对磁性介质档案管理注意做好防磁、防热、防污染、防有害生物等工作，重要的档案应双备份，要定期进行检查，定期进行复制，分别存放。

四是积极运用现代技术设备和手段管理档案，改变传统以手工为主的管理方式，提高档案的管理水平和利用率。

三、加强企业会计档案管理的几点思考
1.强化企业领导对会计档案的管理。

企业领导要充分认识到会计档案对企业发展和科技进步的重要意义。

使他们把一定的精力放到这方面来，档案工作者要多向他们宣传档案工作的重要性，用工作成绩影响他们。

使领导关注档案工作，从硬件设施、软件管理各方面提供便利的条件，并形成从上至下重视档案管理的良好风气，促使档案管理水平提高。

2.提高企业会计档案管理人员的业务素质。

企业会计档案管理人员多为兼职，缺少档案管理应有的专业知识，计算机应用知识，造成档案管理工作整体水平不高，制约着企业档案管理工作的顺利发展。

因此应对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、电算化知识等方面的培训学习，并组织相关的交流研讨活动，培养复合型人才。

3.建立健全企业会计档案管理规章制度。

长期以来企业没有一套严格得档案管理制度，或者制度执行力度不够。

为确保档案的齐全、完整、规范管理，应依据国家的法律法规和档案管理的有关规定，制定出会计档案管理规章制度，如：《会计档案管理办法》、《会计档案收集与归档办法》、《会计档案保管制度》、《借阅制度》等，这样工作起来便有章可循，有法可依，保障企业会计档案管理向规范化、科学化、制度化迈进。

4.加快企业会计档案管理现代化步伐。

《档案法》中规定：“采用先进技术，实现档案管理现代化”。

在企业会计档案管理中应积极推广应用现代化科学技术，代替传统的以手工为主的档案管理方式，使档案的收集、整理、保存和查询电子化、网络化，实现企业会计档案管理的信息化与资源共享。

现代的管理手段，使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料，而且能提高工作效率，更好地为企业的发展服务。

5．做好企业会计档案利用工作。

企业会计档案管理的最终目的是为了提供利用。

传统的服务方式处于一种被动地位，这种服务方式制约了档案的利用，无法适应企业会计档案的改革发展。

因此，要求档案工作者要有创新意识、服务意识、奉献意识、宣传意识，作为窗口部门的工作者，必须树立全心全意为人民服务的精神，必须有一颗平常心脚踏实地，同时发挥其积极导向作用，变被动服务为主动服务，便被动利用为主动力利用，充分开发档案信息资源，不断拓展业务范围与服务领域，积极探索行之有效的档案管理途径，为企业的改革发展提供更好地服务。

参考文献:
[1]《中华人民共和国档案法》
[2]《会计档案管理办法》
[3]《会计基础工作规范》
[4]姜洪娥:《规范会计档案管理工作的几点建议》，《中国农业会计》，2004.8。