岗位说明书(人事行政专员)

6、资产出现故障、损坏等，及时联系相关单位处理、维修，如为异常损坏，追查责任人并提报上级处理。
按《资产管理制度》执行。
1、为新购资产编号入库、建账的及时性和完整性，不得漏建、错建。
2、资产相关证书、资料保管的完整性，不得丢失。
3、清查资产的及时性，不得漏查漏报异常。
4、资产盘点及报表提交的及时性和准确性，不得延迟、有误。
最低任职要求
性别
不限
年龄
25-40岁
户口
所在地
不限
婚姻
状况
不限
学历
大专
及以上
专业
人力资源、行政管理类
总工作年限
3年以上
本岗位工作年限
1年以上
具备资格证书
人力资源管理
计算机水平
熟练操作Word、Excel、PPT
外语语种及水平
不限
所受培训
档案管理、人力资源管理、劳动法。
岗位技能
能熟练操作人事、行政事务工作。
1、入职手续办理的完整性，入职资料必须收集完整（《职位申请表》（审签完毕）、身份证复印件、签字确认的《岗位说明书》、本人本地农行卡是必备资料）；按时录取考勤指纹、发放工牌，不得漏办。
2、《新员工跟踪记录表》提交的及时性和完整性，不得延迟、漏跟踪。
培训
管理
1、准备培训资料、设备、场地，通知、组织培训，监管培训纪律。
2、《行政检查记录表》提交的及时性，不得延误。
考勤管理
1、收集保管跟考勤有关的单据，每天下班前将当天收到的单据提交上级查看。
2、每月7号前统计、制作好《考勤统计表》和《月度考勤分析报表》，提交给上级。
1、单据保管的完整性，不得丢失。
2、单据提交的及时性，每天必须提交一次。
3、考勤报表制作的及时性和准确性，不得延迟、有误。
人事异动管理
处理员工转正、调动、升职、降职、离职等异动，并保存相关档案。
按《人事异动管理制度》执行。
人事异动处理和档案保管的完整性，不得遗漏。
文档管理
1、管理本部门所有文档。
2、收集、整理、保管所有员工人事档案、劳动合同、人力行政相关表格。
3、每周更新一次《员工花名册》、《通讯录》和《员工档案表》，每周五上午提交给上级，并将《通讯录》发布在腾讯通里。
2、每月20号开始收集各部门办公用品需求，25号前编制《月度办公用品申购表》提交上级，经审批后月底前按时购买回来。
3、每月第一周完成分发，分发时必须在《办公用品领用登记表》上签字、登记。办公用品领用必须按时限、换领等规定，保证办公用品的合理使用，杜绝浪费。
4、每月5号前提交《办公用品出入库明细表》给上级，审核后提交给财务部。
综合素质
性格温和，亲和力强，做事细心、耐心、有条理，原则性强、执行力强。
6、每周一及时、准确提交《车辆使用周总结》报表给上级，督促相关责任人及时处理好车辆违章、损伤等事故。
7、按期提醒司机做好车辆保险续买、保养、维修。
8、每月5号前提交上月《行车记录表》、《月度车辆使用报表》给上级，审核后提交给财务部。
按《车辆管理制度》执行。
1、车辆信息登记的完整性、准确性，不得缺失、错误。
2、带领新员工认识各部门人员、入职一个星期后录取考勤指纹、发放工牌。
3、跟踪主管以下级别新员工前半年工作情况，前三天每天跟踪一次，前半个月三天跟踪一次，前一个月一个星期跟踪一次，前三个月半月跟踪一次，前半年一个月跟踪一次，每周五上午提交一次《新员工跟踪记录表》，有异常情况及时反馈。
按《招聘与录用管理制度》执行。
2、建立、保管培训档案，在《员工档案表》上做好登记。
按《培训管理制度》执行。
1、准备培训资料、设备、场地，通知、组织培训的及时性，不得延误。
2、建立、保管培训档案的准确性，不得错建、漏建或丢失。
薪酬
福利管理
1、每月5号前提交上月《月度薪酬异动明细表》、《月度员工工龄统计表》给上级。
2、对薪酬信息保密。
3、按时结算相关费用。
补水的及时性，接到需求后最迟24小时内要补充好。
短号管理
每月15-18号统计需加入集团短号的名单，办理加入。
办理的及时性，不得延误。
行政检查
每天巡查各部门，检查员工仪容仪表、行为举止等是否符合公司规范，记录在案，每周五上午提交《行政检查记录表》给上级。
坚持原则，如实记录。
1、每日检查、记录的完整性，不得漏查漏记。
4、每周五上午提交本周《周招聘报表》、《面试记录表》给上级。
按《招聘与录用管理制度》执行，按时按质完成招聘任务。
1、编写、发布招聘信息，协调制作、配送招聘海报的及时性，不得延误。
2、《周招聘报表》、《面试记录表》提交的及时性，不得延误。
3、招聘达成率，必须≥80%。
录用办理
1、为新进员工办理入职手续。
2、车辆钥匙保管的安全性，不能丢失，不能随意交予他人。
3、通知出车的准确性，按派车安排执行，不得漏通知、随意通知。
4、《车辆使用登记表》等相关表格填写的完整、正确性，不得漏填，错填。
5、车辆性能、清洁检查的及时性、准确性及信息反馈的及时性，至少每天一次。
6、《车辆使用周总结》提交的及时性和准确性，督促事故处理的及时性，不得延误。
按5S管理执行，巡查、检查环境要实事求是。
1、环境巡查、检查的及时性，必须每天按时巡查，不得延误。
2、环境巡查、检查结果记录的真实性，必须实事求是。
3、检查中所有窗户、灯、水、设备关闭的完全性，不得漏关。
奖惩管理
1、保管《奖励申报单》和《惩罚申报单》。
2、及时编制《罚款费用记录表》。
3、按时填写《员工档案表》，建立奖惩档案。
3、每周五上午提交本周《周员工流失统计表》。
4、每月20号提交本月《月度劳动合同签订名单表》，审批后当月签订完毕。
按《招聘与录用管理制度》执行。
1、处理员工关系的合理性，每月被投诉不超过1次。
2、开启建议箱的及时性，不得延迟。
3、《周员工流失统计表当月必须签订完毕，不得延迟、漏签，并对因劳动合同签订错误产生的后果负责。
5、有办公用品责任人离职时，监管其做好交接。
按《办公用品管理制度》执行。
1、办公用品盘点、补充的及时性，每月20号前必须盘点，并提交报表。
2、办公用品需求收集、《月度办公用品申购表》编制及提交上级、办公用品购买、分发的及时性和准确性，不得延迟、有误。《办公用品领用登记表》登记的完整性，不得漏登。
3、《办公用品出入库明细表》的及时性和准确性，不得延迟、有误。
7、安排司机做好车辆保险续买、保养、维修的及时性，不得延误。
8、《行车记录表》、《月度车辆使用报表》提交的及时性和准确性，不得延迟、有误。
环境管理
1、每天上班后巡查各楼层，遇到需要及时打扫的地方立即通知保洁打扫。
2、随时巡查各楼层，保证公司环境的整洁、有序，举报人为破坏环境的行为。
3、每天下午五点开始检查保洁的工作结果，并在《卫生检查记录表》上做记录，检查完后及时和保洁沟通需要改进的地方，检查中关闭所有窗户、灯、水、设备。
按《薪酬管理制度》执行。
1、《月度薪酬异动明细表》、《月度员工工龄统计表》提交的及时性和准确性，不得延迟、有误。
2、薪酬相关信息的保密，不得泄露。
员工关系管理
1、协助上级协调员工之间、部门之间关系，处理员工对公司的意见、劳动纠纷等，控制员工流失率。
2、了解员工工作情况、思想状态、意见建议，每周开启一次建议箱，收集整理员工意见、建议，将结果反馈给上级。
5、资产交接监管的准确性，必须交接完整。
6、资产维修的及时性，每月延误不得超过1次。
车辆
管理
1、在《车辆信息登记表上》及时、准确登记各车辆各项信息，保管车辆钥匙。
2、按派车安排通知司机出车。
3、监管司机按时准确在《车辆使用登记表》上登记车辆使用信息。
5、用车人还车时查看车辆的完好、清洁，在《车辆使用登记表》上做好记录，核查公里数，有异常及时反馈给上级、司机。
会议
管理
1、按时通知、安排、组织会议的召开，保存会议资料。
2、每天上班后巡查各楼层，保证各会议室还原会议召开前的规定状态。
按《会议管理制度》执行。
1、会议通知、安排、组织的及时性，不得延误。
2、会议资料保管的完整性，不得丢失。
3、会议室布置情况，会议时间外随时保持规定状态。
办公用品管理
1、做好办公用品的保管，每月20号前盘点一次，提交《月度办公用品盘点表》给上级，做好常用物品备仓准备。
按《文档管理制度》执行。
1、文档保管的完整性，不得损坏、丢失。
2、《员工花名册》、《通讯录》、《员工档案表》更新、发布的及时性和准确性，不得延迟、有误。
社保办理
每月15号提交《月度社保购买增减表》给上级，审批后办理。
按时办理。
《月度社保购买增减表》提交的及时性和准确性，不得漏提，审批后办理，不得延误、漏办、错办，并对因社保办理错误产生的后果负责。
4、每周二出具上周的《奖惩公示表》。
按《奖惩管理制度》执行。
1、单据保存的完整性（保存期一年），不得丢失。
2、建立档案的完整性和准确性，不得漏建、错建。
3、《罚款费用记录表》编制的及时性和准确性，不得延迟、有误。
4、出具《奖惩公示表》的及时性，每周二出具并张贴在公示栏。
饮用水管理
1、随时巡查，保证各饮用水处水源的充足。2、有补水需求时，及时打电话订购，并跟踪是否送到需要处。
岗位说明书
岗位名称
人事行政专员
所在部门
人力行政部
编制
1人
直接上级
人力行政主管
直接下属
无
关联岗位
保洁、司机
岗位工作描述
岗位
职责
流程
要求
考核指标
招聘
1、根据招聘需求、编写、发布招聘信息，协调制作、配送招聘海报，更新招聘网站信息，筛选简历。
2、接待、安排应聘人员并进行权限范围内的初试。
3、跟踪各权限人员面试结果，并根据结果通知面试人员入职。
4、办公用品调离职交接监管的准确性，必须完整交接。
资产管理
1、及时为新购资产编号入库、建账，填写《资产管理表》。
2、保管资产的相关证书、资料。
3、随时抽查资产使用情况，至少一个月清查一次，并将结果反馈上级。
4、按时完成定期或不定期盘点，每季度第一个月完成定期盘点，并提交《资产盘点表》给上级。
5、有资产责任人调离职时或资产调动时，监督其做好交接。