法律文件档案管理制度

第一章总则
第一条为规范公司法律文件档案的管理工作，保障公司法律事务的顺利进行，维
护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有法律文件档案的管理，包括但不限于合同、协议、法律意见书、诉讼文书、仲裁文书等。

第三条法律文件档案管理应遵循以下原则：
（一）集中管理原则：公司设立专门的档案管理部门，负责法律文件档案的统一管理。

（二）保密原则：严格保护公司商业秘密和国家秘密，防止信息泄露。

（三）完整原则：确保法律文件档案的完整性，防止丢失、损毁。

（四）利用原则：提高法律文件档案的利用率，为公司法律事务提供有力支持。

第二章组织机构与职责
第四条公司设立档案管理部门，负责法律文件档案的日常管理工作，其主要职责
包括：
（一）制定和完善法律文件档案管理制度；
（二）负责法律文件档案的收集、整理、立卷、归档工作；
（三）负责法律文件档案的保管、查阅、借阅、销毁等工作；
（四）负责法律文件档案的数字化、信息化建设；
（五）负责对法律文件档案管理人员进行培训。

第五条各部门应指定专人负责本部门法律文件档案的管理工作，其主要职责包括：
（一）按照档案管理部门的要求，及时收集、整理、立卷、归档本部门的法律文件档案；
（二）协助档案管理部门做好法律文件档案的保管、查阅、借阅、销毁等工作；
（三）对涉及公司商业秘密和国家秘密的法律文件档案，严格保密。

第三章收集与整理
第六条法律文件档案的收集应遵循以下要求：
（一）收集范围：包括公司内部产生的法律文件档案和外部机构提供的法律文件档案；
（二）收集时间：及时收集，确保档案的完整性；
（三）收集方式：通过电子文档、纸质文档等多种方式收集。

第七条法律文件档案的整理应遵循以下要求：
（一）分类：按照文件类型、时间顺序、重要性等进行分类；
（二）立卷：将具有相同主题或性质的文件组成一个案卷；
（三）编目：为每个案卷编制目录，方便查阅。

第四章保管与利用
第八条法律文件档案的保管应遵循以下要求：
（一）存放：按照档案管理部门的规定，妥善存放法律文件档案；
（二）安全：采取必要的安全措施，防止火灾、盗窃、损坏等事故发生；
（三）保密：严格保密，防止信息泄露。

第九条法律文件档案的利用应遵循以下要求：
（一）查阅：经批准后，方可查阅法律文件档案；
（二）借阅：经批准后，方可借阅法律文件档案；
（三）复制：经批准后，方可复制法律文件档案。

第五章监督与考核
第十条公司定期对法律文件档案管理工作进行检查，确保制度的有效执行。

第十一条公司对法律文件档案管理人员进行考核，考核内容包括档案管理的规范性、完整性和利用率等。

第六章附则
第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。