Office办公文秘使用技巧_秘书基础

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办公文秘人员必须掌握的电脑技巧

办公文秘人员必须掌握的电脑技巧办公文秘人员必须掌握的电脑技巧一.红头文件的制作及标准1.进行页面设置选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。

选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。

选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准.每页22行.每行28个汉字的国家标准。

2.插入页号选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。

然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3.发文机关标识制作选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。

选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。

注：用户可根据实际情况调节尺寸。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左.右.上.下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。

办公室文秘工作技巧分享

办公室文秘工作技巧分享2023年，随着科技的不断发展和创新，办公室文秘工作已经不再是单调的敲打电脑、收发邮件等简单操作了。

在这种环境下，文秘人员需要不断更新自己的知识和技能，以适应企业发展的需求。

因此，本文将为大家分享一些办公室文秘工作技巧，帮助你更好地完成日常工作。

一、多掌握用途广泛的软件在今天的办公室，常用的软件已经不再局限在微软办公软件、企业邮箱等常规工具上。

相应地，文秘职位需要掌握一些更多样化的软件，如在线会议软件、人力资源管理系统、线上项目管理等。

这些工具可以帮助文秘人员提升工作效率、扩大自己的知识领域，加强团队协作的效果。

在实际工作中，文秘人员不应只学习如何使用软件，而是还需要了解每种软件背后的原理和流程。

这样他们才能迅速理解软件中的功能，快速解决常见的操作和问题，提升办公效率。

二、注重细节和精度办公室文秘是企业的主要管理者之一，他们需要经常处理重要文件和商业机密。

因此，精度和细节至关重要。

文秘人员应该注重每一个任务的细节和精确性，以确保每个任务按时完成。

对于文件和文档管理，文秘人员需要保持清晰、整洁的文档和文件管理系统。

同时，他们还应确保文档与文件的格式和布局是一致的，无误的。

这样可以避免发生文件丢失、错发或者格式错误的情况，节省时间和精力。

三、拥有出色的沟通技巧作为一个文秘，你需要频繁与不同类型的人进行沟通。

这包括上司、下属、同事和客户等不同层次的人，他们来自不同的省份、不同的行业和不同的文化背景。

因此，为了能够良好的处理各种沟通工作，你需要拥有出色的沟通技巧。

当然，这并不是说你需要变成一个口若悬河的演讲家，而是需要细心倾听每个人的话语、理解他们的意见，及时回复需求，沟通清晰地、避免造成误解和不必要的沟通失败。

四、保持良好的时间管理办公室文秘通常需要处理大量的待办事项，如每天的邮件、计划会议、备忘录、处理付款等。

这就要求文秘人员能够合理安排时间，清晰明确地处理每个任务。

同时，在时间紧迫的情况下，他们也需要具备上下游联动的协调和多线作业的能力。

办公室文秘的电脑软件应用技巧

办公室文秘的电脑软件应用技巧办公室文秘作为一个组织中不可或缺的一员，需要运用各种电脑软件来提高工作效率和准确性。

本文将介绍一些办公室文秘常用的电脑软件应用技巧，帮助提高工作效率，简化操作流程。

一、办公软件应用技巧1. Microsoft Office 套件Microsoft Office 是大多数办公室文秘必备的软件套件，包括了Word、Excel、PowerPoint 等常用应用程序。

以下是几个常用技巧：- 利用 Word 的样式和格式功能，可以快速创建专业的文档格式，包括标题、段落、页眉页脚等。

- Excel 中的数据筛选和排序功能，可以帮助快速整理和分析大量数据，提高数据处理效率。

- PowerPoint 中的幻灯片母版功能，可以统一整个文档的风格和格式，提高演示效果。

2. Adobe AcrobatAdobe Acrobat 是处理 PDF 文件的专业软件。

以下是一些使用技巧：- 利用 Adobe Acrobat 的编辑功能，可以直接在 PDF 文件中进行文字、图形的修改和编辑。

- 使用 Adobe Acrobat 的批注工具，可以在 PDF 文件上进行标记、划线和批注，方便与他人进行合作和沟通。

- 利用 Adobe Acrobat 的电子签名功能，可以方便地在 PDF 文件上进行电子签名，提高合同签署的效率。

二、信息管理软件应用技巧1. 电子邮件客户端电子邮件是办公室文秘不可或缺的沟通工具。

以下是一些使用技巧：- 设置邮件过滤器和文件夹，将重要邮件分类归档，方便查找和处理。

- 利用自动回复功能，可以自动回复收到的特定类型的邮件，提高工作效率。

- 使用收件箱规则和邮件标记功能，对邮件进行自动分类和标记，提高信息整理的效率。

2. 日程管理软件日程管理软件可以帮助办公室文秘合理安排工作时间和任务优先级。

以下是一些使用技巧：- 将重要的会议和任务添加到日程管理软件中，设置提醒功能，提醒自己完成任务。

行政文秘必备知识秘书基础.doc

行政文秘必备知识秘书基础一、红头文件的制作及标准1.进行页面设置选择文件页面设置选择页边距附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。

选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同,在该选项前打。

选择文档格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋;字号设置成三号，单击确定按钮，选中指定行格和字符格;将每行设置成28个字符;每页设置成22行。

然后单击确定按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2.插入页号选择插入页码，位置设置为页面底端(页脚)，对齐方式设置为外侧。

然后单击格式按钮，数字格式设置为全角的显示格式，单击确定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成四号;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3.发文机关标识制作选择插入文本框横排菜单项，鼠标将会变成┼，在wordXX版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键设置文本框格式，在这里来设置红头的属性。

选择颜色和线条附签，颜色设置成无填充颜色。

选择大小附签，高度设置成2cm;宽度设置成15.5cm。

注：用户可根据实际情况调节尺寸。

选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐：对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面;垂直对齐：绝对位置设置成页边距，下侧设置成2.5cm平行文标准，8.0cm上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击确定。

选择文本框附签，左、右、上、下都设置成0cm，单击确定完成。

文本框属性全部设置完成，单击确定按钮。

选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色，字体设置成小标宋简体，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

4.红线制作首先将视图工具栏绘图选中，单击绘图工具条的直线工具，鼠标会变成十字形，左手按住键盘上的shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式，红线的属性在这里进行设置。

Office办公文秘运用技巧原则

一.使用更快捷的方法为文档插入目录在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。

新版Office中操作会简单很多，它能代替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。

接下来就由广州新川教育的办公文秘老师给大家讲解！操作方法如下：将光标定位在要插入目录的位置。

切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击（目录）按钮，打开“目录库”。

“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的`编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。

二.将文档共享给没有安装微软Office的用户在Word中打开要发布的文档。

.在Word 2007主窗口的左上角，单击（Office按钮），然后从下拉菜单中执行（另存为）——>（PDF或XPS）命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。

为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击（发布）按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。

三.快速访问自己最常用的功能Office2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。

同时，Word 2007也为用户提供了一种构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。

操作方法如下：回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。

在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行（添加到快速访问工具栏）命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。

要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行（在功能区下方显示快速访问工具栏）命令。

这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。

办公室文秘必备知识

办公室文秘必备知识办公室文秘是一个必不可少的职位，他们需要掌握一定的知识和技能来支持公司的日常运作。

在这篇文章中，我们将会讨论一些办公室文秘必备的知识，帮助办公室文秘做好本职工作。

以下是一些需要掌握的技能和知识点。

1. 项目管理在办公室中，项目管理对于办公室文秘来说是至关重要的。

项目管理涉及到建立项目目标、确定时间和资源，以及监控项目进度，确保任务能够按照计划完成。

办公室文秘需要学会如何制定复杂的项目计划和时间表，以及如何在项目监控阶段检查进度并协调各参与方的信息沟通，保证项目有效地管理和执行。

2. 沟通技巧办公室文秘在向各方沟通时，必须拥有良好的沟通技巧。

沟通技巧包括口头和书面表达能力、理解性和反应速度及与不同人群的沟通方式。

这些技能对于确保任务得到清晰的解释、指南和要求都是必须的。

在处理电子邮件、电话和外部交流时，办公室文秘需要抓住重点、清晰明确地表达令人信服和符合受众需求的消息。

3. 数据分析在现代工作场所中，数据分析技能对于办公室文秘来说是非常重要的。

要掌握数据分析技能，办公室文秘需要通过获得公司的数据进行分析。

这有利于识别任何长期趋势或突发事件，以及确定适当的战略和行动的采取方式。

数据分析能够协助办公室文秘更好的了解公司项目，在日常沟通和管理中更具说服力。

4. 科技知识作为办公室文秘，掌握科技技能对于工作至关重要。

能够熟练地使用电脑、Microsoft Office套件和其他软件工具，如Instant Messenger 和视频软件等工具能够大幅提高生产力，同事沟通交流更加便捷。

此外，熟悉各种数字平台、系统和网络软件也非常重要。

这些技能使办公室文秘能够减少日常工作的错误、提高工作效率，并能更有效地处理任务。

5. 日常管理技巧在办公室文秘的日常职责中，管理技巧对于办公室文秘来说也是不可或缺的。

要掌握这些技能，办公室文秘需要能够对工作进行有效的计划和跟踪。

这样，办公室文秘就可以监控任务的状态，跟进员工做事情的进度并设置优化管理流程的目标。

文秘专业知识点_秘书基础_

文秘专业知识点文秘虽然是基层员工，但是要掌握的知识却是一点都不少，那么小编今天为大家准备的内容是文秘专业知识点，欢迎大家阅读！文秘专业知识点第一节秘书工作的内容和作用由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。

级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。

一、秘书工作的内容(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容1.机关办公厅(室)的基本任务办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。

它的出现是秘书工作发展的必然结果。

中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。

它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。

办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。

2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。

根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。

因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。

而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。

文秘专业中常见办公软件应用技巧分享

文秘专业中常见办公软件应用技巧分享在现代社会，办公软件已经成为了文秘工作中不可或缺的工具。

熟练掌握办公软件的使用技巧，不仅可以提高工作效率，还能为自己的职业发展增添一份竞争力。

本文将分享一些文秘专业中常见的办公软件应用技巧，希望能对广大文秘人员有所帮助。

一、Word的排版技巧Word是文秘工作中最常用的办公软件之一，熟练掌握其排版技巧可以使文档更加美观和易读。

首先，合理使用标题样式，可以通过设置标题样式来快速调整文档的结构和格式，使得文档更加清晰。

其次，合理使用分栏功能，可以将文档分为多列，使得信息更加紧凑。

此外，还可以使用插入表格、插入图片等功能，使得文档更加丰富多样。

二、Excel的数据处理技巧Excel是文秘工作中用于数据处理和分析的重要工具。

熟练掌握Excel的数据处理技巧可以提高工作效率和准确性。

首先，合理使用筛选和排序功能，可以快速筛选和排序大量数据，提取所需信息。

其次，合理使用公式和函数，可以进行复杂的数据计算和分析，提供更多决策支持。

此外，还可以使用数据透视表功能，将复杂的数据汇总和分析变得简单易懂。

三、PowerPoint的演示技巧PowerPoint是文秘工作中用于制作演示文稿的重要工具。

熟练掌握PowerPoint的演示技巧可以使演示更加生动和有吸引力。

首先，合理使用布局和主题样式，可以快速设置演示文稿的整体风格和结构。

其次，合理使用动画和切换效果，可以使演示更加生动有趣。

此外，还可以使用幻灯片笔记功能，将演讲内容与演示文稿结合起来，提供更好的演讲辅助。

四、Outlook的邮件管理技巧Outlook是文秘工作中用于邮件管理的重要工具。

熟练掌握Outlook的邮件管理技巧可以提高工作效率和组织能力。

首先，合理使用文件夹和标签，可以将邮件进行分类和归档，方便查找和管理。

其次，合理使用自动回复和规则功能，可以自动处理一些常规邮件，减轻工作负担。

此外，还可以使用日历和任务功能，进行时间管理和工作安排。

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【优质文档】办公室文秘工作基础技巧-实用word文档本文部分内容来自网络，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将予以删除！== 本文为word格式，下载后可随意编辑修改！ ==办公室文秘工作基础技巧本文主要为您提供文秘专业素质应用技巧，欢迎您前来学习，希望对您有所帮助。

更多的文秘知识尽在。

身为秘书，在工作中应注意的问题：1.与上司关系的处理：秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。

因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误;不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。

体谅上司的劳苦，分担他的压力。

要观察细致，尽可能考虑周到。

不急于表功。

要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。

不忙着提建议。

你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。

不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。

2.与工作人员关系协调：要和同事们和平共处，不搞派系。

在工作角色上，大家是平等的。

要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。

要宽容体谅他人，不强求别人。

不同的人能力素质不同，要善待世事。

要勇于承担责任。

这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。

此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了。

文秘专业实操培训的必备知识与技能要点

文秘专业实操培训的必备知识与技能要点一、背景介绍文秘是一个重要的职业，负责处理和管理办公室的日常事务。

一个优秀的文秘人员需要具备一定的知识和技能，以便能够胜任工作。

本文将介绍文秘专业实操培训的必备知识与技能要点。

二、基础知识1. 办公软件：文秘人员需要熟练掌握办公软件，如Microsoft Office套件中的Word、Excel和PowerPoint等。

这些软件是文秘工作中常用的工具，熟练使用可以提高工作效率。

2. 业务知识：文秘人员需要了解公司或组织的业务，包括公司的组织结构、产品或服务、市场情况等。

这样可以更好地与其他部门沟通协调，提供有效的支持。

3. 文件管理：文秘人员需要了解文件管理的基本原则和方法，包括文件的分类、编号、归档和保管等。

良好的文件管理能够提高办公效率，确保文件的安全性和可查阅性。

三、沟通能力1. 书面沟通：文秘人员需要具备良好的书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，使用正确的语法和标点符号。

书面沟通是文秘工作中常用的方式，需要注意语言的准确性和规范性。

2. 口头沟通：文秘人员需要具备良好的口头沟通能力，能够清晰地表达自己的意见和观点。

口头沟通通常发生在会议、电话等场合，需要注意语言的流畅性和逻辑性。

3. 团队合作：文秘人员通常需要与其他部门或同事进行合作，因此需要具备良好的团队合作能力。

包括倾听他人的意见、协调冲突、分配任务等。

四、时间管理1. 任务优先级：文秘人员通常有多个任务同时进行，需要能够正确判断任务的优先级，合理安排时间。

了解各项任务的重要性和紧急程度，可以提高工作效率。

2. 日程安排：文秘人员需要制定合理的日程安排，将各项任务分配到不同的时间段。

合理的日程安排可以避免任务的堆积和延误，提高工作效率。

3. 任务分解：对于大型项目或复杂任务，文秘人员需要将其分解为多个小任务，并制定相应的时间计划。

这样可以更好地掌握任务进度，确保按时完成。

五、机密保密文秘人员通常需要处理涉及机密信息的文件和事务，因此需要具备保密意识和技能。

办公秘书必学个Excel办公技巧与实用工具

办公秘书必学个Excel办公技巧与实用工具在迅速发展的信息时代，办公秘书作为公司中不可或缺的重要角色，需要具备一定的办公技巧和应用工具来提高工作效率和准确性。

在众多办公软件中，Excel是一款广泛应用于数据分析、项目管理和报表制作的软件。

本文将介绍一些办公秘书必学的Excel办公技巧与实用工具，帮助办公秘书更好地应对工作中的各种挑战。

第一部分：基础技巧1. 快捷键的运用快捷键可以大大提高办公秘书在Excel中的操作速度。

常用的快捷键有复制（Ctrl+C）、粘贴（Ctrl+V）、剪切（Ctrl+X）等。

熟练掌握这些快捷键，可以极大地提高办公秘书的工作效率。

2. 数据筛选与排序Excel提供了强大的数据筛选和排序功能，办公秘书可以利用这些功能快速筛选出需要的数据，并按照指定的条件进行排序。

这样可以减少繁琐的手动操作，更高效地完成工作任务。

3. 公式与函数的运用Excel的公式与函数是办公秘书必学的重要内容。

熟练运用公式与函数，可以帮助办公秘书自动计算数据、制作复杂的报表和图表，提高工作准确性和效率。

常用的函数有SUM、AVERAGE、MAX、MIN 等。

第二部分：高级技巧1. 数据透视表的制作数据透视表是Excel中一项重要的数据分析工具。

办公秘书可以利用数据透视表对大量的数据进行快速汇总和分析，从而发现数据背后的规律和趋势。

熟练制作数据透视表，可以帮助办公秘书更好地为公司提供决策支持。

2. 条件格式化条件格式化是Excel中一项非常实用的功能。

办公秘书可以通过设置条件格式，根据数据的特点自动标记或者突出显示，使数据更加直观和易于分析。

例如，可以通过条件格式化将超过某个阈值的数据标记为红色，便于快速定位异常值。

3. 宏的应用宏是Excel中一种自动化操作的工具。

办公秘书可以录制宏，将一系列的操作录制下来，然后通过运行宏来实现自动化操作，节省大量的时间和精力。

例如，可以录制一个宏来自动生成标准的汇报模板，每次只需要运行宏就能快速生成报表。

办公室文秘的电脑操作技巧

办公室文秘的电脑操作技巧随着现代社会的发展，电脑在办公室中的应用变得越来越广泛。

作为一名办公室文秘，熟练掌握电脑操作技巧对提高工作效率至关重要。

本文将为您介绍一些实用的办公室文秘的电脑操作技巧。

请您参考以下内容并加以实践。

一、键盘操作技巧键盘是我们操作电脑的主要工具，掌握一些常用的键盘操作技巧能够提高我们的打字速度和操作效率。

1. 快捷键的使用在进行文档编辑、复制粘贴等操作时，可以使用一些快捷键来替代鼠标操作，例如Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴等。

掌握这些快捷键可以减少操作步骤，提高工作效率。

2. Caps Lock键的利用Caps Lock键常常被我们忽略，但实际上它还有很多其他的用途。

在输入大量的大写字母时，可以按下Caps Lock键将键盘切换为大写锁定状态，这样可以减少按Shift键的次数，提高打字速度和准确度。

3. 数字小键盘的运用许多办公文档中都需要输入数字，使用数字小键盘可以更加方便快捷。

在大部分笔记本电脑上，数字小键盘是通过Fn键+相应字母键（一般为J、K、L）进行激活的。

掌握这一技巧可以减少鼠标操作，提高数字输入效率。

二、文档处理技巧办公室文秘经常需要处理文档，掌握一些文档处理技巧可以提高工作效率和文档的质量。

1. 标题与正文的设置好的文档需要具备清晰的结构，为了实现这一目标，我们可以通过设置标题和正文来区分内容的重要性。

在文档编辑软件中，可以使用字体加粗、加大字号等方式来设置标题，使其突出醒目；而正文部分使用默认字号和加粗设置则可保证正文的清晰可读性。

2. 制作表格与公式在处理数据和统计分析时，表格和公式的使用是不可避免的。

掌握表格和公式制作的技巧能够帮助我们更好地展示和计算数据。

在文档编辑软件中，可以利用插入表格的功能来快速创建表格，同时利用公式编辑器来进行数据运算和计算。

3. 索引与目录的生成对于较长的文档，为了方便读者查找内容，我们可以使用索引和目录的功能。

在文档编辑软件中，可以利用自动目录生成器，通过设置标题和样式来实现目录的自动生成，极大地提高了文档的可读性。

办公室秘书工作技巧_文秘知识

办公室秘书工作技巧大家都知道办公室秘书需要做的事情很多，那么大家又知不知道身为一个办公室秘书，在自己的岗位上工作有哪些小技巧呢?下面是橙子为你整理的办公室秘书工作技巧，希望对你有用!办公室秘书工作技巧篇1在秘书(办公室主任)岗位，紧靠领导，追随上司，有其自身行为的特殊性，复杂性，做得好显贵，做得不好极易显酸。

就其自身言行、素养、自我目标实现等，不得不查不探。

有人在此岗多年，伺候几任领导，胃让酒泡伤了，脸让夜熬黄了，心力绞瘁却无建树，好听的说你是兢兢业业的老夫子，难听的说你是穷酸秀才一个。

熬成了单位的元老却无长进，一身的不是与冤屈只有自己扛。

究其成因，素质缺陷，目标不明，仅满足于追随与服务。

本文只对传统意义的秘书岗位，现代意义上老总们使用的文秘另有特殊规则，另当它论。

办公室秘书工作秘籍1、秘书行为：不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。

结交各路人等，一回不生，二回不熟。

广结同道，一见如故，稀罕致至。

2、秘书特点：辛苦性、索碎性、全面性。

别人不想做的你得做，别人不会做的1 / 13你得会。

文稿再好不签你的名，权力虽有不在你的手。

3、秘书能力：坐下能写;站着能说;出门能办事;回来能谋划。

4、秘书工作：像吃鱼一样小心谨慎;像钓鱼一样耐心细致;像养鱼一样认真呵护;事前琢磨，事中紧张，事后反思。

5、秘书汇报要领：详细准备，简单汇报，有问能答。

6、秘书禁忌：不议领导是非;不介入领导矛盾;大事不越权，小事不推诿;守口如瓶。

7、秘书品德：有操守而无官气，多条理而少大言。

知钱重而无心于钱，紧靠官而无意权。

8、秘书心理素质：小事当大事做，看仔细。

大事当小事做，看沉稳。

处大事当如小事,处小事当如无事。

闻奇不惊喜，遇急不张惶。

挨批不气馁，受宠不张扬。

有罪学会受，有福也能享。

遇强不显弱，遇弱不显强。

对上要敬畏，对下要柔肠。

何时都不可大厉声色。

9、秘书智慧：(1)用智慧分辨，哪些可改，哪些不可改。

可改变的就努力去做，2 / 13不可改变的就坦然接受。

文秘与行政必须知道的580个Office技巧

《文秘与行政必须知道的580个Office技巧(双色版)》：580个Office实用技巧，紧贴财务一线办公，切实提高工作效率。

如何批量设置Word中的上标和下标如何在Word里输入10以上带圈的序号如何去掉Word里面显示的换行符如何处理无法调整的行间距、字间距如何自定义Excel 2007保存格式如何删除无用的“0”值单元格如何把Excel表格转换为图片如何从数据中快速筛选想要的结果如何更改幻灯片母版格式如何在幻灯片中插入Flash如何将图片作为项目符号如何自动播放幻灯片如何自动过滤垃圾邮件如何批量发送邮件如何更改默认邮件格式如何将联系人转发给他人目录第一篇 Word使用技巧第1章文档操作 2技巧1 在未安装Word的电脑上查看文档 2技巧2 去除Word文件中的多余选项 3技巧3 Word自创书法字帖 4技巧4 Word精彩的稿纸功能 5技巧5 在Word 2007里写日志再直接发布到MSN空间 6技巧6 打开文档的不同方法 7技巧7 快速退出文档 8技巧8 开机自动启动Word 8技巧9 解决Word中磁盘已满不让保存的问题 9技巧10 自定义扩展名 10技巧11 更改文件默认存盘格式 10技巧12 将Word文档转换为PowerPoint文稿 11第2章视图与命令 12技巧13 快速切换文档 12技巧14 以阅读版式视图浏览文档 13技巧15 快速浏览文档 13技巧16 文档内部的切换 14技巧17 快速浏览长文档 14技巧18 批量设置Word中的上、下标 15技巧19 修改Word标尺计量单位 16技巧20 快速让Word标尺栏“现形” 17技巧21 显示过宽文档 17技巧22 快速拆分窗口 18技巧23 并排查看窗口内容 19技巧24 快速添加与删除“快速访问工具栏” 20技巧25 快速隐藏功能区 21技巧26 Word 2007中插入模式的启用与禁用 22 技巧27 去除默认的输入法 23技巧28 深入挖掘Word帮助功能 23技巧29 去掉Word里面显示的回车换行符 24技巧30 添加切换文档的按钮 25技巧31 在状态栏里寻“宝” 25第3章文本操作 26技巧32 快速输入大写中文数字 26技巧33 输入10以上带圆圈的数字序号 27技巧34 快速输入特定的短语 27技巧35 输入英语音标 28技巧36 将繁体字转换为简体字 28技巧37 输入商标符号 29技巧38 输入货币符号 30技巧39 利用“特殊符号”功能输入符号 31技巧40 利用软键盘输入特殊符号 31技巧41 使用F4键重复输入 32技巧42 为中文字符加上圆圈 32技巧43 快速插入大括号 33技巧44 利用字体快速制作各种实用标志 33技巧45 快速插入不同的横线 34技巧46 输入汉字偏旁部首 34技巧47 制作印章 35技巧48 Word中轻松输入个性短横线 36技巧49 利用“字体”格式设置输入“X2n” 37技巧50 使用组合键输入“Xn”形式的公式 37 技巧51 插入当前日期 37技巧52 在Word中快速插入固定内容 38技巧53 复制文本框文字到正文 39技巧54 巧用“无格式文本” 40技巧55 不连续文本复制粘贴小秘密 41技巧56 禁用智能剪贴 41技巧57 文档内容巧隐藏 42技巧58 全（半）角转换 42技巧59 为Word 2007文档添加封面 43技巧60 精确调整文本缩进 43技巧61 快速将文本提升为标题 44技巧62 了解Word中的下画线 44技巧63 快速插入图片或符号 45技巧64 同时插入多个相同图片或符号 46技巧65 同时设置双引号内文本为黑体 47第4章字体与段落 48技巧66 设置特大字体 48技巧67 快速增减文字大小 49技巧68 格式刷的妙用 49技巧69 批量使用格式刷 49技巧70 处理无法调整的行间距、字间距 50技巧71 查看字体、段落格式 51技巧72 调整汉字与英文字母间的距离 51技巧73 让首段自动缩进两个字符 52技巧74 Word中如何隐藏或显示格式标记 53技巧75 设置段落边框 54技巧76 调整段前段后距离 55技巧77 快速调整被公式撑大的Word行距 56技巧78 将两行内容合并为一行显示 57技巧79 去掉Word中的空行 57技巧80 编号自动录入 58技巧81 在Word中调整下画线与文字之间的距离 59 技巧82 取消Word自动编号功能 59技巧83 将常用的符号制成自己的Word工具栏 60 技巧84 Word“字节”的妙用 61第5章页面布局 62技巧85 自定义纸张大小 62技巧86 Word文档页面方向的横纵混排 63技巧87 设置页面主题 64技巧88 插入水印 66技巧89 修改水印 67技巧90 隐藏空白区以节省屏幕空间 68技巧91 微调各边距 69技巧92 处理“页面设置”中无法设置的项目 69技巧93 自定义设置文档页眉页脚 70技巧94 去除首页页眉和页脚 71技巧95 将页眉中的单线变为双线 72技巧96 设置多个不同页眉页脚 73技巧97 为试卷添加密封区 74技巧98 去除Word文档中的页眉页脚 77技巧99 在页眉中加入图片 78技巧100 让光标在段落间快速移动 79技巧101 换页时不再频繁按【Enter】键 79技巧102 巧用Word公式实现文档页码自动编排 80第6章图文混排 81技巧103 快速插入图片 81技巧104 将文本转化为图片 83技巧105 快速实现横向文本和竖排文本的互换 83技巧106 快速以图片形式插入Excel表格 85技巧107 调整原始图片的颜色 86技巧108 设置图片亮度与对比度 87技巧109 快速在图片上插入文字 88技巧110 实现为文字打钩 89技巧111 快速提取Word文档中的图片 91技巧112 图片插入就能旋转 92技巧113 快速扭曲变形图片 93技巧114 对图片做异形裁剪 94技巧115 在Word中加工剪贴画的方法 96技巧116 自制艺术字效果 97技巧117 快速制作组织结构图 99技巧118 精确调整文本框与文本的内外距离 101技巧119 文本框链接 103技巧120 把多个Word文本框链接到一起 104第7章表格与图表 106技巧121 快速变换线条虚实 106技巧122 快速拆分单元格 107技巧123 精确调整制表位位置 108技巧124 快速拆分表格 109技巧125 精确调整单元格中文本与边框距离 110技巧126 实现一栏共存两张表格 111技巧127 使用鼠标微调行高或列宽 112技巧128 在Word中实现表格的行列转置 113技巧129 自动调整表格大小 115技巧130 快速填充表格背景 116技巧131 Word 2007表格奇偶行交错着色轻松实现 117 技巧132 设置表格边框颜色 118技巧133 修改表格边框样式 119技巧134 设置多页表格标题行 119技巧135 设置表格样式 120技巧136 使用边框中的对角线绘制斜线表头 121技巧137 巧绘带斜线表格 122技巧138 设置表格的对齐方式 123技巧139 同时选择不相邻单元格中的内容 124技巧140 处理超长表格 125技巧141 对表格数据进行排序 126技巧142 将表格内的数据小数点对齐 127技巧143 让文字自动适应单元格 128技巧144 将文字转换成表格内容 129技巧145 利用插入对象的方法嵌入表格 130技巧146 在表格中自动排序号 131技巧147 快速删除表格中数据 132技巧148 将表格内容转换成文本 133技巧149 在表格中快速进行计算 134技巧150 设置图表背景 134技巧151 将Excel图表复制粘贴到Word文档中 136技巧152 利用“选择性粘贴”命令在Word文档中嵌入图表 137 技巧153 解决Word表格超出版面问题 138第8章打印操作 139技巧154 打印到文件 139技巧155 Word文档打印预览时也能编辑 140技巧156 实现双面打印 141技巧157 打印隐藏文字 142技巧158 避免打印出不必要的附加信息 142技巧159 Word 2007中添加快速打印按钮 143技巧160 打印特定章节 144技巧161 把多页Word文档缩小打印到同一张纸上 144技巧162 用逆序打印功能，文件打印省时省心 145技巧163 页纸小也能打印大版面 145技巧164 按人头打印成绩单 146技巧165 减少多余页 149技巧166 即时取消后台打印 149技巧167 批量打印标签 150第9章高级排版 153技巧168 查看某个样式 153技巧169 创建新样式 154技巧170 设置样式组合键 155技巧171 修改样式 157技巧172 从样式库中删除样式 157技巧173 删除自建样式 158技巧174 将样式传给其他文档 159技巧175 新建模板 159技巧176 加载模板或加载项 161技巧177 修改模板 162技巧178 使模板或加载项在Word启动时可用 162技巧179 卸载模板或加载项 163技巧180 为文档添加批注和修订 163技巧181 比较修订内容 164技巧182 合并多个文档的批注和修订内容 165技巧183 查看批注和修订摘要 166技巧184 按顺序查看批注和修订 166技巧185 一次接受或拒绝所有批注或修订 167技巧186 按编辑类型审阅更改 167技巧187 按特定审阅者审阅更改 168技巧188 更改批注中使用的姓名或缩写 168技巧189 设置审阅者姓名为匿名 169技巧190 防止加入不需要的批注或修订 170技巧191 添加脚注或尾注 171技巧192 更改脚注或尾注的位置 171技巧193 单个脚注和尾注之间的转换 172技巧194 一次完成所有脚注和尾注之间的转换 172 技巧195 更改脚注或尾注的编号格式 173技巧196 删除文档中的脚注或尾注 173第10章自动化功能 174技巧197 统计一个或多个选择区域中的字数 174技巧198 查看详细的字数统计信息 174技巧199 用Word统计文字出现的次数 175技巧200 添加题注 177技巧201 更改题注的编号格式 178技巧202 在题注中包括章节号 179技巧203 删除题注 179技巧204 更新题注编号 180技巧205 创建指向文件或网页的超链接 180技巧206 创建指向空白电子邮件的超链接 182技巧207 创建指向当前文档中特定位置的超链接 182 技巧208 创建指向另一文档中特定位置的超链接 183 技巧209 快速创建指向另一文档或网页的超链接 184 技巧210 从Excel工作表创建超链接 184技巧211 关闭自动超链接 185技巧212 自动插入目录 186技巧213 对齐目录中的页码 186技巧214 定义目录标题样式 187技巧215 删除目录 187技巧216 创建图表目录 188技巧217 更新目录 188技巧218 标记索引项 189技巧219 创建索引 190技巧220 删除索引项 190技巧221 更新索引 191技巧222 自定义键盘组合键 191第11章保护文档 192技巧223 自动加密Word文档 192技巧224 巧用“保护文档”限制文档修改范围 193技巧225 简单三步解除Word文档保护密码 195技巧226 删除个人信息或隐藏信息 195技巧227 利用数字签名保护文档 197技巧228 手动恢复为保存的文档 199技巧229 打开并修复受损的文档 199技巧230 给Word模板加密 200技巧231 修复变成乱码的文档 201技巧232 解析Word文档无响应现象 203第12章高效工具 205技巧233 快速制作邀请函 205技巧234 制作大量的工资条 209技巧235 制作大量信封 213第二篇 Excel使用技巧第13章设置Excel 2007环境 218技巧236 灵活使用“Office”按钮 218技巧237 自定义快速访问工具栏 219技巧238 不显示编辑栏 220技巧239 启动功能区的选项组对话框 220技巧240 妙用组合键跳转行或列 221技巧241 添加命令到快速访问工具栏 221第14章操作工作簿 222技巧242 固定常用文档 222技巧243 基于模板创建工作簿 223技巧244 快速打开工作簿 224技巧245 自定义模板 224技巧246 快速切换工作簿 225技巧247 同时打开相关联的所有工作簿 225技巧248 给工作簿扩容 226技巧249 解决Excel 2003和Excel 2007相互兼容问题 226 技巧250 自定义Excel 2007保存格式 228技巧251 设置自动恢复时间间隔 228技巧252 保护工作簿 229技巧253 保护Excel文件 230技巧254 打开并修复工作簿 231技巧255 使用第三方软件 231技巧256 应对莫名其妙的大文件 233技巧257 设置自动恢复文件位置 234第15章操作工作表 235技巧258 保护工作表 235技巧259 更改工作表数量 235技巧260 同时显示多个工作表 236技巧261 隐藏和显示工作表 237技巧262 冻结行或列 238技巧263 更改列宽 239技巧264 隐藏行或列 240技巧265 转置表格的行列 241技巧266 把Excel表格转换为图片 242技巧267 为工作表重命名 243技巧268 隐藏工作表中的网格 243技巧269 在Excel中嵌套表格 244技巧270 保护工作表的密码忘记了怎么办 245第16章操作单元格 246技巧271 合并单元格 246技巧272 取消合并单元格 247技巧273 插入单元格 248技巧274 让单元格随着数据调整 249技巧275 选择大范围单元格区域 249技巧276 使单元格缩小字号填充 250技巧277 命名单元格 251技巧278 移动单元格区域中的数据 251技巧279 选择数据类型相同的单元格 252技巧280 删除无用的“0”值单元格 253技巧281 找出合并单元格按钮 254技巧282 选取连续单元格 255技巧283 选取不连续单元格 256技巧284 快速选择非空白单元格 256技巧285 妙用光标键跳转行或列 257技巧286 快速选择工作表的开始或最后 258技巧287 快速选中条件单元格 258技巧288 快速插入单元格 259技巧289 插入不相邻的行或列 260技巧290 更改所有列的默认宽度 261技巧291 同时对多个单元格执行相同运算 262技巧292 打开或关闭单元格条目的自动完成功能 263 技巧293 在Excel函数中快速引用单元格 263技巧294 使用组合键隐藏单元格中的公式 264技巧295 自定义单元格的移动方向 264技巧296 复制单元格的格式设置 265第17章数据输入 266技巧297 输入有规律的数据 266技巧298 使用自动填充输入数据 267技巧299 输入内容相同的数据 268技巧300 输入多行数据 269技巧301 利用记忆功能输入数据 270技巧302 使用剪贴板输入数据 271技巧303 输入以0开始的数据 271技巧304 输入小数 272技巧305 自动输入时间 272技巧306 使用记录单输入数据 273技巧307 快速输入负数 274技巧308 输入上下标 275技巧309 添加或删除货币符号 276技巧310 输入较长的数字 277技巧311 设置固定光标 278技巧312 在常规格式下输入分数 278技巧313 定义特殊的数字格式 279技巧314 定义数字的小数位 280技巧315 自定义数据输入格式 281技巧316 设置模糊查找和精确查找 282技巧317 自定义数字格式的查找和替换 283技巧318 设置数据的范围 284技巧319 禁止输入重复数据 285技巧320 自动检测输入数据的合法性 286技巧321 快速删除特定数据 287技巧322 利用“选择性粘贴”命令将文本转换为数值 288 技巧323 数据有效性条件的使用 289第18章数据分析 291技巧324 针对多列进行排序 291技巧325 按照自定义顺序进行排序 292技巧326 按照颜色进行排序 293技巧327 按照字符数量进行排序 294技巧328 从数据中快速筛选想要的结果 295技巧329 按照颜色进行筛选 297技巧330 多字段的分类汇总 298技巧331 复制汇总后的数据 300技巧332 使用组合功能隐藏数据列 301技巧333 创建数据透视表 302技巧334 查看数据透视表数据 304技巧335 更新数据透视表 305技巧336 自定义数据透视表中字段的汇总方式 306第19章公式与函数操作 309技巧337 输入公式 309技巧338 编辑或删除公式 309技巧339 复制公式 310技巧340 输入函数 311技巧341 查找需要的函数 312技巧342 为函数添加参数 313技巧343 查找函数错误 313技巧344 移动计算结果 314技巧345 使计算更精确 314技巧346 运算符及其优先级 315技巧347 快速切换引用类型 316技巧348 单元格引用 317第20章常用函数 318技巧349 显示当前日期和时间 318技巧350 计算字符出现的次数 319技巧351 字母的大小写转换 320技巧352 身份证中提取生日信息 321技巧353 人民币金额大写 322技巧354 找目标字符出现的位置 323技巧355 金额分列 324技巧356 使“真”条件不显示任何值 326技巧357 模糊查询成绩等级 327技巧358 多条件求和 328技巧359 计算个人所得税 329第21章图表技巧 331技巧360 快速创建一般图表 331技巧361 创建不连续区域的图表 332技巧362 更改创建好的图表类型 333技巧363 套用创建好的图表类型 334技巧364 添加数据到图表中 335技巧365 删除图表中的系列 337技巧366 将创建的图表保存为模板 338技巧367 使用次坐标轴 339技巧368 删除图表中的网格线 341技巧369 设置图表的背景颜色 342技巧370 设置坐标轴的颜色 343技巧371 设置坐标轴的刻度单位 344技巧372 反转坐标轴的数值次序 345技巧373 Excel获取国内外实时股票行情 346技巧374 重新设置系统默认的图表 347技巧375 利用组合键直接在工作表中插入图表 348 技巧376 为图表添加文字说明 348技巧377 更改数据标志之间的间距 349技巧378 对齐图表文本 350技巧379 隐藏图表提示 350第22章图形技巧 351技巧380 如何创建图形 351技巧381 设置图形基本样式 352技巧382 设置其他形状格式 353技巧383 如何设置图形的位置 355技巧384 为图形对象设置填充 356技巧385 将同一高度和宽度应用于多个对象 357技巧386 组合和拆分图形 358技巧387 如何创建SmartArt图形 359技巧388 设计SmartArt图形 361第23章安全与打印设置 363技巧389 加密Excel文件 363技巧390 设定用户访问区域保护工作表 364技巧391 添加快速打印按钮 366技巧392 添加可打印背景 367技巧393 设置缩放打印 368技巧394 打印工作表的行号和列标 368技巧395 居中打印工作表中的数据 369技巧396 在一页纸上打印多个图表 370技巧397 设置打印标题 370技巧398 完整打印出超过页面宽度的数据表 371技巧399 打印工作表中的公式 371第24章 Excel超链接 372技巧400 实现不同表格数据的同步更新 372技巧401 批量删除超链接 375技巧402 修改已建立的超链接 376技巧403 在Internet上共同编辑工作簿 378技巧404 设置超链接的目标和地址 379技巧405 利用超链接功能管理文档 380第三篇 PowerPoint使用技巧第25章 PowerPoint基本设置 382技巧406 使用幻灯片母版 382技巧407 设置动画操作 384技巧408 设置播放背景音乐 385技巧409 更改母版格式 386技巧410 更改撤销次数 387技巧411 更改幻灯片的起始编号 387技巧412 去掉PowerPoint幻灯片中“不请自来”的内容 388第26章 PowerPoint版式设置 389技巧413 在文稿中使用纵向和横向版式 389技巧414 将演示文稿另存为模板 392技巧415 重命名幻灯片母版 393技巧416 让公司的标志出现在每一张幻灯片上 393技巧417 如何在每张幻灯片上使用不同的主题 395技巧418 为现有幻灯片应用主题 396技巧419 如何将更改了的默认模板幻灯片还原 397第27章 PowerPoint文本设置 398技巧420 将分数格式设置为分数字符 398技巧421 在粘贴文本时自动调整字间距 399技巧422 更改项目符号或编号样式 399技巧423 将图片作为项目符号 401技巧424 更改幻灯片的项目符号 403技巧425 折叠文本 404技巧426 快速更改文字的大小和样式 405技巧427 自动更新页眉页脚中的日期和时间 406技巧428 如何在文字段落中另起新行时不用制表位 407 技巧429 计算PowerPoint中字数和段落 408技巧430 如何在幻灯片播放时添加文字 409技巧431 如何在幻灯片中添加公式 410第28章 PowerPoint文稿编辑 412技巧432 插入新幻灯片 412技巧433 快速选择幻灯片 412技巧434 制作超链接 413技巧435 添加日期和时间 417技巧436 设置对象阴影 418技巧437 批量插入幻灯片 419技巧438 更改幻灯片顺序 420技巧439 快速实现动作按钮的统一设置 421技巧440 准确定位对象 422第29章 PowerPoint图形和表格操作 423技巧441 简单图形处理 423技巧442 调整图形或文本框的位置 424技巧443 添加艺术字 424技巧444 调整图形尺寸 426技巧445 在图形上添加文字说明 427技巧446 将图形与文字说明保存为图片格式 428技巧447 如何旋转或翻转图形 429技巧448 制作表格形式的幻灯片 431技巧449 如何选定表格中的项目 432技巧450 更改表格线颜色和线型 433技巧451 隐藏背景图形 434第30章 PowerPoint多媒体应用 435技巧452 在幻灯片中插入Flash动画 435技巧453 在幻灯片中插入影音文件 436技巧454 在演示文稿中添加声音效果 436技巧455 更改声音文件的大小限制 437技巧456 设置播放声音的停止时间 438技巧457 调整幻灯片中播放影片窗口的大小 439技巧458 录制语音 440技巧459 关闭演示文稿中的旁白 440技巧460 如何将幻灯片“打包” 441技巧461 设置连续背景音乐效果 442技巧462 在PowerPoint中播放多个对象 442技巧463 叠加法逐步填充式幻灯片 443技巧464 文本框法逐步填充式幻灯片 445技巧465 取消组合法逐步填充式幻灯片 447技巧466 灵活使用PowerPoint播放器 448技巧467 异地播放演示文稿 448技巧468 异地声音正常播放 449技巧469 直接播放视频 449技巧470 插入控件播放视频 450技巧471 插入对象播放视频 451第31章 PowerPoint幻灯片处理 452技巧472 以灰度方式预览幻灯片 452技巧473 在幻灯片中使用不同模板 452技巧474 使用其他演示文稿的配色方案 453技巧475 为幻灯片设置背景 454技巧476 缩小幻灯片中的图片 455技巧477 将Excel文件放入幻灯片中 456技巧478 隐藏幻灯片 457技巧479 调整幻灯片大小 457技巧480 如何自动反复播放幻灯片 458技巧481 将幻灯片保存为图片 459技巧482 如何在播放幻灯片时暂停 459技巧483 播放幻灯片时隐藏指针 460技巧484 在播放中跳到指定的幻灯片中 460技巧485 在幻灯片中给重点内容添加标记 461技巧486 在幻灯片中添加会议记录 461技巧487 使用“批注”进行交流 462技巧488 PowerPoint放映技巧——自定义放映 462技巧489 发布课件 463技巧490 PowerPoint放映技巧——灵活放映 464第32章 PowerPoint动画设置 465技巧491 预览动画效果 465技巧492 设置幻灯片切换方式 465技巧493 为对象创建动画 467技巧494 设置自定义动画 468技巧495 自定义动画路径 469技巧496 制作统一的动作按钮 470技巧497 自定义放映演示文稿 471技巧498 设置动画播放后的动作 472技巧499 循环播放动画 473技巧500 让多个图片同时运动起来 473技巧501 设置动态交互效果 474技巧502 让对象随心所欲动起来 474技巧503 隐藏播放后的对象 475技巧504 让多个对象快速整齐排列 475技巧505 设置影子效果 476技巧506 创建镜像效果 477技巧507 设置特效的幻灯片切换效果 478技巧508 让动态艺术文字逐行显示 480技巧509 多种方法实现淡入淡出效果 481技巧510 巧妙实现多个对象同时动作 483第33章 PowerPoint的超链接 484技巧511 链接到其他幻灯片 484技巧512 链接到其他演示文稿中的幻灯片 485技巧513 在幻灯片中使用动作按钮 485技巧514 突出显示超链接并添加声音提示 486第34章 PowerPoint安全和打印设置 487技巧515 加密演示文稿 487技巧516 删除或更改密码 488技巧517 保护文稿信息 488技巧518 打印隐藏的幻灯片 489技巧519 打印讲义 489技巧520 设置用于打印的幻灯片大小 490技巧521 设置打印注释 490技巧522 打印大纲 490技巧523 不打印演示幻灯片的背景 491技巧524 保护幻灯片 491第四篇 Outlook使用技巧第35章 Outlook 2007的基本设置 494技巧525 设置邮箱账号 494技巧526 定位Outlook启动视图 496技巧527 自动清空“已删除”的文件夹 497技巧528 自动过滤垃圾邮件 498技巧529 在服务器上保留邮件副本 499技巧530 设置邮件列表显示属性 500技巧531 用密码更新Outlook 501第36章 Outlook的邮件管理 502技巧532 更改默认邮件格式 502技巧533 设置移动或删除邮件后执行的操作 503 技巧534 更改标记已读邮件的时间 504技巧535 设置以纯文本格式阅读邮件 504技巧536 显示文件夹中的邮件总数 505技巧537 设置邮件的敏感度级别 506第37章在Outlook中收发邮件 507技巧538 在邮件中插入文件 507技巧539 在邮件中插入Outlook项目 508技巧540 在项目内保存附件 508技巧541 不打开项目保存附件 509技巧542 自定义屏幕阅读程序查看附件的方式 510 技巧543 在新邮件到达时给出通知 511技巧544 指定新邮件的送达位置 512技巧545 密件抄送 514技巧546 设置阻止发件人列表 515技巧547 从垃圾邮件列表中导出地址 516技巧548 重发邮件 517技巧549 将自己邮件的答复发送给某个人 517技巧550 批量发送邮件 518技巧551 使用同一个邮箱签名地址发送信件 519 技巧552 使用不同的邮箱签名地址发送信件 519第38章 Outlook商务管理 520技巧553 创建附加日历 520技巧554 在日历中添加假日 520技巧555 把便笺内容转换为任务 521技巧556 在日历中安排电子邮件回复 521技巧557 设置日历约会和会议提醒 522技巧558 在日历中显示不同时区 523技巧559 为约会内容添加颜色 524技巧560 更改日历的时间刻度 525技巧561 将便笺放到桌面上 525技巧562 日历以袖珍格式打印 526技巧563 在自己的Outlook中打开其他人的“日历” 527技巧564 用Outlook记录长途电话 527技巧565 会议提醒设置技巧——快速安排会议 528技巧566 会议提醒设置技巧——快速查看会议安排 529技巧567 会议提醒设置技巧——快速修改会议安排 529技巧568 会议提醒设置技巧——快速提醒及其查看 530第39章设置Outlook联系人 531技巧569 快速查找联系人 531技巧570 将Foxmail的邮件地址导入到Outlook中 531技巧571 导入新浪通信录 532技巧572 导入Yahoo地址簿 533技巧573 将联系人转发给其他人 534技巧574 新建联系人 535第40章 Outlook的安全设置 536技巧575 设置Outlook密码 536技巧576 备份Outlook的数据 537技巧577 更改数据文件的保存位置 538技巧578 避免发送病毒邮件 539技巧579 Outlook邮件保护技巧——设置邮件的安全性防止邮件技巧579 被修改 540技巧580 Outlook邮件保护技巧——利用工具软件恢复.pst文件 541。

办公室秘书工作技巧分享

办公室秘书工作技巧分享办公室秘书工作技巧分享随着社会的发展和科技的进步，办公室的人员结构日益复杂，秘书职位成为一个不可或缺的角色。

作为公司的双手，秘书不仅需要具备优秀的沟通能力、组织能力、协调能力，还要时刻保持一种积极的工作态度和高效的工作方式。

以下是一些办公室秘书的工作技巧分享，希望能够对广大秘书同行们有所帮助。

一、沟通沟通是一项基本技能，对于办公室秘书来说尤其重要。

秘书在工作中需要与不同的人交流，包括同事、客户、供应商等等。

秘书需要在与不同人的沟通中考虑到不同人员的特点，对自己的沟通方式做出调整。

优秀的沟通方式包括：1、耐心倾听：秘书需要在与不同人员沟通时保持耐心地倾听，不仅可以更好地了解对方的需求，也可以帮助自己更好地解决问题。

2、简洁明了：秘书在沟通时需要掌握简洁明了的原则，简明扼要地表达自己的意思，让对方更好地理解自己的表达。

3、关注细节：秘书需要在沟通过程中关注细节，包括对方的表情、声音、用词等细节信息，这些信息可以帮助秘书更好地把握对方的态度和情感。

二、组织除了与各种人沟通外，办公室秘书还需要处理大量的资料、文件、计划和会议等。

因此，良好的组织能力成为秘书职位的必备技能。

秘书在处理各类任务时，需要掌握以下几点：1、计划：秘书需要根据公司的日程安排、工作计划等，合理安排自己的工作任务，保证日常工作的正常进行。

2、整理：秘书需要做好文件资料的整理，清晰明了地归档，便于随时查看和使用。

3、归纳：秘书需要将不同的文件、资料、计划、会议记录等信息进行分类汇总，便于查看和使用。

三、协调在日常工作中，秘书需要扮演协调者的角色，协调不同部门和人员之间的关系，保证公司的顺利运营。

秘书在协调时需要掌握以下技巧：1、沟通：秘书需要与不同部门和人员进行沟通，了解各部门和人员的需求和意见。

2、处理冲突：在协调的过程中，秘书可能会遭遇不同部门之间的矛盾和冲突，此时，秘书需要保持客观、公正的态度，寻求解决问题的方案。

Office在文秘工作中的应用

Office在文秘工作中的应用第一章Word基础操作Word是目前最流行的文字处理软件，也是办公自动化软件office 中的一个重要组成部分。

与其他文字处理软件相比，它具有更强大的文本处理和文档编辑功能，可以方便的生成表格、编辑文档，以及插入图片、动画等。

通过本章的学习，能使用户快速掌握word的基本功能及其使用方法。

1.1 文本操作1.1.1|选定文本有效地利用文本的选定功能，可以对文本进行各种编辑操作，甚至重新组织文档结构，大大简化了我们的工作，选定文本方法有七：方法一：选定任意文本在要选定的文本开始处按住鼠标左键，并拖动到最后一个字符处。

方法二：选定一行文本移动鼠标指针至文档窗口和文本之间的空白位置，单击鼠标左键即可选定鼠标所在的那一行文字。

方法三：选定一句文本按住Ctrl键，然后单击要选定的句子中的任意位置。

方法四：选定多行文本选定首行文本后，按住shift键并单击最后一行中的任意位置，即可选定多行文本。

方法五：选定整个文档单击【编辑】|【全选】命令即可，或按下快捷键ctrl＋A。

方法六：选定一段文本在要选定的段落内任意位置三击鼠标即可。

方法七：选定文本块按住alt键，然后在要选择的文本左上角单击鼠标左键，然后拖动至文本块的右下角即可选定。

1.1.2|剪切、复制、粘贴和移动剪切、复制、粘贴和移动是编辑文本时最常用的操作，熟练掌握这些基本操作，可以提高录入文字的速度，从而提高编辑文档的效率。

1、剪切、复制和粘贴可以通过菜单栏上的【编辑】|【剪切】（【复制】或【粘贴】）命令来实现。

2、通过快捷键，完成上述操作：【剪切】：ctrl＋X ，【复制】：ctrl＋C ，【粘贴】：ctrl＋V。

3、通过鼠标拖动的方式实现移动。

选定需要移动的文本，将鼠标指针放在选定的文本上，然后拖动到新的位置。

（注：选定文本的同时按住ctrl键，拖动鼠标到要插入的位置就会实现选定文本的复制操作。

）1.1.3|文本改写和文本操作的恢复用户有时在输入新文本的时候，会发现原有的内容被替换掉了，这是因为进行了改写操作。

办公文秘基础知识与技能

办公文秘基础知识与技能要想能够成功胜任办公文秘一职，首先要了解文秘的基础知识与技能。

下面是由小编为大家整理的“办公文秘基础知识与技能”，仅供参考，欢迎大家阅读。

办公文秘基础知识与技能（一）随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。

在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。

秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。

有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。

一、秘书职业的现状（一）社会对秘书人员的需求状况。

当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。

指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。

2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

做好各种会议的记录及会务工作。

3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。

撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。

负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。

办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。

文秘办公必须掌握的电脑技巧

文秘办公必须掌握的电脑技巧随着现代技术的飞速发展，计算机已经成为了现代办公的重要工具。

文秘办公作为一个涉及文档编辑、文件存储、信息处理等多方面的专业，更需要熟练掌握电脑技巧。

本文将从常用文档编辑软件、办公自动化软件和网络技术三个方面入手，探讨文秘办公必须掌握的电脑技巧。

一、常用文档编辑软件1. 熟练掌握Word 的使用Microsoft Word 是一款文档编辑软件，是文秘人员不可或缺的工具。

要想用好Word，需要掌握以下技巧：（1）格式化文本：掌握文本的字体、大小、颜色、对齐和行距等基本格式。

（2）制作目录：将文档的各个章节以标题的形式标注，并生成书签和目录。

（3）插入图片和表格：使用图片和表格可以使文档更加生动，但要注意图片和表格的格式和位置。

（4）制作表格样式：使用Word 的样式工具，可以方便地制作表格和样式。

2. 熟练使用ExcelMicrosoft Excel 是一款电子表格软件，被广泛用于数据统计和分析。

文秘人员需要熟练使用Excel，掌握以下技能：（1）数据输入与编辑：输入和编辑数据有多种方式，例如手动输入、从其他应用程序复制/粘贴等。

（2）公式和函数：Excel 提供了很多常用的函数和公式，可以帮助文秘人员轻松完成复杂的计算。

（3）图表制作：利用Excel 制作多种图表，如条形图、饼图、折线图等，可以更直观地表达数据。

二、办公自动化软件1. 邮件客户端Outlook 是一款邮件客户端，被广泛用于办公自动化中。

对于文秘人员，需要熟练使用Outlook ，掌握以下技巧：（1）添加邮件账户：添加公司账户或个人账户，以便接收和发送邮件。

（2）设置邮件标记：对于重要的邮件，需要设置标记，以便及时处理。

（3）查看邮件回复：对于发出的邮件，需要及时查看邮件回复。

2. 日程管理日程管理软件可以帮助文秘人员管理自己的日程安排，提升工作效率。

熟练使用日程管理软件可以助于文秘人员规划自己的工作计划和时间安排。