女秘书工作典型的一天
女秘书工破作——典型的一日
I0：20回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了，告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报费用数字的核实等，—一交代。
征信所来电话，告知客户B先生的账目详情，既得完整资料，自可回复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文件。
与B先生通电话，他似乎很满意。将经过记下准备告知迈克经理．并将这种作业程序示知杜娜小姐，当我的上司远行期间，我都将所有重要电话，访客谈话摘要记录以及函件也做札记。怀特经理的公文包已准备妥当．只等最后一份资料。
苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。
怀特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。怀特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事。
9：50回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公室所接听的电话。
捡出必须由怀特经理过目的航空信件。无特别紧要的待复函件，摘记几项待办事项，俟第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要求与迈克经理直接讲话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。
秘书工作——秘书的一天
秘书工作——秘书的一天第二章秘书工作第二节秘书的一天本次课的设计——讨论课教师提供背景，提出问题，课上分组讨论，并做课堂展示一、规则：分组进行，展示顺序讨论结束后抽签决定准备内容——45分钟形成李梅今日的工作日志，准备“秘书的一天”为题作演讲设计对话展示内容——每组15分钟进行“秘书的一天”的演讲并在过程中展示对话表演在其他组进行展示时给予评价，写明优缺点进行说明，并打分（百分制）计分方式其他组打分的平均分50%+教师打分20%+针对点评教师打分30%二、背景李梅，女，24岁，任职于天津振兴科技股份有限公司总经理室，职务为总经理秘书。
负责为办公室基本管理，处理邮件，接听电话及接待来访客户等。
（定位：企业秘书——行政秘书——初级秘书/中级秘书）李梅的居住地为天津市津南区米兰花园，工作地为天津市河西区友谊南路。
交通方式有两种：一，公交，需转车，路途时间视等车时间长短而定，一般情况下需40-60分钟；二，地铁，不需转车，乘车时间为15分钟，但前往地铁站及从地铁站到公司需合计25分钟左右的步行。
公司规定的上班时间为9:00，韩总一般在8:50左右到达公司。
问题1、李梅应几点起床？起床后应做哪些准备？2、李梅应选择哪个交通方式上班?几点到达公司？秘书的一天：设计时间为2014年10月12日。
李梅在办公室应完成的日常工作包括：1、整理韩总及自己的办公室，做办公前的基本准备；2、制作新闻简报。
将当天收到的报刊杂志上有与本公司或本行业有关的重要信息标红，将网络上自己收集的要闻打印报送韩总。
3、将办公室整理的各部门报送韩总签字的文件递交，待其签字后发回给办公室。
4、管理韩总邮箱，将有用或需要回复的邮件转发韩总工作邮箱，并在得到回复指示后及时回复。
5、向韩总汇报办公室整理的韩总今日日程，听取其意见，并及时反馈给办公室。
今天的临时工作1、上午10：30接到天津合盛股份有限公司张越全的电话，称因个人原因，希望将第二天与韩总的午餐约会改至今日，问可否？将电话转接给韩总得到答复，约会改至今日，并要求预订酒店，就餐时间为12：30 告知办公室，将今日原定于13:30进行的部门经理会议延后至14:30，会议时间仍为1小时。
请演示钟秘书的上班过程
请演示钟秘书的上班过程
1、8：30到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真，信件等分类登记，浇花等。
2、8：45冲咖啡，与上司简短会面，报告E-mail内容。
3、9：00开始工作(利用耳机)听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等。
4、10：00对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司。
5、12：00与上司和其他的外国人去外面吃饭。
6、13：00继续办公室的工作,接待客人。
7、14：00对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司。
8、15：00冲咖啡，和上司一起商量上司出差时的要订的饭店。
9、15：30完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等。
10、18：30下班。
一名外企女秘书的日记
一名外企女秘书的日记2022年5月1日早上醒来，阳光透过窗帘洒进房间，我迷迷糊糊地抬起头，发现时间已经快8点了。
我急忙爬起来，穿上整洁的西装，收拾好头发，然后匆匆忙忙地吃完简单的早餐，抓起包就出门了。
作为一名外企女秘书，每天都是充满挑战和变化的。
公司位于市中心，交通十分便利，我乘坐地铁很快就到达了办公室。
今天是个重要的日子，我们的老板将与来自另一个国家的客户进行一场重要的商务会议。
作为他的秘书，我必须为会议做好充分的准备工作。
我先整理了桌上的文件，准备了所需的会议材料和资料，并将它们放在指定的位置。
接下来，我开始安排会议室，并和IT 部门协商调试好投影仪和音频设备，保证会议的顺利进行。
随后，我启动电脑，检查老板的邮箱和行程安排，确保没有任何漏洞。
然后，我开始处理他的日常电子邮件，筛选重要的文件，并在他到达办公室前，将其分类整理好。
这样，我们就可以高效地开展工作，不会错过任何重要的信息。
早上的工作忙碌而紧凑，不知不觉中已经到了午饭时间。
我和同事一起去了公司餐厅，享受了一顿美味的午餐。
在吃饭的过程中，我们闲聊着，谈论着工作和生活的琐事，放松身心。
午饭后，我返回办公室，开始准备下午的工作。
这时，我的电话铃响了起来，是老板的一个重要客户打来的。
他询问一些问题，希望我帮助解决。
我仔细地聆听他的问题，并根据自己的经验和知识，提供了一些建设性的建议和解决方案。
客户听完后非常满意，并向我表达了感谢。
下午的会议开始了，我提前到会议室，检查一遍设备的运行情况。
客户代表陆续进入会议室，我热情地迎接他们，并递上一杯热茶。
会议进行得非常顺利，我和同事们准确地记录每个人的发言，并及时分享会议纪要。
会议结束后，我将会议室清理整齐，并将会议记录整理好，发给与会人员。
晚上下班后，我参加了公司组织的一次外联活动。
这次活动是为了加强公司与其他企业的交流与合作，为公司寻找更多有潜力的商机。
我利用自己的优秀社交能力，和其他企业的代表进行了深入的交流，并展示了公司的优势和实力。
读《女秘书工作—典型的一日》有感
读《女秘书工作——典型的一日》有感秘书是21世纪的热门职业之一。
在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，以为秘书工作者每天就是收发、整理文件，接待来访，领导后开会，做记录，不用动脑筋，但是看了苏珊忙碌的一天工作日程后，我们意识到秘书工作的忙碌复杂，如何成为一个称职、合格的好秘书必须引起我们的关注。
作为一名优秀的秘书必须能熟练地处理文书、事务和一般地管理。
因此，秘书工作具备着辅助性、协调性，秘书在其中起着至关重要的枢纽作用。
如：文中的客户B先生打电话要与迈克经理直接讲话。
苏珊小姐在麦克经理因公出差不在的情况下，前往征信所，核对B先生的账目。
再取得完整资料后，回复B先生电话，告诉他账目详情，B先生了解后很满意。
此事解决后，苏珊也不忘记下详情告知麦克经理。
在此事中，苏珊小姐完美地充当了麦克经理和客户B先生之间的枢纽，沟通协调，辅助麦克经理处理，不用他在外地出差还需要为此事分出精力，大大地提高了领导工作的效率。
秘书工作也具有机密性。
这主要指办公，所以在处理事务中应注传递程序，注意保密工作。
苏珊小姐在工作忙碌时，从营业部借调了两位打字员，协助她处理工作，而在一位打字员完成任务后，让她接替了杜娜小姐未完成的工作，而由杜娜小姐将两点的会议记录用复写纸打字誊清。
因为这是密件不能假手于打字员。
苏珊小姐在紧急处理事务之际，也不忘遵守保密原则。
此外，秘书工作最基本的特点为综合性。
秘书工作纷繁复杂，小到接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话，收发与回复日常邮件，撰写会议通知、会议纪要、日常信件和工作报告等。
大到接待访客，安排商务旅行。
这些都一一囊括，由此可见其琐碎。
像文中苏珊的一日工作中就包含了其中大部分的内容，她也能从容、准确地应对。
当然，这也建立在她的细心细致、办事稳重上。
如文章的开头，苏珊抵达办公室就先开始整理办公用品与文具，检查手中的工作，笔记本永远翻在空白页，便于记录事项，在她下班之前也不忘把明天的紧急事项记在记事历上。
秘书一天是如何渡过的作文
秘书一天是如何渡过的作文
哎呀，秘书这活儿可真不是盖的！一天到晚都忙得不亦乐乎。
先说说咱们这秘书的一天，跟咱们四川的麻辣火锅似的，红火热闹，又麻又辣！
一大早，天还没亮透呢，就得跟个闹钟似的爬起来，就像咱们贵州的大山里，清晨的鸟叫声催人起床一样。
收拾停当，一出门儿，哎呦喂，那北京的雾霾，就跟陕西的黄沙一样，让人眼睛都睁不开。
到了公司，就像进了菜市场，电话铃声、人声鼎沸，忙得团团转。
一会儿要整理文件，一会儿要安排会议，还得应付那些突如其来的“紧急”事情，简直比咱们四川的变脸还快！
中午饭都顾不上好好吃，扒拉两口就得继续干活儿。
下午更是忙得不亦乐乎，一会儿要跑腿送文件，一会儿又要接电话解答问题，还得时刻关注老板的行程安排，简直比陕西的秦腔还要紧张刺激！
好不容易熬到下班，本以为可以松口气了，结果还得加班处理一些紧急事务。
哎，这秘书的日子，真是跟咱们北京的老胡同一样，弯弯绕绕，永远不知道下个弯儿会转到哪儿去。
不过话说回来，虽然秘书这活儿忙了点儿，但咱也乐在其中。
看着自己的工作一点点完成，心里也挺有成就感的。
就像咱们四川的火锅，虽然辣得眼泪直流，但吃得也是津津有味啊！
所以啊，这秘书的一天，虽然忙忙碌碌，但也过得挺有意思的。
咱们就像那些地道的方言一样，各有各的特色，各有各的魅力，一起构成了这个多彩的世界。
文秘一天的工作内容
文秘一天的工作内容文秘一天的工作内容文秘，是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。
以下是由小编为您整理提供的关于文秘一天的工作内容，希望能够对您有所帮助，欢迎阅读与借鉴。
文秘一天的工作内容:(一)1、简单的办公室管理2、文书起草、有一定文字功底3、熟悉office办公软件，打字速度快文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。
如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。
如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。
(二)1 接听、转接电话;接待来访人员。
2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3 负责总经理办公室的清洁卫生。
4 做好会议纪要。
5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6 负责传真件的收发工作。
7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8 做好公司宣传专栏的组稿。
9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16 接受其他临时工作。
(三)文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。
这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。
1.负责人事处文秘、公章管理。
秘书的一天
秘书的一天（广西漓院广告有限公司）6：40 起床洗漱7：00 整理仪表7：30 到达公司整理上司的办公室以及自己的办公室（资料文件的分类，桌面的整理）8：00 正式上班，向上司确认当天的日程安排，通知办公室主任在接待室接待预约好的客人（秘书：“欧总，我来向您确认一下今天的日程安排。
”欧总：“嗯。
”秘书：“今天共有十二份文件需要您处理，其中七份是商业合约，三份是广告策划，两份是财政预算，我已经帮您分类并放到您桌面了，今天下午两点钟您要主持招商部的会议，主要总结上一季度的招商结果以及拟定下一季度的招商计划，下午三点钟天空电器公司的王经理将会到访与我们商业会谈。
”欧总：“好，知道了，你先去忙吧。
”秘书出去。
）9：00 有其他公司发来的电子邮件，根据上司的指示回复（秘书：“欧总，刚才奇瑞汽车公司发了一封电子邮件给我们公司，希望我们能帮他们的新车型设计一个广告，邮件我已转发到您的邮箱，您看怎么回复？”欧总查看了一下邮件，思考了一下说：“这样吧，你跟他们预约一个时间我们见面详谈好吧，另外你查一下他们公司的资料，下午整理出来给我。
”秘书：“好的。
”秘书出去）10：00—11：00 情景不速之客（秘书正在办公，突然一位天马公司的蓝总前来拜访，但没有提前预约，表示想与总经理进行商业合作，刚向秘书递上名片说：“你好，我是天马服饰公司的，这是我的名片，请问你们总经理在么？”，这时总经理的老朋友也是工商银行的潘总前来拜访，同样没有预约，来到就说：“小庞啊，你们欧总在么？”这时秘书面对这两名不速之客表现出镇定的表情，他把同事小黄叫来，在她耳边说：“你先帮我接待一下蓝总。
”，先让小黄把蓝总带到接待室，蓝总走后这时对潘总先倒上一杯茶然后说：“潘总您先坐，我去找一下总经理。
”秘书来到总经理的办公室，敲门，欧总说请进，秘书进去说：“欧总，刚来了两位没有预约的客人，一位是天马服饰公司的蓝总想找你合作，另一位是工商银行的潘总，我已经让小黄把蓝总带到了接待室，而潘总在我办公室，您看怎么安排？”这时欧总稍加思考说：“这样吧，我先去潘总那，你先帮我接待一下天马公司的蓝总，等下我再过去。
秘书的日常工作上【精选】
4、熟悉业务
你的上司是负责研发的，可客户把询价的 电话打到你这里来了，在这种情况下，你 不能以一句“打错了”就把对方的电话挂 了，而是应该热情地告诉对方销售部门和 具体负责人的姓名和电话，如有可能，把 他的电话转过去。
接电话的基本礼仪
1、注意口齿清楚，而且不忘附和。 2、不要随便岔开对方所说的话题，但也不要有
什么问题就直截了当地问对方；一定要在听对方 讲完之后，自己才能开始发表意见。 3、自己说话时，如果说得太长，就要不时停顿 一会，听听对方的反映，总之要替对方考虑考虑； 不要只顾着自己说话，也要给对方提问的机会；
4、在一般情况下，谁拔的电话谁先挂机， 但是，如果对方比自己的地位高，那就应 该等对方挂机后自己才能放下电话。
2、照明 室内的光线太强或太弱都不好，应调整到
适宜的程度 。
3、隔音 4、调节空气 5、办公室的绿化Βιβλιοθήκη 案例：早晨整理上司的办公室
琳达是施露化妆品（上海）公司财务总监的秘书， 她每天早晨都要在上司上班之前整理好上司的办 公室。下面是她整理上司办公室时做的一些工作：
a、检查上司写字台旁边的垃圾箱是否清空了。 b、检察窗前花盆里植物叶子是否枯萎，需不
夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整 的，应该把它们码放好，并排朝手这边，以提高 工作效率。 4、注意定期给办公室的花卉浇水。如果摆放的 是鲜花，到一定的时候要请花木公司的人来更换。
5、上司进办公室后，应根据上司的习惯 或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。
6、把当天早晨收到的报刊杂志和自己收 集打印的要闻送给上司。如果上面有与本 公司或本行业有关的重要信息，应用红笔 在标题下划上波浪线，以提请上司注意。
7、确认纸篓里没有剩余的垃圾。
总裁秘书的工作杂谈：不一样的工作日常和生活故事!
总裁秘书的工作杂谈：不一样的工作日常和生活故事！。
我的一天通常从早晨六点开始。
我要提供总裁需要的各种文件和资讯，同时为他做一杯咖啡，准备一杯温水，或者准备一份早餐。
这个过程看起来很简单，但是却非常关键。
因为，这一整个过程都要在总裁到达公司之前完成。
如果我准备得不好，那么他可能会迟到，然后整个办公室的大局会被打乱。
接下来，我会和总裁一起开会。
在会议前，我会提供总裁需要的文件和资讯，并且为他准备好相应的会议材料。
我也会根据他的要求和意愿，预定会议室，和其他高管协调好参加者的出席情况，并且为他安排好日程。
总裁非常注重时间的把握，所以我必须确保一切工作都是高效率完成的。
中午时分，我会为总裁安排一份午餐。
如果他要和其他高管一起吃饭，那么我就需要预订好餐厅，并且确保整个过程都高效顺利。
在午餐之后，我通常有一段短暂的时间可以喘息一下。
我会检查电子邮件，回复信息，或者处理一些行政工作。
下午时分，我和总裁一起处理一些重要的行政事务。
或者，我们会举行一场高级委员会会议。
这个过程可能会很漫长，需要我耐心地进行记录、归档和跟进。
这个过程看似平淡无奇，但却是我必须深入掌握上司的思路，而且必须让他对我能够信赖。
晚上六点左右，我通常会离开公司，但是我的一天还没有结束。
作为一名总裁秘书，我必须时刻和总裁保持联系。
如果公司有紧急情况发生，我需要随时可以回应，通知总裁。
这可能意味着我必须时刻待命，无论在家还是在外面，都需要时刻保持手机畅通，确保可以及时接听电话。
总的来说，我的工作日常和生活经历是有趣的，是充满挑战的。
在杂乱无章和一团糟的工作情况下，我必须高度专注并且冷静处理好事情。
这个工作不仅需要高效率，还需要高度的敏感力，能够高效地对其需要帮助或者支持的人员进行资源整合。
虽然有很多挑战和压力，但是我的工作让我成为一名独立和有影响力的职业人士。
我在工作中承担了很多职责，但我也学到了很多宝贵的经验和技能。
作为一名总裁秘书，我非常珍视自己的职业生涯，但同时我也懂得了平衡工作和生活的重要性。
秘书的日常工作
一、日常工作的范围所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。
对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。
一般秘书的日常工作如下：1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。
2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。
3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。
4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。
5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。
6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。
7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。
8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、档案管理。
10、辅导新秘书的工作。
秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。
非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。
发生突发事件时，秘书更需要能冷静。
主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。
二、职责范围1、整理办公室秘书的主要职责是为上司整理办公室。
应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。
在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。
可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。
2、收集信息秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。
比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。
女秘书工作——典型的一日
女秘书工作(gōngzuò)——典型(diǎnxíng)的一日秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。
她必须策划并组织每一件力所能及(lì suǒnéng jí)之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。
——美国(měi ɡuó)国家秘书协会会长凯勒女士苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要(bìyào)的。
作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。
她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动、所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。
她的看法几乎与凯勒女士的前述一席话不约而同。
苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。
不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常作业务旅行）、处理邮件以及各项交办事者。
”苏珊从事秘书工作的背景对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位。
苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书专业课程训练。
结业之后，苏珊对她的未来计划无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后6个月内，她曾经担任过好些临时性工作，事后她说：“这6个月我获得不少宝贵的经验。
我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。
”苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。
经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。
在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。
她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。
女秘书工作---典型的一日
女秘书工作——典型的一日秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。
她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。
——美国国家秘书协会会长凯勒女士苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断地进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。
作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。
她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的概念。
她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。
苏珊说：‚当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。
不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常作业务旅行）、处理邮件以及各项交办事务。
‛经两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。
在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。
她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销学及广告学。
她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。
苏珊写篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。
她已接获通知，将升任麦克经理的行政助理，并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时，即行生效。
苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。
这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行。
苏珊告诉我们：‚这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。
时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。
‛苏珊的一天工作详记（办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟）。
在县委办当秘书的日子
在县委办当秘书的日子
在县委办当秘书的一天，我的一天充满了忙碌的活动，但也充满了惊喜和成就感。
早上九点，我和县委秘书室里的其他同事一起参加了早期会议，会议开始时领导先是对上周的工
作的总结，然后就是询问我们本周的工作安排和进度，这个会议持续了半个小时，会议完
毕前，让我们每个人都认识到自己在完成任务时所承担的责任，以及所取得的成果。
接下来是协助领导处理文件，我把领导的文件分类起来，把涉及到的文件分开给不同的领
导处理。
这种体力活可以让我对县委工作的繁杂性有更深刻的理解，这一下子把我又从工
作紧张中拉了回来。
晚上六点，县长发出了一项要求：要在第二天早晨八点前准备好一些数据，我把这件事情
当做工作重点，一刻不停地整理资料，最终我果断地在第二天早上七点多就完成了准备，
领导非常满意！
在县委办当秘书的一天，我收获了“责任”、“耐力”和“满足”，它们将帮助我为县委
更好的服务，推动我的发展。
虽然这就是我在县委办当秘书的第一天，问题和关心着我几乎每一刻，但是，在那一日里，我发现了我的价值，感受到了学习的乐趣，也让我拥有了前所未有的成就感。
我也更加深
了对县委工作的理解和尊重，并想以此帮助更多同胞享受更多福祉！。
女秘书工作典型的一天2
女秘书工作——典型的一日秘书所负责任愈重,其日常工作愈无定规.她必须策划并组织每一件力所能及之事,否则将无以处理突如其来的紧急事项.——美国国家秘书协会会长凯勒女士苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理, 她了解成功并没有绝对的保证, 不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件, 则是绝对必要的.作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言,对其行业的进阶应有旺盛的事业心.她接受要求,详述她一天的工作实况,以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动, 所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念. 她的看法几乎与凯勒女士的前述一席话不约而同. 苏珊说: "当我担任速记员的工作时,我的日常工作极易描述,现在我所担负的责任较前为重,有许多紧急事件需待处理, 我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言. 不过典型的情况是: 听写口授, 誊清文件,安排访客的会见事宜,接听电话,准备行程表(我的上司经常作业务旅行) ,处理邮件以及各项交办事者. " 苏珊从事秘书工作的背景对苏珊的背景作一简单的描述,将有助于读者了解她何以在 20 来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位.苏珊 18 岁毕业于美国高级中学,然后接受 1 年的秘书专业课程训练. 结业之后,苏珊对她的未来计划无决定,曾经向一个就业辅导机构登记,其后 6 个月内,她曾经担任过好些临时性工作,事后她说: "这 6 个月我获得不少宝贵的经验.我学会了如何适应不同的雇主与工作环境. " 苏珊的一位友人,有一天告诉她,一家饮料公司有一个速记员的缺额.经过了好几次测验和两度面谈之后,苏珊总算被雇用了.在她进入这家饮料公司工作 6 个月后,她到大专夜间部就读.她所修习的课目有信函写作,高级秘书业务,市场学及市场调查,政治学及国际关系,心理学及人群关系,推销术及广告学,她目前在这家公司服务已 6 年多,并且数度获得晋升. 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时, 她担任该公司营业部经理迈克先生及广告部经理怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时问.她已接获通知,将升任迈克经理的行政助理, 并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而能独立作业时,即行生效. 苏珊选择星期四这一天作为示范,说明一位秘书典型的一日.这一天,迈克经理已因公出差,而怀特经理正准备远行.苏珊告诉我们: "这是典型的一日.两位经理同时出差是常有的事. 时问正好相近, 这一天确实相当忙, 致使我速记了一些文件, 准备过几天再行誊正. " 苏珊一天工作的详记 (办公时间从上午 9:00 到下午 5:00,中间有 1 小时午餐时间,两次咖啡小憩各 15 分钟) .8:30 抵达办公室.整理仪容,检查办公用品与文具.整理怀特经理办公室及检查迈克经理办公室.8:55 检视手中的工作,开始誊正昨天听写的两封信,尽快送请怀特经理签名.完成信稿放入签名卷夹中,置于怀特经理案头. (信件宜如此慎重处理,以免他人窥视)9:15 拆阅并处理第一批邮件.留下必须由我直接作答的,怀特经理到达办公室,嘱我到他办公室作大约 5 分钟的口授笔记.迅速整理出即将讨论的事项,因他即将于下午远离,公差两星期. 向怀特经理报到,听写时,两度因电话而中断,然后继续做笔记.回到办公桌后.回复一紧急电话. 请杜娜小姐听第二个电话. 她正接受训练, 一旦我担任迈克经理的行政助理后, 她即将为怀特经理工作. 怀特经理把他的旅行计划交给我,交代他外出期间要我处理的事情,并电告杜娜小姐, 以她能协助我工作表示高兴.怀特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙,以完成交办事项, 因为他知道我还得替迈克经理做不少事.9:50 回到我的办公桌,检查档案,获取必要的资料,回复在怀特经理办公室所接听的电话. 捡出必须由怀特经理过目的航空信件.无特别紧要的待复函件,摘记几项待办事项,俟第二次邮件到来再处理.接听几通电话,其中一通为一位盛怒的客户 B 先生打来的,他要求与迈克经理直接讲话,他不相信迈克经理已经外出,最后我才婉转问明原委,并应允他立即查明,尽快打电话告诉他.10:10 决定前往征信所,核对 B 先生的账目,请杜娜小姐照顾我的办公室,并告诉怀特经理我要到征信所去,征信所事忙一时无法查对,答应中午以前打电话告诉我.I0:20 回到办公桌,记下征信所午前会来电话,不然,我应打电话去问.咖啡小憩时间, 但已无法分身了, 告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室. 稍后并告诉她登记月支账的方法.杜娜小姐回来后,将准备交由她接替的工作:复制文件,校对,正式信件的打法,推销员所报费用数字的核实等,—一交代. 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室, 在我面前点清, 当她交钱给怀特经理时也将当面点清,这点很重要.一旦点清无讹,以后再有差错就无须负责. 10:40 开始誊清怀特经理口授信件.文书中心来电话说,他们为怀特经理打的推销业务会议议程表,因为事忙,无法如期在今天完成.我决定无论如何明天一定要做完(我通常都较实际需要时间提前几天,以防临时赶不及,但我并没有明白告诉他们) .11:l0 打好数封信函送请怀特经理签名,并影印其中部分信函,我在他办公室时,怀特经理接听通私人电话,决定提早于 3:00,而不是原定的 5:00 动身,因此,我至少必须在 2:30 左右为他准备好应带的公事包. 11:15 回到办公桌,打三通电话分别通知同仁,将原定 4:00 召开的会议提前到 2:00. 怀特经理应带的文件几乎都已备齐, 为了慎重起见再检查一遍,并通知杜娜小姐来作实地见习. 征信所来电话, 告知客户 B 先生的账目详情, 既得完整资料, 自可回复 B 先生电话. 一面打电话,一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文件. 与 B 先生通电话,他似乎很满意.将经过记下准备告知迈克经理.并将这种作业程序示知杜娜小姐,当我的上司远行期间,我都将所有重要电话,访客谈话摘要记录以及函件也做札记.怀特经理的公文包已准备妥当.只等最后一份资料.11:45 整理档案并与同人开会后,开始处理迈克经理的信件,他希望当天能知道来信大致内容.怀特经理提早离开办公室去进午餐.当他经过我的办公室时,交给我一份简短的备忘录.说是回到办公室时再由他签名,我的案头始终准备好一笔记簿.翻在空白的一页,以备不时之需.将备忘录立即誊正.并置于怀特经理办公室的签字卷夹内.第二批邮件到达, 很快地过目一遍, 其中有一件需要怀特经理立即注意, 从档案中找出有关资料附于来信之后, 一并置于怀特经理办公桌上的"速件"卷夹内.12:15 正准备在办公桌进食三明治时,接待员通知一位客户要见迈克经理,假如迈克经理此时尚在办公室,照例会留访客进午餐,于是决定请客人到我们的餐厅用膳,巧遇市场调查部门的高先生,一并邀他同桌进食,请来客在访客名簿上签名. 杜娜小姐通常都在 1: 整吃午餐, 00 征求她是否能改变计划, 暂且照顾一下我的办公桌, 留一便条与怀特经理,告知他我去何处.1:15 重回办公桌,高先生仍陪着客户并将代为送客.将进餐时与客户谈话要点记下,留供迈克经理参考,并将来客姓名记入访客名单内. 杜娜小姐将她接听的电话告诉我,即去进餐.并说在半小时内回办公室.1: 30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函, 他要我替他的太太办一些私人事情,问他假如我请杜娜小姐替我走一趟,他是否介意?他表示同意.1:40 将紧急信件誊正,请怀特经理签名,并以副本一份纳入其公文包中.检查是否有致迈克经理紧急邮件, 其中有一封须于晨间转寄资料时一并转致, 在怀特经理离开后应立刻准备,杜娜小姐餐毕返回办公室.嘱她备妥怀特经理的最后资料.2:00 怀特经理的三位同事到达办公室,他嘱我作笔录,杜娜小姐则招呼所有的电话,使我们不致受到干扰.2:20 三位同事离去,怀特经理希望尽快将会议记录誊正,讨论一些其他事项.2:30 重回办公桌,请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录,告诉她如果有少数的字看不清不必担心,不妨从头至尾快读一遍,将有疑问的字句圈记出来,一并来问我.将怀特经理的公文包准备妥帖.2: 45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点, 她开始誊正. 继续处理第二批来信, 并备妥寄给迈克经理的资料.3:00 怀特经理离开办公室,他能准时而且诸事齐备地动身,总算松了一口气,继续整理信件. 接到迈克经理的长途电话,他将延后两天回来,并嘱转告办公室有关同仁,他已打电报给原先约定会面的某些客户, 迈克经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料, 决定于今晚投邮,我按序检查一遍.3:15 察看杜娜小姐誊正我的笔录的进度,已接近完成.告诉她完成后尽可以休息了. 打电话给文书中心,是否可派人协助我打字,答案是无人可派,与营业部两位领班(迈克经理也是他们的上司)联系,是否可派来两位打字员.一位说很难帮忙,另一位说3:30 之后可能派出两位打字小姐.一切准备妥当.在向她们有所指示之前,首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在今晚付邮.如果她们当中任何一位必须 5:00 离开,现在就告诉我, 以便找人替手.两人都说可以留下. 杜娜小姐也完成了初稿,并且协助下一步工作,她愿意不管多晚,一直陪我工作下去, 感谢她的这番好意.3:45 交代完毕,两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作,我把杜娜小姐的初稿复核一遍并作少数更动之后,也参加工作.4:00 工作在忙碌中顺利进行.第三批邮件到,其中有两封限时信是给怀特经理的,一封今晚即行转寄,另一封我自己可以处理.4:15 接获通知说两位客人来拜访迈克经理,尽管心里不欢迎这种打扰,但是必须去见他们.正准备去招呼他们时,两位借调来的打字员中有一位告诉我,她不习惯在这种紧迫情形下赶工,要求免除这项工作.我设法安慰她,告诉她尽可能地做,而不要一心想到它是一件紧迫的工作. 我要她坐在我的写字台旁边, 一方面以电话告诉接待员说, 我稍迟几分钟便来, 并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼下来访的客人. 重新安慰了打字员,告诉她我了解她的感受,并请她尽可安心工作,不要在心理上受到干扰.假如在她必须离开的时刻而没能做完,我并不责怪她,于是这位打字员重新去打字. 我则前往接待室,那位领班正在与位访客交谈,而我则招呼另外一位,并将他们的来意记录下来,以便转告迈克经理.4:40 电话铃响,原是怀特经理从机场打来的,他忘了一件必须携带的重要包裹(我不觉自言自语地说: "哦!真糟糕!",所幸离他起飞时间还早,我希望能赶得及送给他.立即打 ) 电话到西联信差服务处,告诉他们时间急迫,他们答应在 5:00 之前派人来办公室,将包裹交与接待员,并且告诉她西联公司即将派人来取.4:45 一位打字员已完成她的紧急任务,我们一块儿校对后,我问她能否接替杜娜小姐未完的工作.而由杜娜小姐将 2:00 的会议记录用复写纸打字誊清,因为这是密件不能假手于打字员. 打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭,7:00左右才能到家.也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家.5:00 接待员来电话,告诉我西联公司的信差已取走了包裹,总算又舒了一口气. 两位打字员都已打好了字,我们一起检查一遍,他们在 5:25 离开办公室.对于她们的全力帮忙面致谢意,并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢.5:30 办公室只剩下我与杜娜小姐两人,杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿.当她完成后,告诉她处理邮件的程序,并且解释我整天保存迈克经理的封袋的原因.会议笔录原稿将送给怀特经理. 当杜娜小姐清理她的写字台, 并在她的日历上记下明天待办事项之际, 我急速赶办迈克经理交代之事,将其纳入一牛皮纸信封,量过重量之后,贴上足够的邮票,即将投邮.6:15 接怀特经理电话,说信差已将包裹送到.杜娜小姐问我还需要帮忙的事,我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作,看样子今天只好破例了.我从不让该做的事积压到第二天, 因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项. 嘱杜娜小姐共同再检查一遍. 尽管时间已晚,我仍然把许多"应办事项"记在行事历上,以便打电话给文书中心有关怀特经理交办之事. 苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时,说: "不要以为我每天都加班工作,我并不是每天如此.只是在绝对必要时才这样做,我认为我必须时时有所准备,以迎接这种情况的发生. " 我们问她: "苏珊,你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个'典型'的一天的秘诀?' " 她略一沉思.接着回答说: "我想第一是我能专心致志,心无旁骛;其次便是自动自发的精神,不管我的雇主是不是催促我,我总是按部就班地做好我该做的工作. "。
读《女秘书工作—典型的一日》有感
读《女秘书工作—典型的一日》有感作为一名优秀的秘书，必须具备熟练处理文书、事务和一般管理的能力。
秘书工作具备着辅助性和协调性，秘书在其中起着至关重要的枢纽作用。
例如，当客户B先生打电话要与XXX经理直接通话时，XXX小姐在XXX经理因公出差不在的情况下，前往征信所，核对B先生的账目。
再取得完整资料后，回复B先生电话，告诉他账目详情，B先生了解后很满意。
此事解决后，XXX也不忘记下详情告知XXX经理。
在此事中，XXX小姐完美地充当了XXX经理和客户B先生之间的枢纽，沟通协调，辅助XXX经理处理，不用他在外地出差还需要为此事分出精力，地提高了领导工作的效率。
秘书工作也具有机密性。
这主要指办公，所以在处理事务中应注传递程序，注意保密工作。
XXX小姐在工作忙碌时，从营业部借调了两位打字员，协助她处理工作，而在一位打字员完成任务后，让她接替了XXX小姐未完成的工作，而由XXX小姐将两点的会议记录用复写纸打字誊清。
因为这是密件不能假手于打字员。
XXX小姐在紧急处理事务之际，也不忘遵守保密原则。
此外，秘书工作最基本的特点为综合性。
秘书工作纷繁复杂，小到接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话，收发与回复日常邮件，撰写会议通知、会议纪要、日常信件和工作报告等。
大到接待访客，安排商务旅行。
这些都一一囊括，由此可见其琐碎。
像文中XXX的一日工作中就包含了其中大部分的内容，她也能从容、准确地应对。
当然，这也建立在她的细心细致、办事稳重上。
如文章的开头，XXX抵达办公室就先开始整理办公用品与文具，检查手中的工作，笔记本永远翻在空白页，便于记录事项，在她下班之前也不忘把明天的紧急事项记在记事历上。
这些看似小事，却能帮助你高效地处理工作事务、不延误，使各项工作一一进展顺利。
韩国实习秘书工作日常
韩国实习秘书工作日常早上早早的我就起床了，收拾好自己兴奋的心情准备出发去上班了，今天的天气都格外的晴朗，鸟语花香的我怀着忐忑不安又激动的心情来到实习单位，今天是我实习的第一天，来到一个陌生的新环境，很大部分是在担心自己不能融入新的集体，作为一个实习助理大多数的工作应该是协助工作，所以需要非常认真的学习领导带我参观公司，认识了一下同事，然后就叫我自己去熟悉一下了解一下这次真的走向工作岗位，不知道自己学到的知识到底有多少能应用于实际的工作中，心里的忐忑是避免不了的啊！不过，好在公司的人都很友好，和他们沟通起来比较容易，第一天其实没有做什么具体的事情，就是熟悉一下公司的情况，了解一下我的工作，感觉很茫然，不知道应该干什么自己做什么都是多余的，看到别人忙就在心里偷偷想象自己忙碌的样子我就东张西望的，感觉就是来参观的并非其中的一份子中午歇息之后又必须资金投入下午的工作中了，我其实很逍遥，因为没具体内容的工作，从明天已经开始必须就要精心安排实际工作给我了，助威吧！现在的实习生活对我来说不知道是什么味道，有时候闲得要死就比如现在，有时候又忙得要死，就比如现在之后说句实话我都不知道我现在在做些什么，我要做什么我自己都不知道，一切都是那么说不出道不明的感觉好郁闷！不过在这一个星期里，我也教给了不少东西，至少我懂了不少在学校里学没的科学知识也许有时候鬼我自己，我给人的第一印象或者说已经开始时的印象必须就是那种比较乖乖型，或者说比较文静型的感觉吧！也许有时候有人可以指出我就是那种比较高傲的吧！可是熟识我的人都晓得，那一切都是假象其实我自我感觉我还是那种比较和蔼可亲的人，我讨厌和朋友一起海聊起，讨厌和朋友一起发狂，但在陌生人面前我永远就是那样的文静，即使心中存有很多的见解想要抒发也不能回去随意大爆我的心声！也许这也就是我的致命处吧！因为我在陌生的环境，陌生人面前不能自如的表达我的想法，所以会让他们误会我没有好好的用心去听他们所讲的东西，其实我想告诉他们的是：有些时候不要只在意一个人的表面，其实我是在用心去学习，只是你们没有发现而已我想说，你和我讲一遍，放手让我去做，我是可以的也许会出错，但是只有在出错之后我才会学的更多，更能懂得而如果只是看你做，我会无聊的疯调的我不会的还是不会！就比如她昨天叫我看了她做了一天，今天叫我自己去做，我哪里记得那么多？郁闷呢！今天早上存有一个大插曲，就是公司的'一个人事调动，虽然我才去下班没几天，我也能够感受到公司的沈重气氛这更加的鞭策了我们必须努力工作同时实现自己的最小价值我继续努力的熟悉office软件的应用，如果不能熟练的操作，在工作中是寸步难行的比如老师给我一份资料，要我整理一下然后影印出来，我就被考到了怎样有针对性的整理，影印成一份完整的资料？就这个，我弄了好久，最后还是在老师的帮助之下完成了有很大的成就感呢接着我们要参加一个会议，当然会议的准备工作是我们做好，然后在会议上，我们除了要认真的听会议内容之外还要做好会议记录，有点类似于书记员之类的我不确定自己做的记录就是会议的主要内容了，在这方面我还有待加强这同事锻炼了听写两方面的能力，在我听懂的同事要在脑海中整理一遍内容再写下来感觉很复杂会议之后再找时间自己整理一下交给老师了今天的工作已经开始使我手足无措了，搞不好的必须稳步助威了今天就要正式投入工作了，要安排领导一天的工作流程，包括领导的会议安排等首先我们要统计好参加会议的人数，都是哪些部门的，然后确定时间一般要提前15分钟通知其他人开会，影印会议资料并事先发放好，预定好并调试好投影仪、电脑、话筒等设备，还有别忘了茶水还要准备好一些发言材料，做好幻灯片，等等，工作真的很多有些会议是需要我们参加的，有时的会议我们要去处理其他事情所以不用参加老师说我我们日常的工作还包括接电话，与客户联系，精心安排会面，准备工作资料等等我真的助理的工作就是相当繁杂繁杂的，大至关键性会议同意，大至领导的日常生活都须要助理去精心安排我在工作的时候还是存有很多稀奇古怪的地方，但是又无法一直问老师，所以自己在闲暇时间必须不停的揣摩工作的诀窍怎样提高效率的办公一天的工作很快就结束了，我学习到了，也认识到自己的不足希望在以后的工作中不断改进。
文秘一天的工作内容
文秘一天的工作内容文秘一天的工作内容文秘，是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。
以下是由小编为您整理提供的关于文秘一天的工作内容，希望能够对您有所帮助，欢迎阅读与借鉴。
文秘一天的工作内容:(一)1、简单的办公室管理2、文书起草、有一定文字功底3、熟悉office办公软件，打字速度快文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。
如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。
如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。
(二)1 接听、转接电话;接待来访人员。
2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3 负责总经理办公室的清洁卫生。
4 做好会议纪要。
5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6 负责传真件的收发工作。
7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8 做好公司宣传专栏的组稿。
9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16 接受其他临时工作。
(三)文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。
这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。
1.负责人事处文秘、公章管理。
秘书每天到底在做些什么工作呢
秘书每天到底在做些什么工作呢,让我们先来瞧下面的两个例子。
这两个例子中的主人公都就是年轻的女秘书。
第一个就是在日本的某外资企业工作的翻译兼秘书;第二个就是日本某公司秘书科的秘书。
前者(表1)就是私人秘书,由于她的上司的日程安排很清楚,因此我们将上司与秘书一天的工作用表分列出来。
后者(表2)就是集体制秘书,即作为整个秘书科中的一员,可能要协助几个上司(公司的所有领导与秘书科科长等人)的工作,像表1那与上司的工作进行对比有一定困难,所以只例出该秘书的工作流程。
由于存在各式各样的秘书,这两个表仅仅只能作为了解秘书日常工作的一个参考,不能说所有的秘书都就是这么工作。
浏览过表1与表2后,应该对秘书的日常工作有了个初步的了解。
秘书工作就就是根据上司的指示去处理那些非决策性工作,包括一些琐碎的杂事,从而让上司能集中精力处理公司重点与长远的工作。
另外,近年来个人电脑与日文打字机己越来越普及,对秘书的工作也产生了很大的影响。
再来瞧两个表的对比,外资企业秘书的工作与直属上司的工作就是相当密切的,让人觉得她就是在积极地辅助上司工作,就是名副其实的“助手”;而作为日本企业秘书科里的秘书,除了要协助处理上司身边的工作之外,还要做给部门的其她人冲咖啡、打字等很多杂事,让人觉得她与上司的关系不就是那么紧密。
由于两个秘书上司身份的不同,她们的工作才会有所不同。
第一个秘书必须具备双语能力(一般就是英语与日语),即在工作中根据需要能熟练地使用外语与日语两种语言,并随时进行切换,几乎所有在日本的欧美企业的秘书都就是这样。
附:表1 某外资企业秘书的一天(大学英语系毕业,己做了一年的秘书工作,直接上司就是公司副经理,外国人)8:30到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开,查收E-mail,将传真,信件等分类登记,浇花等8:45冲咖啡,与上司简短会面,报告E-mail内容,9:00开始工作(利用耳机)听前一天上司的录音信件并录制,发送信件,复印,接听,转达电话等10:00对收到的邮件进行分类,将需要上司处理的送给上司12:00与上司与其她的外国人去外面吃饭13:00继续办公室的工作,接待客人14:00对收到的邮件进行分类,将需要上司处理的送给上司15:00冲咖啡,与上司一起商量上司出差时的要订的饭店15:30完成要发出的文件,录音,整理文件,接听电话等18:30下班其她主要工作:复印在外出差的上司发送回来的信件,并向国内外发信,与上司保持电话联系等。
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女秘书工作——典型的一日秘书所负责任愈重,其日常工作愈无定规.她必须策划并组织每一件力所能及之事,否则将无以处理突如其来的紧急事项.——美国国家秘书协会会长凯勒女士苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理, 她了解成功并没有绝对的保证, 不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件, 则是绝对必要的.作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言,对其行业的进阶应有旺盛的事业心.她接受要求,详述她一天的工作实况,以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动, 所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念. 她的看法几乎与凯勒女士的前述一席话不约而同. 苏珊说: "当我担任速记员的工作时,我的日常工作极易描述,现在我所担负的责任较前为重,有许多紧急事件需待处理, 我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言. 不过典型的情况是: 听写口授, 誊清文件,安排访客的会见事宜,接听电话,准备行程表(我的上司经常作业务旅行) ,处理邮件以及各项交办事者. " 苏珊从事秘书工作的背景对苏珊的背景作一简单的描述,将有助于读者了解她何以在 20 来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位.苏珊 18 岁毕业于美国高级中学,然后接受 1 年的秘书专业课程训练. 结业之后,苏珊对她的未来计划无决定,曾经向一个就业辅导机构登记,其后 6 个月内,她曾经担任过好些临时性工作,事后她说: "这 6 个月我获得不少宝贵的经验.我学会了如何适应不同的雇主与工作环境. " 苏珊的一位友人,有一天告诉她,一家饮料公司有一个速记员的缺额.经过了好几次测验和两度面谈之后,苏珊总算被雇用了.在她进入这家饮料公司工作 6 个月后,她到大专夜间部就读.她所修习的课目有信函写作,高级秘书业务,市场学及市场调查,政治学及国际关系,心理学及人群关系,推销术及广告学,她目前在这家公司服务已 6 年多,并且数度获得晋升. 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时, 她担任该公司营业部经理迈克先生及广告部经理怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时问.她已接获通知,将升任迈克经理的行政助理, 并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而能独立作业时,即行生效. 苏珊选择星期四这一天作为示范,说明一位秘书典型的一日.这一天,迈克经理已因公出差,而怀特经理正准备远行.苏珊告诉我们: "这是典型的一日.两位经理同时出差是常有的事. 时问正好相近, 这一天确实相当忙, 致使我速记了一些文件, 准备过几天再行誊正. " 苏珊一天工作的详记 (办公时间从上午 9:00 到下午 5:00,中间有 1 小时午餐时间,两次咖啡小憩各 15 分钟) . 8:30 抵达办公室.整理仪容,检查办公用品与文具.整理怀特经理办公室及检查迈克经理办公室. 8:55 检视手中的工作,开始誊正昨天听写的两封信,尽快送请怀特经理签名.完成信稿放入签名卷夹中,置于怀特经理案头. (信件宜如此慎重处理,以免他人窥视) 9:15 拆阅并处理第一批邮件.留下必须由我直接作答的,怀特经理到达办公室,嘱我到他办公室作大约 5 分钟的口授笔记.迅速整理出即将讨论的事项,因他即将于下午远离,公差两星期. 向怀特经理报到,听写时,两度因电话而中断,然后继续做笔记.回到办公桌后.回复一紧急电话. 请杜娜小姐听第二个电话. 她正接受训练, 一旦我担任迈克经理的行政助理后, 她即将为怀特经理工作. 怀特经理把他的旅行计划交给我,交代他外出期间要我处理的事情,并电告杜娜小姐, 以她能协助我工作表示高兴.怀特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙,以完成交办事项, 因为他知道我还得替迈克经理做不少事. 9:50 回到我的办公桌,检查档案,获取必要的资料,回复在怀特经理办公室所接听的电话. 捡出必须由怀特经理过目的航空信件.无特别紧要的待复函件,摘记几项待办事项,俟第二次邮件到来再处理.接听几通电话,其中一通为一位盛怒的客户 B 先生打来的,他要求与迈克经理直接讲话,他不相信迈克经理已经外出,最后我才婉转问明原委,并应允他立即查明,尽快打电话告诉他. 10:10 决定前往征信所,核对 B 先生的账目,请杜娜小姐照顾我的办公室,并告诉怀特经理我要到征信所去,征信所事忙一时无法查对,答应中午以前打电话告诉我. I0:20 回到办公桌,记下征信所午前会来电话,不然,我应打电话去问.咖啡小憩时间, 但已无法分身了, 告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室. 稍后并告诉她登记月支账的方法.杜娜小姐回来后,将准备交由她接替的工作:复制文件,校对,正式信件的打法,推销员所报费用数字的核实等,—一交代. 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室, 在我面前点清, 当她交钱给怀特经理时也将当面点清,这点很重要.一旦点清无讹,以后再有差错就无须负责. 10:40 开始誊清怀特经理口授信件.文书中心来电话说,他们为怀特经理打的推销业务会议议程表,因为事忙,无法如期在今天完成.我决定无论如何明天一定要做完(我通常都较实际需要时间提前几天,以防临时赶不及,但我并没有明白告诉他们) .11:l0 打好数封信函送请怀特经理签名,并影印其中部分信函,我在他办公室时,怀特经理接听通私人电话,决定提早于 3:00,而不是原定的 5:00 动身,因此,我至少必须在 2:30 左右为他准备好应带的公事包. 11:15 回到办公桌,打三通电话分别通知同仁,将原定 4:00 召开的会议提前到2:00. 怀特经理应带的文件几乎都已备齐, 为了慎重起见再检查一遍,并通知杜娜小姐来作实地见习. 征信所来电话, 告知客户 B 先生的账目详情, 既得完整资料, 自可回复 B 先生电话. 一面打电话,一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文件. 与 B 先生通电话,他似乎很满意.将经过记下准备告知迈克经理.并将这种作业程序示知杜娜小姐,当我的上司远行期间,我都将所有重要电话,访客谈话摘要记录以及函件也做札记.怀特经理的公文包已准备妥当.只等最后一份资料. 11:45 整理档案并与同人开会后,开始处理迈克经理的信件,他希望当天能知道来信大致内容.怀特经理提早离开办公室去进午餐.当他经过我的办公室时,交给我一份简短的备忘录.说是回到办公室时再由他签名,我的案头始终准备好一笔记簿.翻在空白的一页,以备不时之需.将备忘录立即誊正.并置于怀特经理办公室的签字卷夹内.第二批邮件到达, 很快地过目一遍, 其中有一件需要怀特经理立即注意, 从档案中找出有关资料附于来信之后, 一并置于怀特经理办公桌上的"速件"卷夹内. 12:15 正准备在办公桌进食三明治时,接待员通知一位客户要见迈克经理,假如迈克经理此时尚在办公室,照例会留访客进午餐,于是决定请客人到我们的餐厅用膳,巧遇市场调查部门的高先生,一并邀他同桌进食,请来客在访客名簿上签名. 杜娜小姐通常都在 1: 整吃午餐, 00 征求她是否能改变计划, 暂且照顾一下我的办公桌, 留一便条与怀特经理,告知他我去何处. 1:15 重回办公桌,高先生仍陪着客户并将代为送客.将进餐时与客户谈话要点记下,留供迈克经理参考,并将来客姓名记入访客名单内. 杜娜小姐将她接听的电话告诉我,即去进餐.并说在半小时内回办公室. 1: 30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函, 他要我替他的太太办一些私人事情,问他假如我请杜娜小姐替我走一趟,他是否介意?他表示同意. 1:40 将紧急信件誊正,请怀特经理签名,并以副本一份纳入其公文包中.检查是否有致迈克经理紧急邮件, 其中有一封须于晨间转寄资料时一并转致, 在怀特经理离开后应立刻准备,杜娜小姐餐毕返回办公室.嘱她备妥怀特经理的最后资料. 2:00 怀特经理的三位同事到达办公室,他嘱我作笔录,杜娜小姐则招呼所有的电话,使我们不致受到干扰. 2:20 三位同事离去,怀特经理希望尽快将会议记录誊正,讨论一些其他事项. 2:30 重回办公桌,请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录,告诉她如果有少数的字看不清不必担心,不妨从头至尾快读一遍,将有疑问的字句圈记出来,一并来问我.将怀特经理的公文包准备妥帖. 2: 45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点, 她开始誊正. 继续处理第二批来信, 并备妥寄给迈克经理的资料. 3:00 怀特经理离开办公室,他能准时而且诸事齐备地动身,总算松了一口气,继续整理信件. 接到迈克经理的长途电话,他将延后两天回来,并嘱转告办公室有关同仁,他已打电报给原先约定会面的某些客户, 迈克经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料, 决定于今晚投邮,我按序检查一遍. 3:15 察看杜娜小姐誊正我的笔录的进度,已接近完成.告诉她完成后尽可以休息了. 打电话给文书中心,是否可派人协助我打字,答案是无人可派,与营业部两位领班(迈克经理也是他们的上司)联系,是否可派来两位打字员.一位说很难帮忙,另一位说 3:30 之后可能派出两位打字小姐.一切准备妥当.在向她们有所指示之前,首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在今晚付邮.如果她们当中任何一位必须 5:00 离开,现在就告诉我, 以便找人替手.两人都说可以留下. 杜娜小姐也完成了初稿,并且协助下一步工作,她愿意不管多晚,一直陪我工作下去, 感谢她的这番好意. 3:45 交代完毕,两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作,我把杜娜小姐的初稿复核一遍并作少数更动之后,也参加工作. 4:00 工作在忙碌中顺利进行.第三批邮件到,其中有两封限时信是给怀特经理的,一封今晚即行转寄,另一封我自己可以处理. 4:15 接获通知说两位客人来拜访迈克经理,尽管心里不欢迎这种打扰,但是必须去见他们.正准备去招呼他们时,两位借调来的打字员中有一位告诉我,她不习惯在这种紧迫情形下赶工,要求免除这项工作.我设法安慰她,告诉她尽可能地做,而不要一心想到它是一件紧迫的工作. 我要她坐在我的写字台旁边, 一方面以电话告诉接待员说, 我稍迟几分钟便来, 并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼下来访的客人. 重新安慰了打字员,告诉她我了解她的感受,并请她尽可安心工作,不要在心理上受到干扰.假如在她必须离开的时刻而没能做完,我并不责怪她,于是这位打字员重新去打字. 我则前往接待室,那位领班正在与位访客交谈,而我则招呼另外一位,并将他们的来意记录下来,以便转告迈克经理. 4:40 电话铃响,原是怀特经理从机场打来的,他忘了一件必须携带的重要包裹(我不觉自言自语地说: "哦!真糟糕!",所幸离他起飞时间还早,我希望能赶得及送给他.立即打 ) 电话到西联信差服务处,告诉他们时间急迫,他们答应在 5:00 之前派人来办公室,将包裹交与接待员,并且告诉她西联公司即将派人来取. 4:45 一位打字员已完成她的紧急任务,我们一块儿校对后,我问她能否接替杜娜小姐未完的工作.而由杜娜小姐将 2:00 的会议记录用复写纸打字誊清,因为这是密件不能假手于打字员. 打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭,7:00 左右才能到家.也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家. 5:00 接待员来电话,告诉我西联公司的信差已取走了包裹,总算又舒了一口气. 两位打字员都已打好了字,我们一起检查一遍,他们在 5:25 离开办公室.对于她们的全力帮忙面致谢意,并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢. 5:30 办公室只剩下我与杜娜小姐两人,杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿.当她完成后,告诉她处理邮件的程序,并且解释我整天保存迈克经理的封袋的原因.会议笔录原稿将送给怀特经理. 当杜娜小姐清理她的写字台, 并在她的日历上记下明天待办事项之际, 我急速赶办迈克经理交代之事,将其纳入一牛皮纸信封,量过重量之后,贴上足够的邮票,即将投邮. 6:15 接怀特经理电话,说信差已将包裹送到.杜娜小姐问我还需要帮忙的事,我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作,看样子今天只好破例了.我从不让该做的事积压到第二天, 因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项. 嘱杜娜小姐共同再检查一遍.尽管时间已晚,我仍然把许多"应办事项"记在行事历上,以便打电话给文书中心有关怀特经理交办之事. 苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时,说: "不要以为我每天都加班工作,我并不是每天如此.只是在绝对必要时才这样做,我认为我必须时时有所准备,以迎接这种情况的发生. " 我们问她: "苏珊,你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个'典型'的一天的秘诀?' " 她略一沉思.接着回答说: "我想第一是我能专心致志,心无旁骛;其次便是自动自发的精神,不管我的雇主是不是催促我,我总是按部就班地做好我该做的工作. "。