文件编码及制作规范

文件编码及制作规范HR01

1.0目的

为了加强公司各类文件的控制，便于标准化制度的格式统一，确保有序的实施和

管理。

2.0范围

本规范适用于公司所有质量体系文件和经营管理体系文件及其他行政性文件。3.0定义

3.1质量管理体系文件：包含所有ISO质量体系（ISO9001、14001等）要求的各要素文件。

主要包括质量手册、程序文件、支持文件、作业指导书、记录表单等。

3.2经营管理体系文件：在ISO质量体系要素以外，是企业管理者必须的文件体系。如行

政类管理文件、财务管理文件、安全管理文件、考核管理文件等。

4.0参考文件

无。

5.0职责

5.1人力资源部负责对本规范的解释及各类文件资料的编码管理。

5.2管理者代表负责文件资料编码的审定及签发。

6.0流程图

见未页。

7.0内容

7.1文件资料的编码规定

7.1.1文件资料的编码形式

××—××—××—××

\

门识别号

公司名称缩写“XX”

7.1.2文件资料编码定义

7.1.2.1文件资料类别号：表示该文件资料的属性范围，按以下编号设定：7.1.2.1.1质量管理体系类：

7.1.2.1.1.1质量手册：QM

7.1.2.1.1.2程序文件：QP

7.1.2.1.1.3支持文件：WI

7.1.2.1.1.4记录表单：QR

7.1.2.1.2经营管理类文件：由公司名称缩写“XX-”和“JY-”和“部

门代号”和“文件顺序号”构成。其形式为：“ XX-JY-（部

门识别号）01”（部门识别号参见7.1.3.5条款表格）。

7.1.2.1.3文件顺序号：指所属文件的编号，由两位流水号组成，其形

式为：“01、02、03···99”。

7.1.3文件资料编码及数位控制

7.1.3.1质量手册编码为“6位”，由公司名称缩写“XX-”和文件类别号“QM-”

和“01”顺序号构成。其形式为：“XX-QM-01”。

7.1.3.2程序文件编码为“8位”，由公司名称缩写“XX-”和文件类别号“QP-”

和“部门识别号”及两位文件顺序号构成。其形式为：“XX-QP-部门

识别号-XX”。

7.1.3.3支持文件编码为“8位”，由公司名称缩写“XX-”和文件类别号“WI-”

和“部门识别号及两位文件顺序号构成”。其形式为：“XX-WI-部门

识别号-XX”。

7.1.3.4记录表单编码为“10位”，由公司名称缩写“XX-”和文件类别号“QR-”

和“部门识别号”及“两位文件编码号-”两位文件顺序号构成。其

形式为：“XX-QR-部门识别号-文件编码号-XX”。

7.1.3.5部门识别号编号如下：

7.1.3.6发文格式

7.1.3.6.1四阶文件格式

➢文件封面。

➢页眉部分：插入文本框，第一列上行为公司的标志图标和

公司的名称，即“XXXXXXX有限公司”，用黑体四号；第

一列下行为文件名称，用宋体小二；第二列上行为文件编

号，

用宋体小四，第三列下行为页码和版次，用宋体小四。

➢正文部分：全文使用宋体小四，1.0为目的，2.0为范围，

3.0为定义，

4.0为参考文件，

5.0为职责，

6.0为流程图，

7.0为内容，8.0为附表与附件，9.0为相关文件，如有内

容较多的统一采用X.X.X或X.X.X.X格式。

➢文件行间距为固定值20磅，页面大小设置为上 2.5厘米，

下2厘米，左2.5厘米，右2厘米。

7.1.3.6.2《通知通报》格式（祥见附件）。

7.1.3.6.3《工作请示》格式（祥见附件）。

7.1.3.6.4《工作联系单》格式（祥见附件）。

7.2文件资料编码管理

7.2.1公司文件编码由人力资源部统一归口管理，各部门必须按本规范执行。

7.2.2各部门所制订的相关文件的发文编码必须经人力资源部审核，管理者代表

审定，以确保文件编码的唯一性和追溯性。

7.2.3确定编码后的文件、记录、表单在使用及管理过程中的编码保持不变，版

次按修改的频次随之更新。

7.3本规范由人力资源部负责解释,自签发之日起开始执行，之前与之相抵触的制度一律废

除。

8.0附表和附件

8.1《通知通报》格式，发文编号按XX-（2位年）（2位月）（2位日）（3位流水号）。

8.2《工作请示》格式。

8.3《工作联系单》格式，编号：XX-WI-HR-01-01。

9.0相关文件

无。

8.1《通知通报》格式

8.2《工作请示》格式

至：

由：

事由：关于XXXX事项的请示

时间：X年X月X日

内容：

（请示内容）

请指示：

8.3《工作联系单》格式

工作联系单