财务共享服务中心原始单据管理方案v1.0

财务共享服务中心原始单据管理方案

一、粘贴指引

1.1总体要求

粘贴于空白的A4纸上（可用二次纸，但粘贴的那一面必须空白），四边至少各预留2cm。请勿双面粘贴。

1.2 发票、单据数量少于等于30张时

平铺粘贴，四角粘牢，请勿重叠。

1.3 发票、单据超过30张（不含30张）

可采用鱼鳞状粘贴。只粘贴一边，以供后期翻阅。

定额发票，一线扫描岗在旁边空白处备注张数乘以金额并签字确认；非定额发票，一线扫描岗在旁边空白处备注总张数、金额并签字确认。

因粘贴后较厚不方便扫描时，可上传复印件影像。鱼鳞状粘贴无法从影像查看完整的发票信息，一线扫描岗负责审核发票的合规性，包括真伪、金额等。若实物单据传至共享中心复核时发现发票不合规，例如数量、金额不符或为假发票等，责任由一线扫描岗承担。

发票张数少于或等于30张却按鱼鳞状粘贴一律退回重新粘贴，然后扫描上传。

1.4 如果发票、单据过长，不可折叠

可从发票中间空白处剪断，并排贴好，并在下面写上说明。

1.5 发票金额不清晰

一线扫描岗在旁边注明金额，并签字确认以示负责。

1.6 不合格示例

1、粘贴页不能使用废纸，必须是空白纸

2、四边预留空白太少，不方便装订

3、发票数量较少时，请不要鱼鳞状覆盖粘贴

4、发票粘贴时，要保持发票的完整性，特别是发票专用章

5、鱼鳞状粘贴时，一线扫描岗没有签字确认发票张数和金额

6、发票金额不清晰，请勿直接用笔在金额上描，必须在旁边注明，并由一线扫描岗签字确认。

二、扫描要求

2.1 单据接收

1、接收经办人递交的报销单据，引导交单人填写《扫描交单登记表》，妥善保管已接收

的单据。

2、审核票据粘贴是否合规。扫描岗在接收单据时，对报销单发票粘贴进行初审。2.2 单据初审

1、鉴别报销单附件中发票真伪，如发现假发票及时退单。

2、对票据合规性进行初审：抬头必须与公司营业执照的公司名称一致；发票的内容必

须填写完整；发票的大小写金额一致、字迹版面工整；发票开票人的发票专用公章

应该完整清晰。

2.3 票据粘贴指导

1、按本方案《粘贴指引》的要求指导经办人粘贴票据。扫描岗将标准的报销单样本粘

贴在办公位，供填单参考，发现票据粘贴不规范时应及时告诉经办人如何正确、规

范粘贴票据，对不符合粘贴要求的单据进行退单处理。

2、票据鱼鳞状粘贴时，扫描岗应核对发票金额，并在发票粘单上签字确认，并复印、

扫描上传。

2.4 单据扫描

1、按要求及时扫描上传清晰合格的影像，需在实物单据的封面上加盖“已扫描”印章,

保证影像与实物一致;

2、审核岗将票据退回重扫时，扫描岗要及时重新扫描上传合格清晰的影像，如审核岗

退单时扫描岗应将单据实物退还给经办人，并登记《扫描单据退单登记表》,扫描

岗需在取回单据的每一张发票上加盖“已扫描”印章。

2.5 其他事项

1、对于长期未付款的问题单据，及时督促填单人办理。

2、配合共享审核组和票据档案组的其他工作。

三、装订要求

3.1 凭证打印

凭证统一采用A4纸打印，采用最明细打印方式（含辅助核算），竖打

3.2 单据封面

单据封面统一采用A4纸打印，封面上需含条形码，单据号，报账单位、报账人、报账

金额，报账摘要等核心重要字段；

3.3 凭证装订

凭证装订采用A 4左装模式或左上角装订模式，用专业的装订机与装订材料，统一编号上架，建立区域档案索引管理，方便备查。

附件一

扫描交单登记表