挡驾在秘书工作中的重要性

浅论秘书“挡驾”艺术

选题的意义及目的

“挡驾”原指封建时代阻拦人们接近帝王,现在特指谢绝来客访问。在赵树理的小说《买烟叶》中也提到了挡驾一词，由此可见，不论是现代还是古代，实时的挡驾在为领导服务的过程中都起着重要的作用。作为现代企业的秘书，挡驾更是其工作中不可缺少的部分，做好挡驾工作，是秘书工作人员为领导排除干扰，创造良好办公室氛围，集中力量办大事的重要前提。从当前大学生毕业论文关于秘书工作这一选题的倾向来看，大部分的研究主要集中在秘书知识结构，工作方法，形象塑造这几个方面，而对于秘书“挡驾”艺术这一方面的研究却很少有人涉及。

因此，本文主要通过对秘书工作中挡驾的要求和标准，挡驾的范围，以及如何做好挡驾工作这三个方面的研究，来全面了解“挡驾”这项工作，拓宽秘书工作的研究范围，加深人们这对于挡驾的认识，这对于秘书辅助领导高效工作以及高校文秘专业学生职业技能的培养有着极其重要的意义。

国内外研究述评

从上个世纪80年代初到现在，国内关于秘书工作的研究已经有了20多年的历史，而对于秘书工作的分支---挡驾工作”这一领域的研究却是为数不多，国外关于秘书挡驾艺术的课题更是微乎其乎。

陈韵在2008年09月1日在《秘书挡驾语研究》中对秘书挡驾语进行了初步探讨，在结合语法学，语言学的基础上，以动态的语言交际为主线进行系统构思，深入探究，从词语的角度对挡驾语进行分析，分别对模糊语，委婉语在挡驾工作中的特点，作用及其运用进行了细致探讨，对各类句子语气在挡驾语中的运用及功能进行分析讨论，并总结出使用频率较高的句子，从语用的角度分析挡驾语，探讨挡驾语和语境的关系。

邓秋艳在《办公室怎样为领导挡驾》一文中，从挡驾的意义出发,分别举例讲述了秘书挡驾的具体步骤,她认为秘书在接待中应主动承揽,直接承办,热情接待,细致周到,而对于秘书挡驾的范围,哪些该挡,哪些不该挡,哪些该委婉拒绝,哪些该热情接待这方面的内容却没有提及。

韦小军在《论秘书挡驾情境中模糊语言的巧用》中，将模糊语言和秘书挡驾技巧、沟通技能相结合作为关注的视角，从挡驾过程中普遍运用的模糊语言词义、限制语、句义等方面进行阐述模糊语在挡驾情景中的重要性。

王怀志在《秘书工作》2013年11期撰文指出，秘书替领导搞好接待工作，是秘书的一项经常性工作，做好接待工作，要一视同仁，文明用语，认真负责，勤俭节约，还应讲究技巧，对待不同的人要用不同的方法，接待上级机关来人，秘书应立即向领导汇报,有领导亲自出面接待。接待下级机关人员，秘书接待时要详细记录，记准记实，把情况问清，特别是接待新闻单位来人，秘书要尽量多提供方便，少提供新闻。

综述以上各位学者的的研究，他们对秘书挡驾艺术的研究主要集中在挡驾语

的运用、秘书接待工作的技巧这两方面，研究范围较窄,不能从整个层面去了解挡驾这项工作，对挡驾的研究还有待进一步完善，本文以秘书挡驾工作的要求和标准为研究起点，重点探析秘书挡驾的内容及范围，拓宽秘书挡驾艺术这一领域的研究，以便更好的了解秘书挡驾这一门工作。

浅论秘书“挡驾”艺术

前言

正文

一.秘书“挡驾”的概括及其合理挡驾的意义

二.有效“挡驾”的要求及标准

(1)热情接待

(2)了解来者情况

(3)领会领导者意图

(4)帮来访者解决问题

(5)来访者主动放弃见领导的要求

三.挡驾的范围

(1)办文“挡驾”

(2)电话“挡驾”

(3)接待“挡驾”

四．如何做好挡驾工作

结论

论点

一、有效“挡驾”的要求及标准

1)来访者主动放弃见领导的要求

在秘书的工作中,难免有这样的来访者,认为只有找到主要领导才能解决问题和满足他们的要求,所以当遇到这样的来访者,秘书人员可以根据问题的不同性质,安排来访者到相关的职能部门,让职能部门帮助解决此类问题,这样不仅能够使领导免受不必要的干扰,而且能使来访者满意秘书人员和本公司的服务,树立良好的公司形象。

2013年5月中旬，万达地产公司的李秘书正在为10分钟后总经理主持召开的会议准备资料。此时，电话铃响了，“您好！万达地产公司总经理办公室，很高兴为您服务，您需要我做什么？”“您好！麻烦找王总，我叫朱磊，是朝阳广告公司业务经理....”李秘书听着他的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，王总现在正在开会，请您留下回电号码，我会将电话记录转达给王总的。”可对方非要找王总不可，于是，李秘书只能将此事汇报给王总，王总听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。“朱先生，真对不起，王总正在开一个高层领导会议，我不方便进去打扰，这次会议我也不知道什么时候能开完，现在也挺晚了，要不您明天或过两天再打过来吧。”

没想到事隔两天后，朱磊竟找上门来了。

“您好！这里是总经理办公室，我是秘书李洋，请问您贵姓？对方拿出名片，李秘书双手接过名片一看，“原来是朱经理，您好！幸会幸会，请这边坐。”李秘书虽然知道他与王总没有预约，仍然热情地起身接待，招待他坐下后，给其上茶，开始了解朱经理的情况。

通过交谈，李秘书了解到他是为明年的广告业务拉客户的，“是这样的，朱经理，关于广告这块的业务在我们公司是归属于策划部的，王总一下也脱不了身，要不我现在就帮您引见一下策划部赵经理，您看可以吗？”朱经理表示可以，于是李秘书立马把朱经理带到赵经理办公室，并向赵经理讲明了朱经理的情况，然后向朱经理告辞。朱经理握着李秘书的手，真诚且面对微笑地向她道谢。

这里，李秘书面对的是跟上司没有关联的推销员——朱经理。朱经理虽然两次请求都没有得到满足，但他最后是真诚地向李秘书道谢，并主动放弃见领导的要求。李秘书之所以能取得如此好的效果，是因为她严格遵循了电话处理和接待工作的原则，达到了有效挡驾的目的。由此可见，有效的挡驾不是为了断绝外交关系，而是要与来访者建立好良好的关系，使其主动放弃见领导的要求，这样做不仅可以帮助领导节约宝贵的时间，还可以帮助领导摆脱繁杂事务的纠缠，以便领导把精力放在主要工作上。