撰写文字材料的方法与技巧

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撰写文字材料的方法与技巧
□张丽花
材料是泛称,是工作中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称。

每种材料都有各自的具体要求,但一般来说有以下几项基本要求:一要意图清楚,即说什么,明确提出问题;二要结构合理,即怎么说,围绕问题怎么展开,提出解决问题的方案,有头有尾,有理有据,主次分明;三要语言流畅,即说得好,要把材料写得有声有色、回味无穷。

材料的质量有优劣之分:最基本的就是讲清楚,让人明白你在讲什么;再好点的就是讲到位,让人明白你讲的主题是什么,干净简洁;最好的材料讲得美,不但让人明白你讲什么,而且引人入胜,让人如沐春风,能得到启发。

一、撰写材料的基本步骤
按照撰写材料的顺序,一般可以分为如下七个主要
步骤:把握方向、领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。

如同建房屋一样,把握方向相当于建房选址,领会意图如同确定房屋用途,理清思路相当于完成施工图纸,搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的主体结构,充实内容如同砌好每个房间,修饰语言如同室内装修,反复校对就是在装修过程中不断修改。

(一)把握方向。

方向比
速度更重要。

每个行业都有一定的规章制度和行业规范,特别是涉及政治性问题时尤其如此。

撰写材料前一定要了解国家法律法规和相关行业的规章制度,不能出现与法律法规和上级精神不一致的内容。

一般来说,在把握方向上要做到合法、合理、合情。

(二)领会意图。

撰写材料是为了说明问题,这就涉及领导和上级的工作意图。

有些领导会明确说明讲哪几方面问题,这样相对来说容易把握。

有些领导没有明确说明,或者由于时间关系没有完整的思路,这就需要撰写者自己揣摩领导意图。

一般来说,要根据领导的办事风格来揣摩。

大多数领导由于事务繁忙,往往交代一件事情后就会遗忘,这就需要主动向领导汇报征询意见,防止材料出现较大的偏差。

(三)理清思路。

这是撰
写材料的重心,需要占去撰
写材料至少50%以上的时间。

由于每份材料的要求不同,思路到底怎样展开需要具体而论,但有几点需要把握:一是要结构清楚。

如材料分为几个问题,第一个问题讲什么,第二个问题讲什么,要清清楚楚。

二是要比
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例合适。

要明白什么是重点,什么是次重点,什么是修饰,重点部分应该浓墨重彩,着重阐述,次要部分则一笔带过。

三是要逻辑顺序正确。

先讲什么,后讲什么,要有一定顺序。

(四)搭好框架。

思路清
楚了,就可以据此搭构整个材料的框架。

就和建房子一样,把每栋房屋当成材料的大点一、二、三、四,把房屋的每一层当成材料的次点(一)、
(二)、
(三)、
(四),把每个房间当成小点1、2、3、4,依次类推,每栋房屋、每层房屋、每个房间是什么用途,这时要基本确定下来。

需要说明的是,整个要点的语言结构力求相同,这样显得结构紧凑、思维缜密。

(五)充实内容。

为每个要点填充适当的内容,所有
的内容必须受要点的约束和领导,切忌出现以下几种情况:不能统领———要点不能完全概括所属内容;要点冲突———要点所表达的内涵与所属内容相互冲突;内容交叉———各要点内容互相交叉。

要防止出现以上问题,主要还是要理清思路。

(六)修饰语言。

房子建
好了需要装修,材料写好了
也得润饰。

一看表达到不到位,二看通不通顺,三看精不精练,四看出不出彩。

这里有个取巧的办法,就是把材料尽可能多给别人修改,
材料经过多人修改后肯定会更完善。

(七
)反复校对。

这是材料写作的最后一道工序,主要是防止出现错别字、漏字,犯一些低级错误。

试想,一份高质量的材料,如果出现几个错别字,就像吃一顿海鲜大餐快完时发现盘子里有个死苍蝇,材料的档次就会大大降低。

二、如何提高材料写作水平
这看似是一个非常复杂的问题,其实很简单,说穿了就一个字———“勤”,只有勤奋才是提高材料写作水平的唯一途径。

具体来说就是要做到“四多”。

(一)多看。

多看书,多看别人写的比较成功的材料是一个提高材料写作水平的好方法,通过适当的模仿和借鉴,可以在短期内快速提高写作水平。

“天下文章一大抄,看你会抄不会抄”,在一定程度上道出了其中的奥妙。

全盘照搬是抄袭,适当引用叫借鉴。

(二)多记。

好记性不如烂笔头,必要的知识积累和整理对写作很有帮助。

建立分门别类的摘抄本,按照自己喜好和记忆习惯积累一些名言警句、诗词歌赋、数据事例等,在撰写材料时加以引用,有时会产生意想不到的效果。

(三)多思。

古人云:学而不思则罔。

思考可以有这
样几种方式:反向思维,对文章提出批判性意见,反其道而行之,说不定有新的观点产生。

发散思维,由一而二,由此及彼,触类旁通,不断深入,得出相关或者相类似的观点,填补空白。

归纳思维,在别人观点的基础上,总结归纳,进一步提炼观点。

(四)多写。

多看、多
记、多思都是为多写铺垫的,
刚开始写肯定会遇到许多困难,但可以先从简单的开始,由简到繁,一步一步提高,到后来你就会发现,写材料虽然很枯燥但其中也有乐趣,成功地完成了一个材料后,那种喜悦的心情是完成其他工作所不能代替的。

正如国学大师王国维治学三境界之说:昨夜西风凋碧树,独上高楼,望尽天涯路(晏殊词);衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴(柳永词);众里寻他千百度,蓦然回首,那人却在灯火阑珊处(辛弃疾词)。

提高材料写作水平也必须经历这样三个境界:初时困惑迷惘,不知如何下手;再者艰辛痛苦,四处探索;最后有所收获感到欢欣和愉悦。

三、撰写材料应注意的问题
(一)忌逻辑混乱。

任何
事物都有一定的逻辑性,也
就是有一定的规律性。

事情有急缓重轻之分,一般来说先办急事、重事、大事,后
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办缓事、轻事和小事。

写文章也是如此,要搞清楚先写什么后写什么,不能乱了次序。

(二)忌主次不分。

一份
材料的重点是主要的,其他
都是为说明这点而服务的,如果重点没有讲清,其他部分写得再好,也是喧宾夺主、主次颠倒,让人一头雾水,摸不清头绪。

正确的做法是,主要部分要浓墨重彩、毫不吝啬,洋洋洒洒千万言,次要的部分要惜墨如金、蜻蜓点水,绝不多说一句话。

这样才能做到主次分明、结构合理、相得益彰。

(三
)忌重复啰嗦。

语言讲究准确、简洁、优美,特
别是供领导干部审阅的材料尤其要做好这一点,因为领
导干部通常不会有很多时间看一份材料。

能够用一句话表达清楚的绝不用两句话,能够一分钟说完的不用两分钟。

在表达准确的基础上,能删的删,能合并的尽量合并。

四、材料的结构构建确定材料的架构是撰写材料的重点。

一篇材料如何搭建结构,方法很多,下面提供几点思路供大家参考。

(一
)按时间规律。

有些材料按照时间发展顺序展开
比较合理。

要开展一项整治活动,一般把活动分为几个阶段,第一阶段做什么,第二阶段做什么,依次类推,
这就是按时间顺序展开。

(二)按空间规律。

这种
思维方法在介绍空间结构的材料中经常采用,而且简便有效,符合读者思维习惯。

比如要介绍一个地方的基本情况,其中使用最多的方法就是按照空间顺序来介绍,先介绍省会城市,然后依次介绍其他城市和地区。

(三
)按思维规律。

根据人的思维习惯来展开,可以尽快地抓住要点。

比如,你处在某事故现场,在拨打报警电话时,一定得把地点、时间、人员等主要要素讲清楚,以便救援人员在最短时间到达现场。

(四)按客观规律。

每项工作都会涉及不同的内容,这是客观存在的。

工程建设涉及规划、选址、方案、招标、质量、监理等,卫生防疫涉及医院管理、用药安全、医疗器材等。

所以,在拟定材料时要充分考虑各自的客观规律,充分占有第一手资料,这样才能少出纰漏,杜绝外行话。

五、提升材料质量的窍门
(一)适当引用一些名言警句。

这既可以提升整个材料的档次与层次,又可以使整个材料显得简洁精练。

在材料的开头引用,可以收到高屋建瓴、纲举目张、提纲挈领的作用,增加整篇材料的气势;在材料的结尾引用,可以给人画龙点睛、一气呵
成、余味悠长的感觉。

(二)换一种表达方式。

针对不同的文体、阅读对象、具体事项,要有不同的表达方式。

一般来说,正规文件材料的表达方式相对比较严谨,应尽量少用口头语言;讲话类材料由于用语环境相对宽松,把主要意思表达到了就行,也可以用一些富有感染力的词句,比如较长的排比句,现场冲击感要强一些。

(三)勇于提升高度和深度。

站得高才能看得远,写文字材料一定要具备大局观念和长远意识,有一定的思想性。

如果就事论事、局限于一隅,整份材料就会显得小家子气,没有代表性。

(四)注意各层标题的提炼和总结。

在材料构思阶段,
区分各个大点时,各层标题要求结构严谨、统领得当,给人以深思熟虑、思维严谨、条理清晰之感。

这就需要在构思时反复提炼观点、细致斟酌、不断修改。

(五)要富有时代气息。

一份成功的材料一定要紧跟时代步伐,把握时代脉搏,富有时代气息。

要有新的东西蕴含其中,要有新创意、新视点、新思路、新发现、新结论,这样才能感染人、鼓舞人、启发人。

(作者单位:琼台师范高等
专科学校)
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