第五章 Word论文排版的六大步骤

第五章Word论文排版的六大步骤
第一节沟通——论文排版少走弯路的秘诀 (2)
第二节制作——排版前需要掌握的6个好习惯 (2)
第三节制作——页面设置的掌握 (5)
第四节制作——两种排版的思路分析 (8)
第五节制作——定制样式快速格式论文内容 (9)
第六节制作——生成目录 (13)
第七节制作——设置页眉、页脚及页码 (16)
第八节检测——交付论文稿件前的检查工作 (21)
第九节交付——上交论文的注意事项 (26)
第十节修改——根据指导教师意见修改稿件 (27)
第十一节定稿——最终完工 (29)
第一节沟通——论文排版少走弯路的秘诀
各位同学大家好！我今天讲课的主题是Word论文排版的六大步骤。

我们知道排版过论文的同学有这种感触，经常会让你修改很多次。

我把这种修改大致分为两个方面，第一方面是修改内容，比如内容是否正确无误、是否完整等等；第二个方面就是修改的格式，就是格式是否符合论文的要求。

在一般情况下，我们在排版论文的时候，都会有一个论文格式参考样例，或者说是论文模板供你参考。

那在你排版的时候，你是否认真阅读了论文排版的格式要求。

比如说交稿时间，最晚交稿的时间是哪一天；交稿方式，那你排版完毕以后交稿方式通过电子信箱，还是网盘还是纸质的文件；文档格式，你交稿的格式是doc格式的，还是docx格式的；编写平台，你的论文编写是用微软的Word，还是金山的WPS文字。

实际上并不是所有的模板都很完美。

我给大家举例以下几个问题，第一是不规范，第二是有遗漏，第三是有瑕疵。

我们说第一个方面不规范，就是格式要求的专业术语不严谨。

我们知道Word文档里面段落，经常设置段前和段后距，一般情况下都是用行或者磅为单位，可是我发现有的论文里面它说是段前一厘米，一般情况下段前和段后不会用厘米为单位。

第二种情况是有遗漏，就是有的地方没有具体说明该如何去设置。

在论文排版的时候经常有这样的要求，设置纸张的页边距，可是我发现有的模板里面没有具体要求页眉和页脚的尺寸该如何设置。

那碰到这种情况，学生排版的时候，有的时候会感到迷茫。

那页眉和页脚到底该设置多大的尺寸呢。

第三种情况就是有瑕疵，就是格式要求的不好。

我们知道Word文档里面的段落，里面有的是纯汉字，有的是纯数字，有的是纯字母，也有可能是它们的混合体。

在一般情况下，我们都是给中文使用中文字体，给英文或者数字使用英文字体。

可是我发现有的论文模板的要求给段落全都使用中文字体，这样一来虽然也能使用，但是会对论文的段落排版起来并不美观。

所以碰到这种情况，我建议大家要和你的导师进行充分地沟通。

只有充分地沟通，才能达到事半功倍的效果！
第二节制作——排版前需要掌握的6个好习惯
这节课我们讲的是论文排版前需要掌握的六个好习惯。

我发现有的同学准备好论文内容以后就急于开始排版，我的建议是先不要急于排版，最好先掌握排版前六个好习惯。

这六个好习惯分别是：第一，设置文档自动保存的时间；第二，经常执行保存操作；第三，经常保留备份做副本；第四，学会锁屏的快捷键；第五，开启屏幕保护功能；第六，不要在桌面排版。

我首先给大家讲第一个好习惯，设置文档自动保存的时间。

我现在开始排版，在排版之前首先要开启自动保存时间间隔。

也就是说软件在你没有执行保存的时候，它每隔一定时间自动会执行保存一次。

这个功能它是在文件选项卡找选项，如果你用的是Word2003，它是在工具的菜单里找选项。

大家可以从里面寻找，好，在这里面我们找保存，在保存里面看到这一项，保存自动恢复信息的时间间隔，它默认是10分钟。

也就是说这个软件在你排版的时候，每隔10分钟它会自动地执行一次保存操作。

那这个时间可大可小，你可以调大一些，也可以调小一些，这个时间到底是调大还是调小，这个是根据你的习惯或者说根据文档的篇幅来定。

我跟大家这样建议，比如你排的是长篇文档，200页或300页以上，那你这个时间间隔你可以设定10分钟，或者时间更长。

为什么这么说呢，因为当你排版长篇文档的时候，它执行保存的时候它是需要花时间的，如果你电脑配置稍微低一些，你会发现当它自动保存的时候，在软件的界面的状态栏它会出现一个进度条，一个保存的进度条，配置低的情况下它进度是比较慢的，是需要花时间的。

你每排10分钟，它自动保存一下花时间，比如几十秒或者一分钟或者更长，这一来可能会导致你窝工，所以可以设成10分钟，或者11、12等等。

如果你排版的是短篇文档，像我们的论文，这论文我们知道一般也就几十页，这时候你可以把时间设置在，比如说5分钟或者4分钟。

3分钟可以吗？可以！这样它每隔3分钟它就保存一次，你再排，再过3分钟它自动保存。

这样以来防止你内容的丢失，除了设置时间间隔以外，这里面还有一项就是恢复的路径。

我给大家演示一下，这里有一项自动恢复文件的位置，这是说什么意思呢。

就是一旦电脑发生了断电，或者其它不可预知的情况，可能你排版的很多步骤将消失了，需要重排。

这时候，你可以从自动恢复文件位置单击浏览，从这里面找到你曾经做过的一些步骤等等，就是它可以尽量地挽回你排版的时候出现的一些问题。

我们讲第二个好习惯，经常执行保存操作。

我在排版的时候经常有这个习惯，每做一二分钟，我就单击工具栏上保存一次。

当然这个在排长篇文档的时候，它也是需要花时间的，一般情况下当你配置高的情况下，你可以单击保存一下。

排版的好习惯第三个，经常留备份做副本。

比如我排了个文件，刚开始拿这个文件它是原版的，我建议大家不要直接在原版上进行排版，你可以把原版文件复制个备份，在备份上进行排版。

一旦出现了问题，我可以在原版上两个对比一下去。

排版的好习惯四，掌握两个快捷键。

一个就是锁屏的快捷键，它的快捷键是键盘的Windows+L键，L键就是Lock 锁定的意思。

这说什么意思呢，比如我正在排文件的时候突然有事了，我需要离开一下我的电脑，但是我怕别人可能会去动我的电脑产生不必要的麻烦，或者是别人动我电脑时候把我修改了数据了，你可以按Windows+L键，临时把你屏幕锁定一下。

这是掌握这个快捷键，还有一个快捷键就是最小化所有程序的窗口，这个快捷键是
Windows+D键。

比如我这里边打开好多个软件窗口，打开Word、打开Excel、打开PPT等等，当我排的时候发现有个人来了，我不想让别人看到我正在做什么，你可以按一个Windows+D 键，可以很好地把所有的窗口都最小化，当你再次按Windows+D键，它可以把窗口再次恢复到原状。

不过我为大家提示一下，这两个快捷键它会因为你用的系统平台不一样，可能它就不一样。

比如你用的普通PC机它可能用这个键，但你用苹果机的时候它的键可能会不一样，所以说希望你能注意一下这一点。

排版的第五个好习惯，就是开启屏幕保护功能。

我想这个很多人都知道，就是在系统的桌面上，我可以开启屏幕保护功能了。

就是我离开电脑了，离开电脑以后我忘了锁屏，直接走了。

我可以设置一下，当我这个电脑长时间没有用的时候它自动出现一个屏保，这样可以防止别人看到我的内容，也可以防止别人修改我的内容。

我们知道屏保我可以加上密码，我想这个大家经常玩系统的可能都知道，所以这点我就不再强调了。

掌握排版的第六个好习惯，就是不要在桌面上排版。

发现好多人都是拿到文件以后直接放在桌面上，然后进行排版。

我们知道有的时候电脑系统不稳定，可能系统发生崩溃现象，也有可能桌面的东西容易误删，别人可能删掉了，自己也可能删掉去。

所以说我建议不要在桌面上排版，就是把你的文件放在比如D盘、E盘等等。

这是我们刚才讲的这六个好习惯。

这六个好习惯不一定说是在论文排版中经常这么用，可以在排版其它文件的时候也可以使用这六个好习惯，比如你制作PPT或者说是你用Excel 处理数据的时候。

我希望这六个好习惯在其它场合你也可以用到。

刚才说的六个好习惯，我现在再给大家说论文排版的三种常用方法。

说老师我排版论文的时候，说我没有排版过论文，我没有什么概念，我不知道怎么去排。

我给大家去总结三种方法，这三种方法就是：第一是完全套用模板法，第二是局部套用模板法，第三就是完全DIY。

我说第一种完全套用模板法，这说什么意思呢。

比如说老师我不太会排版，我不知道用什么格式，你可以拿你师哥排版过的文件，然后在它这里面进行修改下，把它的内容修改掉，然后把你的内容输入进去。

这一来页面设置、页眉和页脚你都不需要更改，你只要把内容替换掉，就是你的论文了。

这种方法是一种最走捷径的方法，而且出错机率也是比较少一些，但是这个方法就是，有的时候这种完全的做好的模板可能比较少，或者别人不想让你这么用，这个看情况去用。

这是第一种方法，第二种方法是局部套用法。

比如排版的时候，一般都有一个论文排版的模板，这个模板有的地方我可以直接用，我不必要再一步步去操作了。

像有的模板给了一个封面，我就可以直接把模板的封面整个拷贝到我的论文的封面里，然后把里面的姓名和专业替换成我的，其它地方可能不是你想要的或者不适合你，那你可以不用拷贝。

这是个局部
套用法。

第三种完全DIY。

这个时候就是根据格式的要求，逐步设置格式、属性或参数等。

这个需要你掌握必备的技术，它的难度难一些。

什么时候使用它呢，比如说学校规定了有个格式，但是没有任何模板去参考，只是告诉你段前、段后、字体、字号等等。

这个时候没有办法了，你只有逐步去操作去了。

这节课我就跟大家分享一下论文排版要掌握的六个好习惯和排版的一般三种方法。

第三节制作——页面设置的掌握
这节课我们讲的是论文排版中的页面设置的掌握。

当我们排版论文的时候，首先是我们要找相关的内容。

当内容找到以后需要排格式，那论文里面需要排版的格式有很多个部位，比如说页眉、页脚、目录、附录、封面、参考文献、摘要等等。

我给大家总结了一个排版的流程，最好是先排页面设置，然后是结构，其次是标题和正文，然后是生成目录，最后设置页眉和页脚。

当然这个排版步骤不是必须的。

首先我说第一步，做页面设置。

我拿该模板作为页面设置的要求，要求页面设置是，上下左右页边距均为2.5厘米，页眉是1.5厘米，页脚是1.75厘米，左侧装订线是1厘米，纸张是A4。

我可以通过页面布局选项卡，从这里面找页面设置，打开折叠框，这里面有你需要设置的属性，根据要求设置它的属性。

比如页边距，要求是上下左右页边距都是2.5厘米。

当然大学不一样，它要求格式不一样的，这里面我可以快速地输入上下左右边距。

这里面又要求是左侧装订线，左侧装订线就是论文写作完，打印完毕以后我是怎么装订的。

一般的论文都是在左侧进行装订，装订线这里面我们显示左。

装订线有两种，一个左，一个上。

单击上的时候你会发现对话框上面有提示，预览里面。

我单击左，你再看预览里面，是不是在这里面了。

好，装订线你指定需要的尺寸，选择完毕以后，这是我们根据要求做的，还有纸张和纸张大小，一般的论文都是A4纸。

当然有的其它论文可能不是A4的，比如要求16开等等。

这个时候我可以在纸张大小里面找到你需要的尺寸，比如你可以选A4的，还可以选A3的，还可以找其它的尺寸，比如说16开。

也可以手工输入你的尺寸，比如老师这里面下拉菜单的模板没有我想要的，那怎么办，你可以找自定义大小，输入你需要的尺寸即可。

再设置页眉和页脚。

页眉和页脚要求页眉是1.5厘米，页脚是1.75厘米。

那我在这里面切换到版式选项卡，然后在这里面设置页眉的大小和页脚的大小，根据你的需求来进行设置一下，如果觉得可以的话单击确定就可以得到你需要的页面的一些属性。

这里面有一项要求，说文档网格保持默认，即每页44行。

单击视图选项卡，在显示里面有一个网格线，单击它，你会发现文档里面是不是出现网格线。

有的学生问这个问题，说老师我打开网格线了，这个
网格线它默认会不会打印出来。

这个同学们默认它是打印不出来的，而且一旦开启网格线，你就发现在同一台电脑里面其它的文档里面打开也会出现了网格线。

这有的时候会出现一个棘手问题，说老师我的文档一打开就有行线，打印预览看不到，打印又打印不出来，但是就是影响视觉，那我怎么才能把它去掉。

去掉时候也是刚才那种方法，视图的网格线，把网格线勾再把它去掉，那么这个网格线就取消掉了。

那出现网格线以后，默认情况下它一张纸里面有多少这种网格线，默认情况下一张纸里面是44行网格线。

那有的学生问这个问题，说老师我怎么才能知道有多少网格线呢。

好，我把行号显示出来让大家看一下，在页面布局里面有一个行号，你单击它，这里面默认是没有行号，有连续，有每一页重新编号等等。

比如说这里面我选一个每一页重编行号，你看它出来的一个数字1，因为底下没有内容所以数字1，如果这里面我输入内容了，比如我一直按回车或者输入内容，那你看看当前纸张里面有多少个横线。

一直按，我产生好几页了，我们看第一页，第一页从1开始一直到最底下一行它显示是44，下面第二页从1开始又是44。

我再打开另一个案例，你看这一页它却显示了37行，不是44行，而且有的文字它出现在横线上面，也就是字压线了，这是为什么。

我给大家汇总一下，为什么出现这种情况。

文档里面一页里面到底有多少行除了跟你的设置有关外，还跟下面的五种情况有关。

第一，它跟你的字体、字号有关；第二，跟段前、段后及行间距有关；第三，跟段落是否符合网格又有关；第四，跟页边距大小有关；第五，跟纸张大小有关。

比如说默认情况下输入数据，因为我们知道默认情况下输入数据都是Word里面什么字体什么字号都是默认的，所以它符合那个要求。

现在我如果把字体和字号更改，你看看它一张纸里面还能放下44行吗。

我给大举例一下，比如现在44行，我现在Ctrl+A全选，我把字号变大，你看还是44行吗，那显然不是了。

我撤销，我现在不改字号，我更改字体，我从里面找字体，比如找一个微软雅黑，字号还是小四号没有变，改成微软雅黑，你看它现在还是44行吗，也不是。

这是通过更改字号和字体导致每页不再是44行了。

那我再更改它的段落属性，我们知道Word里面有段前、段后、行间距等等，我选择它右击鼠标，更改段落，我段前0.5行，段后0.5行，单击确定，你再看看还是44行吗，显然不是了。

我再撤销，我更改行距，行距这里面改成1.5或者2倍行距，单击确定，你看它也不是44行。

好，我再撤销，我们知道Word纸张，它的页边距可以变大也可以变小，默认情况下它是上下2.54，左右3.17。

我现在把它的边距给它更改一下，我通过左侧标尺更改一下，你看我把上边距把它收缩一下，是不是它的行数变多了，刚才44，变多了，对不对。

我再把行间距向上变大一些，你再看看，它这里面是不是变成40行了，不再是44行了。

这是通过边距去影响了，那现在我不更改边距。

打个比方来说，我去更改纸张的大小，现在是A4纸张，我把纸张改成A3的，改大或者
改小，你再看看它的行数。

纸张大小我改一种，比如改A3的，改A3以后你再看纸张，纸张这里面行数变多了，因为底下没有内容，没有内容所以看不到。

我把内容复制几份，到此我粘贴，好，你看纸张已经变成了67行了。

所以说以后你碰到这种情况，那就是每张纸的行数跟我们默认的不一样的情况下，可能有这几种情况导致的。

我们做个总结，只有在默认情况下输入的信息才符合文档网格的默认行数。

那有的学生问这个问题，说我们的论文模板要求是每页40行，那这时候怎么办。

我是不是要更改它的段前、段后呢。

这个时候通过更改段前、段后可能也会实现，但是你可以更改页面设置里面，更改它一下。

我给大家演示一下，我打开页面布局，找页面设置，找文档网格，你看这里面行数默认是44行，你可以在这里面把它变大，也可以变小，变大或变小，单击确定。

你再看看，每一页纸是不是变成40行了。

还有的学生问这个问题，说老师我也是默认输入的数据，行数也是默认44行，但是我发现我输入默认输入的数据还不是44行，文档网格我没有更改，这是为什么。

我给大家去演示一下，比如现在数据都是默认输入的数据，字体字号都是默认的，页面设置我也没有更改，也是44行。

我现在选中段落，然后右击鼠标，找段落，段落里面有一项叫如果定义了文档网格则对齐网格。

把这项如果勾去掉，再单击确定，你会发现这个文档里面它不再是44行了，而是多了。

如果出现这种情况，说老师不再是44行了，那字体字号都是默认的，文档网格我也没动，那就说明有可能你这个段落里面，你看看是不是把这一项取消掉了。

我打上勾，单击确定你看44行。

刚才我调整页面设置里面的行数，看到它有一个局限，比如说默认44行，也可以调大，也可以调小，但是这里面是有一定限度的。

不能让你无缘无故地调大，也不能无缘无故地调小。

我给大家演示一下，我再找页面设置，你看这里面后面有一个1到48，1到48我可以变大变大变大，但是等你变到48行的时候，它不能再变大了。

那我调小调小，最低它显示1。

那么输入1的时候我单击确定，你再看看，这时候一张纸上就一行。

默认情况下，纸张最大是48行，最大48，最小是1。

可是有的时候碰到这种情况，说老师我打开了我的文档了，我单击页面设置的时候，我会发现说每页这里面后面有一个括号1到32，说1到32，我看到别人的文档默认情况下A4纸张都是1到48，最高上限48，可是我这里面为什么最高上限是32呢。

我的字体字号经过验证都没有变，段前段后都没有改，都是默认的，那为什么这里面不是那种默认的48呢。

这是为什么，因为这里面它的上限数字的大小，还跟另一项属性有关系。

这里面就是单击字体设置，字体设置里面你会发现，它这里面是三号，你再看到中文字体和西文字体，我们单击一个默认的纸张。

我们再打开页面布局，找设置，文档网格，再找字体，默认情况下这里面字体是中文正文、西文字体和西文正文，字号是五号。

起关键性作用的就是字号，默认情况下是五号，如果你把这个五号改成三号单击确定，你看这里面是不是刚才
1到48，现在是不是改成1到32了。

我这个举个例子来说，如果你调整的上限受限制了，你再看看你的字体和字号，是不是你破坏掉了。

好，我们本节课就是讲了论文排版前首先要设置页面的属性，上下左右边距、还有装订线以及又详细地讲解了文档网格。

第四节制作——两种排版的思路分析
这节课我们讲的是论文排版中的两种思路的分析。

我们知道论文是一定结构的，比如说有封面页、目录页、摘要页、正文、参考文献等等。

不同大学里面它的结构是有所不同的，比如有的大学是这样的，先是封面，然后是诚信声明、目录、摘要，摘要里面可能还有中英文的，后面是正文和参考文献，最后是附录。

那我排版的时候，先做结构后填写内容呢，还是边做结构边输入内容呢。

两种思路，实际上这两种思路用哪一个都可以，没有必须用哪一个这样的说法，我在此给大家用一种思路去排版，那就是先做结构后填写内容。

我为大家演示一下。

看论文模板的要求，比如这个要求论文里面有封面、论文原创性声明、目录、摘要、正文、参考文献等。

每一个部分一般说都有一个标题，这个标题都有一定的格式，比如这个要求说是每个部分都要另起一页放置。

像封面肯定放在第一页去，论文原创性声明这是个标题，标题要放在下一页的顶端位置，像目录、摘要、参考文献等等都这样放置的。

那这样放置的时候，一是位置放置，它是有一定格式的。

比如像摘要，摘要这两个字，它的字体、字号、段前、段后是怎么设置的，一般情况下模板里边都会有一定说明。

比如像这样的结构，要求是黑体小二号加粗显示，居中对齐，段前1行，段后1行2倍行距，大纲级别为1级别。

后面有一个请参看样本如下，它这里边有一个样本，那有的时候有样本，有的时候没有样本。

假如说这里面有个样本，让你按它的这样的格式去做。

你可以这么做去，首先选中我的样本，然后通过单击格式刷，单击一下，再找到你需要排版的你的论文，在这里边你可以单击刷一次，这样一刷，你看格式是不是过来了。

这是刚才我是通过选中段落，通过格式刷这样做的，有的时候格式刷可能不是很好用，那这怎么办。

实际上格式刷有个快捷键，你选中的时候，鼠标放在格式刷上它有个提示，说格式刷（Ctrl+Shift+C），后面有一个Ctrl+Shift+V。

比如这段文字我不再用格式刷了，我就选中它，按快捷键Ctrl+Shift+C，复制你的格式而不复制你的内容，切换到我的论文里面，我选中目标文字了，Ctrl+Shift+V，我就是粘贴你的格式而不粘贴你的内容，那我做完一个了。

底下这块你也可以用刚才那个，再用Ctrl+Shift+V，可以吗，可以。

但是不要这么做，我建议大家先建一个样式，你粘贴以后选中它，选中目标段落，然后打开样式窗格，如果没有的情况下，我单击开始选择卡，在这里面找样式底下的一个折叠框，。