档案学概论重点

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档案学概论重点知识梳理
第一章：档案概念与档案现象
一、对已有档案定义的剖析
（一）直观描述型档案定义的优势与劣势
直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。

这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势
抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。

其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、对档案定义的理解
1.《档案工作基本术语》定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.一种确切揭示其内涵的定义“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息”。

①社会性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

②历史性：从时态上来讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和连续整体性。

③确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。

★④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。

这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，具有明显的相对性、动态性特点，只要对人们了解、考证以往的历史事实聚成程度最高、最可信赖的原始记录作用，就会将其视为档案，作为档案来保存、使用，这也是实存形态复杂、多种多样的根本原因。

（文章、图书不是档案，文稿、书稿是档案）。

档案的本质—原始记录性不仅是区别其他事物的根本所在，而且从根本上决定其管理方法的基本取向。

不能以伤害档案的本质特性为代价，而是充分实现其对以往事实的原始记录价值为轴心。

（来源原则的档案管理的基本方法来源）
三、对档案真实可靠性的理解
档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的重要原因。

但档案的真实可靠性尤其是其内容的真实可靠性并不是绝对的，它只是与其它信息相比较而言是最真实、可靠的。

不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈，更不能将其与真理意义上的是非对错混为一谈。

档案的真实可靠性包括两方面的含义：一是档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因为它是直接的原始记录，承载的是原生信息；二是档案有失实、歪曲、作伪及伪造之处，那么失实、歪曲、作伪及伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存性态予以记录、固化并示之于人的，具有另一意义的真实性和可靠性。

从这层意义上说，档案只要存在就没有假的，而都是真的，假的也是真的。

我们需要对其辩证的看。

一方面，因为档案是历史上从事特定历史活动时作为表达工具所使用的文件转化
而来，所反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反映史实内容方面也比其他资料更为可靠。

另一方面，由于生成的特定历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因，所记录的内容有的真实，有的不真实。

（文化大革命）。

因此，档案工作者应当用辩证唯物主义和历史唯物主义对待。

既不能毫无分析地一律使用，也不能因为内容有问题而简单视为不可信，或将错误的内容随意修改为自认为正确的内容，甚至弃之不存，人为地造就一段“历史空白”。

★四、档案与相关事物的关系
①档案与信息——从逻辑上讲，档案与信息是种概念与属概念的关系：档案是信息的一种存在形式，是信息大家族中的一个重要成员。

档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。

同时档案也是一种最重要的信息，是信息之根——确定性与可靠性是最高体现形式和实存形态。

②档案与文献——档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。

文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。

其实存形态有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等等。

区别：①本质即核心含义不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息。

文献则不论是否原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献，这是二者的根本区别；
②文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值；
③文献内容一般较系统、完整，档案则包括大量的片段性零星记录在内，如测试记录、发票等。

③档案与文书——两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。

文书尤其是其定稿因具有较强的原始记录性，所以可直接转化为档案，成为档案的实存形态之一。

区别：①并非完全的转化关系：档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。

过去的文书也并非都能转化为档案，只有原始记录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案，大量的文书不能转化为档案。

②两者概念内涵，尤其是本质不同。

文书具有原始性，却不是本质属性，本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具。

它主要在空间上传播交流且具有相当程度的强制性。

而档案的本质则是以往社会实践的原始记录物，主要在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来，是人们追求、维系时间上的连续性、统一性的产物。

从逻辑上讲，二者内涵不同，外延有大面积交叉。

④档案与图书——两者在现实中关系较为密切，管理上也有相通之处。

区别：①本质不同。

档案是社会实践的记录，图书是系统认识的产物；
②社会功能不同。

人们查档案是为了解决现实生活中发生的问题，为了了解研究历史事实；人们看书则是为了学习系统知识。

③内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同。

即档案内容中既有知识，但这些知识是不系统的知识片段；图书内容中也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。

⑤档案与资料——从逻辑意义上讲，资料的外延一般要大于档案。

区别：内涵不同。

资料是一个相对性、动态性极强的概念，其外延极为宽泛，一般说来，凡是人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料，而无论具体是什么——文书、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等，只要对人们研究解决某一问题与信息支持价值，都可以看成是资料；也无论处于何种状态——是被集中保存在某处，还是散存于各处待人去搜索整理。

而档案则没有资料这种相对性和动态性。

所以档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料不能作为档案看待并使用。

⑥档案与文物——文物是与档案在内涵上最为接近的概念（事务），文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，当然也包括重要的历史文件。

从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有部分交叉重合。

档案，尤其是重要档案，因其既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看作是文物，并作为文物收藏。

但绝大部分文物不能成为档案。

因为文物的大部分是实用性物品，其所记录的
历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。

而档案则是指内容信息清晰、确定、可明确说明某一历史事实的原始记录。

其主导性实存形态目前是文书。

★五、档案的种类
1.简析：公务档案与私人档案的作用
这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念，它主要可解决档案的归属所有权问题。

公务档案是指法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。

私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。

公务档案归“公家”所有；私人档案归“私人”所有。

公有档案的概念≥公务档案；私有档案的概念≥私人档案。

2.简析：历史档案与现行档案的区别与联系：
这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念。

历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。

档案不仅有现实作用，而且还有精神文化作用；人们保存档案，不仅是物质生活的需要，同时也是精神文化生活的需要。

即档案形成之后，先有现实作用，后有精神文化作用。

或者说，先以现实作用为主，后以精神文化作用为主。

决定档案是否保存的理论标准也应该是两条：现实查考价值和历史文化价值。

3.简析：文书档案、科技档案与专门档案的概念：
这是中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档案种类概念，但这不是一次划分的结果，而是人们自然而然地逐渐形成的三个概念。

文书档案：实际上是指行政管理档案。

即社会的行政管理活动或人际交往活动中直接形成的一个档案门类，由行政性或政治性档案公文转化而来具主导地位的档案。

科技档案：不是人类自我管理活动的记录，而是人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。

（即人与自然的关系）
专门档案：除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。

通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。

具有较强的自我独立性和规律性。

4.简析：建国前后档案的分类：
我国档案界普遍使用的一种“官方”分法所形成的三个档案种类概念。

即我国档案行政管理机关从行政管理角度将归国家所有的全部档案划分成三种档案类型：
①建国后的——中华人民共和国时期档案：49.10.1以后在中国形成的归国家所有的档案。

②革命历史档案或革命政权档案：49.10.1以前由党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。

③旧政权档案：49.10.1以前除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。

第二章：档案的源流
一、档案的起源
关于档案的起源及其历史背景历来众说纷纭。

中外学者的观点归纳起来大致有三种：
①认为文字是产生档案的必要条件。

②认为文字和国家的出现是产生档案不可缺少的的条件。

③认为以原始记事方法形成的记录就是档案，如结绳、刻契、编贝、结珠、图画等。

★二、中外档案载体的演变过程并列举出中外保留至今的著名古代档案
（一）纸张使用前的中国古代档案
从总体来说，中国档案的年代之悠久、数量之庞大、内容之广泛、价值之珍贵，堪为举世所罕见。

自从进入文明时代以来直至今天，中国档案的形态和名称经历着不断发展变化过程。

甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣（jian)帛档案、纸质档案、音像档案、电子文件（电子档案）等多姿多彩的档案为我国和世界留下了极为宝贵的历史文化遗产。

①甲骨档案：将文字刻在龟甲和兽骨上来记录事情的档案。

商代甲骨文的发现是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。

现保存的甲骨，多为盘庚迁殷到纣王273年间的遗迹——殷墟甲骨
②金石档案：将文字刻在金属器皿或石头上的档案。

金文档案随着青铜铭鼎的进化经历了一个兴衰过程，周代的许多青铜铭文具有档案的性质，鼎盛在西周，东周以后逐渐衰微。

曾有一段时期石刻比较流行，其中有些可称为石刻档案。

东周以后石刻档案逐渐增多，其中最著名的是东周初年的10块“石鼓文”，这是我国现存最早的较有系统内容的刻石文字记录。

现在人们所称的金石档案，还包括诸如铁卷、金册等一些金属载体形式的档案，如明代铁卷免死牌，清朝颁给达赖的金册等。

金石档案虽然坚固耐久，但其载体比较笨重，制造铭刻也比较费工，且不便于传递。

③简牍档案：是指西周到东晋时期用笔墨书写在竹木等质地较硬材料以及刻画在竹木上的档案。

简牍档案（1996年10月“三国吴简”）是继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌艺术、清朝大内档案被称为五大发现。

20世纪30年代的居延汉简。

④缣帛档案：与简犊几乎同时产生。

帛为丝织品的总称，缣是双丝的细绢。

汉墓中也发现较多的帛书，其中有我国迄今所见的最早的舆图档案，也是世界上迄今发现的最早的地图。

轻便柔韧，裁剪灵活，传递和保管都比较方便。

（二）纸张使用前的外国古代档案
①石刻档案：这是一种刻写在岩石（包括石块、石板和石柱）上的档案。

如：古代埃及的巴勒莫石刻、古巴比伦的汉谟拉比法典、梅腾自传。

②泥板档案：这是一种刻写在泥板上的档案，主要出现在古代两河流域。

泥板档案的使用时间长，范围广。

如：拉伽什泥板、西帕尔泥板、哈图萨什泥板、埃勃拉泥板等。

③纸草档案：这是一种以纸草为制作材料的档案。

纸草纸质地柔软，吸水性好，表面平滑，易于书写，既可展平存放，也可卷成卷轴保存，有些卷轴是由若干张纸草粘结而成的，有的长达数十米。

其中最负盛名的是：哈里斯大纸草、伊浦味陈辞
④羊皮纸档案：这是一种以加工过的兽皮为制作材料的档案。

羊皮纸具有耐用、柔软、磨光后可两面书写的优点。

如《美国宪法》。

⑤蜡板档案：这是一种以涂蜡木板或象牙板为书写材料的档案。

因蜡板易于磨损，耐久性差，故主要用于书写临时性文件。

⑥金属档案：包括铜板、铅板、金片。

如《十二铜表法》
⑦棕榈叶档案：以棕榈叶为制作材料的档案。

以古代印度为代表的南亚诸国将加工制成书写材料。

（三）纸张使用后的档案
①纸质档案
我们祖先的四大发明，在世界历史上写下了光辉的一页，特别是造纸术的发明，对人类的贡献尤其重大。

我国第一批专门制造的植物纤维纸出现于东汉时代，距今己有1900多年。

纸这种既轻便又便宜的书写材料，是文书、档案和其他文献的载体和记录方式逐渐发生了空前的大变革。

由于逐渐改用纸张撰写文书和保存档案，又因多在案几上办理公文，所以，此后又称“文书”、“薄书”、“文薄”、“案卷”、“文案”、“案牍”、“文牍”等等。

纸张出现和普及后逐渐取代了原来多种档案载体形式，纸质档案几乎一统天下。

纸张作为档案载体材料，给档案和档案工作带来了重大而深远的影响。

首先，由于经济实用，书写和印刷方便，档案的数量大为增
长。

其次随着档案数量的增加和传递频繁，档案管理的复杂程度也加大了，这对档案分类、鉴定、保管、编目等工作都提出了新的要求，推动了档案管理的科学化、规范化程度迅速提高。

②音像档案
音像档案也称声像档案或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等。

据有关资料介绍，1826年，法国人尼普斯拍摄了世界上第一张照片，这是世界上最早的照片档案。

在我国，19世纪中叶摄影技术才开始流传，声音档案则更迟，出现于20世纪初。

与纸质档案相比，音像档案具有更强的直观性，如照片档案、声音档案、影片、录像片等能够如实的记录历史，成为当时社会活动真实、可靠的可是、可听记录。

音像档案的管理方法和要求与纸质档案有所不同，有的需要辅之以文字说明，有的需要采用专门的清洗、翻录设备和技术，通常还需要专门的库房和装备。

③●电子影像档案
（一）音像档案或声像或视听档案：机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案。

电子档案定义：指在数字设备及环境中生成的一代码形式记录于磁带光盘，磁盘等载体，以来计算机系统存取并可在通讯网络中传输的文件。

（二）电子档案的特点：作为现代信息技术的伴生物，具有与传统纸质文件完全不同的特征。

其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。

——见档案管理学第16章
（三）电子档案影响：随着电子文件的出现及发展，它对档案学研究提出了全方位的挑战。

机关，企事业单位的文件，档案管理流程要重构；档案馆的馆藏组织方式要变化；档案机构的角色和职能要转变；由此还将导致档案学某些基本理论的发展和变革。

第三章：档案的价值和作用
★一、档案价值和作用的联系与区别
1.档案价值：是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。

它是主体（档案利用者及利用需求）与客体（各个不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案）之间的关系范畴。

档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。

客体的属性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档案价值的前提。

当客体属性满足主体需要时便形成价值关系，两者都不能单独决定文件的价值。

2.档案作用：是档案价值关系在社会活动中的具体体现。

档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。

从关系属性而言，二者均属于主客体之间的关系范畴。

价值具有很高的抽象性，从总体上、一般意义上表示档案的有益性、有用性；作用比较具体，从具体、个别的意义上表述。

因此，作用可看做是价值的体现和扩展。

一般来说，价值具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展和需求变化呈现多种形式。

此外，价值一般是档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定，而作用则可以包括正反两面。

★二、档案价值的形态
研究档案价值形态，对于正确理解和把握档案价值、完善档案价值理论体系乃至科学的鉴定档案价值具有重要的理论和实际意义。

一、根据档案价值实现的领域和效果的不同，分为凭证价值和情报价值。

①凭证价值：档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成档案的基本价值之一，是档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点。

之所以有凭证价值，是由档案形成过程和结果的内容和形式决定的。

一）内容而言，它是文件直接转换而来，不是事后编制的，它具有无可置疑的证据作用。

二）形式而言，文件上保留了真切的历史标记，具有充分的说服力。

②档案的情报价值：档案是事实、知识和经验的记录，这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了情报价值。

档案记录了历史活动的事实与经过，也记录了人们在各种活动的思维过程，能给人以互有联系的、系统的、广泛的信息，体现在不同层次的档案集合体中。

二、根据档案价值实现时间的不同，分为现实价值和长远价值。

①现实价值：又称现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性，其主体包括档案形成单位和其他单位，社会实践包括生产建设、行政管理、文化艺术和军事外交等。

②长远价值：档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长时间内能满足社会各方面利用者的需要。

无论是长远价值还是现实价值都包括凭证与情报两种形态。

三、根据档案价值主体不同，分为对形成者的价值（类似第一价值）和对社会的价值（类似第二价值）。

文件的双重价值（美国的谢伦伯格提出）
①第一价值：文件对形成机关的价值，即原始价值，包括行政价值，法律价值，财务价值和执行价值；
②第二价值：文件对其他机关和个人的利用者价值又称从属价值和档案价值，包括证据价值和情报价值。

两种价值主体体现了档案对机关和对社会的过渡性和双重性。

★三、档案的作用，并举例说明
档案是人类文明的伴生物。

主要作用表现在行政、业务、文化、法律、教育等几个方面。

①行政作用：亦称资治作用，档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对这些单位察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用。

比如党的十一届三中全会通过的《关于党内若干历史问题的决议》。

②业务作用：档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵贯古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。

就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，涉及生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面。

档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。

比如会计档案是编制国家、地方和单位预算的重要依据，是各项经济查证的可靠证明。

浙江省建筑设计院利用茅以升先生保存下来的钱塘江大桥档案节约15万元的钻探费。

③文化作用：档案是民族文化的集中体现；档案是历史文化的积累；档案是历史文化传承的手段；档案是文化创新的基础。

档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。

档案与文化紧密相连，档案是人类文明的产物，是历史文化遗产中必不可少的组成部分。

社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性是文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性的重要条件之一。

④法律作用：档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。

法律作用是档案凭证价值的重要体现。

从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。

⑤教育作用：档案是一种重要的教育资源，它以第一手原始资料见长，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动地反映了社会生活的方方面面，其真实性不容置疑，因而具有不可抗拒的说服力和感染力，如果能够得到有效的开发，就能在发展民族心理的过程中，在促进人们了解其自身发展及其与外部世界的联系方面，发挥无法估量的作用。

档案的教育作用可以通过多种形式表现出来。

在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。

★四、实现档案价值的规律及其意义
一、档案价值的扩展律（包括由价值主体扩展、档案作用性质变化导致的价值扩展）
由于档案具有原始记录性，内容和版本唯一性，档案价值是可以扩大和发展的，具体表现为两种形式：（一）由于价值主体扩展而导致档案价值的扩展。

指随时间推移，可能与档案发生关系的人群扩大，利用者及其需求范围呈拓宽趋势，由此导致的价值扩展的原因有：第一，档案作用从形成机关扩展到社会；第二，档案及密度的递减。

一般来说，档案机密性逐渐弱化，递减是一种总的趋势，档案机密性的强弱与保。