浅谈档案管理存在问题及对策

浅谈档案管理存在问题及对策
摘要：档案管理工作的重要性日益凸显，但同时也存在着一些问题，如：信
息安全、档案检索难度大、档案管理人员的素质不高、数字化建设滞后等。

本文
认为，要从规范和完善档案检索程序、强化档案信息保密措施、提升档案管理人
员的素质、推进档案数字化建设等几个方面着手，以达到提高档案管理质量的目的。

关键词：档案管理；存在问题与对策
引言
随着信息技术的发展和应用，我国的档案事业已经进入了数字化时代。

档案
管理对于一个组织，对于个人，对于知识产权的保护，对于风险的防范，对于信
息共享和协作的促进，都具有不可替代的作用，但是，在实践中，档案管理仍然
存在一系列的问题，迫切需要解决。

一、档案管理中存在的几个问题
（一）档案检索难存在困难
档案管理是一个组织最基本的工作，它涉及组织的历史、文化、经营等各个
方面。

好的档案管理可以让一个组织清楚地了解它的过去，现在和未来，而档案
的检索是最基本的一步。

然而，在实践中，档案的检索却遇到了许多困难，许多
单位对于档案的管理并没有一个统一的标准和规范，导致档案名称、分类、存档
等五花八门，给档案的检索带来了极大的不便。

例如，同一份档案，不同的部门，名称不同，寻找起来就比较麻烦。

在信息技术不断进步的今天，更多的企业开始
使用电子档案管理系统来对档案进行管理。

此外，一些单位虽然使用了电子档案
管理系统，但他们的档案仍然是纸质的，需要人工进行整理和管理，并且给档案
的检索带来很大的困难。

（二）档案管理人员的整体素质较低
由于档案材料的数量巨大，因此必须对这些档案材料进行有效地组织与管理。

然而，在实践中，档案管理人员的职业素养却不高，这给档案管理带来了很大的
隐患和风险。

目前，我国高校的档案管理还存在一些问题，如管理不力，业务不
规范等。

因此，如何做好高校图书馆的档案工作，就显得尤为重要。

此外，在工
作过程中，因为档案管理员本身的知识和技术水平都比较低下，所以他们对各种
档案的认识和处理都会出现一些偏差，从而导致了档案管理的混乱和无序。

（三）档案数字化转型的滞后
当前，随着信息技术的迅速发展，档案的数字化已经成为一种必然。

数字化
技术的应用，将使档案的工作效率和安全性得到很大的提高。

然而，在实际工作中，档案数字化的进程却十分缓慢，许多机关和企业还在沿用传统的纸质档案的
管理方式，因此，档案数字化的进程十分缓慢。

但是，对于一些企业和机构来说，实施数字化转型需要花费更多的成本，而他们却无力承担，因此，数字化转型的
进度很慢。

此外，当实施数字化转型的时候，需要大量的人力和物力，这对于那
些资源有限的组织和企业来说，是一个很大的负担。

长期以来，人们一直把纸质
档案管理作为一种较为可靠的方式来处理。

这也让许多人对数字经济的发展感到
抗拒，害怕它会为社会带来不可预知的风险和问题。

观念的改变是一项长期的工作，要在机关和企业大力推行数字化改革的理念和价值观，要确保数字档案的安全，否则将给机构和企业带来巨大的损失。

二、改善档案管理质量的对策
（一）制定档案检索流程的标准化
档案的数量庞大、类型复杂，给档案的管理带来了很大的困难。

其中最大的
问题之一是档案的获取困难。

要解决档案“难找”问题，首先要构建一个高效、
准确、便捷的档案检索系统，其次要构建一个完善的档案信息共享机制。

首先，
要建立一个完整的文献检索系统，解决现有文献难以获取的难题。

同时，要建立
完善的档案搜索规则，使用户可以根据档案编号、档案名称、档案日期、档案类
型等多个渠道查找需要的档案。

在检索过程中，采用了模糊查询和全文检索两种
方式，以提高检索的效率和准确度。

在实际工作中，大量的档案被不同的部门所
使用，并且分散在不同的地方，这就要求实现档案的共享。

为实现档案信息的共享，可以采取以下几种方式：建立档案共享平台，实现档案信息的检索和利用；
制定馆藏图书借阅制度，为馆藏图书借阅提供方便，提升馆藏图书的利用率；也
可以采用共享的方式，即将档案复制一份，供各部门共同阅读，但要注意档案的
安全，避免档案泄露。

要解决档案检索难的问题，除了要建立完善的档案检索体
系和档案共享机制外，还要加强档案管理的规范化和标准化，在对档案进行管理时，要遵守一定的程序，如档案的收集、整理、存储、保管、借阅和销毁等。

（二）提高档案管理人员的综合素质
随着科学技术的不断发展，档案工作也逐渐走向了数字化、智能化。

为适应
新形势，档案工作人员应不断加强学习，不断提高专业素质。

在培训和学习方面，要对各级档案人员进行适当的培训和学习，使其具备相应的专业知识和技能。

在
档案工作中，应加强对档案的基本知识和基本技能的培训，提高档案的管理和鉴
定能力。

同时，还应在档案管理学、档案数字化等多个领域中，加强档案管理和
决策的研究。

为了提高档案工作者的学习效率，应该构建一个能向档案工作者提
供教学资源和教学课程的网上学习平台。

在该网络教学平台上，学生可以随时随
地进行学习，使学习变得更加灵活方便。

在该网络教学平台上，学生可以根据自
己的需求和兴趣，提供文献资料，视频，课件。

为了方便跟踪和管理，可以在学
校中建立学生档案工作的培训与学习记录。

这样，就可以记录和管理他们的学习
情况，为他们的后续工作提供基础和支持，可以把档案管理人员的学习情况作为
评价他们工作表现的一项重要参考指标，以此来鼓励他们不断地学习和进步。

（三）推动档案数字化转型
档案是组织、企业和其他组织在管理和运作过程中所使用的一种非常重要的
资源，它是实现信息管理、提高操作效率和提升竞争能力的必要条件。

然而，在
传统的档案管理模式下，存在着存档空间小、管理流程烦琐、查询效率低下等问题，对企业的经营和管理造成了很大的负面影响。

因此，加速档案数字化的建设，建立数字化档案的管理系统，是当前摆在人们面前的一项重要课题。

本文从三个
方面着手，即数字化档案的采集、存储和管理，建立了数字化档案的管理体系。

所谓的数字化，就是将纸质档案转化为电子档案，通过扫描仪、拍照仪等仪器进
行收集；数字档案存储是将档案存储在一个数字化存储设备中，例如云端或本地
服务器，以确保档案的安全、可靠；电子文件的数字化管理，是指通过信息化手段，实现对电子档案的数字化管理和利用。

结语
信息技术的发展，使档案管理工作步入了数字化时代。

但是，从现实的角度
来看，当前档案管理中存在着许多问题，如信息安全，档案检索困难，档案管理
人员素质低下，数字化建设滞后等。

为进一步提升档案管理水平，应建立健全档
案检索程序，加强信息保密工作，加强档案工作队伍建设，推进档案数字化改造，以提升档案管理工作的效率与质量。

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