浅谈电子文件的档案化管理
浅析电子文件档案化管理
作者简介 ： 吕红春（９Ｏ ）女 ， １７一 ， 山东济南 人 ， 济南广播 电视大学档案馆员 。
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维普资讯
分类 、 整理 、 目， 编 分别存储在档案部 门主服务 器相应的存储 空间里 ， 必要时档案信息还可 以脱机存储 到其它更 安全 的 在
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电子文件档 案化 管理
什么是 电子文件档案化管理 呢？电子文件档案化管理 ， 就是在传统档案管理经验 和形式基础上 ， 结合 电子 文件 自身 的特点 ， 采用先 进的计算 机和网络技术 ， 有针对性 的汲取 文件 中心、 虚拟立卷等前沿档案管理理论 ， 对电子档案 实行文件 级的管理 ， 对本部 门 、 本地 区形成 的电子文件实行社会化 、 自动化 、 网络化管 理 ， 从而实现高效 、 快捷的 电子档案 信息管理 模式 ， 并相应 的成 立地区性 、 门性 电子文件 中心或 电子文件档案馆 ， 部 本着服 务社会 ， 回报社 会的原 则 ， 发挥档 案部 门的
络 化管理 ， 它不 由文件形成部 门或其 它非专业部门来管理 电子文件 ， 也和传统的档案管理方式有所 区别 。
二、 电子文件档案化管理 与传统档 案管理的区别
首先 ， 电子档案 的归档时 间与传统档 案不 同。电子文件 档案可以在文件办理结案后 随时 归档 ， 或在某一 时间周期 定 时统一 归档 ， 由文件形成部 门通过 网络传送给 档案部 门 ， 并用 电子数码 签名封签认 证 ， 由档案工作 人员接收登记 ， 按事 由 原则给 出档 案分类 号 ， 设定访 问限制级别 ， 以便将来用户查找利用 。这样 随时归档 ， 一方 面可 以避 免文件漏归 ， 保证归 档
浅析 电子文件档案化管理
吕红春
浅谈电子档案的特点和管理措施
源共 享。虽然 传统 的纸 质会 计 档案 具有 直观 可 签署 技 术 。一 般包 括证 书式 数字签 名 和手 写式
视性 ，电子档案 要在 特定 的计算 机 硬件 与软 件 数字 签名 。对 电子 文件进 行 签署 的 目的在 于证 系统 环境 中才 可视 ，但 有关 资 料经计 算 机分 类 实该 份 文件 确实 出 自作者 ，其 内容 没 有被 他人
阅读 和传 输都 需要 依靠 电子计算 机等技 术设 备 人 群授予 不 同的权 限 ，每 个人 只能 按 照 自己的 及相 关软 件 ，电子 文件 的载 体是 磁性材 料或 光 权 限和密 码查 阅相应 的档案 ，这有 利 于分级 管
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ收 稿 日期 ：Ｏ Ｏ Ｏ — ３ ２ Ｌ－ ８ ２
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处理 后存 档 ， 可以非 常方 便 、 捷地 在 电脑上 对 进行 任何 改 动 。（ ） 密技 术 。 快 ２加 给计 算 机及 文档
档案 资料 进行查 询检 索 和下 载 打印 ，还 能 比较 设置 密码 ，使 用 者 没有密 码无 法对 电子 文件 进
方便 地 对各 种 数据 进 行 分 析 、 预测 、 研究 ， 以 可
行操 作 。（ ） 份验 证 。为了 防止无 关人 员进 入 ３身
对决策 和 管理提供 较 好 的帮 助 。 时 ， 用局域 系统对 文 件或 数据 访 问 ，有 些 系统需 要对 用 户 同 利 网或英 特 网 ，存储 于 网络 服务 器 的 电子档 案 资 进 行 身份 验证 。 如果 验证不 合格 ， 该用 户 就会 被 料， 不再 受 时间和 距 离的影 响 ， 以按 照一定 的 可 授 权机 制进行 有序 的访 问 ， 现资 源共 享 ， 实 提高 资源利 用率 。
论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
论 电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
（ 哈尔滨综合 开发建设有 限公 司） 要： 各种计算机技术和 电子信息技术 的应用 ， 不仅 改变 了人们 的沟通 方式， 也对 各种管理活动尤其是文件和档案管理活动进 行了颠覆， 在实 践中 要想实现从传统档案管理 向现代 电子文件档案关管理的转变 ， 就必须要 明确 二者 的区别 。 关键词： 电子档案管理 ； 传统档案管理 ； 区别
版） ． ２ ０ １ ３ （ ０ ６ ）
计算机的产生和应用极大的改变 了人类发展的进程和方式，尤其是二 十一世纪 以来， 各种相关的 电子信 息技术 的迅猛发展， 更是对人们 的沟通方 式和生活方式实现了改变 。 这种情况下， 档案管理也摆脱了原有的传统管理 模式， 实现了信息化 的管理 。要想 实现对现代电子文件 的有效档案化管理， 就必须要 明确其同传统 的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该
一
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引 言
部门收到的电予文件的原始性 ， 真实性和准确性 ， 保证 电子文件 的法律凭证 地位。 传统的档案 的归档方式相对于 电子文件就比较简便， 是通 过一 定部 门 的证明开据 ， 对现有的材料进行更改， 在更改的过程中， 由于介质是纸制 品， 所 以没有严格 的验证程序和要求 ， 对于材 料的保密性的要求 也并不十分高。 第三、 电子文件在保管方式上和传统档案有差异。 电子文件 载体 易老化 变质及信 息多媒体、 新存贮介质的产生和发展 ， 都会影响电子文件 的长期可 读性。 档案部 门可以在接收到电子文件后打 印出一份纸质档案以作备份 ， 但 最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合 ，档案 部 门在接收到 电子文件后对文件进行格式转换 ， 以通用、 统一的格式存储接 收到的电子文件档案， 以便将来计算机技术发展后 ， 仍能读取 以前存储 的档 案， 保证信 息资源方便利用。 传统的档案 的保管主要是通过对纸制品资料 的 存储进 行的， 也就是说在管理过程 中必须要占用一定的空间， 而 且要严格 的 控制存储的环境 ， 避免由于受潮和其他环 境因素导致纸制品的破损和损毁 ， 所 以， 传统 的纸制 品资料的管理 的难度比较大。 第四、 电子文件的分类、 编 目等管理方式与传统档案不同。因为 电子文 件的特 殊性， 可以达到文件 …级 的管理， 所 以， 档案部门在接收到文件 同时 ， 可 以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案 号， 根据上下行文之间的关系， 再给 出相关文件 号， 在 归档的同时进行主题 词标引、 著录 。技术条件允许时 可 以编 制多角度、 全方位 的检索工具 方 便检索查询信息 。 用户只须给出文件分类号或主题 词， 即可以找出相应 的文 件和相 关的上下级行文及附件 ， 从而大大减轻档案工作人 员的劳动强度。 传 统的档 案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的 分拣， 也就是说要根据不同的类 目要求和类 型的区别， 对各种档案材料进行 手工的逐 一整理 ， 这种情况 下不仅耗费大量 的时间和人力 ， 还容 易导致工作 失误， 增加 了档案管理的难度 ， 而现代电子文件的档案化管理就有效的克服 了 这 一问题 。 第五、 电子文件查询利用方式和传统档案不 同。只有符合一定条件， 利 用者才 能注册 、 登记成为电子文件中心或 电子档案馆的会员 ， 会员就可 以通 过远程 登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许 可后，才可 以查询有关的电子档案信 息，并要进行借 阅登记和缴纳查询费 用。传统 的档案管理过 程中， 要想实现对某一个资料的查询 ， 必须要通过专 门的档案管理人员的查找和取件 ， 也就是说要耗费一定的时 间和精力， 但是 现代电子档案的文件管理就有效的克服 了这一不足。 四、 总 结 综上所述 ，现代电子档案的信息化管理 同传统档案管理有着非常 明确 的差异和 区别 ， 这些问题都应该引起 有关部 门的注意和重视 ， 以便更好的实 现 自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事 业单位进行管理。一 参 考文献 ［ １ 】常艳杰．信息时代档案管理网络化 的思考
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊随着电子技术的发展，日常工作生活中越来越多的电子文件被应用于档案管理工作中。
虽然电子文件优势十分明显，但也存在一些不足之处。
本文将从利与弊两个方面探讨电子文件对档案管理工作的影响。
利：1. 提高档案管理工作效率采用电子文件管理工具，能够方便地查找、整理、归档和共享资料。
相对于手动管理模式，电子文件管理可以大幅度减少人工管理时间，提高工作效率。
2. 方便文件追溯电子文件具有时间戳和可追溯性，可以重放数据，方便查看文件在不同时段的修改记录。
通过后台数据分析，可以追溯整个文件生命周期，避免特定版本被篡改、删除或遗漏。
3. 节约空间电子文件可以保存在云端存储中，不占用实体存储空间，减少机房租赁成本和空间管理成本，给企业节约大量费用。
4. 提高数据安全性电子存储方式可以对文件进行加密，保护数据安全。
同时，采用多层次的安全防护措施，防止非法入侵等安全问题，减小数据被误用和泄露的风险。
弊：1. 软硬件成本高采用电子文件管理需要大量的数据存储设备、服务器、设施等硬件支持，同时涉及到软件开发、维护费用较高。
这需要企业在上升成本的基础上做好长久的投资和预算计划。
2. 容易出现数据不一致性问题在多个用户共享同一文档的情形下，如果权限设置不到位或者出现误操作，容易出现数据不一致性问题。
这意味着数据的准确性受到损害，可能会影响企业的决策效果。
3. 增加了数据被窃取的风险采用电子文件管理工具，数据容易被黑客入侵，颠覆甚至窃取。
这需要进行更多的安全保护和管理工作，以免给公司带来不必要的损失。
结论：综合来看，电子文件对档案管理工作的影响是较为显著的。
虽然电子文件管理具有方便、集中、快捷和安全等诸多优点，但也不可避免地存在一些劣势。
因此，公司在选择电子文件管理工具时需要充分考虑利弊，整合全方位技术资源，才能尽可能地减少一些潜在风险，更好的提高工作效率和管理效果。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息化的发展，电子文件归档对于企业和机构的信息管理变得越来越重要。
电子档案管理规范是电子文件归档的重要组成部分，对于保障企业信息的完整性、真实性和安全性具有非常重要的意义。
本文将结合实际情况，介绍电子档案管理规范的重要性和相关的注意事项。
一、电子档案管理规范的重要性1.保障电子文件的安全性随着企业信息化水平的不断提高，电子文件的数量也在不断增加。
如果没有良好的电子档案管理规范，电子文件将面临诸如病毒攻击、干扰、损毁等安全问题。
针对这些安全隐患，电子档案管理规范应该包括防病毒、安全备份、权限控制、安全传输等方面的规定。
2.提高信息的准确性和一致性电子文件管理的一个重要问题是如何确保信息的准确性和一致性。
例如，同一份文档在不同时间点，可能会出现不同的版本，如果没有良好的电子档案管理规范，这些版本很容易混淆，并且难以进行追溯。
为了保障信息的准确性和一致性，电子档案管理规范应该涉及文档版本控制、文档流程管理、审批流程设计等方面的问题。
3.提高信息的可读性和可用性电子文件中存储的信息，包括文字、图像、音频等多种形式。
不同的信息形式，需要不同的工具才能进行读取和使用。
良好的电子档案管理规范，可以确保文件的可读性和可用性。
例如，对于电子文档而言，应该建立标准化的文档格式，使得文档在任何终端上都可以正常打开和阅读。
4.实现便捷的查询和检索对于大型机构和企业而言，电子文件的数量非常庞大。
为了方便管理和查询，电子档案管理规范应该涉及文档索引设计、关键字标签、全文检索等方面的问题，使得查询和检索变得更加便捷和高效。
二、电子档案管理规范的注意事项1.建立良好的电子档案管理制度企业应该建立健全的电子档案管理制度，规范电子文件的创作、管理、存储和维护流程。
制度应涵盖电子文件的分类、归档、备份、迁移、销毁等方面。
2.制定文档格式标准企业应该制定统一的文档格式标准，使得不同类型的文件可以通过相同的标准进行生成和处理。
浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策
浅谈 电子文件对档案管理 工作 的影响及对策
齐小琳 新 疆 油 田 公 司档 案 中 心
随 着信 息 技 术的 不断 发 展 ，办 公 自 动 化 在 各 级 各 类 国 家 机 关 、社 会组 织 、企 业 、 事 业 单 位 中 的 普 及 ， 计 算 机 辅 助 设 计 （ Ｃ ＡＤ）和 计 算 机 辅 助 制 造 （ ＣＡＭ ） 在 科 研 、 工 业 领 域 的 成 熟 ， 电 子 数 据 交 换 （ Ｅ ＤＩ ） 、 电子 商 务 （ ＥＣ）在 国 内 、 国 际 贸 易 中 的 应 用 ， 使 电 子 工 作 环 境 代 了以往 的文 字材料 ，它是 由拟 稿者 直接 写 在磁 盘上 ，并在 磁盘 上进 行修改 ，一 经形 成 后 ，马上存 贮到 办公 信息数 据 中 ，由档案 人 员、技术 人 员所 共享 。这 就使得 文件 与档 案 之 间不再 有明 显的界 限 。纸 质档 案的 管理 工 作 经过长 期实践 ，已 总 结 出一 套工 作流程 及 方法 、原 则 ，如文 件的立 卷 归档制 度 。文件 （ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ ｃ Ｗｏ ｒ ｋ Ｅ ｎ ｖ ｉ ｒ ｏ ｎ ｍｅ ｎ ｔ ） 日益 的 归档立 卷工 作是档 案 工作流 程的 起点 ，也 普 遍 。很 多机构 的文 件在 计算机 上产 生 ，在 是文 书工 作和 档案 工作 的结 合点 ，文件 形成 网上进 行处 理 ，形成 了 电子文 件。 后 ，由文 书部 门收集 立卷 后 ，交档案 部 门管 理 ，一般 一年 归档 一次 。而 电子文 件随 时产 生 ，随 时 更 改 ，存 贮在 计 算 机 磁 盘 或 光 盘 中。 因此 ，它对计 算机有 很 强的依 赖性 。如 １电子文件定义及其特点综述 所谓 电 子文 件 （ Ｅ ｌ ｅ ｃ ｔ ｒ ｏ ｎ ｉ 式 移交 ，归 办理 完毕 ，具有 保 存价 是 指 以代码 形 式记录 于磁 带 、磁盘 、光盘 等 档 范 围也 不能 只是 “ 载体 ，依赖 计算 机 系统存 取并 可在通 信 网络 值 ”的文 件 ，还应 包括该 文 件的读 取软 件甚 至 操作 系统 。 传输 的 文件 。 ２ ． ２ 由于 电 子 文件 信 息 与 载 体 的 可分 与纸 质文 件 比较 ，电子 文件有 以下 几个 离 性 ，档案 实体 分类也 可能 将被 概念 分类整 特点： １ ． １信 息的非 人工 识读性 。在 电子 文件 理 所取 代 ，因为 实体 分类的 结果 只能 体现一 产 生之前 ，人们可 以在 各种书 写载 体上 直接 种 属性 联 系 ，这种 单线 排列 的方式 是手 工操 写 入或 Ｆ ｐ ￣ Ｊ Ｊ 各 种信 息 ，生成 文件 ，也可以 直 作管理 档案 的需 要 ，但 在 当今 电子文 件的环 接 读 出文件 中的信 息 ，并理 解它 的意思 ，不 境 中，文件 的形 式特 征和 内容特 征均 发生 了 需 要任 何中介 物 。 变 化 ，电 子文件 可以通 过计 算机 系统进 行迅 １ ． ２ 系统 依 赖性 。从 文 件 的 制 作 、处 速 、有效 、多 角度的 整序 ，不再 需要对 它进 理 ，以 到 归档后 的全部 管理 活动都 必须 借 助 行象 纸质 文件那 样的 分类 整理 。不 同的用 户 于 计算 机系统 才能 实现 。不 兼容 的计算 机 系 可以根 据 不同的 需要 ，利 用办公 自动化 系统 统 和应 用软 件生成 的文 件在 转换 使用时 会遇 对 电子文件 进行 自由组 合分 类 。 ２ ． ３ 由于 电子文 件的 保存价 值 同时取决 到 很大 的困 难 。也 就是 说 ，不 同类型 的系统 干其 自身价 值 和可读 性 ，其鉴 定的方 法 、内 可 能对 文件 产生 排 斥作用 。 容 、标准 均将 发生变 化 ，原有 的档案 价值 理 １ ． ３信 息与 特定 载体之 间的可分 离性 。 电子 文件信 息与 载体 的可 分离性 ，使 电子 文 论分 析范 围也 将扩 大 ，要分析 电子 文件 的读 件 中 的信 息不 同具 有固定 的物理 位 置 ，也 不 取软 件甚 至操 作系统 。根 据传 统的档 案价 值 再 对 原记录 载体 “ 从 一而终 ” ，如 可以根 据 鉴定 理论 ，文 件应根 据其 凭证价 值和 参考 价 需要 从硬盘 拷入 软盘 、磁 带和 光盘 ，还 可以 值 确定保 管期 限 ，而 电子 文件 一方 面 由于制 作方 便 ，将产 生 比以往 更 多的 文件 ，另一 方 通过 网络转 移到 其 他地方 或提 供给利 用者 。 电子 文件 中的信 息是 可流 动的 ，具 有相对 独 面 由于用 户的 需要 ，信息 和数 据不 断地修 改 和 补充 ， 因此 很难 划定 固定 的保管 期限 ，况 立性 。 且 目前 电子文 件的 凭证价 值 尚无法 律保证 。 １ ． ４ 信息 的易 变性 。 因此 ，其 鉴定 、管 理方法 亦无 定论 。此 外 ， １ ． ５信 息存 储 的高密 度性 。 １ ． ６ 多种 信息 媒体 的集成 性 。纸质 文件 由于 电子 文件 信息 载体 的特殊 性 ，其保 管方 主要 承载 文 字和 图形信 息 ，而 电 子文件 可以 法 、要 求 以及检索 和对 外利 用等 方面 也与纸 将文 字 、 图形 、图像 、影像 、声音 等各 种信 质文件 有许 多不 同之处 。 息形 式加 以 有机组 合 ，这种文 件称 为 “ 多媒 体文 件 ” 。 １ ． ７ 信 息 的 可操作 性 。 电子 文件 中的 ３电子文件对档案学理论的影响 数 字信 息不 是静态 、固态 、消极 的 ，而 是动 ３ ． １对 档案 本质 属性 的影响 态 、可 变 、积极 的信 息 。 原 始记 录性 是 档 案 的 本 质 属性 。这 种 原始记 录性 一方 面表 现在 档案 的内容 上 ，另 方 面表 现在档 案的 形式 上 ，如当事 人的 亲 笔手 稿 、领导者 的 亲笔 签署等 ，都表 现 出真 ２电子文件对档案业务管理工作的影响 电子文 件的 出现是 一场 记录 革命 ，与传 实 的原始性 。也 正是 档案 的原 始记录 性 ，才 统的文件、档案管理相比，电子文件、档案 使得 档案 区别 于 图书 、情 报 、资料等 其 它信 的管 理具 有相 关 因素 增 多 ，各因素 之 间的相 息 ，而具 有法 律凭 证的 作用 。在办 公 自动化 关度 增高 ，变量 增 多 ， 目 标 复 杂化 ，技 术含 系统 中 ，电子 文件 从起 草 、修 改到 印 发都 在 量更 高 、更新 、更快 等新 的特 点 ，从而 对管 计 算机 上进行 ，它便于 修改 、便于 复制 的特 理活 动提 出 了更高 的要 求 ，需 要在 科学 的管 性 ，使 得最 能体现 档案 原始 记录性 的 内容 与 理思 想的 指导下 ，从政 策 、制 度 与技术 方法 形 式特征 不 复存 在 。电子文 件是计 算机 文字 处 理 系统 中的最后 一个 文本 ，没有 草 稿与 印 的 不同层 面 共同采 用新 的对 策。 ２ ． １ 传 统 的 档 案 工作 以 纸 质 文件 材 料 稿的 区别 ，也没 有正本 与 副本 的差异 ，甚至 为 工作对 象 ，而应 用计 算机 后 ，电子文 件取 文 件 与档案 之 间很难划 定一 条 人为的 界限 。
【浅谈电子文件档案管理】档案管理制度
【浅谈电子文件档案管理】档案管理制度1 电子文件的概念与特征电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
2 电子文件的种类如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。
目前，主要有以下几种划分方法：按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件、多媒体文件、超文本文件。
按文件功能分类，可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。
按文件的生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
3 电子文件的特点电子文件的特点有：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性。
电子文件管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，采用计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行分级或文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。
本着服务社会，有效利用的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件管理模式采取先进的技术和理念，以虚拟、开放的手段来管理电子文件档案。
档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段对各子单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊电子文件作为数字时代必不可少的一部分，已经广泛地应用到各个领域中。
对于档案管理工作来说，采用电子文件进行管理可以带来很多便利，但是也面临着挑战。
本文将从利与弊两方面，对电子文件在档案管理工作中的影响进行探讨。
1.便捷性：电子文件相对于传统的纸质文件，具有极大的便捷性。
它不需要占用很大的空间，也不需要单独的存放场所，只需要电脑或者其他电子设备即可进行管理。
而且在查找、整理和传递时都能够极大地提高效率。
2.安全性：电子文件可以通过密码保护等技术手段，保证文件的安全性。
印刷文件容易被窃取、灭失或者损坏，而电子文件备份和恢复容易，不容易丢失，还可以实现多备份存储和即时同步更新。
3.智能化：电子文件可以用多种工具进行检索和分类，能够智能化管理。
这样可以让用户更加便利地访问存储于网络上、云端的数据资料、文献、报告、图片、视频等多媒体文件。
4.节省费用：电子文件可以通过网络传输，不需要硬件设备搬迁，因此可以有效地节省搬迁和存储费用，同时还可以实现无纸化办公，为企业或单位降低开支。
1.失真性：无论是数字文件还是印刷文件，都会受到岁月侵蚀的影响。
数字文件可能因为损坏、病毒等原因损失；而印刷文件则容易被虫蛀、湿气等因素影响其可读性。
这对档案管理工作甚至可能带来灾难性的后果。
2.分散性：电子文件可以在各种媒体中进行存储，且空间成本较低，因而很容易分散化。
这就要求对电子文件进行管理的人员，必须有较为高超的管理技能，否则常常会出现文件文件无法找到的问题。
3.隐私安全问题：电子数据的便捷性固然有优点，但是同时也有隐私安全问题。
因此，企业或单位需要采用各种开放曝光的安全机制，加密技术等方式保护数据信息，避免泄露。
4.缺乏统一标准：目前大量信息采用电子文件进行存储，但是缺乏统一标准。
这就对资料的保存、检索和共享等方面都带来了挑战。
总之，电子文件对档案管理工作既带来了便捷，又带来了一系列挑战。
我们需要不断地提高电子文件管理技术，保证电子文件管理的安全性、便捷性、高效性。
浅谈电子文件在档案管理中的作用
１ 电子文件 的特点 电子文 件不 再是直观 的纸质 文件 ， 它需要 借助现 代办 公设备 才能 阅读利 用： 电子文件可 以直接 由计算机 等现代办 公设备 迅速地处 理和传递 ： 文件 电子 的利用 是可共享 的， 也不再受 时间和距离 的影 响： 电子 文件 的保 存条件和 环境 要求与纸 质档案 不同， 它对保存 场地 的面积要 求不高， 而对环 境 的温 湿度 、防 磁性 等 条件 的 要求 很 高 。 ２电子文件 对挡素生 务管 理工作 帕影一 由于 电子文件 信息与载体 的可分 离性． 档案实体分类 也可能将被概 念分类 整理所取 代， 因为实体 分类的结 果只能体 现一种 属性联系 ， 这种 单线排列 的方 式是手 工操作管理 档案 的需要， 但在 当今 电子文件 的环境 中， 文件 的形式特 征 和 内容特征 均发 生 了变化 ， 电子文 件可 以通过 计算 机系 统进 行迅 速 、有效 、 多角度 的整序， 不再 需要对它 进行 象纸质 文件那 样 的分类整 理 。不 同的用 户 可 以根 据不 同的 需要， 利用 办公 自动化 系统对 电子文件 进行 自由组 合 分类 。 由于 电子文件 的保存 价值 同时取 决于其 自身价值 和可 读性。 其鉴定 的方
和密 钥计算 该 电子文 件的认 证字， 如果 计算 结果和 他所收到 的认证 字一致， 即 可认 定这 份电子文件 的内容与 发出时是一致 的， 而证明这份 电子文件 的原始 进 性 、真 实 性 。 ４ ４ 身 份验证 ． 为了防止无关人员进入 系统对 电子 文件 或数据进行访 问， 有些系统需要对 用户 进行身份 验证， 如银行 系统用 户使用 个人密码验 证， 有些文件 管理系 统使 用管 理员 代码 验证 等 。最 常见 的方 法是 给每 个合 法用 户一 个 “ 行字 ０ 代 通 表该 用户身 份 。通 行字 可 由数 字、字 母或特 定的符 号组 成， 有用户 本人和 只 计算机 系统知 道 。当合法用 户要求 进入系 统访 问时， 首先输入 自己的通 行字， 计算机 自动将 这个通行 字与存储 在机 器内的有 关该用户 的资料进 行相 关的业 务访 问 ： 果一种验 证不合 格， 如 该用户 就会被拒 绝于系 统之外 。身 份验证 技术 可用 于 电子 文件 访 问权 限 的控 制 。 ４ ５ 防火墙 ． 这是 一种访 问控制技 术。在某 个机构 的网络 和其它系 统网络之 间设 置障 碍， 防止其它 系统 的网上用户 对该机构 信息 资源的非 法访 问， 也可 以阻止该机
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊随着科技的不断发展，电子文件已经逐渐成为档案管理工作中不可或缺的一部分。
相比传统的纸质档案，电子文件具有很多显而易见的优势，但同时也存在一些不容忽视的弊端。
本文将就此话题进行一番探讨。
让我们来看一看电子文件给档案管理工作带来的利好。
电子文件的使用大大提高了档案管理工作的效率。
无论是档案的存储、检索、还是备份，都可以通过计算机软件来完成，大大节约了人力和时间。
电子文件还可以实现多地访问，即使在不同地点的人员也可以同时对档案进行查阅和编辑，提高了工作的协同效率。
电子文件的可搜索性和分类功能也使得管理和整理档案更加简便快捷，提高了工作效率。
电子文件具有更好的保存性和安全性。
传统的纸质档案如果受到自然灾害、盗窃等事件影响，可能会造成档案的永久丢失。
而电子文件可以通过网络传输、云存储等方式实现备份和保全，大大提高了档案的安全性和保存性。
电子文件还可以通过密码保护、访问权限等手段实现对档案的严格控制，防止档案被盗用或篡改。
电子文件还具有更好的可持续性和环保性。
纸质档案需要占用大量的纸张和印刷墨水，而电子文件只需要占用一定的服务器空间，对环境的影响更小。
电子文件也更容易进行更新和迁移，不需要消耗大量的资源进行整理和转移。
对于长期保存的档案，电子文件也更容易实现永久保存，而纸质档案则需要定期更换、维护和防潮处理。
电子文件也存在一些不容忽视的弊端。
首先是安全性问题。
虽然电子文件可以通过密码保护和访问权限实现保护，但是一旦网络被黑客攻击或者服务器被破坏，档案的安全性就会受到极大威胁，可能导致档案的泄露、篡改甚至丢失。
其次是技术和格式的不稳定性。
随着科技的不断发展，以前的电子文件格式可能会出现无法打开或者解码的情况，导致档案无法读取和使用。
电子文件的存储设备也存在损坏和老化的风险，一旦损坏可能导致档案的永久丢失。
电子文件还存在着数据完整性和真实性的问题。
网络传输和存储过程中，电子文件难免会受到病毒、木马等恶意软件的感染，可能导致文件的损坏和篡改。
浅谈电子文件的特性与档案化管理
临 时把 文件装 配起 来 。这 些情 况 。
不仅 造 成 电子 文 件 与 载体 的分 离 机 内 进 行 数 字 信 号 的传 输 处 理 。 辑 结 构 的复 杂性 及 对 元数 据 和 背 性 ，也使 长 期 处 于 共享 计 算 机 网 只要 技 术 方 法 得 当 ．就 可 以 完全 景信 息 的依赖性 络 资源 环 境 的 使 用 者淡 漠 了 对 电 恢复 到与 原信 号 一样 文 件 的物 理 结 构 是 指 其 信 息 子 文件 存 储 于 哪 台计 算 机 、哪 个 （ ） 二 电子文件对设备 的依赖 存 诸 于 载 体 上 的 位 置 及 分 布 情 载体 以及 什 么 位 置 的 关心 。这 个 电 子 文件 的形 成 和 各种 处 理 况 。 如 文 件 的正 文 、 例 图形 、 示 、 特 征 给 电子 文 件 的保 管 带 来 许 多 批 均 是 在 计 算机 等 设 备 的支 持 下 完 成 的 ． 开计 算 机 等 设 备 。 离 电子 文 附件 等 部 分 各 自在 载 体 上 的 存 诸 新 的 问题 。 理 不 好 ． 直 接 影 响 处 会 位 置 。文 件 的逻 辑 结 构 是 指 信 息 其 真 实性 、 完整 性和 可靠 性 。
识。
一
物 理 结 构 也 同 时 破 坏 其 逻 辑 结 构 。 电子 文 件 的 信 息物 理 结 构 和 逻辑 结构 往 往 是 不 一 致 的 。 同一
。 ’
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电子 文 件 的非 直 读 性 体 现 在 份 电子 文 件 中 的 正 文 、 图 形 、 批
电子 文件 的 特性 很 多方面 。 是数字 编码 记录 于载 一 电子 文 件 某 些特 性 与 纸 质 文 体 上 肉眼无 法分辨 。 况磁 载体 上 何 件 有很 大 区 别 。要 管理 好 电 子 文 的 “ 磁畴 ” 极性 是 物 质 内部 的物 理 件。 就必 须 了解其 特性 。电子 文件 性 质 ， 本 不可能 看 到 。 根 此外 ． 载体 的主要 特性 可概 括 为 ：
浅谈如何做好电子档案管理工作
１ ． １虚拟 性 和依赖 性 电子 文件 必须通 过计 算机 及其 相应 的软件 系统 处理后 ， 才能 被人们 阅读 和识 别 ， 因而它 不 能离 开计 算机 硬件 及 软件 系统 而独立存 在 。 外 ， 另 电脑屏 幕上 呈 现 出来 的 文件及 其格 式 ，是经 过计算 机 程序 处理 过的 ， 同一 电子文 件可 以被显 示成 各种 不 同格式 ， 因
此 它 只是 一 种虚 拟 的文件 。 １ 不稳定 性 ． ２ 电子文 件 的不稳 定性表 现 为三个 方 面 。一 是 所
技术问题。电子档案管理的载体材料是磁性物质 和
光盘。 聚酯 底基 是磁 盘 和磁带 的支 持体 。 聚酯底基 具 有易 产生静 电而吸 引尘埃 导致 卷 曲 、 与磁 粉脱 离 、 易 伸长 后不 易恢 复等缺 点 。粘 和剂起 着连 接底 基 和磁 粉 的作 用 ， 具有 易 热胀 冷 缩 、 损 、 落 、 连 、 它 磨 脱 粘 生 霉 等缺点 ， 接影 响信息 再现 。 直 磁粉 中 的磁 性氧 化 物
【 内容摘要】 本文针对电子档案管理工作 中存在的问题提 出一些具体对策建议 ， 对提 升档案管理水平
具 有一 定参 考价值 。
２１电子档 案 管理 的要充 分考 虑 电子档 案 的原 ． 始性 、 实性 、 真 完整 性 、 全性 问题 。 于 纸质文 件来 安 对 说， 内容 的原 始性 ， 字 体 、 迹 、 其 字 图像 、 印章 等 清 晰 真 伪易 于判别 ，人 们可 以借 助形 式 的原始 性来 证 实
立 较 强 的安 全 防范 意识 ， 防止档案 泄 密事件 发生 。 ４４ 电子档 案 管理 员应 有 管 理与 创新 能 力 。 电 －
论档案化管理电子文件是保障电子档案质量的前提
收者等等。这些情况 ，不仅造成电子
文件与载体的分离性 ，也使长期处于
阶段产品技术状态的最终版本 ；电子
三 、档 案 化 管理 电子文 档 的 文件与相应 的纸质或其它载体文件的 共享计算机网络资源环境的使用者淡 管理措施 内容及相关说明是否一致 ，软件产品
档案化管理
＆－ ７ － 档案 档案质量
电子文件管理是一项极其复杂的 在计算机等设备的支持下完成 的，离 种种因素均决定 了电子文件载体的非
技术工程 ，从这个意义上说 ， 也 可把 开计算机等设备 ，电子文件既看不见 直读性。
电子文件管理称为 “ 电子文件技术工 也摸不着 。其对设备依赖性主要体现
２ ０ １ ３ 年第１ 期・ 萎 蔼缓 ６ ３
政背景关系的信息可能存放在其他地 法访问，也可以阻止机要信息 、专利 必要的批准手续 。收集积累过程中的 方。如不特意提供或补充这些元数据 信息从该机构的网络上非法输出。 或背景信息 ，就可能给电子文件的运
作和归档带来问题。 （ 五） 防写措施。这种不可逆式
（ 四 ）电子文 件物理结构 与逻
程 ”。电子文件的特性决定 了电子文 在 ：一是数字编码 ，二是硬件 ，三是 辑结构的复杂性及对元数据和背景信 件管理必须遵循档案收集、整理 、保 软 件 ，四是 技术设备 更新 ，五是加 息的依赖性。文件的物理结构是指其 管、利用 、鉴定 、统计等管理原则 ，
一
归档的电子文件是否齐全完整 ，真实
随着上述等技术的成熟 、普及和 可靠 ；相应 的机读 目录 、伺服软件 、
个载体转换到另一个载体 ，其内容 新技术的出现 ，保证 电子文件 的原始 其它说明是否一同归档 ；归档的电子
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。
为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。
二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。
2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。
3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。
4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。
三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。
2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。
3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。
4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。
5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。
四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。
2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。
3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。
利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。
4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。
五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。
浅谈电子档案管理的问题及对策
（ ２ ） 签署技术 。在电子文件上进行签署的技术主要有两种 ：一种
是光笔签名 ，另一种是数字签名。 光笔签名是签名者使用一种专用的光笔 直接在输入板上签名 ，屏 幕是显示出来的 “ 笔迹”。 （ ３ ） 信息认证 。电子文件 的使用者，非常关心他所使用的信息在 存 储或传输过程 中是否 “ 完好如初” ，是否被人篡改 或替换过 ，信息 认证技术可 以消除使用者这个疑虑 。比较常用的方法是 ，先把 电子文 件信息分成一定的长度 ，利用分组密码进行信息认证。 （ ４ ） 身份验证。为了防止无关人员进人系统 ， 对 电子文件用户进 行身份验证 。身份验证可使用管理员代码验证等。最常见 的方法是 给 每个合法用户一个 “ 通行字” ， 代表该用户身份。通行字可由数字 、 字母或特定的符号组成 ，只有用户本人和计算机系统知道 。 （ ５ ） 防火墙。这是一种访问控制技术 ， 在某个机构的网络和其它 系统网络之间设置障碍 ，防止其它系统 的网上用户对该机构信息资源 的非法访 问 ， 也可 以阻止该机构的机要信息 、专利信息从机构的网络 上非法输出。实现防火墙功能所用的技术 ，主要有数据包过滤 、应用
案工 作者 的 一项 紧迫 任务 。 关键 词 ：电子 档案 ；困境 ；对 策
当今科学技术的发展 日新月异 ，电子计算机大规模地用在了办公 自 动化方面 ，党政机关部 门、企事业单位逐 步实现 了办公 自 动化 ，档 案工作 已逐步实现现代化管理 ，电子档案成了档案管理 的重要形式 ， 也成为 目前档案管理 工作 的重要 内容 。随之而产生 的电子文件与纸质
２ ． ３ 真实性 问题
电子档案极易失真 ，如将纸质档案转化为电子档案 的操作过程 ， 稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴 随其生命 的始终 ，维护其真实性是一个不问断的过程 ，信息内容 “ 出错 ”的概 率和机会远高于传统档案 。电子档案可被原样复制 ，甚至被篡 改后可 不 留痕迹 。
档案管理论文浅析电子文件档案化管理的现实意义
档案管理论文浅析电子文件档案化管理的现实意义在当今数字化的时代，信息的产生、传播和存储方式发生了巨大的变革。
电子文件作为信息的重要载体，其数量呈爆炸式增长。
电子文件档案化管理成为了档案管理领域的一个重要课题，具有深远的现实意义。
电子文件档案化管理能够提高工作效率。
传统的纸质文件管理需要耗费大量的人力、物力和时间进行收集、整理、归档和检索。
而电子文件可以通过计算机系统进行快速的分类、编目和存储，大大减少了繁琐的手工操作。
工作人员能够利用检索工具，迅速准确地找到所需的文件，节省了查找文件的时间，从而提高了整体工作效率。
电子文件档案化管理有利于节省存储空间。
纸质文件需要大量的档案柜、库房等物理空间来存放，随着时间的推移，存储空间的需求会不断增加，成本也随之上升。
相比之下，电子文件以数字化形式存储，占用的空间极小。
一个大容量的服务器或存储设备就可以存储海量的电子文件，有效地解决了存储空间不足的问题，同时也降低了档案管理的成本。
电子文件档案化管理能够更好地保证文件的安全性和完整性。
在电子文件管理系统中，可以设置严格的访问权限和密码保护，只有授权人员能够查阅和修改文件，有效防止了文件的泄露和篡改。
此外，通过数据备份和恢复技术，可以确保电子文件在遭受自然灾害、系统故障等意外情况时不丢失、不损坏，保证了文件的完整性和可用性。
电子文件档案化管理有助于信息资源的共享和利用。
通过网络技术，电子文件可以在不同部门、不同地区之间实现快速传递和共享，打破了时间和空间的限制，使信息能够及时为更多的人所利用。
这对于跨部门、跨地区的合作以及决策制定都具有重要意义，能够促进信息的流通和交流，提高工作的协同性和决策的科学性。
电子文件档案化管理也为档案管理的规范化和标准化提供了有力的支持。
电子文件管理系统可以按照统一的标准和规范对文件进行处理，包括文件的格式、编码、分类等，确保了档案管理的一致性和规范性。
这有利于提高档案管理的质量，便于不同机构之间的档案交流和整合。
档案信息化之电子文件归档与管理
档案信息化之电子文件归档与管理檔案信息化是我国以及全球未来发展的趋势。
在发展过程中，建立信息化档案库是我们信息化建设的脚步的进程。
在进步的过程中，我们需要建立应用系统平台，需要建立数据库，最后也需要电子文件的归档与管理。
电子文件的归档是指我们电子档案的归属。
目前我们档案的迁移依旧靠国家的快递业务，随着我们的生活，学习，工作单位的改变，我们电子会归档到一定的地点，不能再自己手中保存，不能自己留存。
可以在家乡的人事局，可以在学校的档案中心，可以在别的单位的人事部。
在建立电子档案之后，这个问题也要在电子档案方面的得到解决。
电子档案的归属需要靠电子档案转出和转入双方同时建立电子档案信息库，然后以一定的程序惊醒转出和转入。
保证群众的档案及时归档，不出现死档的情况。
在档案的管理过程中，我们电子档案的管理特别麻烦。
电子档案需要我们进行归类，进行数据录入，在数据录入的过程中，对于我们来说是个不小的挑战，如何将数据准确录入不出错是很重要的，需要有专门的校对人员进行校对。
在录入信息之后，我们要将录入的信息进行管理，分层次，分类别的进行像书架般的整理过程。
在进行数据和电子档案的管理过程中，有几个小的建议：1.分地区管理各部分社区设置管理员，在社区中管理自己社区的档案;县级，市级人事部需要设置管理员管理自己地区的档案，在这个过程中，量不大而且会便于管理。
2.按照分类管理电子档案电子档案可分为好几类，包括就业的，居民的等等。
在分类的过程中，分门别类是很重要的，便于电子档案的管理与处置。
1.电子档案的管理应谨慎精细在网络上建立电子档案数据库就会出现电子档案数据库管理员账号被盗的情况下，造成人民群众财产损失的;或因某个员工工作不精细从而对群众造成一定影响的，也需要大家正确认识电子档案信息的管理，规范管理，规范使用，规范开发是我们当代处理规范的电子信息档案的要求。
2.电子信息档案的管理应灵活化过去因为档案管理的不灵活，导致我们在使用纸质档案的时候具有一定的不便捷性，具有一定的不灵活性;找规矩办事是没有错，但是电子信息档案的管理应具有灵活性，灵活处置，灵活交代，灵活沟通等。
浅谈电子档案的特点及管理
试论电子文件档案化管理
实 证 分 析
试论 电子 文件档案化管理
黄 禹
四平 １６０ ３ ０ １） （ 平 市 物 流 配 送 中 心 ，吉 林 四 摘 要 ：随 着 电 子 信 息 技 术 的 飞 速 发 展 ， 公 自动 化 、 准 化 、 络 化 日臻 完 善 ， 量 繁 杂 的 公 文 、 往 函 件 均 可在 计 算 机 和 网 络 上 办 结 。 办 标 网 大 来 随之 而来 的 大量 的 电子 文件 如何 实行 档案化 管 理 ， 当前从 事 电子文件 档案 管理 人 员面 临新的挑 战 。 是
近 几 年 ， 子 信 息 技 术 取 得 飞 速 发 展 。办 公 自 动 化 、 准 化 、 电 标 网络 化渐 趋完善 ，政府 部 门使用 办公 自动化 管理 系统代 替 以往 手续 繁杂 的办公 行文 、 来往 函件 ， 许多 日常工 作可 以直 接在计 算 机和 网络 上办 结． 文件 从产 生 到处 理结 案几 乎可 以不使 用纸 和笔 。 随着先 进 的技术 和管 理方式 产生 了大量 的 电子文 件 。 从 电子 文 件 形 成 的 过 程 和 特 点 看 ， 子 文 件 仍 像 普 通 文 件 一 样 电 具有形 成 阶段 、 理 阶段 、 置阶 段 。根据 文 件生 命周 期 理论 ， 管 处 电子 文 件 的 处 置 阶 段 （ 档 ） 应 由 档 案 部 门 集 中 统 一 管 理 。 这 是 《 华 归 仍 中 人 民共 和 国档 案法 》 关 规 定 的要 求 ， 是 电 子文 件 形 成 部 门 的必 有 也
然 选择 。
由文件 形成 部 门或其 它非专业 部 门来管 理 电子文 件 ，也 和传 统 的档 案 管理 方式 有所 区别 。
二 、 子 文 件 档 案 化 管 理 与 传 统 档 案 管 理 的 区 别 电
浅谈对档案电子化管理工作的思考
●ｌ
浅谈 对档案 电子化 管理 工作 的思 考
陈
（ 南京 海事 局 中图分 类号 ：２ １ Ｇ ７ 文献 标识 码 ： Ａ 江苏
青
南京 ２０ １） １０ １
文 章编 号 ：０ ９９ ３ （０ ０ １— ２ １Ｏ １０ — １Ｘ２ １ ）６ ０８ 一 １
所 谓档 案信 息 的 电子化， 就是 用 计算机 对 档案 文献 进 行收集 、筛选 和 不 同层 次的加工， 使之转 化成为 计算机 软件形 式 的二次文 献信息 供人 们利用 的过
随意 删改 ， 都具 有很 好 的效果 。应 当不 断改进 现代 化管 理手段 ， 努力 提升 馆藏
档案 的安 全 保护水 平 。 （） 视和 加 强对 档 案 管理人 员 的培养 ３重
在电子 文件 日益 发展 的今 天， 养和造 就 一批通 电子技术 、 培 懂档 案 管理 的 人员 是 当务之 急 。 档案 部 门和各 级政 府要 重视 和加 强对 档案 管理人 员 的培养 ，
变性和 信息 载体 的可 分离 性 。 机 内存贮 的 电子档 案无个 人 笔迹特 征， 书 计算 无
写墨迹 和新 旧 的区别 ， 旦被删 改， 一 复制 或纂 改 内容 都很难 被识 别 。
１ ２ 电子 文件 档案 信息 安全 问题 日益 突 出 ． 随着 全 球 化 、信息 化 和 网络 化时 代 的 到来，因特 网的 全球 性 、开 放 性 、
稿与 印稿 的区别 ， 也没有 正本 与副 本 的差异 ， 至文件 与 档案之 间 很难划 定 一 甚 条人 为 的界 限。它 给档 案管 理 工作 造成 的 影响 与冲 击 ห้องสมุดไป่ตู้将 是全 面 而深 刻 的。
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浅谈电子文件的档案化管理
作者：樊立敏
来源：《中国集体经济·上》2010年第06期
摘要:面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应。
因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
关键词:电子文件;档案化管理
一、引言
近几年,电子信息技术飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门的许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。
现有的计算机存储设备,容量虽然很大,但面对几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。
而且应用软件的更新很快,许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。
每个文件形成部门若保留旧的设备和多种应用软件,在人力和物力上都是一种浪费。
因此,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
第一,电子档案的归档时间与传统档案不同。
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。
这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率;另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
第二,电子文件的归档方式与传统档案不同。
电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。
因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。
第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。
电子文件载体易老化变质及信息多媒
体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。
档案部门可以在接收到电子
文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形
成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案。
第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。
因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。
技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具,方便检索查询信息。
用户只需给出文件分类号或主题词,即可找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
第五,电子文件查询利用方式和传统档案不同。
只有符合一定条件,使用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记。
三、电子文件档案的保管和维护
由于电子文件档案的不稳定性,做好电子文件档案的维护和保管工作显得非常重要。
第一,搞好电子档案载体的存放环境。
电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内,环境温度可控制在15℃-24℃,湿度保持在45%-60%。
同时注意防尘、防火、防有毒气体等库房“七防”工作。
第二,做好备份工作。
由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点,做好电子文件档案的备份工作非常重要。
这需要切实做好以下两个方面的备份:一方面要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏;另一方面针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔三年进行一次保护性复制。
第三,做好安全保密工作。
首先,防止电脑网络上“黑客”们的攻击。
现在黑客技术和手段越来越高明,仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的,国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法,除使用磁卡身份证对访问者验明正身外,还要设置电子密钥,使用个人活动密码。
纵使如此,也不能保证其百分百不被黑客高手入侵,所以还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能,以便及时查出黑客行踪,逮住恶意的黑客,给予法律上的制裁,这样可以起到威吓作用,使黑客们不敢入侵破坏系统。
其次,还要严密防止计算机病毒。
第四,对一些重要的电子文件,要有相应的纸质文件。
由于电子文件档案的虚拟性和依赖性,假如发生意外或特殊情况(比如战争、长时间停电、病毒感染等),致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作,那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。
推行企业电子文档化、提高企业电子文档管理是一项长期的任务,我们力求分步实施,做细做强。
(作者单位:西大洋水库)。