浅谈Word邮件合并功能的使用

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浅谈Word邮件合并功能的使用
江苏省邗江中等专业学校/张俊
【摘要】邮件合并是word办公软件中非常有用的工具，用于批量处理信函、电子邮件、标签、目录等，应用领域极为广泛，如果能够正确地运用，可以提高工作的质量和效率。

【关键词】邮件合并 数据源
在工作学习过程中，我们经常会遇到一些问题，如学生的胸卡制作、学生成绩单的填写、学籍卡的处理，这些问题里面有一个共同的特点：需要处理的主要内容基本都是相同的，只是个体数据有变化而已。

虽然，我们使用Word软件能够简单地完成，但是重复性的、机械性的操作太多，降低了工作效率，同时效果也不太理想。

因此，我们迫切需要一个操作简单、可以设置各种格式、打印效果又好、又能满足不同需求的特殊功能——邮件合并功能，本文以Word2010为版本介绍其主要功能。

一、基本概念和功能
“邮件合并”最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。

其实质就是将Word文档(主文档)与数据源(如Excel表、Access数据库、Query文件、FoxPro文件等)建立关联，取长补短，批量生成同样格式的邮件文档，从而提高工作效率。

使用邮件合并功能可以批量制作信函、电子邮件、信封、标签、目录，以及批量制作工作、生活所需要的文档(主体内容基本相同，数据发生相应的变化)，如胸卡、成绩报告单、学籍卡、工资条等。

二、邮件合并的过程
邮件合并主要包括建立普通Word文档(主文档)、准备数据源(Excel工作表为例)、合并文档与数据源三个步骤，只有深入理解这些过程，尤其是其中的一些细节，就可以很顺利地利用此功能来完成批量任务。

1.建立普通Word文档。

打开Word2010办公软件，在主菜单行选择“邮件”菜单，选择创建文档的类型：中文信封、信封、标签(图1)，实际在“开始邮件合并”菜单中还有信函、电子邮件、目录、普通Word文档等类型(图2)，用户根据需要，选择文档的类型，本文以普通Word文档类型为例。

在普通Word文档中，根据实际情况，设计固定不变部分的内容，如图3，表格的框线与标题行首先需要设计好，如果为了更美观，可以对表格的框线格式、字体进行设置，这样打印出的效果完全一样，而且效率也高。

特别强调一点，虽然这是一个简单的文档，但它必须与数据源完美结合，如“姓名”下面的空白位置必须能够容纳数据源中姓名字段的内容，即预留的空间不小于数据源中字段内容的长度，否则制作出的成果可能会出现差错或达不到理想的效果。

当然，“普通Word文档”也可以是已经设置好的Word文档，或者是某些固定的文档格式，可以直接打开使用，如学校的成绩报告单、学籍卡等，都是固定模式，用户不可以随意修改。

2.准备数据源(以Excel2010为例)。

普通Word文档中需要的数据有数据源提供，因此数据源的创建必须按照文档中的需求创建相应的字段及记录内容，通常情况下，相关的数据源资料已经存在，只要稍微修改就能提供数据资料。

如果没有现成的，重新建立一个数据源也很方便。

在建立数据源的时候，也要与“普通Word文档”格式中相应字段预留的空间相吻合，如果发现不吻合，无论修改数据源，还是修改文档格式，此时均很方便，杜绝结果出来了，发现问题，再重新处理。

需要特别提醒的是，数据源的表格中不允许加标题，如果加了标题，必须先将标题行删除，再进行数据源与文档的合并。

3.插入合并域，合并文档与数据源。

普通Word文档与Excel数据源准备好后，首先建立文档与数据源的链接关系。

单击图1中“选择收件人”，一般情况下选择“使用现有列表”，根据提示选择数据源(数据源的文件名路径必须一致)；单击图1中“插入合并域”，在Word文档中的相应位置插入域名(必须一一对应)，文档中的内容与数据源中的内容建立一一对应关系后，单击图1中“完成并合并”，根据提示操作，此时，文档与数据源的关系已经建立好，同时生成了邮件合并文件。

具体操作步骤如下图所示：
三、结束语
邮件合并是word办公软件中非常有用的工具，用于批量处理信函、电子邮件、标签、目录等，应用领域极为广泛，如果能够正确地运用，可以提高工作的质量和效率。

当今信息时代，掌握邮件合并功能对于工作、生活具有重要的现实意义。

最后，提醒一点：不同版本的Offi ce软件，邮件合并的操作步骤有所不同。

参考文献：
[1]周建平,郭喜如.Word非常接触[M].北京:人民邮电出版社,2006:317-320.
[2]杜军.用Word中的邮件合并功能制作准考证[J].科技信息.2010,(34).
[3]刘海蓉,朱永昌.浅谈邮件合并功能及应用[J].南昌高专学报.2010,(03).
作者简介：张俊(1974.4-)，男，江苏扬州人，汉族，研究生在读，计算机应用技术专业，中学一级教师，研究方向
是计算机与德育管理。

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