公文写作之常见标点符号问题分析

公文写作之常见标点符号问题分析
标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示语句的停顿、语气以及提示词语等成分的特定性和作用。

严格来讲，标准的公文既包括措辞严谨的文字内容，也包括使用规范的标点符号。

由此说来，公文使用主体既要关注行文内容等“重头戏”，也要重视标点符号等“小角色”。

但是，一直以来，诸多资本市场主体，包括规范水平较高的大型证券期货经营机构，在公文写作中一般都把文字内容作为重点，而将标点符号置于“二线”地位，导致标点符号使用不规范的情况时有发生。

然而，实践中，因一个小小的标点符号导致“失之毫厘、谬以千里”的极端情况并不少见。

鉴于此，笔者根据日常监管工作、公文运转实践、行政许可受理环节，结合我国新颁发的标点符号规范使用规定（参照《标点符号用法》GB/T15834—2011），简要列举证券期货经营机构（以下简称各市场经营主体）报送公文中经常误用的几类标点符号，按照误例、正例及解析的格式安排对照叙述。

在总结、梳理常用标点符号使用错误时，简要分析各市场经营主体公文写作中标点符号使用不规范的主要原因，并提出相关改进建议。

一、标点符号使用不规范主要原因
根据实际情况分析，各市场经营主体公文标点符号使用不规范具有多重原因，其中最主要的有几下几种：
（一）意识不够。

市场经营主体公文主要有几大类：对外发文（包括向股东报送的材料和向各级行政监管部门报送的材料等）、对内发文（包括下发各种规章制度、领导讲话、通知等）、以及市场经营主体开展正常经济活动所需载体（包括各种合同、协议等）。

一般认为，只要公文格式规范、内容准确，标点符号作为断句工具，并不会对公文本身造成较大影响，即使标点符号不规范，公文受者也可根据惯例理解公文所要表达的含义。

再者，对内发文受体主要是市场经营主体内部员工或分子市场经营主体，即使出现标点符号误用也无伤大雅。

（二）基础薄弱。

市场经营主体公文基础薄弱存在以下几方面原因：一是市场经营主体作为盈利的经济实体，情报信息稍纵即逝，公文流转追求“短平快”。

二是市场经营主体岗位设置一般奉行“一个萝卜一个坑”，个体工作量已经饱和，在规定时限内完成各类公文已属不易，客观上很难琢字琢句，更不用说重视标点符号的规范使用。

三是缺少学习培训机会，部分大型市场经营主体股东专业能力强、综合文字水平高，但不重视系统内专业培训，导致市场经营主体在处理公文时缺乏统一口径。

而业务处室工作量较大、人手严重不足，导致无暇顾及标点符号修正。

（三）职责不清。

由于市场经营主体公文种类不同，流转程序和流经部门各异，部门之间文字综合能力客观上存在参差不齐现象。

以市场经营主体对外签署协议为例，合同文本可能会流经法务（律）部、办公室等后台部门，由于不同部门仅对主要职责进行划分，对综合文字工作可能未予明确，导致文字工作处于“几不管”状态。

二、几类容易出错的标点符号及解析
（一）顿号。

顿号用于句子联合结构之间，表示句内并列词语、并列短语之间或者某些序次
词之后的短暂停顿。

顿号的使用要注意句子内部并列成分的层次关系，以及公文标题、特殊符号之间顿号的使用情况。

1.误例。

（1）我司将继续加强内部控制有效性自查工作、督促分支机构严格按照要求履行信息报送工作、积极与相关监管部门及自律组织沟通。

（2）《北京证监局、北京市纪委关于进一步防范和打击内幕交易的通知》。

（3）根据《证券法》、《证券投资基金法》、《期货监管条例》的规定……（4）为了丰富职工生活，我司订有《人民日报》（海外版）《南方周末》《新京报》等报刊。

（5）每年大约签署二、三十份投资合作协议。

（6）军队革命化、现代化、正规化建设协调推进、全面加强。

2.正例。

（1）我司将继续加强内部控制有效性自查工作，督促分支机构严格按照要求履行信息报送工作，积极与相关监管部门及自律组织沟通。

（2）《北京证监局北京市纪委关于进一步防范和打击内幕交易的通知》。

（3）根据《证券法》《证券投资基金法》《期货监管条例》的规定……（4）为了丰富职工生活，我司订有《人民日报》（海外版）、《南方周末》《新京报》等报刊。

（5）每年大约签署二三十份投资合作协议。

（6）军队革命化现代化正规化建设协调推进、全面加强（摘自胡锦涛同志在中共十八大上的报告）。

3.解析。

（1）并列词语作主语、宾语时，并列词语结构不很复杂、字数也不多，一般用顿号；反之用逗号。

（2）公文标题中，除了含有法律法规的名称，一般不用标点符号，例如胡锦涛同志在我党十八大所做报告标题为《坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进为全面建成小康社会而奋斗》。

（3）根据标点符号最新规定，并列的书名号之间一般不用加标点符号；除此之外，并列的引号之间也不加标点符号，例如“贯彻集团市场经营主体规定”“夯实发展根基”。

（4）标有引号或书名号的并列成分之间通常不用顿号，但如果有其他成分插在并列的引号或并列的书名号之间（如引号或书名号之后又括注），宜用顿号。

（5）两个数字连用表示概数时，中间一般不用顿号。

（6）同一个句子中一般不宜出现不同部分同时使用顿号。

在本句中，前半部分“军队革命化现代化正规化”作为一个整体是句子的主语，后半部分“协调推进、全面加强”是谓语和状语，如果前半部分也使用顿号，则主语部分分散，在存在多个主语和多个谓语的情况下，整个句子类似于排列组合，主语谓语层次不清楚。

（二）逗号和分号。

逗号一般表示句子内部一般性停顿，停顿时间介于顿号与分号之间；分号表示句子内部较长时间停顿，停顿时间介于逗号和句号之间。

逗号和分号容易出错的地方主要是用在“等”或“等等”之前时。

1.误例。

（1）我司及时采取相关补救措施，向监管机构汇报投诉处理进展，与交易所保持密切联系，邀请媒体记者到生产基地实地考察，寻求当事人谅解等。

（2）我司办公室主要负责固定资产采购，领导用车统筹安排；法务部主要负责合同谈判准备工作，负责起草市场经营主体层面规章制度等等。

2.正例。

（1）我司及时采取相关补救措施，向监管机构汇报投诉处理进展，与交易所保持密切联系，邀请媒体记者到生产基地实地考察，寻求当事人谅解，等。

（2）我司办公室主要负责固定资产采购，领导用车统筹安排；法务部主要负责合同谈判准备工作，负责起草市场经营主体层面规章制度；等等。

3.解析。

“等”或“等等”之前使用何种标点符号，主要看句子前面使用何种标点。

（1）“等”或“等
等”前面使用顿号，则“等”或“等等”前面可以不加标点，例如“内部审计工作小组调取了子市场经营主体银行对账单、日记账、…三会‟会议纪要等”。

（2）“等”或“等等”前面使用逗号，则“等”或“等等”之前使用逗号；“等”或“等等”前面使用分号，则“等”或“等等”前面也使用分号。

（3）“等”或“等等”字样不能与省略号“……”连用，两者连用属于语义重复。

（三）冒号。

冒号用于提示性话语后面，主要起提示下文、总括上文作用，或者表示注释和说明，或者用于讲话稿、书信中称谓语或称呼之后。

1.误例。

（1）我司与中国国际金融有限责任公司（以下简称：中金公司）签署了上市辅导协议。

（2）我司注重企业文化建设并取得多项成就，如：党群工作部定期组织文体活动，团支部组织全体青年职工开展业外拓展训练，等等。

（3）针对媒体歪曲事实的行为，我司采取如下措施：措施一：……措施二：……
2.正例。

（1）我司与中国国际金融有限责任公司（以下简称中金公司）签署了上市辅导协议。

（2）有两种修正方法。

方法一，“我司注重企业文化建设并取得多项成就，如党群工作部定期组织文体活动，团支部组织全体青年职工开展业外拓展训练，等等”；方法二，“我司注重企业文化建设并取得多项成就：党群工作部定期组织文体活动，团支部组织全体青年职工开展业外拓展训练，等等。

”（3）针对媒体歪曲事实的行为，我司采取如下措施：
措施一：……
措施二：……
3.解析。

（1）冒号作为标点符号，其主要功能是停顿，因此对公司进行简称时无需停顿。

（2）冒号与关联词二者不可并用，只能选用其一，用冒号就不能用关联词；反之亦然。

常用的关联词主要有“例如”“比如”等。

（3）句子内部一般不再套用冒号，不得不使用时，宜另起一段来显示各个层次。

（四）引号和括号。

引号主要用于标明引用，突出强调，特定称谓或者用于讽刺与否定；括号主要用于对前文内容进行补充、解释或者说明。

1.误例。

（1）8月27日，我司与中工国际股份有限市场经营主体（以下简称“中工国际”）签署了工程承包合同。

（2）近日，我司收到中国证监会“关于核准招商证券金葵花1号集合资产理财计划的批复”。

（3）《某某股份有限市场经营主体新员工入职培训办法》（试行）。

（4）各单位要牢记5月13日系统故障事件，始终将信息安全放在工作首位。

2.正例。

（1）8月27日，我司与中工国际股份有限市场经营主体（以下简称中工国际）签署了工程承包合同。

（2）近日，我司收到中国证监会“关于核准招商证券…金葵花1号‟集合资产理财计划的批复”。

（3）《某某股份有限市场经营主体新员工入职培训办法（试行）》。

（4）各单位要牢记“5·13”系统故障事件，始终将信息安全放在工作首位。

3.解析。

现代汉语中的引号主要用于三种情况，一种是表示行文中直接引用的话，一种是表示具有特殊含义的词语，最后一种是表示特定称谓或需要强调。

本文主要叙述最后一种用法。

（1）简称一般不需要标引。

（2）正式公文中需要使用引号时一般表述特定称谓，例如上文
中的“金葵花1号”，还有“文革”“农转非”等也都属于特定称谓，而上文所述中工国际只是行文需要进行简称，并无特定称谓，也无需强调，因此不宜加引号。

（3）公文标题属于批转或者转发相关文件时，“试行”“草案”等说明性词语主要针对该文件的成熟程度，其与标题内容密不可分，因此，在拟写标题时，应将括号至于书名号之内。

（4）书写带月、日的事件、节日或者特定意义的短语，通常只标引其中的月和日，需要突出强调时可连同事件或节日一起标引。

（五）连接号。

连接号主要用于将紧密相关的时间或数额连成一个整体。

1.误例。

（1）8月4日-23日，我司董事长、总经理一行赴深交所进行参观访问。

（2）今年6月1-8月31日，我司法务部共审核、起草法律文件共计75件（次）。

2.正例。

（1）8月4 -23日，我司董事长、总经理一行赴深交所进行参观访问；或者8月4日至23日，我司董事长、总经理一行赴深交所进行参观访问。

（2）今年6月1日-8月31日，我司法务部共审核、起草法律文件共计75件（次）；或者今年6-8月，我司法务部共审核、起草法律文件共计75件（次）。

3.解析。

连接号表示关系紧密的时间或数额，其使用比较严格，时间或数额之间如果有表示单位的文字，则用该使用“至”字；反之则用连接号，但此时的连接号应当读出“至”音来。

需要特别注意的是，连接号连接的是关系紧密的一定范围内的时间或数额，超过约定俗成的范围，则应使用表示单位的文字，例如上文中“6月1日至8月31日”就不能写成“6月1-8月31日”，因为“6月1-”只能管到“30日”，即“6月1-30日”，其范畴不可能管至8月份。

（六）其他符号。

1.感叹号。

一般情况下公文要避免强烈的感情色彩，因此使用感叹号和问号的情况比较少。

目前使用较多的是函件中“感谢对司工作的大力支持”，有的公文使用感叹号，有的公文使用句号。

目前对该用何种符号并无明确规定，但实际中使用句号的情况较多。

2.问号。

下级向上级请示中“妥否，请批示”，有的公文使用了“妥否？请批示”。

目前使用逗号居多。

三、提高标点符号运用水平的相关建议
1.将标点符号的规范使用提至同公文内容比高的程度。

本文开篇即指出，在公文写作环节中，标点符号长期被忽视确实与其“地位”不起眼有关。

但是，公文作为体现法人意志的载体，既能出现“一字千金”的案例，也可出现“一点千金”的极端情况。

不排除对外行文中，公文质量极高、格式非常完美，但存在因标点符号使用不当影响公文整体水平的情况。

建议相关领导（尤其是办公室等综合性部门）利用各种场合强调标点符号规范使用的重要性，提高市场经营主体员工对标点符号规范使用的意识，将其提至关乎公文质量的高度。

2.通过多种渠道提高公司职工公文水平。

公文水平不仅代表单位形象，某种程度上也反映出工作严谨程度。

由于主客观方面的原因，一旦因为公文形式要件方面出现问题，难免会因为小瑕疵而掩盖公司员工大量辛苦工作。

各市场经营主体可以通过不同方式提供公文水平，寓
教于乐。

例如为综合部门或文字岗位员工购买相关书籍，定期或不定期举行公文规范写作，积极争取参加公文写作培训，等等。

3.通过制定相关规章制度来规范公文写作。

一是逐渐形成文字审核工作定部门定岗位定人定责的工作机制，把文字审核工作置于重要高度，形成文字审核工作团队培养和帮带关系，避免因工作变动造成核稿断层而影响工作质量；二是鼓励文字审核工作岗位人员积累，通过综合前任文字岗位工作经验，总结归纳易错标点符号并形成书面材料；三是通过制度化的公文规章制度来促进公文写作，例如建立明确的奖惩机制等。