文书档案管理制度范本(5篇)

文书档案管理制度范本
1、目的与适用范围
本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,
本制度适用于公司文书档案的管理。

2、工作内容
2.1文书档案的归档
2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。

2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。

2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。

2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。

2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:
2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。

2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过____个字,统一用黑笔写案卷。

2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。

2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。

2.2文书档案的整理和保管
2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,
2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。

2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。

2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。

2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。

2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。

2.3文书档案的签定和销毁
2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。

2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。

2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。

2.3.4销毁时必须多人以上监销。

销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁清单和有关领导的签署材料永久保存。

2.4文书档案的统计利用
2.4.1档案室要定期或不定期编制有关统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴定、销毁、借阅、复制等。

2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。

2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保密,严禁私自涂改和销毁。

2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。

文书档案管理制度范本（2）
【文书档案管理制度】
第一条为规范和统一文书档案的管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条文书档案包括各类文件、公文、合同、报告、纪要、备忘录等各类文字资料和电子档案。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：
1. 规范性原则：遵循国家法律法规和公司相关制度，做到统一规范管理。

2. 完整性原则：确保所有文书档案的收集、整理、保存和归档工作全面、完整。

3. 保密性原则：根据文件的性质和涉密程度，制定相应的保密措施，保障信息安全。

4. 便捷性原则：确保文书档案的查阅、调取和归还工作便捷、高效。

第四条文书档案管理工作主要包括以下内容：
1. 文书档案的收集：负责收集公司内部各类文书档案，并对其进行分类和整理。

2. 文书档案的保存：制定文书档案的保存期限和方式，并负责文书档案的存储与保管工作。

3. 文书档案的归档：将已停用或完成任务的文书档案进行归档，并编制归档目录。

4. 文书档案的销毁：根据公司相关制度，对即将销毁的文书档案进行审核，确保安全销毁。

5. 文书档案的查阅：负责根据工作需要或领导要求，提供文书档案的查阅服务。

第五条每个部门应指定专人负责本部门文书档案的管理工作，并定期对文书档案进行检查和整理。

第六条违反文书档案管理制度的，将按照公司相关制度予以处理，并承担相应的法律责任。

第七条本制度由公司档案管理部门负责解释和修订，经审批后执行。

【附】文书档案管理流程
1. 收集
- 每个部门负责将本部门的各类文书档案收集起来，包括纸质文件和电子档案。

- 文书档案应按照分类标准进行整理，如按年度、按部门、按文件类型等。

2. 保存
- 确定文书档案的保存期限，按照公司相关制度进行存储和保管。

- 纸质文书档案应保存在密闭的柜子或房间内，防潮、防火、防盗。

- 电子档案应保存在特定的电脑或服务器中，设置密码和权限控制，防止非授权人员访问。

3. 归档
- 将停用或完成任务的文书档案进行归档，编制归档目录。

- 归档的文书档案应妥善保管，确保不受损坏或遗失。

4. 销毁
- 根据公司相关制度，对即将销毁的文书档案进行审核，确保安全销毁。

- 销毁的文书档案应进行记录，并保留相应的销毁证明材料。

5. 查阅
- 根据工作需要或领导要求，提供文书档案的查阅服务。

- 查阅文书档案时，必须在档案管理部门的监督下进行，不得随意取用或带出。

以上为文书档案管理制度的范本，具体可根据实际情况进行调整和修改。

文书档案管理制度范本（3）
一、总则
1. 为了规范和提高文书档案管理工作水平，有效保护单位的文书档案资源，确保文书档案的完整性、真实性和准确性，特制定本管理制度。

2. 本制度适用于本单位所有的文书档案管理工作。

3. 文书档案管理工作由本单位的档案管理部门负责，其他各部门协助完成。

4. 文书档案管理应严格遵守国家和地方档案管理的法律法规，并按照本制度的规定进行操作。

二、文书档案的分类
1. 根据文书的性质和用途，将文书档案分为内部文书和外部文书。

2. 内部文书是指仅在本单位内部使用的文书，如会议纪要、通知等。

3. 外部文书是指需要与外部单位或个人交流的文书，如公函、合同等。

三、文书档案管理的流程
1. 文书的起草
a. 根据需要起草文书，并明确文书的名称和目的。

b. 文书的起草应清晰、准确，内容完整，以表达意思为主。

c. 文书的起草应严格按照相关部门的规定执行。

2. 文书的审核
a. 由相关部门负责人或专人对文书进行审核，确保文书的真实性和准确性。

b. 审核过程中，发现问题应及时提出并进行修改，确保文书符合要求。

3. 文书的签署
a. 在文书的末尾加上发文单位的公章、负责人或相关人员的签名，确认文书的有效性。

b. 对于涉及法律效力的文书，应根据相关法律法规的规定进行签署。

4. 文书的复印和分发
a. 对于内部文书，根据需要进行复印，确保各部门能够及时了解文书的内容，并加以执行。

b. 对于外部文书，复印后，按照相关部门或人员的要求进行分发。

5. 文书的归档
a. 按照文件分类规定，将文书进行分类，并标明文件编号、归档日期等信息。

b. 对于重要的文书，应制作电子档案，并保存在专门的档案系统中。

四、文书档案管理的要求
1. 文书档案应按照规定的时间和流程进行处理，并做好相关记录。

2. 不得私自销毁、篡改或隐匿文书档案，一经发现，将依法追责。

3. 对于涉及机密的文书档案，应按照相关规定进行保密处理，并设置相应的访问权限。

4. 文书档案应定期进行检查和整理，确保文书的整齐和易于查阅。

5. 文书档案的移交、借阅和归还应按照相关规定进行操作，并留下相应的记录。

五、文书档案管理的责任
1. 档案管理部门负责全面管理和监督文书档案的工作。

2. 各部门应配合档案管理部门的工作，并保证文书档案的及时归档和处理。

3. 档案管理部门负责对各部门的文书档案进行定期检查，并提出整改意见。

4. 对于违反文书档案管理制度的行为，档案管理部门有权向相关负责人进行通报和追责。

六、文书档案管理的考核
1. 对文书档案管理工作进行定期考核和评价，根据考核结果，及时进行奖惩。

2. 考核内容包括文书档案的归档情况、整理情况、保密情况和使用情况等。

七、附则
1. 本制度的解释权归本单位档案管理部门所有。

2. 本制度自发布之日起施行，如有需要修订的，经相关部门协商后重新发布。

以上为文书档案管理制度的范本，本制度经过充分考虑，力求简明扼要，并不含有分段语句。

希望能够对您的实际工作提供一定的参考价值。

如需更具体的操作细则和流程，建议根据本单位的实际情况进行进一步规范和制定。

文书档案管理制度范本（4）
一、目的和依据
为了规范和完善文书档案管理工作，提高工作效率，保护文书档案的完整性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于单位的文书档案管理工作。

三、职责和权限
1. 相关部门
（1）负责制定文书档案管理制度，并对其进行监督和检查。

（2）负责建立文书档案管理系统，确保文书档案的编制、传递、使用和销毁等过程的规范和有序。

（3）负责文书档案的收集、整理、登记、分类、归档和移交等工作，保证文书档案的完整性和可检索性。

（4）负责编制和印制文书表单，并定期更新和调整。

（5）负责对文书档案进行备份和存储，确保文书档案的安全性和可恢复性。

（6）负责对文书档案的使用、借阅和归还等活动进行管理，保护文书档案的机密性和质量。

（7）负责文书档案的定期清理和销毁，确保文书档案的空间合理利用。

2. 相关人员
（1）严格遵守文书档案管理制度和相关规定，认真履行文书档案管理的职责和义务。

（2）正确使用文书表单，确保文书的准确性和规范性。

（3）妥善保管文书档案，并按照规定的程序和要求进行传递、使用和销毁等操作。

（4）积极配合相关部门进行文书档案的备份和存储工作，确保文书档案的安全性和可检索性。

（5）保护文书档案的机密性，不得私自提供、外借或泄露文书档案的内容。

（6）参加文书档案管理培训和学习，提高文书档案管理的能力和水平。

四、文书档案管理流程
1. 文书档案的收集和整理
（1）及时收集所需的文书档案，包括纸质和电子文书。

（2）对收集到的文书档案进行整理，包括分类、编号、归档和登记等工作。

（3）建立文书档案的索引和目录，便于检索和使用。

2. 文书档案的传递和使用
（1）对外来的文书档案进行验收，确保文书档案的真实性和完整性。

（2）按照规定的程序和要求进行文书档案的传递和借阅，确保文书档案的安全性和机密性。

（3）在使用文书档案时，应确保文书档案的准确性和规范性，并在使用完毕后及时归还。

3. 文书档案的归档和移交
（1）对已经使用完毕的文书档案进行归档，包括整理、编目和封存等工作。

（2）定期清理无用的文书档案，并按照相关规定和程序进行销毁。

（3）对需要移交的文书档案，应按照相关规定和程序进行移交，并做好移交记录。

五、文书档案的安全保密
1. 保管要求
（1）建立文书档案的备份和存储系统，确保文书档案的安全性和可恢复性。

（2）对文书档案的保管场所进行安全评估，实施防火、防盗和防水等措施，确保文书档案的安全性和完整性。

（3）对文书档案的查阅和使用进行登记和备案，确保文书档案的机密性。

2. 机密处理
（1）对涉及国家秘密和商业秘密的文书档案，应按照国家有关规定进行机密处理。

（2）限制文书档案的外借和泄露，严禁私自提供文书档案的内容。

六、文书档案管理的监督和检查
1. 监督责任
（1）相关部门负责对文书档案管理情况进行监督和检查，及时发现和解决问题。

（2）相关人员应积极配合监督和检查工作，及时纠正和改进工作中存在的问题。

2. 检查内容
（1）检查文书档案的编制、传递、使用和销毁等过程的规范性和合法性。

（2）检查文书档案的备份和存储情况，确保文书档案的安全性和可恢复性。

（3）检查文书档案的归档和移交情况，确保文书档案的完整性和可检索性。

七、文书档案管理制度的修订和公告
1. 修订程序
本制度的修订由相关部门负责，参照相关法律法规和规章制度进行。

2. 公告要求
修订后的文书档案管理制度应及时公告，并告知相关人员执行。

八、附则
本制度于修订完成后即时生效，并由相关部门负责监督和执行。

如有违反本制度的行为，将依据有关规定进行处理。

制定人：批准人：
日期：日期：
文书档案管理制度范本（5）
第一章总则
第一条为规范文书档案管理及保障机关单位的信息安全，制定本制度。

第二条本制度适用于所有机关单位的文书档案管理工作。

第三条机关单位应建立文书档案管理机构，并配备专业的文书档案管理人员，负责机关单位的文书档案的管理工作。

第四条机关单位应制订相关文书档案管理工作规范和措施，并定期进行修订和完善。

第五条文书档案管理应遵循合法、准确、完整、安全、便于检索的原则。

第六条机关单位应加强对文书档案管理人员的培训，提高其管理水平和专业素质。

第二章文书档案的定义和分类
第七条文书档案是指机关单位在日常工作中产生的各种书信、文件、备忘录、会议记录等文字资料。

第八条文书档案根据其用途和保存期限可分为以下几类：
1. 公文类：包括行政公文、通知公告、公告通知等；
2. 人事类：包括人事档案、人事调动文件等；
3. 财务类：包括财务报表、财务凭证等；
4. 会议类：包括会议纪要、会议决议等；
5. 项目类：包括项目合同、项目报告等。

第九条文书档案应按照管理要求进行分类整理和编号，做到有序存放，易于查找和使用。

第十条文书档案应设立专门的保管室，用于存放保管各类文书档案，保证其安全性和完整性。

第三章文书档案管理流程
第十一条机关单位应制定文书档案管理流程，明确各环节的职责和操作规范。

第十二条文书档案的产生应经过编制、审阅、签发等环节，确保文书档案的合法性和准确性。

第十三条文书档案应按规定的流程进行分发、归档、销毁等环节，确保文书档案的完整性和安全性。

第十四条文书档案管理人员应按照管理流程进行档案整理、归档和检索工作，做到及时、准确。

第四章文书档案的保管和使用
第十五条文书档案应按照规定的保管期限进行分类存放，并采取适当的措施保护其安全性，防止遭受破坏或灭失。

第十六条机关单位应制定文书档案的使用规定，并对有权使用的人员进行授权和监督。

第十七条文书档案的使用应注意保护机密信息和个人隐私，禁止私自复制、泄露或篡改文书档案。

第十八条文书档案的销毁应按照规定的程序进行，必要时应进行备份和存档，并做好相应的销毁记录。

第九章文书档案的电子化管理
第十九条机关单位应积极推进文书档案的电子化管理，提高档案管理的效率和安全性。

第二十条文书档案的电子化应采用专业的档案管理软件和设备，确保档案的准确性和完整性。

第二十一条机关单位应制定文书档案的电子化管理制度和操作规范，明确电子档案的保存和使用要求。

第二十二条机关单位应定期对电子档案的存储设备和系统进行备份和维护，防止丢失或损毁。

第二十三条文书档案的电子化管理应符合国家相关法律法规的要求，做好信息安全和保密工作。

第六章文书档案的监督和检查
第二十四条机关单位应设立专门的监督检查机构，对文书档案管理工作进行监督和检查。

第二十五条监督检查机构应定期进行文书档案管理的检查，发现问题及时整改并追究相关责任。

第二十六条监督检查机构可以委托专业机构进行文书档案管理的评估，以进一步提高管理水平和效率。

第七章附则
第二十七条本制度自发布之日起生效，机关单位应按照本制度的要求进行文书档案管理工作。

第二十八条本制度的解释权归机关单位所有，如有需要修改和补充，应经相关部门批准后生效。