工人的档案管理制度

一、目的
为规范公司工人档案管理，确保档案的完整、真实、准确和保密，提高档案利用率，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有在职工人的档案管理。

三、档案管理职责
1. 人力资源部负责制定工人档案管理制度，监督实施，并对档案管理工作进行定
期检查。

2. 各部门负责对本部门工人档案的收集、整理、归档和保管工作。

3. 档案管理员负责具体实施档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

四、档案收集
1. 工人入职时，需提交以下材料：
（1）身份证复印件；
（2）户口本复印件；
（3）学历证书复印件；
（4）职业技能资格证书复印件；
（5）健康体检证明；
（6）劳动合同；
（7）其他相关材料。

2. 工人离职时，需提交以下材料：
（1）离职申请表；
（2）离职面谈记录表；
（3）离职工作交接表；
（4）解除劳动合同协议书；
（5）其他相关材料。

五、档案整理
1. 档案管理员对收集到的档案材料进行分类、编号、整理。

2. 档案材料按照时间顺序排列，确保档案的完整性和连续性。

3. 档案材料应使用统一格式的档案袋，并标明工人的姓名、工号、部门等信息。

六、档案保管
1. 档案管理员应妥善保管档案，确保档案的安全、完整和保密。

2. 档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。

3. 档案管理员应定期对档案进行检查，发现损坏、遗失等情况应及时上报。

七、档案利用
1. 工人本人有权查阅自己的档案，其他人员查阅档案需经本人同意或相关部门批准。

2. 查阅档案时，需填写《档案查阅登记表》，记录查阅时间、人员、事由等信息。

3. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。

八、档案销毁
1. 工人离职满一年且无特殊情况，其档案可按公司规定进行销毁。

2. 档案销毁前，需经人力资源部审批，并由档案管理员负责实施。

3. 档案销毁过程中，应确保档案的完整性，防止泄露敏感信息。

九、附则
1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

通过以上制度，公司能够更好地管理工人档案，确保档案的完整性和安全性，为公司的各项管理工作提供有力保障。