文件级档案的整理
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案整理一般步骤
归档文件整理的一般步骤归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料（一）、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。
凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。
（1）归档范围的划分：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。
凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。
（二）、整理要求归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；（8）归档中的中文与外文为一件。
归档文件整理流程
2、排列方法
❖ 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、 重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文 件可集中排列。
同一事由内的归档文件排列：
❖ 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法 是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归 档文件排列在前，日期在后的文件排列在 后；或者按文件的重要程度排列，相对重要
❖ 保管期限：分为永久、30年、10年
❖ 件号：室编件号
❖ 选择项目： 机构（问题）
❖ 各单位档案部门可设置其他一些选择项目
3、盖章
❖ 归档章的项目： ❖ 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件
号、馆编件号 ❖ 归档章格式 ❖ 长45mm,宽16mm，等分成6小块 ❖ 带*号为可选项
（全宗号）
第四步：归档文件编号
❖ 1、件号
❖ 室编件号： ❖ 归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序
号 ❖ 在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序
从“1”开始标注 ❖ 馆编件号（ 进档案馆后由档案馆统一编制）
2、编号项目
❖ 必备项目 ：
❖ 全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制 的代号
❖ 年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位 阿拉伯数字表示，如2006
间 ❖ 同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找
保管期限-年度-机构分类法（推荐使用）
❖ 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 ❖ 先按保管期限分类 ❖ 在将每一保管期限的文件按年度分类 ❖ 再将每一年的文件按机构分 ❖ 适用于机构不复杂的立档单位 ❖ 便于向档案馆移交 ❖ 应预留空架
机构-年度-保管期限分类法：
❖ 先按年度分类 ❖ 再区分划入每一机构文件的保管期限
保管期限-年度分类法：
归档文件整理方法
三、分年度
分年度，就是区分文件材料的所属年度， 把属于同一年度的文件集中，把不同年度 的文件分开。
（一）一般文件，归入文件制发年 度（指文件最后的落款日期）
（二）跨年度的文件，归入文件 内容所针对的年度
6、跨年度的会议文件，归入会议开 幕年度。
7、年度工作计划、总结和各种基础 数字统计报表，归入文件内容所针 对的年度。
8、工作计划与总结一般不应写在一 起，如写在一起的应视文件内容的 主次来决定归档的年度。
9、法规性文件，归入通过、公布或 批准生效年度。
10、回顾、纪念性文章，归入定稿或 发表年度。
②综合性的类项在前，专题性的类项在 后。具体排列顺序可参照各类项之间的 相互关系，结合重要程度和上述规则及 实际情况确定。
（二）分类方案的编制
分类方案，是一个机关内文件材料分类的 表现形式，它是用文字或图表形式表示一 个机关内文件分类体系的一种文件。是进 行文件分类的依据。一个机关内的文件应 根据其内容和载体的不同，编制统一的分 类方案，分类方案编制好后，一般不要随 意变动，以保持其一致性和连续性。
（二）不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本 机关办理的文件材料，任免、奖惩非本 机关工作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考 利用价值的事务性、临时性文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无 特殊保存价值的信封，不需办理的一般 性人民来电、电话记录，机关内部互相 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外 单位职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
（一年两次）。 （8）领导干部个人收入申报的情况报告
文书档案整理分类方法
文书档案整理分类方法《文书档案整理分类方法》随着信息时代的发展，各种文书和档案的数量不断增加，如何高效地整理和分类已成为一个重要的问题。
为解决这一难题，许多人提出了各种文书档案整理分类方法，以提高工作效率和检索速度。
本文将介绍几种常见的方法，以供参考。
一、按照机构分类法按照机构分类法是按照文书所属的机构或单位进行分类的方法。
这种方法适合于大型组织或企业，可以根据组织结构设置各种分类文件。
例如，可以按照部门划分文件夹，再在文件夹中按照不同的职能或内容进行分门别类。
通过这种分类方法，可以快速找到所需的文书档案，方便日常工作和文件管理。
二、按照时间分类法按照时间分类法是按照文书产生的时间顺序进行分类的方法。
这种分类方法适用于需要查找历史记录或需要追溯过去事件的情况。
可以按照年份、季度或月份设置文件夹，将相应时间段的文书档案归类整理。
此外，可以使用颜色标签或标签纸来标记不同时间段的文书档案，以便更快地查找和辨认。
三、按照内容分类法按照内容分类法是按照文书的内容或主题进行分类的方法。
这种方法适用于需要对特定类型的文书进行整理和归类。
可以根据文书的用途、性质或类别设置文件夹，如工作报告、合同协议、人事档案等。
根据实际需求可以进一步细分为子文件夹，以便更好地归类整理。
此外，可以使用关键词或索引，将文书档案与其相关内容建立关联，方便快速检索。
四、按照重要程度分类法按照重要程度分类法是按照文书的重要性和紧急程度进行分类的方法。
这种方法适用于需要按紧急程度进行处理和管理的文书档案。
可以将文书分为紧急、重要、一般和其他几个等级，并根据实际需求进行归类。
重要程度可以根据任务的意义、时间限制、工作权重等因素进行判断，以便快速地定位和处理文书档案。
总之，文书档案的整理和分类对于工作效率和文件管理起到至关重要的作用。
以上介绍的几种分类方法仅供参考，实际应用时应根据实际情况和需求进行适当调整。
通过合理的分类方法，可以使文书档案的整理更加高效，检索更加便捷，为工作提供更好的支持。
文档整理归档的基本程序与方法
文档整理归档的基本程序与方法一、前言在现代社会，各种各样的文件和资料随处可见，对于企业、机构、个人来说，文档整理归档是必不可少的工作。
好的文档整理归档程序和方法，可以帮助我们更好地管理和利用信息资源。
本文将重点介绍文档整理归档的基本程序和方法，希望可以为大家提供一些参考和帮助。
二、文档整理归档的基本程序1. 确立整理归档的范围和标准在进行文档整理归档之前，首先需要确定整理的范围和标准。
这包括要整理的文档类型、范围以及整理归档的标准和要求。
只有在明确了这些范围和标准之后，才能有的放矢地进行文档整理归档工作。
2. 分类整理文档一般来说，文档可以按照内容、形式、时间等多种方式进行分类。
在整理文档时，要根据实际情况和需要，选择合适的分类标准，将文档进行归类整理。
这不仅有利于文档的管理和检索，也有利于提高工作效率。
3. 制定整理归档方案在进行文档整理归档之前，需要制定详细的整理归档方案。
这包括整理归档的流程、责任人、时间节点等内容。
只有制定了完善的方案，才能确保整理归档工作的顺利进行。
4. 整理文档根据制定的整理归档方案，按照设定的流程和时间节点，对文档逐一进行整理。
这个过程中需要认真细致地进行核对，确保文档整理的准确性和完整性。
5. 归档文档整理好的文档需要按照一定的标准和规定进行归档。
在进行归档之前，需要制定好归档的标准和规范，确保文档的归档位置清晰明确，方便日后的检索和利用。
6. 建立档案登记台账在完成文档整理归档之后，需要建立档案登记台账，记录每份文档的基本信息，包括文档名称、编号、存放位置、责任人等内容。
这有利于对文档的管理和跟踪。
7. 定期整理归档整理归档工作不是一次性的工作，而是一个持续的过程。
需要定期对已归档的文档进行检查和整理，及时更新和调整整理归档方案，以确保档案管理的持续有效。
三、文档整理归档的基本方法1. 电子化管理随着信息技术的发展，越来越多的文档都以电子形式存在。
采用电子化管理的方式，可以方便文档的检索、复制、传输和共享，提高工作效率。
文件、档案的分类整理与归档流程
文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义（一）归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
”（二）归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
”（三）“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
”（四）“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。
一般来说，文件正本与定稿为一件。
正文与附件为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
二、文件、档案的整理原则文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
四、文件、档案的整理方法（一）文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。
一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
（二）文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度一保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
文书类档案装订整理的步骤和方法
文书类档案装订整理的步骤和方法一、整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、整理的方法1、收集。
收集的对象：反映本单位主要职能活动的，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、，出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
收来文件（收文），本机关收到的从外机关发送来的。
对外文件（发文），本机关对外发出的文件。
内部文件，本机关拟制的，在本机关内部使用的文件。
“白头文件”：（1）、会议文件，本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件形成的年度归档，不同年度的文件不得放在一起归档，跨年度的请示与批复应放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、分类。
第一种方法：直接分保管期限。
这种方法适用范围广，多数单位按保管期限来分，每年编一个流水号。
第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用。
文书档案归档整理的基本原则
文书档案归档整理的基本原则第一，按照文件属性进行分类。
文书档案涉及的内容很广泛，涵盖了很多属性，例如文件的类型、机构部门、发文单位、办理事项等。
按照这些属性进行分类可以使档案管理更加有序和规范。
第二，按照时间顺序进行整理。
时间是文书档案归档整理的重要依据，按照时间的前后顺序可以清晰地了解文件的历史发展过程，便于文书检索和利用。
第三，按照主题进行整理。
同一主题的文件一般具有相似的内容和用途，将其归为一个整体，有利于加强文件的管理和利用。
比如，将所有与一些特定项目有关的文书和档案整理到一起，以便于项目的回顾和评估。
第四，按照机构层级进行整理。
不同机构层级之间存在着不同的职能、权限和责任，它们处理的文书和档案也往往不尽相同。
按照机构层级进行整理可以避免文件混乱和重复，提高档案利用的效率。
第五，按照文件关系进行整理。
一个文件往往与其他文件存在着一定的关联性，比如互为正文和附件、有补充材料等。
按照文件关系进行整理可以更好地保存文件的完整性和连贯性，便于后续的审查和审计。
第六，按照档案管理规定进行整理。
每个单位和机构都有相应的档案管理规定，这些规定是档案管理工作的基本准则和要求。
按照这些规定进行整理可以确保文书档案的合规性和规范性。
第七，注重档案的保密性和隐私性。
一些档案可能包含了比较敏感的信息，例如个人隐私、商业机密等。
在进行整理时，应该严格遵守相关的保密规定，加强档案的保密管理，以防止信息泄露和滥用。
第八，合理利用信息技术手段。
信息技术的发展为文书档案归档整理提供了更多的可能性和便利性，例如建立电子档案库、使用文档管理系统等。
合理利用信息技术手段可以提高档案管理的效率和质量。
综上所述，文书档案归档整理的基本原则包括按照文件属性、时间顺序、主题、机构层级、文件关系、档案管理规定等进行分类和整理，同时注重档案的保密性和隐私性，并合理利用信息技术手段进行管理。
遵循这些原则可以使文书档案管理规范、有序，提高档案的利用价值和安全性。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项需要耐心和细心的工作，它不仅关系到个人的工作效率和形象，更关乎单位的管理和运行。
下面将介绍一些文书档案整理的方法，希望能对大家有所帮助。
首先，整理文书档案时，要先对文书进行分类。
可以根据文书的性质、用途、时间等因素进行分类，将相似性质的文书放在一起，这样可以方便后续的整理和查找。
分类可以采取文件夹、盒子、标签等方式进行，根据实际情况选择最合适的方式。
其次，对于已经分类好的文书，需要进行归档整理。
归档整理时，可以采取按时间顺序、按重要性顺序、按编号顺序等方式进行，具体方法可以根据实际情况进行选择。
在整理过程中，可以使用文件夹、文件盒、文件夹袋等工具进行整理，同时要注意标注清楚每个文书的名称、时间、编号等信息，以便于后续的查找和管理。
另外，文书档案整理时，要注意保持文书的完整性和准确性。
在整理过程中，要注意文书的数量和内容是否齐全，如果有遗漏或错误，要及时进行补充和更正。
同时，要保持文书的清晰可读，可以使用文件夹袋、透明文件夹等工具进行保护，防止文书被弄脏或损坏。
最后，整理完文书档案后，要进行定期的检查和更新。
定期检查可以帮助及时发现问题并进行调整，同时也可以保持文书档案的整洁和有序。
在更新过程中，可以根据实际情况对文书进行调整和重新整理，以保持文书档案的及时性和有效性。
综上所述，文书档案整理是一项需要细心和耐心的工作，但是它对于个人和单位都是非常重要的。
通过合理的分类、归档整理、保持完整性和定期更新，可以帮助我们更好地管理和利用文书档案，提高工作效率和整体形象。
希望大家在工作中能够重视文书档案整理，做好相关工作，为工作和单位发展做出贡献。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
档案整理的五个步骤
档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。
《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
一、组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。
文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。
在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
二、分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。
规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
文书档案归档整理的基本原则
文书档案归档整理的基本原则
1.系统性原则：按照一定的系统和分类法，将文书归档整理，以便于管理、检索和利用。
2.整齐性原则：文书归档整理应该整齐有序，美观大方，以方便迅速查找。
3.完整性原则：归档的文件必须原文保留，不得漏失、删节。
4.秘密性原则：根据国家有关规定，保密级别的文件必须在对应的密级档案室归档，不得泄露。
5.保存性原则：文书归档整理必须根据国家相关规定保存一定时间，不可随意销毁、注销。
6.清晰性原则：档案应当使用识别度高的标签和编号，避免使用模糊的标记，防止档案信息重复、混淆或丢失。
7.可检索性原则：每个文件归档时都应有清晰的编号或条目，以方便检索查询。
未设立编号或条目的文书不能归档。
8.安全性原则：档案室应随时保持安全防护，防止档案出现丢失、损坏或被盗，确保档案的安全和完整。
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。
（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。
（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。
（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。
永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。
归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。
填写归档章的项目可盖章也可手写。
字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。
将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。
档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。
]（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。
2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。
（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。
其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）：（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。
会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。
会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一样以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只表达为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订要紧采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采纳左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法依照实际情形，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
要紧是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一样有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范畴和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，依旧按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称确实是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采纳两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时刻、来源等方面，依照编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，依照一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
解读文件级档案整理八大操作流程
革 、大事记 、 年 鉴 、组织史 、志书等 ） 定 稿 、样本 ，以及
一 业 务ｉ 研 究
都要注意以后每年延续使用 。
机构 ）内 ，按照一定 的方法确 定归档文件先后次序 （ 一 般
３ ． １ 按年度分类。即把已归档文件材料按其形成年度分
开。具体要求 是 ：①请示与批 复放在一起归档 ，没有 复文 的放在请示年 度归档 ；②跨年度 的会 议 、庆典 、案件 等文
文 与收文 阅办处 理单 、发文定稿 与正本 、收发文签发手续 是 否齐全完整 ，特别是计算 机输 出的定稿 一定 要附发文处 理签并加盖骑缝章 ，以维护文件 的真实性和凭证Ｉ 眭。
１ ． ４ ． ３ 手续要求．要求 收集文件 时交接 双方应根据文件移
交表详 细清点 ，并履行签字手续 。
期 限—— 问题”分类 方案 ，内设机构 发文较多 的国家和省
直立档单 位一般采用 “ 年度——保 管期限——机构 ”分类
方案 ，市直 立档单位 可根据 自身实 际情 况灵活选用适合 自 己的分类方 案。应 当强调 的是 ：无论采用 何种方法方案 ，
档案管理 总第２ Ｏ ２ 期 ４１
后； ③ 前文有误 而后又补发文件 的 ，有误文件 不要归档 ；
④批 复与请示放 在办结时归档 ，只有 １ ： ３ 头答 复而没有正式
文字 的要注 明。
调 动 、奖惩 、考核 、录聘 、离退 、职称评定 等劳动人事 方
面的审批材 料及党员 、干部 、职 工名册 ，以及 本单位各 级 党 组织在工 作活动 中形成的文件材料 ；⑦本单 位领导干 部 个 人重大事 项情况报告 、个人收入 申报情况报 告及领导 班 子 及其成员 的述职述廉 报告 ；⑧本单 位制定 的规章制度 、 管 理办法 、规定 、工作 条例 、岗位 职责等材料 ，以及各种
文件归档填写目录档案分类档案装盒
文 件 级 档 案 的 整 理
(4)保管期限号-永久：30年以上 —“1”
长期：10-30年（含） —“2”
短期：10年（含）以下—“3”
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
提 示 确定归档文件材料保管期限参考依据：
A、《档案业务建设指南》—— 《青岛市企业文件归档范围与保管期限》 B、《档案工作文件选编》—— 财会字[1998]32号《会计档案管理办法》 国档发 [1988]4号《基本建设项目档案资料 管理暂行规定》 C、国家档案局《企业档案工作规范》 —— 《企业文件材料归档范围与保管期限参照表》
二级
电子 机械 化工 纺织 海洋
三级
课题名称
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
（4）基建类档案 二级类目一般按性质或用途（如生产设施、 非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置； 不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑 项目设置。
青岛市档案局监督指导二处பைடு நூலகம்
文 件 级 档 案 的 整 理
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用 频繁的和有特殊需要的可适当增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子 文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
时间：
（1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档；
产品
文 件 级 档 案 的 整 理
（3）科研类档案
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件级档案的整理
（5）下列文件应随时归档： A、变更、补充的文件； B、基建、设备的维修文件； C、产品、设备更换的新零部件文件； D、机构变动和干部职工调动、离岗等
留在部门或个人手中的文件； E、本单位人员外出参加公务活动形成
的文件； F、产权、商标、荣誉等文件材料。
青岛市档案局监督指导二处
(1) GL2017·1-016
第 16 件（管理类档案2017年 永久保存的第16件）
永久 2017年 管理类
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
（2）产品类档案 一般按产品种类（如货车、客车或立式车床、
卧式车床、球面车床等）或产品型号设置二级 类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或 产品结构设置。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
序号
日期 位置
五、填写《档案分类目录》
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、 背景信息和支持软件。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
4、 档案分类 依据一定的标准，按照档案来源、时间、
内容和形式特征的异同点，对档案进行有层 次的区分，并组成具有一定从属关系和平行 关系的库藏体系。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
5、档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字 符代码，以体现归档文件的类别和排列 顺序。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
会计档案——
分别按二级或三级类目编写件号
会计报告
采用大流水形式编写件号。即按会计
报告形成的年度顺序自“1”始编写件号
会计账簿、凭证
分别按三级类目（年度）编写件号。
Байду номын сангаас
即一个年度一个起止件号
一册为一件
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
（6）间隔号 同为拼音字母或阿拉伯数字编写
青岛市档案局 《归档文件整理规程》 《青岛市企业档案分类编号办法》 青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
概念 1、归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为档案保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 2、企业档案
企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的 有保存价值的各种形式的文件。 3、电子档案
文件级档案的整理
件与件之间的排列顺序： 在最底一级类目内，按时间顺序排列 文件材料较多时，也可结合问题、
阶段、名称、地域等特征排列
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
2、图样文件： 一套为一件或数件
数件：
一套图样文件数量多时，可按结构、 专业、工序、性质、名称等特征分别 组件
青岛市档案局监督指导二处
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
产品类档案分类示意：
一级 产品
二级
三级
卧式车床
CAK系列
落地车床
CK系列
立式车床
CKH系列
转塔车床
CKS系列
单轴车床
CKG系列
多轴车床
CKL系列
多刀车床
CKQ系列
仿形车床
e-CA系列
SSCK系列
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
（3）科研类档案 二级类目一般按课题性质（如军用、民用、
首页右上角空白处加盖档号 章，并按已确定该文件材料 的档号填写有关内容。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
档
号
章
式 样
GL2002·1-016
16
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
提
示
作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。
文件级档案的整理
件与件之间的排列顺序： 同一类归档文件中，最低一级类目内的文件 按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列
其中： 文字材料按时间顺序或结合问题、
阶段等特征排列 图样文件按专业排列，同专业内按
图样目录或图号顺序排列
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
四、编写档号 主要包括：
(1)全宗号 (4)保管期限号 (2)类目号 (5)件号 (3)年度号 (6)间隔号
时间：
（1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档；
（2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档；
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
（3）外购设备或引进项目的文件 在开箱验收或项目接收后登记归档；
（4）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存；
文件级档案的整理
二、档案分类 《青岛市企业档案分类编号办法》 1、一级类目的设置 设置十个一级类目： 管理类、产品类、科研类 基建类、设备仪器类、会计类 照片类、音像类、实物类、职工类
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
2、二级及二级以下类目的设置 （1）管理类档案 按年度设置二级类目 按保管期限设置三级类目
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
一件的排列顺序： 发文与定稿为一件，发文在前； 正件与附件为一件，正件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 转发件与被转发件为一件，转发件在前； 收文与传阅单为一件，传阅单在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前；
青岛市档案局监督指导二处
商用或化工、机械、纺织等）设置，三级类目 一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级 类目的，其二级类目可直接按课题设置。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
科研档案分类示意：
一级 二级
三级
科研档案
电子 机械 化工 纺织 海洋
课题名称
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
（4）基建类档案 二级类目一般按性质或用途（如生产设施、
附表：《企业管理类档案保管期限表》
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
2、归档要求 质量： （1）字迹清晰，材料耐久； （2）归档的文件应为原件或具有凭证作用； （3）归档的文件应齐全、完整、准确。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
齐全 是指文件材料不同的版本、 稿次要全；
完整 是指反映同一问题或方面的 文件材料收集要全面；
准确 是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用
频繁的和有特殊需要的可适当增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子
文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
1、编写方法 (1)全宗号—
由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆 之前该号暂空 (2)类目号-一级类目：
采用类目中两个有代表性 文字的大写声母作为代号
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
一级类目名称与代号
管理类________________ “GL” 产品类_________________“CP” 科学技术研究类_________“KY” 基本建设类_____________“JJ” 设备仪器类_____________“SB” 会计类_________________“KJ”
第 1 件（2号办公楼）
2号办公楼 办公设施
基建
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
（5）设备仪器类档案 二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或
用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置； 不需设置三级类目的，其二级类目可直接按设备仪 器型号设置。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
设备类档案分类示意：
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
提示 各单位应根据国家、省市有关 规定，结合本单位的主要职能活 动情况，制定本单位的《文件材 料归档范围》。
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
制定本单位文件材料归档范围与保管期限应参照：
国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
二级及二级以下类目：
采用阿拉伯数字“1-9”或“01-99”表 示 亦可采用型号或项目代号表示相应级类目
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
(3)年度号--
用阿拉伯数字编写年度号 如：
二00七年用“2007”表示
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一 会计凭证
1
原始凭证
2
记账凭证
二 会计账簿
3
总账
4
明细账
5
日记账
6
固定资产卡片
7
其他辅助性账簿
三 财务会计报告
8
月度、季度、半年度财务会计报告
9
年度财务会计报告
四 其他会计资料
10 银行存款余额调节表
11 银行对账单
12 纳税申报表
13 会计档案移交清册
文件级档案的整理
一、文件归档 二、档案分类 三、档案组件 四、编写档号
五、填写目录 六、档案装盒 七、实体排列
青岛市档案局监督指导二处
文件级档案的整理