福特汽车公司采购业务处理方式改革及启示

福特汽车公司采购业务处理方式改革及启示
一、做法介绍
美国福特汽车公司原先所采用的原材料、零部件采购业务处理方式与目前一般企业的做法并无不同，其程式为：①采购部门向供应商发出订货单，同时将副本送交会计部门；
②供应商发货并送至公司收货点，同时向会计部门开具发票；③收货点工作人员查收货物并填制收货单，副本送交会计部门；④公司会计部门审核订货单、收货单和发票，确定三者记录相同则同意付款，并在规定期限内将支票汇出；⑤如果采购部门发现货品有质量问题或三个书面凭证的内容有较大差异，则由收货点办理退货，会计部门作相应的账务处理。

这种做法具有以下的特点：一是会计部门的业务量大而繁琐，因为采购业务量大，福特公司雇佣了近500人专门从事审核订货单、收货单和发票的工作。

繁琐的审核工作也使司会计部门很难及时地进行应付账款期限管理和例外事务的管理。

二是书面凭证在公司各部门之间的传递存在着时滞，且单据成为了各部门资讯交流的主要工具，这样，某一环节书面凭证的抄写错误会引来大量的询问查实工作，单据如果传递不畅，将不能及时地发现并处理采购过程中的问题。

因此需要进行大量的资料维护和单据催收工作。

三是收货点收货与退货在时间上可能相隔较远，造成了会计部门必须在完成购货会计处理之後再作相应的退货会计处理，与供应商的交涉也不能及时进行，有时索回已支付的货款也比较费劲。

可见，如何降低成本和提高效率是这种常规业务处理方式所面临的挑战。

对此，福特汽车公司在构建企业网路化会计资讯管理系统的基础上改革了采购业务的处理方式。

过程为：①采购部门向供应商发出订货单，同时就将有关内容输入联机资料库。

②供应商发货并送至公司收货点，同时开具发票。

③收货点工作人员通过电脑终端核对所到货物同资料库中贮存的订货单记录是否相符，如果相符，则接收这批货物并向网路化会计资讯管理系统确认货物已收到，同时自动生成相应采购业务会计分录；如果发现货物与资料库中订货记录不符，则拒绝接收，将货物退送供应商。

④会计部门按期限签发付款支票送交供应商。

这一过程可用下图表示：
对比两个流程图，我们可以看出，福特汽车公司这项改革的核心，是将原来由会计部门承担的书面凭证审核工作，转化为由收货点核对货品与订货资讯的工作。

改革收到了明显的效果：第一，公司应付账款部门的人数由500人减至125人，并且可主要从事应付账款的期限管理、供应商评估和例处管理等工作；由於精力集中、目标明确，利用应付账款财务杠杆的效率也有所提高。

第二，公司各部门共用会计资讯管理系统中贮存的采购业务及相关资料，能够即时完成业务处理，降低了资料在传递中发生错误的概率。

第三，收货点能够及时处理退货业务，其查收货物的业务量没有加重，同时避免了退货时又从库房取货的麻烦；会计部门一般不再处理退货业务，避免了货款支付後难以索回的尴尬局面。

当然，福特汽车公司这项改革取得成功的前提条件，是建立了公司内部的电脑网路系统，其会计资讯系统的资源可为公司其他职能部门所共用，同时供货点的工作人员很快地掌握了电脑终端的使用方法并乐於接受业务内容的变化。

二、分析与思考
采购业务是企业的基本业务。

福特汽车公司原来的采购业务处理方式为我国企业普遍所采用，所以也会产生如前文所述的种种问题。

因此，其改革的做法具有广泛的适用性。

这种工作方式还适用於集团公司各分公司之间、母子公司之间、企业内部各车间之间的物资调拨和内部交易。

为实现这一改革，企业需具备以下条件：一是已经实现会计电算化，建立了初步的电算化会计资讯系统。

二是有本公司内部的电脑网路。

前者我国大部分企业已经具备，後者是我国企业运用现代管理技术提高自身经营能力的重要手段。

随着我国资讯技术产业的发展，其实现成本会越来越低。

因此，福特汽车公司的这项改革，对正踏上网路化列车的中国企业尤有借鉴意义。

当然借鉴不等於完全照搬。

各企业可根据自身实际对业务处理方法作相应的修改。

比如在收货点确认货品与订货资讯不符到退货这两者之间，加入询问采购部门与供应商的环节，以灵活地处理变化的情况和保持与供应商的关系。

福特汽车公司的这项改革，也为我国企业的会计工作带来了两点启示：
1、将企业财务软体系统由电算化工具提升为综合的网路化会计资讯管理系统。

我国目前大多数企业会计电算化工作只是停留在保持一套与手工账平行的电算化账务的水平上，其电脑功能的开发和利用尚有很大的空间，实际上，只需对企业既有的财务软体稍加修改，就能完成包括采购业务在内的一系列资讯处理工作。

这种业务处理的思想，可以用於企业生产成本核算和库存管理等业务，甚至扩展到企业业务流程的各个环节。

这为我国企业充分掌握与利用各项内部资讯、搞好管理会计工作打下坚实的基础。

相应财务软体的功能扩展，将是财务软体公司一项新的卖点。

2、扩大“降本增效”的外延。

为适应经济发展带来的挑战，我国许多企业将降低成本作为增加利润>利润、提高竞争力的主要手段，许多企业已因此取得了良好的效益。

但目前改进工艺、提高机器利用率、节省原料、消除浪费等降低成本的实践，主要集中在降低生产成本的领域。

福特汽车公司的做法，使我们看到在企业的期间费用领域，还有广阔的成本降低空间。

只需对工作程式加以改进，就可以大大地提高工作效率、减少相应费用、同时企业会计人员也可以从大量的简单重复性劳动中解脱出来，进行会计资讯的分析管理工作，研究纳税、预算>财务预算和成本管理等问题，把更多的精力集中到经营决策和战略管理上。